辦公用品管理流程

辦公用品管理流程文件編號：第6頁共13頁辦公用品管理流程1目的本文件規(guī)定了XX農(nóng)村銀行（以下簡稱“本行”）辦公用品管理的流程及控制要點，旨在加強辦公用品管理，規(guī)范采購、領(lǐng)用、保管等行為，控制行政性支出。2適用范圍本文件適用于本行辦公用品管理活動。3定義、縮寫與分類3.1定義辦公用品：是指因工作需要采購的除固定資產(chǎn)外的各類日常用品。3.2縮寫無3.3分類1）辦公設(shè)備：包括保險柜、白板、標(biāo)簽機、傳真機、打印機、電話機、復(fù)印機、考勤機、收銀機、碎紙機、裝訂機、塑封機、熱熔機、帶膜機、鑰匙箱、電子白板、投影機、幻燈機、打字機、一體機、鐵柜、空氣凈化器、膠裝機等；2）電腦耗材：包括各種原裝以及品牌硒鼓、墨盒、打印機填充墨水、軟盤、刻錄盤、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、鍵盤、電腦清潔用品、耳機等；3）數(shù)碼系列：包括U盤、MP3播放器、數(shù)碼錄音筆、移動硬盤、數(shù)碼攝像頭等；4）辦公用紙：包括復(fù)印紙、打印紙、傳真紙、相片紙、收銀紙、彩噴紙、信紙/稿紙、包裝紙、卡紙、海報紙、皮紋紙、宣紙、名片紙、其他紙品等；5）辦公用筆：包括白板筆、鋼筆、記號筆、毛筆、簽字筆、熒光筆、圓珠筆、中性筆、臺筆、筆芯、鉛筆、鉛芯、激光筆、繪圖筆、油漆筆、光盤筆、粉筆等；6）財務(wù)用品：包括點驗鈔機、支票打印機、號碼機、手提金庫、印章箱、憑單憑證、表格單據(jù)、檔案用品、復(fù)寫紙、財務(wù)附件、賬皮賬芯、賬簿賬冊、印臺、印油、原子印章、轉(zhuǎn)輪印章、組合印章、信封等；7）本、簿類：包括記事簿、日記簿、萬用手冊、賓客簽到冊、地址簿、電話簿、活頁簿等；8）桌面用品：包括筆筒、筆座、打孔器、地球儀、放大鏡、日歷座、濕指器、書立、文稿架、寫字板、告示貼、標(biāo)簽系列、便條紙、訂書機、起釘器、膠帶/雙面膠、修正液、修正帶、膠水/膠棒、名片盒、名片冊、削筆器、轉(zhuǎn)筆刀、筆盒、筆袋、板擦、壁紙刀、剪刀、墊板、三針一釘?shù)龋?）資料管理：包括文件柜、文件筐、文件盤、報刊架、雜志架、展示架、公文籃、檔案盒等；10）文件夾冊：包括板夾、公事包、證件卡、資料冊、彈簧夾、打孔夾、抽桿夾、文件套、像冊、名片冊、票據(jù)夾、拉鏈袋、按扣袋、檔案袋等；11）測繪用品：包括繪圖筆、繪圖橡皮、繪圖模板、繪圖圓規(guī)、測繪用尺等；12）裝訂用品：包括裝訂膠片、裝訂夾片、裝訂膠圈、熱熔封套、封面紙、憑證裝訂機等；13）日用勞保：包括日化清潔用品、勞保用品、食品/飲品、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、證書獎狀、膠卷、指示牌、電源插座、電池等；14）商務(wù)禮品、案頭擺設(shè)等。4職責(zé)與權(quán)限部門/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)主管領(lǐng)導(dǎo)審批辦公用品年度和月度采購計劃。綜合辦公部門/主任崗1）審核辦公用品年度和月度采購計劃；2）審批辦公用品領(lǐng)用申請；3）負(fù)責(zé)辦公用品管理的日常檢查與監(jiān)督。綜合辦公部門/后勤服務(wù)崗1）匯總各部門、分支機構(gòu)辦公用品年度采購需求，編制辦公用品年度和月度采購計劃；2）按貨比三家的原則批量采購辦公用品；3）保管辦公用品，做到賬實相符；4）發(fā)放辦公用品并登記。 階段環(huán)節(jié)風(fēng)險點6.1采購環(huán)節(jié)名稱:收集需求、編制計劃適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務(wù)崗;職責(zé)要求:收集需求，編制計劃操作規(guī)范:綜合辦公部門后勤服務(wù)崗收集各部門、分支機構(gòu)上報的《辦公用品需求計劃表》（附件一），匯總編制本行辦公用品年度和月度采購計劃，報綜合辦公室主任審核。6.1采購環(huán)節(jié)名稱:審核適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責(zé)要求:審核采購計劃操作規(guī)范:1）審核本行辦公用品年度和月度采購計劃的必要性和合理性，及時報主管領(lǐng)導(dǎo)審批；2）臨時追加的零星采購計劃，也必須經(jīng)綜合辦公室主任審核同意后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。風(fēng)險描述:對采購計劃審核把關(guān)不嚴(yán),違規(guī)審核通過不必要的采購計劃,辦公用品日常購置混亂，浪費行政資源。風(fēng)險等級:低風(fēng)險控制措施:實施計劃和預(yù)算控制，按內(nèi)審頻率實施內(nèi)部審計?？刂撇块T:行長;控制崗位:主管領(lǐng)導(dǎo);6.1采購環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:主管領(lǐng)導(dǎo);職責(zé)要求:審批采購計劃操作規(guī)范:1）審批本行辦公用品年度和月度采購計劃，確定是否符合厲行節(jié)約原則；2）審批臨時追加的辦公用品采購計劃，確定是否必須追加計劃，是否確因工作需要。6.1采購環(huán)節(jié)名稱:采購適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務(wù)崗;職責(zé)要求:按審批的采購計劃采購辦公用品操作規(guī)范:1）辦公用品采購要雙人同行，要遵循貨比三家、明碼標(biāo)價和公開、公正、公平的原則；2）對大宗商品（一次2萬元以上）必須按照《集中采購管理操作流程》進(jìn)行采購，其中需要招標(biāo)的，綜合辦公部門應(yīng)根據(jù)擬采購的辦公用品用途，按照《招標(biāo)操作流程》組織相關(guān)部門成立招標(biāo)小組，以招標(biāo)方式采購。3）采購的辦公用品必須是由合法的市場主體生產(chǎn)的合法產(chǎn)品，有保質(zhì)期要求的辦公用品必須在保質(zhì)期內(nèi)。風(fēng)險描述:未正確履行崗位職責(zé),超采購計劃品種、規(guī)格、型號、價格、范圍等采購辦公用品；或未堅持貨比三家的原則采購辦公用品,支出超計劃，造成不必要的行政資源浪費。風(fēng)險等級:中等風(fēng)險控制措施:對采購行為進(jìn)行日常監(jiān)督，每月不少于一次內(nèi)部自查。同時，實施必要的內(nèi)部審計，及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)采購行為并進(jìn)行糾正，必要時對責(zé)任人采取處罰措施?？刂撇块T:綜合辦公部門;內(nèi)部審計部門;控制崗位:主任崗;經(jīng)理崗;6.2保管環(huán)節(jié)名稱:入庫保管適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務(wù)崗;職責(zé)要求:按規(guī)定妥善保管采購及庫存的辦公用品操作規(guī)范:1）填寫《辦公用品入庫單》（附件二），采購和保管雙方簽字確認(rèn)，采購結(jié)束后三日內(nèi)必須完成；2）采購和庫存的辦公用品必須登記造冊（附件三），綜合辦公部門必須做到每月一次盤點和檢查，內(nèi)部審計部門應(yīng)按內(nèi)審工作頻率組織開展辦公用品管理情況的檢查；3）應(yīng)加強庫房管理，防止失竊、火災(zāi)、失潮；庫房禁止其他無關(guān)人員出入，庫房保管人員不得挪用物資。6.3領(lǐng)用環(huán)節(jié)名稱:申請領(lǐng)用適用部門:分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求:申請領(lǐng)用操作規(guī)范:各部門、分支機構(gòu)根據(jù)實際需求領(lǐng)用辦公物品，填寫《辦公用品領(lǐng)用單》（附件四），經(jīng)本部門、分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人審核同意后，上報綜合辦公部門領(lǐng)取。6.3領(lǐng)用環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:主任崗;職責(zé)要求:審批領(lǐng)用申請操作規(guī)范:審批各部門上報的辦公用品領(lǐng)用申請，確定是否在需求計劃之內(nèi)，是否確因工作需要，并在《辦公用品領(lǐng)用單》（附件四）上簽署是否同意領(lǐng)用的明確意見。風(fēng)險描述:違規(guī)審批,審批通過不合理的領(lǐng)用申請,造成資源浪費，削弱了辦公用品領(lǐng)用環(huán)節(jié)的控制力。風(fēng)險等級:中等風(fēng)險控制措施:通過本條線自查發(fā)現(xiàn)并及時糾正；通過內(nèi)審糾正違規(guī)審批行為?？刂撇块T:內(nèi)部審計部門;控制崗位:經(jīng)理崗;6.3領(lǐng)用環(huán)節(jié)名稱:發(fā)放適用部門:綜合辦公部門;適用崗位:后勤服務(wù)崗;職責(zé)要求:按審批的領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品操作規(guī)范:1）發(fā)放辦公用品時，要做到當(dāng)面點清，在確認(rèn)物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量無誤后，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用單》（附件四）上簽字確認(rèn)；2）對耐用辦公用品的使用人或負(fù)責(zé)保管人員要登記造冊備查；3）憑領(lǐng)用單在《辦公用品登記簿》（附件三）上登記，銷記發(fā)出物品，結(jié)出賬面庫存。辦公用品保管人員應(yīng)每月進(jìn)行一次庫存盤點，確保賬實相符。7檢查監(jiān)督牽頭檢查部門檢查內(nèi)容檢查頻次報告路線檢查結(jié)果利用綜合辦公部門1）辦公用品采購、保管、發(fā)放程序是否符合規(guī)定和要求；2）庫存辦公用品賬實是否相符。每月一次主管領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范辦公用品采購、保管、發(fā)放程序。內(nèi)部審計部門辦公用品采購、保管、發(fā)放制度執(zhí)行情況。按內(nèi)審工作頻率審計委員會持續(xù)改進(jìn)8附件附件一：《辦公用品需求計劃表》附件二：《辦公用品入庫單》附件三：《辦公用品登記簿》附件四：《辦公用品領(lǐng)用單》

附件一：辦公用品需求計劃表申報部門：年月日序號品種規(guī)格數(shù)量備注部門負(fù)責(zé)人意見綜合辦公部門意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見附件二：辦公用品入庫單