采購管理制度(范本1)

采購管理制度圖1.總則1.1目的為使本公司原材料的外采購作業(yè)有所遵循，及時提供適質(zhì)，適量，適價的原材料，特制定本制度。1.2范圍凡大宗原料、輔料、包裝材料、設(shè)備、零件、器材、辦公用品等采購業(yè)務(wù)中，有關(guān)詢價、議價、采購等作業(yè)，均適用本制度。1.3采購部門及權(quán)限的劃分1.3.1公司原材料的采購計劃、價格、策略等均由采購部決議（原則上按照物美價廉、貨比三家）。1.3.2臨時的、緊急的采購，由使用部門提出申請，采購部負責詢價，呈總經(jīng)理簽準。1.3.3具體采購業(yè)務(wù)由采購部負責執(zhí)行，而特定儀器、設(shè)備之采購須由請購部門主管和技術(shù)人員參與技術(shù)、價格、質(zhì)量等方面的審定。1.4采購工作基本原則1.4.1采購委員會是公司在原材料采購過程中的最高決策機構(gòu)。1.4.2公司的總經(jīng)理是采購委員會會議決議的最高執(zhí)行者。1.4.3公司的財會部門必須對采購業(yè)務(wù)與采購委員會會議決議是否相符，予以充分的反映和監(jiān)督。1.4.4品管部門必須對購入生產(chǎn)用原料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。1.4.5采購部門必須根據(jù)采購委員會的會議精神，多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時，適質(zhì)，適量，適價保證原材料的供給。1.4.6采購委員會會議須定期與不定期召開。例如，根據(jù)年、季、月銷色和生產(chǎn)目標應(yīng)定期舉行；根據(jù)原材料的采購特點及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。1.4.7采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，并及時提交采購委員會。采購部應(yīng)對?供貨市場，供應(yīng)商情況，需購原材料質(zhì)量、價格、數(shù)量、運輸、氣象資料、進出口數(shù)據(jù)、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。1.4.8采購部和財會部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料.4.9采購部應(yīng)定期對采購人員進行業(yè)務(wù)培訓和考核，以提高采購人員的業(yè)務(wù)能力和思想品德水平。4.10原材料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原材料預(yù)付貨款。2.采購委員會及其會議制度1目的采購管理是任何一個企業(yè)都視之為經(jīng)營是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。特別在原材料成本占據(jù)銷售成本75—85%左右的行業(yè)，原材料采購成本和儲存成本的合理性，會對經(jīng)營利6檢驗部負責A.B類采購物資的抽檢及驗證。3.7副總經(jīng)理負責把控整體采購風險及最終審批權(quán)限。四、程序內(nèi)容1基本原則公司所有員工在進行合同與采購活動中應(yīng)嚴格遵守本規(guī)定及公司有關(guān)規(guī)定、流程、制度，采購活動應(yīng)盡量實現(xiàn)充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信的原則。保證采購物資質(zhì)量，努力降低成本；1.2參與采購的相關(guān)人員應(yīng)客觀公正地履行職責，遵守職業(yè)道德，保守公司商業(yè)秘密，廉潔奉公；4.L3各部門須嚴格在批準的年度采購預(yù)算范圍內(nèi)，制定詳細周密的月度或周期性采購計劃，過程進行中不得以特殊采購或其他原因為由將采購流程繞過或回避，處于關(guān)鍵路徑上的特殊采購，按特殊采購程序處理；公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由綜合計劃部負責辦理，其他部門或人員不得自行采購或無理干涉；4.L5采購應(yīng)當優(yōu)先選擇低耗能、低污染、通過環(huán)境管理體系認證或安監(jiān)部門認可企業(yè)的貨物、工程和服務(wù)；1.6采購和合同管理工作應(yīng)做到有章可循、有人負責、有人檢查、有據(jù)可查。每項采購和合同管理過程均需有完整的文件和記錄。2職責和分工2.1根據(jù)批準的采購計為J,綜合計劃部負責組織并實施采購,包括：a）組織資格評審、招標、評標和合同簽訂，負責完成采購流程并同相關(guān)部門完成驗收入庫；b）牽頭組織招標文本的通稿及審核，負責在合同簽訂前牽頭對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查；c）負責組織合同談判,辦理支付申請，合同執(zhí)行情況的總結(jié)和分析；d）歸檔合同文件,建立并維護與公司采購相關(guān)的信息系統(tǒng)；2.2綜合制造部根據(jù)公司的拓展規(guī)模和經(jīng)營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃具體措施有：a）審核年度各崗位呈報的物資需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂主輔料采購清單；b）預(yù)測和跟蹤《生產(chǎn)計劃》，熟悉各種物資的消耗情況，核實本部門倉庫存量，結(jié)合安全定額據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計劃；c）依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設(shè)備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設(shè)備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所有備品備件采購；2.3安環(huán)部為勞保用品采購計劃直接管理部門，根據(jù)不同工種及不同的勞動安全生產(chǎn)的需要及人數(shù)，編制年度、月度或周期性勞保儲備、采購計劃，具體措施如下：a）負責對公司勞動防護用品的采購計劃制定和管理；b）根據(jù)國家、市及行業(yè)規(guī)定標準，結(jié)合本單位實際情況修訂勞防用品的發(fā)放標準；3）建立每位員工勞防用品電子檔或紙檔個人檔案，按勞防用品標準提報勞保采購計劃；4）做好發(fā)放管理記錄，并及時向綜合計劃部查詢勞保庫存等情況對勞保用品的采購管理必須貫徹“確保安全、質(zhì)量可靠、杜絕浪費、按需配備”，使勞保用品確實起到保護勞動者安全、健康的作用；2.4行政人事部是辦公用品采購計劃與管理的職能部門，負責制定各部門辦公用品的計劃、發(fā)放及控制等管理制度，根據(jù)辦公用品庫存情況及消耗水平，將各部門所需辦公用品的種類規(guī)格、數(shù)量進行采購匯總，計劃必須保證辦公用品齊全、庫存合理、分配適當，嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.5財務(wù)部根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及合同的規(guī)定，審核支付所需文件、票據(jù)的有效性、合法性，辦理相關(guān)支付手續(xù),負責發(fā)票、交付款、尾款處理、驗收入庫等事項,對采購和合同管理活動的真實性、合理性、合法性、準確性和嚴密性進行審查；檢驗部依據(jù)采購員填寫的兒82401-01《采購物資報驗單》，按照GWJY-02《產(chǎn)品進貨檢驗規(guī)范》進行檢驗，并做好檢驗記錄，檢驗判定為合格的物資，交綜合計劃部庫管員進行數(shù)量和外觀等的驗收。4.2.7副總經(jīng)理全面主持采購工作，組織實施，確保采購任務(wù)完成,根據(jù)公司規(guī)模發(fā)展及銷售市場變化，指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，確保采購工作正常開展。審批各部門提報的采購計劃,統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，減少不必要的開支，監(jiān)督參與大批量商品訂貨業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。五、采購計劃執(zhí)行5.1所有采購流程均需走程序?qū)徟?，各部門應(yīng)根據(jù)需求分類別填寫相關(guān)采購物品申請表，申請獲批準后執(zhí)行應(yīng)嚴格控制，各部門通過內(nèi)部溝通工具對庫存核實后進行采購申報，流程審批通過后形成紙質(zhì)物資采購申請單據(jù)，采購人員根據(jù)單據(jù)內(nèi)容核對后執(zhí)行采購；2采購計劃或申請應(yīng)列明采購物品、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、交貨日期、用途等。不按規(guī)定程序填寫申請單據(jù)的，綜合計劃部有理由不予采購；申請部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃，部門經(jīng)理審核。超過規(guī)定時間未提交的部門按照無需求處理，月中不再接收提報的采購計劃；未提交月度采購計劃或出現(xiàn)特殊需求需要采購，必須按照《特殊物品采購申請表》格式及要求填寫，部門經(jīng)理、副總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)批準后執(zhí)行。5.5對于已經(jīng)審批的采購物資，請購部門如果需要變更物資的規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購申請，必須48小時內(nèi)通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況變更采購計劃，如采購已進行中，產(chǎn)生的后果應(yīng)由申請部門承擔。5.6采購員將審批好的采購計劃匯總后提報副總經(jīng)理同時抄送庫房管理員，庫房管理員提前規(guī)劃存放位置，到貨后嚴格按此數(shù)量金額供貨商進行驗收入庫。六、附則6.1本制度由綜合計劃部制定與解釋5.2本制度報副總經(jīng)理審批準后，自頒布之日起執(zhí)行。六、相關(guān)記錄1、《月度采購計劃表》2、《特殊物品采購申請表》3、《交付產(chǎn)品管理規(guī)定》4、《采購物資分類明細表》5、《采購物資報驗單》6、《材料庫存表》7、《產(chǎn)品進貨檢驗規(guī)范》8、《供方物資質(zhì)量狀況記錄》9、《合格供方名錄》10、《合格供方檔案》11、《合格供方業(yè)績評價表》12、《采購產(chǎn)品不合格通知單》13、《生產(chǎn)計劃》14、《常規(guī)物資采購周期及儲存條件》15、《常規(guī)物資庫存量上下限》采購管理制度（試行）第一章總則第一條為規(guī)范物資采購管理工作，維護公司利益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司所需的物資采購的管理。第三條財務(wù)部為物資采購歸口管理部門，負責對采購活動的監(jiān)督和檢查。第四條物資采購是指公司為開展正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，采購各類辦公物耗用品、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托等。第五條采購活動遵循公開、公平、公正和競爭、擇優(yōu)，誠信原則。建立采購監(jiān)管機制，明確監(jiān)督辦法，對采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。第二章采購范圍及方式第六條 采購范圍包括：（一）辦公用品及物耗類：辦公設(shè)備、辦公家俱及辦公用品、電子及通訊設(shè)備、勞保用品，印刷品，維修維保物資、員工食堂物資物料等；（二）工程類：營業(yè)用房的裝修、整改、維護、工程建設(shè)等；（三）服務(wù)類：網(wǎng)絡(luò)工程及軟件采購服務(wù)、物業(yè)管理維修維保、設(shè)備及軟件系統(tǒng)維護、業(yè)務(wù)外包、審計、稅務(wù)、律師咨詢、資產(chǎn)評估、廣告、策劃服務(wù)等各類服務(wù)。第七條采購方式，根據(jù)不同的資金額度可采用不同方式：（-）定點采購：單筆/次5千元及以上的采購采取定點采購方式進行采購。（二）公開采購：1、辦公用品及物耗類、服務(wù)類公司單筆/次預(yù)算金額在3萬元及以上的采用公開采購方式。2、工程類單筆/次預(yù)算金額在5萬元及以上的采用公開采購方式。（三）集中采購：年度預(yù)算中電腦、服務(wù)器、打印機，復(fù)印機等通用辦公設(shè)施設(shè)備及物資的采購預(yù)算，經(jīng)總公司匯總數(shù)量及金額后，匯總預(yù)算金額5萬元及以上的通用辦公設(shè)施設(shè)備及物資，由總公司組織集中采購，匯總預(yù)算金額在5萬元以下的由公司自行組織采購。（四）零星采購：購買的物資物品不在定點采購、公開采購,總公司集中采購范圍內(nèi)，屬于比較特殊需求商品，且單價較低，用量單一，屬于一次性購買的商品，采取零星采購方式。第三章采購程序第八條定點采購，由綜合部主導(dǎo)，總公司財務(wù)參與通過貨比三家或公開招標擇優(yōu)確定定點采購供應(yīng)商,簽署定點采購協(xié)議。采購時，由使用部門提出申請（附件1）,公司負責人批準后，到定點供應(yīng)商處采買，定期結(jié)算和支付。日常辦公用品（有定額標準的）采購，由各部門按月提出申請，由綜合部匯總后統(tǒng)一購買。定點供應(yīng)商實行一年一評估選簽，特殊情況除外。第九條公開采購的項目，由使用部門提出書面申請，采購申請要有初步的清單和預(yù)算（附件1）,經(jīng)研究確定后，由公司負責人指定相關(guān)部門或?qū)Ｈ藢ι暾埵马椷M行詳細的預(yù)算并審核。經(jīng)公司審核后的公開采購項目，屬于工程類項目的，單筆/次預(yù)算金額在5萬元及以上；屬于辦公用品及物耗類、服務(wù)類項目的，單筆/次預(yù)算金額在3萬元及以上，交總公司財務(wù)部組織相關(guān)人員或委托中介機構(gòu)對項目預(yù)算進行審核，報經(jīng)總公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，總公司出具最高限價通知書，交由申請公司組織公開招標或者邀標、詢價，單一來源等方式進行擇優(yōu)議價采購，并將最終議定成交價報總公司財務(wù)備案。第十條總公司集中采購項目，由總公司根據(jù)公司在年度預(yù)算中列明需求的通用類物資品名、數(shù)量、規(guī)格及型號等進行匯總，并組織招投標，每年組織一次集中采購，公司自行付款入賬。第十一條不通過公開采購的零星采購項目等，由公司使用部門、采購部門，財務(wù)部門對三家以上供應(yīng)商或施工公司提供的報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，必要時采用現(xiàn)場考察，做到貨比三家。臨時性應(yīng)急采購除外。第十二條公司應(yīng)成立采購小組負責采購工作，采購小組由財務(wù)部、采購部、使用部門等不低于3位成員組成。采購工作經(jīng)審核必須實行公開采購的項目，采購小組按以下程序進行：1、編制招標文件；2、發(fā)布招標公告：招標廣告至少集團內(nèi)網(wǎng)/公眾號公告10個工作日；3、出售招標文件；4、接收投標人投標；5、組織開標、評標，推薦中標候選人；6、確定中標人、簽發(fā)中標通知書，簽訂合同。第十三條采購活動應(yīng)提前做好時間安排，年度預(yù)算范圍內(nèi)應(yīng)報總公司審核的采購項目，應(yīng)在采購活動實施前30個工作日報總公司；預(yù)算外采購項目，金額達到需報總公司審核限額的，應(yīng)在采購活動實施前10個工作日報總公司審核預(yù)算清單。緊急采購項目金額達到總公司審核限額的報經(jīng)總公司總經(jīng)理批準采購后,報總公司財務(wù)備案。第十四條工程類項目因設(shè)計變更等因素導(dǎo)致預(yù)算金額發(fā)生變化的，單筆變更或簽證金額超過預(yù)算價的5%（含）以上由公司報集團分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報總公司財務(wù)備案。第十五條任何公司和個人不得將規(guī)定應(yīng)當進行公開采購或上報總公司審核的項目化整為零，或者以其他任何方式規(guī)避公開采購或規(guī)避總公司審核。第十六條當采購活動出現(xiàn)調(diào)整或重大變化時，采購公司應(yīng)及時提請審核，并報總公司備案。第十七條采購合同必須經(jīng)公司有關(guān)部門包括但不限于使用部門、綜合部、財務(wù)部、工程部、營運部、信息部、推廣部、招商部等會簽。第十八條采購活動完成后，由公司綜合部牽頭，財務(wù)部門、使用部門參與，組成驗收小組，后評估建立合格供應(yīng)商檔案。第十九條凡未經(jīng)批準，未按程序進行而擅自采購的，公司財務(wù)部門對票據(jù)不予報銷，后果由采購者自負。第二十條所有的采購支付原則上均須收到發(fā)票后再付款，且以銀行轉(zhuǎn)賬形式支付到供應(yīng)商賬戶，做到合同、發(fā)票，資金三流合一。第四章審計監(jiān)督第二十一條每年接受總公司定期、不定期組織單項或?qū)ｍ棽少彊z查，對物資采購進行事前、事中、事后，預(yù)算、結(jié)算的隨機抽審，并予通報審計檢查結(jié)果。第二十二條公司參與采購活動的所有工作人員包括使用部門、綜合部、財務(wù)部有關(guān)人員，應(yīng)嚴格遵守相關(guān)紀律，自覺接受監(jiān)督和審計質(zhì)詢。第二十三條采購全過程實行財務(wù)監(jiān)督，財務(wù)部門對所有采購活動進行全程監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)采購部門及實施采購的工作人員在采購過程中，有違反紀律的及時上報。第二十四條采購活動接受全員監(jiān)督，任何個人都有權(quán)對采購活動中的違紀行為進行檢舉。第二十五條有關(guān)人員如有循私舞弊、貪污受賄、縱容違法行為的，將視情節(jié)輕重，納入年終經(jīng)濟考核,構(gòu)成犯罪的，移交公安機關(guān)依法處理。第五章附則第二十六條物資采購相關(guān)資料由各公司采購部門和財務(wù)部門分別留存。第二十七條本辦法由公司財務(wù)部負責解釋。第二十八條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。第二十九條本制度未盡事宜，按國家有關(guān)法律、法規(guī)等的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附件1:物資采購申請表（部門）附件2:物資采購申請表（匯總）潤產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購委員會制度可以讓我們得以：（1）奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)；（2）提高采購管理水平；（3）降低采購成本和儲存費用，合理使用資金。2.2采購委員會的組織及職責2.2.1公司設(shè)立采購委員會，由總經(jīng)理，副總經(jīng)理，采購部長，品管部長，財會部長、采購部所有業(yè)務(wù)員組成?？偨?jīng)理擔任采購委員會主席，采購長兼任會議秘書，做會議記錄并負費決議案的執(zhí)行。2.2.2采購委員會職責：（1）擬定原材料的采購政策并確保政策的適當執(zhí)行。（2）依據(jù)本公司的質(zhì)量標準，確保原材料的品質(zhì)及合理的價格。（3）審核決定采購的時機、價格及數(shù)量。（4）協(xié)調(diào)、解決影響采購實施的重大問題。2.3采購委員會組織的運行2.3.1每月定期召開采購委員會會議采購委員會會議是日常采購管理工作之一，由會議討論決定采購委員會召開會議的固定時間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分析資料?，以供會議討論和決策。2.3.2不定期召開采購委員會會議對采購管理過程中的特殊事項，例如：原材料市場急劇變化時。經(jīng)采購委員會成員的提議，應(yīng)臨時召開采購委員會會議。2.3.3開會的法定人數(shù)為全體委員的三分之二，采購委員會的決議須半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采購委員會會議的列席人員無表決權(quán)。2.3.4采購委員會召開會議時，采購委員會成員若無法參加，應(yīng)授權(quán)代理人員參會。2.3.5會議主持人為采購委員會主席，主席因故不能出席會議時應(yīng)委托副主席或公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。采購部長負責會議的召集。2.4采購委員會會議的內(nèi)容及程序2.4.1采購部長報告以下情況：（1）上次會議決議事項的執(zhí)行情況。（2）原材料的庫存量、在途量。（3）原材料的市場行情預(yù)測動態(tài)，公司應(yīng)采取的措施。（4）月原材料采購計劃及資金需求計戈人（5）采購部外欠貨款情況。（6）采購實施中需協(xié)調(diào)解決的問題。2.4.2采購委員會對采購部報告內(nèi)容進行討論并做出決定。2.4.3會議決議事項由采購部長記錄，整理后呈采購委員會主席核準。2.4.4采購部長將核準后的會議紀要分送委員會成員，并負責決議案的執(zhí)行。2.5采購委員會控制要點2.5.1對采購過程中發(fā)生的重大采購事項，必須由采購委員會討論決定。2.5.2原材料價格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。2.5.3原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準。2.5.4根據(jù)產(chǎn)銷實際情況，確定每月原材料的安全庫存量，確定需階段性（季節(jié)性）儲備原料的合理庫存量。2.5.5對有預(yù)付款的采購，必須事先提交采購委員會討論通過。2.5.6采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析檔案。3.供應(yīng)商管理辦法3.1供應(yīng)商的選定及指導(dǎo)3.1.1對于大宗或經(jīng)常使用的原材料，采購部門應(yīng)建立相對穩(wěn)定的供應(yīng)商，并設(shè)立“供應(yīng)商資料卡”作為日后詢議價和供料的參考。3.1.2為確保貨源，采購人員對于經(jīng)常采購的原材料，應(yīng)尋找兩家以上的供應(yīng)商作為儲備或交互采購，以穩(wěn)定貨源、降低價格。3.1.3選定供應(yīng)商時，應(yīng)從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解決糾紛能力及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發(fā)展為長期供應(yīng)商。3.1.4若供應(yīng)商為貿(mào)易商或代理商時，采購人員應(yīng)調(diào)查其信譽及技術(shù)服務(wù)能力等，憑以作為判斷是否為采購對象的依據(jù)。積極向供應(yīng)商宣傳公司原料品質(zhì)標準，并在品質(zhì)及技術(shù)服務(wù)上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質(zhì)穩(wěn)定且符合公司的質(zhì)量標準。3.2供應(yīng)商的管理和分類3.2.1每一筆采購業(yè)務(wù)，都要進行采購成本分析，交部門經(jīng)理審閱后存檔以充實供應(yīng)商的資料卡。3.2.2供應(yīng)商的分類。根據(jù)供應(yīng)商的信譽狀況、貨源穩(wěn)定性（數(shù)量、品質(zhì)）、資金狀況、發(fā)運能力等方面進行分類。例如把供應(yīng)商分為A、B、C、D四大類：A類指信譽良好?、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運通暢的廠商；B類指信譽良好、資金充足及發(fā)運通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商；C類指信譽較好，資金充足或發(fā)運較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類指資金較充足或發(fā)運較通暢、但信譽一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。3.2.3對于時常出現(xiàn)交貨品質(zhì)不符合質(zhì)量標準，交貨數(shù)量不足，延誤交期，售后服務(wù)不良等情況的供應(yīng)商，應(yīng)立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。如未能改善者，采購部應(yīng)另行開發(fā)新的供應(yīng)商。3.3供應(yīng)商的開發(fā)3.3.1采購人員應(yīng)積極調(diào)查原材料資訊，收集原材料市場行情，積極開發(fā)新的供應(yīng)商。3.3.2開發(fā)原料新供應(yīng)商時，應(yīng)取樣經(jīng)品管部或使用部門檢驗分析，提出報告，必要時應(yīng)到現(xiàn)場調(diào)查確認其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準之后，進行詳細評估，決定是否列為供應(yīng)商。3.4采購資料及檔案管理3.4.1采購內(nèi)勤人員每月初或每周做好“供應(yīng)商資料卡”、“原料及微量元素采購報表（月）”、“采購分析報表（周、月）"、“庫存報表（月）”等匯總整理工作，并報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.4.2市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應(yīng)商信譽等級定期評審，來電來函文件資料及時分類保存。4.3公司有關(guān)人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)部門經(jīng)理同意后，由內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。4.4有關(guān)采購委員會的資料，由部門經(jīng)理歸類存檔保管，借閱需經(jīng)采購委員會主席同意，并登記后執(zhí)行。4.原材料采購管理辦法1計劃1.1原料采購計劃采購部根據(jù)行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據(jù)此做出的下個月及下六個月用料計劃，生產(chǎn)部提供的上期庫存情況表，編制下個月及下六月的原料采購計劃。1.2包裝物采購計劃采購部根據(jù)銷售部的銷售計劃、品管部（畜禽部、肉品加工廠）做出的編織袋（包裝箱）用量計劃，編制采購計劃。1.3勞保用品、辦公用品采購計劃采購部根據(jù)行政部報來的經(jīng)總經(jīng)理核準的每季勞保用品、辦公用品請購計劃，編制采購計劃。1.4零配件、藥品的采購計劃采購部根據(jù)生產(chǎn)部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，編制采購計劃。2信息收集與分析2.1采購部應(yīng)掌握主要原料的產(chǎn)地分布，當年收成、加工期、交易渠道、運輸方式、質(zhì)量、庫存及國家產(chǎn)業(yè)政策、市場供求關(guān)系等資訊，填寫“原料行情周報表”和“原料采購分析報表（周、月）”供采購委員會參考以便確定最佳采購時機。2.2采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應(yīng)商詢價，以了解原料市場行情變化情況。2.3采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據(jù)供應(yīng)商歷次供貨的信譽、交貨期、價格、應(yīng)變能力等因素，選擇理想的供應(yīng)商及合理的采購價格。2.4對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應(yīng)根據(jù)公司的要求、標準，采取供應(yīng)商報價，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進行議價。2.5采購部將下月所需原材料的數(shù)量、價格、可選擇供應(yīng)商等資料匯總后，提供采購委員會討論、決策,每種原材料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家.3核準3.1采購委員會根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。3.2采購部根據(jù)采購委員會的決定，向供應(yīng)商訂貨，開”原料采購申請單”簽訂采購合同，實施采購作業(yè)。3.3采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如遇價格下跌，則適時要求供應(yīng)商降價，并及時掌握最新價格。4合同4.1所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采購部自存，一份交供應(yīng)商，一份交財會部）。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注意互相之間時間和內(nèi)容的一致性。4.2如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部長報送總經(jīng)理核準后才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。4.3采購合同內(nèi)容由當事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭：（1）標的；（2）數(shù)量；（3）質(zhì)量；（4）價格：（5）包裝；（6）交貨期限；（7）驗收地點及辦法；（8）交貨方式及地點；（9）付款條件及付款方式；（10）保險： （11）運輸損耗的承擔；（12）違約責任。4.4所有合同經(jīng)采購部長簽字后，報送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按《合同法》有關(guān)規(guī)定處理。5交貨期控制5.1合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。5.2采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預(yù)報表”送生產(chǎn)部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報”原料采購進度月報表”。5.3每批料收貨結(jié)束，采購部應(yīng)對其品質(zhì)、價格及“合同履行情況”、“采采成本”進行分析評判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商之依據(jù)。5.4包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應(yīng)商后，采購部根據(jù)庫存情況通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。6異常情況處理6.1如遇供應(yīng)商送來的原材料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時書面通知供應(yīng)商處理。6.2如臨時需采購原材料，則須按以下程序辦理：使用部門申請一總經(jīng)理核準一采購部詢價、比價一總經(jīng)理核準一采購部采購一品管部或使用部門驗收。6.3因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。7貨款結(jié)算7.1采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應(yīng)提報“付款計劃”報財會部和總經(jīng)理。7.2一批原材料驗收完畢，采購部應(yīng)及時整理各種單據(jù)，打印“付款申請單”一并送財會部做為付款憑證。.7.3原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。.7.4采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯。8帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工）8.1在部分原材料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應(yīng)商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴格審查批準方能辦理。8.2帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。8.3匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部長審核，呈報總經(jīng)理批準，由財會部授權(quán)辦理。8.4如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購部要責成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應(yīng)采用法律手段追回。8.5必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點：（1）必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。（2）信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作任務(wù)之一。（3）必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調(diào)查供應(yīng)商的實物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報告提交采購委員會。（4）必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國家認可的公證機關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質(zhì)量標準，和在需方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。（5）預(yù)付款的額度控制，須由采購委員會會議決定，對每一項預(yù)付款都應(yīng)在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產(chǎn)的需要，乂要保證貨款安全的相應(yīng)對策。（6）原材料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確專人負責該項原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實際情況按天或周，或旬將記錄提交給采購委員會，直至該合同履行完畢。原材料接收和退貨管理辦法1車站（碼頭）的接貨作業(yè)1.1采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商約定原材料到達公司的日期，并發(fā)出“原料到貨預(yù)報表”，內(nèi)容包括到貨時間、車皮號（船號）、件數(shù)及總量等，通知儲運員、地磅房、生產(chǎn)部和品管部，儲運員應(yīng)及早與運輸單位和車站（碼頭）取得聯(lián)系，作好接收準備。1.2貨物到站（港）后，儲運人員應(yīng)對每個車皮（貨船）的卸火車（船），裝汽車，全過程嚴格監(jiān)督，對每一輛貨運汽車簽發(fā)貨物短途運輸證明并認真填報“車站（碼頭）接貨原始記錄表”。1.3出現(xiàn)短件、被盜情況應(yīng)及時向鐵路索取記錄，填制“鐵路記錄通知單”，迅速通知發(fā)貨單位，并向保險公司索賠；船運出現(xiàn)的短件、被盜、被淋濕等應(yīng)及時向承運部門索賠。5.1.4從車站（碼頭）轉(zhuǎn)運原料到公司的過程中，應(yīng)加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕或被盜。若發(fā)生雨淋、丟失、應(yīng)負責向承運人索賠。5.1.5儲運人員負責對車站（碼頭）費用及代辦單位帶墊費用進行審核，并編制“車站（碼頭）費用月統(tǒng)計表”，連同原始單據(jù)交采購內(nèi)勤結(jié)算。5.2進廠原料收貨作業(yè)5.2.1送貨車輛到達公司，由門衛(wèi)按公司的要求安排停車地點，通知采購部核實為公司所訂貨物后，填寫“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、原料名稱、車輛號碼，并通知品管部進行30%抽樣。5.2.2品管員到門衛(wèi)取“原料取樣卡”，對相應(yīng)車輛進行30%抽樣，并將樣品帶回品管部按照集團品質(zhì)要求進行品質(zhì)檢驗。5.2.3品管部填寫“原料取樣卡”上已檢驗的水分結(jié)果、30%取樣人、化驗人的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)轉(zhuǎn)送采購部，對合格原料即隨車作100舟抽樣準備。5.2.4采購部接到“原料取樣卡”后，對質(zhì)量合格者，打印“原料收貨報告”，并將“原料取樣卡”第二聯(lián)留采購部查存，第三聯(lián)及“原料收貨報告”由客戶作進廠憑證。5.2.5門衛(wèi)根據(jù)“原料收貨報告”辦理進廠登記手續(xù)，并對車輛進行檢查，指揮監(jiān)督客戶實施過磅程序。5.2.6客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到地磅房進行重車過磅，地磅房打印“原料收貨報告”進廠欄，并將“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)返回客戶，指引客戶實施卸貨程序。5.2.7客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到原料庫，由原料庫倉管員接收兩單，安排卸車并計件；倉管員打印“原料收貨報告”工廠倉庫欄。然后將“原料收貨報告”返回客戶，指引客戶實施空車過磅程序。“原料取樣卡”第三聯(lián)在品管員實施完100%抽樣后，隨樣品帶回品管部。5.2.8客戶持“原料收貨報告”進行空車過磅，地磅員收回“原料收貨報告”，打印出廠欄，并簽字；同時將“原料收貨報告”客戶聯(lián)和已蓋地磅確認章的出門聯(lián)交予客戶，指引客戶出門。5.2.9門衛(wèi)憑地磅蓋章后的“原料收貨報告”的出門聯(lián)對車輛進行檢查后，方可辦理出門手續(xù)，放車出門。客戶聯(lián)由客戶留存，作為售貨憑證和結(jié)算依據(jù)，出門聯(lián)由門衛(wèi)收回，并于第二日早上將出門聯(lián)送交財會部核對。5.2.10地磅房應(yīng)及時將“原料收貨報告”所剩四聯(lián)整理后送品管部。5.2.11品管部根據(jù)100%抽樣的檢驗結(jié)果，打印“原料收貨報告”化驗室欄并簽字。“原料收貨報告”填寫完畢后，由品管部送給采購部。5.2.12采購部在收到品管部送來“原料收貨報告”后，及時將品質(zhì)扣減等內(nèi)容打印入“原料收貨報告”采購欄，并將“原料收貨報告”分送有關(guān)部門，同時，將此批貨的有關(guān)單據(jù)整理后送交財會部核算和付款。5.3原料退貨作業(yè)5.3.1對于汽車運輸?shù)脑?，?jīng)30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責處理。5.3.2對于以鐵路運輸?shù)秸镜脑?，?jīng)30與抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責聯(lián)系客戶洽談處理意見，對貨物存放，采購部和客戶針對具體情況商定。5.3.3對于經(jīng)30%抽樣合格已進廠的不合格原料的退貨，應(yīng)按以下程序進行：（1）對于公路汽運到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時與采購部聯(lián)系，交采購部處理，挑選出來的不合格原料隨車退貨。（2）對于公路汽運到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若不合格原料達到30%以上，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨原因，及時與采購部聯(lián)系，交采購部處理，辦理退貨。（3）對于鐵路運輸?shù)綇S的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時與采購部聯(lián)系，生產(chǎn)部原料庫負責退貨原料的保管，由采購部負責通知客戶作出處理。（4）退貨原料應(yīng)專區(qū)放置，并掛牌標示，以防誤用。5.3.4到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：（1