辦公軟件應用技巧培訓演示文稿

辦公軟件應用技巧培訓演示文稿1當前第1頁\共有85頁\編于星期六\1點（優(yōu)選）辦公軟件應用技巧培訓.2當前第2頁\共有85頁\編于星期六\1點一、培訓目標熟悉WPSOffice的高級功能提高日常辦公效率解決日常工作中的WPS應用問題3當前第3頁\共有85頁\編于星期六\1點二、WPSOffice簡介

1.與MSOffice的版本對比軟件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻燈片WPS演示PowerPoint4當前第4頁\共有85頁\編于星期六\1點2.文件的格式及建立方式軟件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示W(wǎng)PS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot5當前第5頁\共有85頁\編于星期六\1點三種建立方式：模板建立建立空白右鍵菜單建立建立方式一：點選“開始”菜單“WPSOffice個人版”中相應WPS軟件，開啟軟件6當前第6頁\共有85頁\編于星期六\1點如圖，可選擇在線模板或本地模板建立方式二：同上，也可以選擇新建空白文件7當前第7頁\共有85頁\編于星期六\1點建立方式三：不推薦點擊右鍵彈出右鍵菜單中”“新建”菜單中選中需要新建WPS文件類型，如“WPS表格工作簿”8當前第8頁\共有85頁\編于星期六\1點修改文件名稱雙擊文件即可進入編輯注意：方法三生成的檔案是WPS專用格式，會造成其他公司電腦無法打開9當前第9頁\共有85頁\編于星期六\1點三、WPS實用功能與技巧

1.WPS文字、表格、演示插入圖片的方式對比標準正確操方式打開表格文件點擊“插入”菜單下“圖片”子菜單中的“來自文件”10當前第10頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“插入圖片”對話框選擇需要插入的圖片點擊“打開”，完成插入圖片11當前第11頁\共有85頁\編于星期六\1點非標準操作方式敲擊鍵盤PrScrn建或使用截圖軟件Ctrl+Alt+A進行獲取圖片打開演示文件按Ctrl+C粘貼圖片，完成圖片插入12當前第12頁\共有85頁\編于星期六\1點標準操作與非標準操作的顯示效果完全一致13當前第13頁\共有85頁\編于星期六\1點非標準操作標準操作開啟速度慢快占用空間、電腦資源大少14當前第14頁\共有85頁\編于星期六\1點2.WPS表格生成圖表功能開啟表格文件選中需要制表的內(nèi)容15當前第15頁\共有85頁\編于星期六\1點點擊“插入”菜單下“圖標”16當前第16頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“圖表類型”向導對話框選擇你所需要圖表類型，能看到簡單的圖表預覽預覽雙擊其圖標17當前第17頁\共有85頁\編于星期六\1點將出現(xiàn)“配色方案”，可根據(jù)需要選擇方案，達到美化圖表的作用選完圖表類型點擊“下一步”18當前第18頁\共有85頁\編于星期六\1點出現(xiàn)“數(shù)據(jù)源”對話框“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項卡中選定表中數(shù)據(jù)的來源指定數(shù)據(jù)源的行列格式（系統(tǒng)會自動判斷，也可手動指定）點擊“系列”選項卡19當前第19頁\共有85頁\編于星期六\1點添加或刪除“系列”選擇“分類(X)軸標志”點擊“下一步”20當前第20頁\共有85頁\編于星期六\1點出現(xiàn)的“圖表選項”對話框可以在“標題”選項卡中輸入 “圖表標題” “分類軸” “數(shù)值軸”可以馬上看到預覽效果如圖21當前第21頁\共有85頁\編于星期六\1點點選“坐標軸”選項卡對“主坐標軸”進行調整22當前第22頁\共有85頁\編于星期六\1點點選“網(wǎng)格線”選項卡對“分類(X)軸”、“數(shù)值(Y)軸”選擇是否增加主、次要網(wǎng)格線23當前第23頁\共有85頁\編于星期六\1點點選“圖表”選項卡設定是否“顯示圖例”設定圖例在圖表中的“位置”24當前第24頁\共有85頁\編于星期六\1點點選“數(shù)據(jù)標志”選項卡設定“數(shù)據(jù)標簽包括”的內(nèi)容25當前第25頁\共有85頁\編于星期六\1點點選“數(shù)據(jù)表”選項卡勾選“顯示數(shù)據(jù)表”點擊“完成”按鈕26當前第26頁\共有85頁\編于星期六\1點生成圖表如圖所示出現(xiàn)“圖表”工具條選中圖表調整其到合適大小27當前第27頁\共有85頁\編于星期六\1點在“圖表”工具條中選擇“系列完成率”28當前第28頁\共有85頁\編于星期六\1點再選擇圖表類型為“折線圖”這樣在同一圖表中便可包含兩種不同的圖表類型29當前第29頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇“完成率”的折線單擊鼠標右鍵右鍵菜單中選擇“數(shù)據(jù)系列格式”30當前第30頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“系列完成率格式”對話框31當前第31頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇“坐標軸”選項卡在“系列繪制在”中選“次坐標軸”點選“確定”按鈕32當前第32頁\共有85頁\編于星期六\1點如圖產(chǎn)生一條次坐標軸在次坐標軸上點右鍵選擇“坐標軸格式”33當前第33頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“次數(shù)值軸格式”對話框34當前第34頁\共有85頁\編于星期六\1點選中“數(shù)字”選項卡選擇“分類”中的“百分比”格式(因為“完成率”是以百分比來顯示的，所以要選擇百分比格式）35當前第35頁\共有85頁\編于星期六\1點完成圖表結果如圖所示36當前第36頁\共有85頁\編于星期六\1點3.WPS表格函數(shù)（統(tǒng)計及數(shù)據(jù)對比）

統(tǒng)計函數(shù)：COUNTIF(區(qū)域，條件)

作用：用于統(tǒng)計區(qū)域內(nèi)滿足條件的記錄個數(shù)如圖所示37當前第37頁\共有85頁\編于星期六\1點先點選單元格再點擊“插入”菜單中“函數(shù)”功能38當前第38頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“插入函數(shù)”對話框39當前第39頁\共有85頁\編于星期六\1點選中“全部函數(shù)”選項卡點選“或選擇類別”中得“統(tǒng)計”，將所有統(tǒng)計函數(shù)列出來40當前第40頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇“COUNTIF”函數(shù)點“確定”按鈕41當前第41頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框點選“區(qū)域選擇按鈕”42當前第42頁\共有85頁\編于星期六\1點鼠標框選非空數(shù)據(jù)區(qū)域再點“區(qū)域選擇按鈕”返回函數(shù)參數(shù)設定畫面43當前第43頁\共有85頁\編于星期六\1點輸入“條件”點擊“確定”按鈕完成函數(shù)參數(shù)設定44當前第44頁\共有85頁\編于星期六\1點結果如圖45當前第45頁\共有85頁\編于星期六\1點數(shù)據(jù)對比函數(shù)：VLOOKUP(查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，匹配條件)

作用：在匹配條件為假時，返回查找值在數(shù)據(jù)表中對應的列序數(shù)中的數(shù)據(jù)實例為，表2中人員工資數(shù)據(jù)取來自表1中的對應數(shù)據(jù)46當前第46頁\共有85頁\編于星期六\1點點擊“插入函數(shù)”按鈕彈出“插入函數(shù)”對話框選擇“查找與引用”類別47當前第47頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇VLOOKUP函數(shù)點擊“確定”48當前第48頁\共有85頁\編于星期六\1點輸入查找值數(shù)據(jù)表序列數(shù)匹配條件按“確定”按鈕完成49當前第49頁\共有85頁\編于星期六\1點將表格G19一拖拽，公式便應用到下面的表格中50當前第50頁\共有85頁\編于星期六\1點結果如圖51當前第51頁\共有85頁\編于星期六\1點“郵件合并工具”功能應用：批量打?。捍蛴⊙埡?、打印工資條批量生成文件：制作人事文檔批量發(fā)郵件：發(fā)邀請郵件“郵件合并工具”功能應用條件：WPS文字文件（相當是模板文件）數(shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)源）4.WPS文字“郵件合并工具”功能52當前第52頁\共有85頁\編于星期六\1點開啟WPS文字文件點選“工具”菜單下“郵件合并工具欄”53當前第53頁\共有85頁\編于星期六\1點出現(xiàn)“郵件合并工具欄”點選“打開數(shù)據(jù)源”54當前第54頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框選擇數(shù)據(jù)文件，點“打開”55當前第55頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“選擇表格”選擇相應數(shù)據(jù)表單如：Sheet1$點“確定”56當前第56頁\共有85頁\編于星期六\1點點“收件人”按鈕57當前第57頁\共有85頁\編于星期六\1點在彈出“郵件合并收件人”中選擇相應數(shù)據(jù)記錄點“確定”58當前第58頁\共有85頁\編于星期六\1點將光標設定到需要插入數(shù)據(jù)的位置點選“插入合并域”按鈕59當前第59頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“插入域”對話框選擇“域”中“姓名”點擊“插入”插入完成后，點選“取消”60當前第60頁\共有85頁\編于星期六\1點插入數(shù)據(jù)后如圖61當前第61頁\共有85頁\編于星期六\1點合并到新文檔將數(shù)據(jù)與文件合并后生成一個文件，適合打印工資條等應用62當前第62頁\共有85頁\編于星期六\1點合并到不同新文檔將數(shù)據(jù)按記錄條數(shù)合成成記錄數(shù)個文件，適合應用生成人事資料等63當前第63頁\共有85頁\編于星期六\1點合并到打印機將合并后的數(shù)據(jù)進行輸出作業(yè)，適合打印工資條等應用64當前第64頁\共有85頁\編于星期六\1點合并到電子郵件合并后作為電子郵件按指定郵件地址進行發(fā)送，適合發(fā)送邀請函應用65當前第65頁\共有85頁\編于星期六\1點點擊“合并到電子郵件”彈出““合并到電子郵件”對話框在“郵件選項”“收件人”中選數(shù)據(jù)的郵件（地址）項輸入“主題行”點“確定”66當前第66頁\共有85頁\編于星期六\1點出現(xiàn)“文件轉換”對話框能看到“預覽”信件內(nèi)容確認無誤后點擊“確定”67當前第67頁\共有85頁\編于星期六\1點彈出“OutlookExpress”發(fā)送確定框點“發(fā)送”就將合并好的郵件發(fā)送出去68當前第68頁\共有85頁\編于星期六\1點如圖，完成批量發(fā)送郵件69當前第69頁\共有85頁\編于星期六\1點5.WPS演示模板套用開啟“WPS演示”可以選擇“在線模板”可以選擇“我的模板”也可以“切換到本地模板資源”選擇模板類型如：選擇“報告總結”再雙擊“年終總結”70當前第70頁\共有85頁\編于星期六\1點經(jīng)過短時間Download,“年終總結”模板被開啟71當前第71頁\共有85頁\編于星期六\1點點擊各頁面進行相應修改、輸入數(shù)據(jù)便可完成一個漂亮的年終總結報告模板就是要簡化我們制作演示文檔的繁瑣72當前第72頁\共有85頁\編于星期六\1點6.WPS應用小技巧WPS設定用戶信息修改文件編輯者信息WPS方便的人民幣格式表格文件中得數(shù)字格式能快速轉換成人民幣格式WPS文件轉PDF檔案如果有需要，文件檔案能通過WPS直接轉成PDF檔案73當前第73頁\共有85頁\編于星期六\1點開啟WPS軟件點選“工具”菜單中的“選項”功能WPS表格、文件、演示的“選項”都在“工具”菜單下WPS設定用戶信息74當前第74頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇WPS表格“選項”的“常規(guī)與保存”選項卡輸入“用戶名”點擊“確定”完成75當前第75頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇WPS文字“選項”的“用戶信息”選項卡輸入“用戶信息”點擊“確定”完成76當前第76頁\共有85頁\編于星期六\1點選擇WPS演示“選項”的“常規(guī)與保存”選項卡輸入“用戶信息”點擊“確定”完成77當前第77頁\共有85頁\編于星期六\1點WPS方便的人民幣格式開啟表格文件框選要轉換格式的數(shù)字區(qū)域78當前第78頁\共有85頁\編于星期六\1點框選區(qū)域上點鼠標右鍵彈出右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”79當前第79頁\共有85頁\編于星期六\1點在“數(shù)字”選項卡中，選中“特殊”分類再選中“人民幣大寫”點“確定”完成8