承德建龍鋼鐵公司質(zhì)量體系電子文件管理辦法

承德建龍鋼鐵公司質(zhì)量體系電子文件管理辦法一、前言為了貫徹落實國家、行業(yè)和公司對質(zhì)量管理的要求，提高質(zhì)量管理水平，進一步推廣信息化應(yīng)用，在公司內(nèi)部建立完善的文件管理體系，特制定本辦法。二、管理目標為建立質(zhì)量體系電子文件管理的正常化、制度化、標準化、規(guī)范化管理，實現(xiàn)對文件的快捷便利管理，提高文件利用效率，規(guī)范公司內(nèi)部管理流程，確保公司內(nèi)部文件合法性、合規(guī)性，并為公司質(zhì)量體系認證提供支持，保障公司質(zhì)量體系建設(shè)的順利實施。三、管理內(nèi)容1.文件管理的基本要求電子文件必須完整，包括正文、附件和目錄文件等；文件命名要規(guī)范，便于查找和識別；建立文件審批制度，嚴格按照審批流程進行；定期進行電子存檔，防止文件丟失和篡改。2.文件的存儲和共享建立集中存儲的電子文檔庫，統(tǒng)一管理各類質(zhì)量體系文檔；對電子文檔庫進行分類，方便文檔的查找和管理，并定期進行分類調(diào)整；建立權(quán)限管理機制，實現(xiàn)文檔的授權(quán)共享；采用云存儲或備份等方式進行電子文件備份。3.文件的歸檔和保密管理建立質(zhì)量體系文件的歸檔機制；實施備份和安全控制措施，確保文件的安全可靠；對需要保密的文件進行加密管理，同時進行備份；確認文件歸檔的人員、時間、地點和歸檔內(nèi)容，并填寫《質(zhì)量體系文件歸檔清單》。4.文件的評審和更新定期對質(zhì)量體系文件進行審核和評審，以確保文件內(nèi)容的準確性和及時性；及時對質(zhì)量體系文件進行更新和修訂，保證文件的完整性和可用性。5.知識管理提倡并加強知識管理，鼓勵文件編寫者歸納其他經(jīng)驗教訓(xùn)，而不是簡單的羅列條款；鼓勵加強知識分享，增強員工交流相互學(xué)習(xí)的意識；做好檔案記錄和檔案管理工作，提高檔案檢索的效率和準確性。四、文件審核和批準流程1.文件編寫文件編寫人員認真梳理各方面的需求和要求，撰寫完整性和可讀性較高的質(zhì)量體系文件。2.文件審核文件編寫人員對文件審核人員提交的反饋進行認真篩查，將其中的合理建議加以采納，完善質(zhì)量體系文件。3.文件批準對已經(jīng)審核完成的質(zhì)量體系文件進行審批流程管理，由上級崗位審核通過后，文檔審核人員提交給質(zhì)量部的主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定發(fā)文、更新、修訂、廢止等操作后的文件。五、質(zhì)量體系文件管理制度1.質(zhì)量體系文件的管理制度通過文件制定、文件審核、文件發(fā)布等環(huán)節(jié)的管理，確保質(zhì)量體系文件達到規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化等要求，以便日后進行管理控制和全面評估。2.文件管理的實施在公司內(nèi)部實施文件管理方案，使文件管理的各環(huán)節(jié)實現(xiàn)了制度化和標準化，以確保質(zhì)量體系文件的管理工作符合業(yè)界標準和國家法規(guī)。3.文件管理的監(jiān)督與檢查通過對公司內(nèi)部文件管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出建議和措施，以確保公司內(nèi)部文件管理工作的優(yōu)化升級。六、其他文件管理是公司內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，能有效地提高工作效率和管理水平，促進質(zhì)量體系的建設(shè)和推廣。本文列