檔案歸檔制度版面五

檔案歸檔制度一、制度背景為了建立健全檔案管理制度，提高檔案管理效率和檔案管理水平，規(guī)范檔案管理行為，確保檔案安全保存，在保證檔案價(jià)值和利用率的前提下，制定本檔案歸檔制度。二、適用范圍本制度適用于單位內(nèi)所有部門、個(gè)人及相關(guān)管理人員，包括財(cái)務(wù)、采購、人事、行政、技術(shù)等各個(gè)職能部門。三、歸檔原則依據(jù)文件的內(nèi)容、形式、用途和價(jià)值，確定歸檔級(jí)別。依據(jù)工作程序和文件管理制度的規(guī)定，確定歸檔時(shí)限。歸檔時(shí)應(yīng)以文件的原件為準(zhǔn)。歸檔時(shí)應(yīng)注明文件的題名、文號(hào)、歸檔日期、歸檔人和歸檔單位等基本信息，形成文件檔案著錄范本，并予以保存。四、歸檔程序1.文件歸檔文件原則上應(yīng)當(dāng)歸入統(tǒng)一的文件系統(tǒng)，重要文件應(yīng)當(dāng)按照歸檔級(jí)別歸入不同文件柜。根據(jù)文件的屬性和內(nèi)容進(jìn)行分類，確定文件夾，標(biāo)明題名和編號(hào)。按照統(tǒng)一的文件歸檔著錄范例將文件加以著錄，并按歸檔級(jí)別存放。每份文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作，歸檔已完成的文件應(yīng)及時(shí)上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審查簽批。2.文件借閱需要借閱檔案的部門必須填寫借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理員應(yīng)核對(duì)借閱申請(qǐng)表，確認(rèn)借閱文件的歸檔位置。借閱申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員應(yīng)在借閱登記簿上作出相應(yīng)記錄，并及時(shí)將文件轉(zhuǎn)遞給借閱人。借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，按借閱時(shí)間限期使用，使用完畢須及時(shí)歸還。3.文件銷毀文件歸檔期滿，歸檔原則上應(yīng)予以保存。但對(duì)于已經(jīng)失去價(jià)值、沒有任何利用需求的文件，應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定采取安全無害的方法進(jìn)行銷毀。管理員需組織銷毀委員會(huì)，審定銷毀程序和方法，核查銷毀對(duì)象，記錄銷毀日期，認(rèn)真執(zhí)行銷毀程序，嚴(yán)格控制文件銷毀活動(dòng)的質(zhì)量。銷毀應(yīng)當(dāng)采取特定方法，并應(yīng)當(dāng)注意安全、保密等相關(guān)問題。五、檔案管理檔案管理由各部門派出一名專職人員負(fù)責(zé)存儲(chǔ)、整理、歸檔、借閱和銷毀等相關(guān)工作，由安全管理處負(fù)責(zé)監(jiān)督統(tǒng)一管理。檔案管理員應(yīng)熟悉和掌握本制度的內(nèi)容，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。檔案管理員應(yīng)提高自身職業(yè)素質(zhì)，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，切實(shí)提高管理和服務(wù)水平。六、制度實(shí)施本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。各部門必須嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。對(duì)于違反本制度的行為，安全管理處應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正，情節(jié)嚴(yán)重者應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。以上為