華為時間管理

1華為時間管理培訓程時數(shù)：3．5小時授課方式：講演、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數(shù)字投影儀、便攜課程簡介:本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們日常工作中在時間管理上存在的誤區(qū)的分析及時間管理根本方法、技巧的講解，幫助學員進行有效的時間管理、提高工作績效。適合對象:新員工培訓目標學完本課程后，學員能夠到達：在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象學會正確的時間分配并充分有效地利用時間學會制定SMART的工作目標掌握制定有效工作方案的方法和過程課程要點v時間管理的概念和誤區(qū)v時間管理的根本準那么……目標原那么……20/80原那么……四象限原那么……有序原那么第扇…拒…對像象原旺那么碑詢v塞時間公管理碧的方瘦法和生技巧倒軋摩…寶…了質解自喘己使膠用時蟲間的猴方式午和狀道況道仆…圣…做畢好工鴨作計秩劃漠豆…夢…縮縫短別認人干祖擾的很時間上燒忍…企…不沫要拖遷延兄桿…蠟…第度一次踐就把脅事情磁做好需等朋…腐…時守間的快判斷橫應有協(xié)彈性

穿第一譽章：蘭時間兇管理追的概熱念和未誤區(qū)曬糠算§1喝：時達間管蝶理的幟概念昂把遷1今.1搭什本么是逢時間劫？袖童在仙我們尿探討居“時勁間管器理〞碰這個亂問題姨以前歇，不淡妨先鵝來讀諷篇文臭章：喘偵燙1刺93全0年式，胡涌適先盒生在此一次伏畢業(yè)參典禮惠上，結發(fā)表貫了一巨篇演的講，衛(wèi)內容祝如下伯：知尋諸葡位畢尤業(yè)同拋學：毯你們摩現(xiàn)在廢要離源開母航校了征，我善沒有壁什么便禮物半送給繁你們尤，只國好送兩你們綱一句瞞話。住算款這熟一句銹話是情：慮珍惜普時間癢，不哥要拋徑棄學沾問幻。幕項以殿前的俊功課適也許憶有一抬大部薦分是貼為了姓這張返文憑魚，不化得已尤而做棉的。氧從今差以后左，你襲們可積以依槐自己色的心婆愿去須自由伏研究補了。超趁現(xiàn)搖在年灘富力腹強的糧時候次，努蜂力做紡一種撞專門納學問菌。少幸年是盯一去濁不復烏返的踏，等熱到精滴力衰鼻竭的肥時候螺，要安做學扎問也昌來不暖及了就。帽銀有前人說蕩：出淺去做輕事之摔后，鉤生活肚問題釀急需養(yǎng)解決叮，哪幅有功眾夫去湖讀書掛？即乎使要鬧做學軍問，居既沒勞有圖菊書館隸，有合沒有蕩實驗激室，敲哪能液做學毀問？涂冊拐我蘆要對古你們擇說：顆但凡紋要等疊到有鍛了圖伶書館友才讀嗓書的崇，有稠了圖兄書館鍵也不臘肯讀都書；愈但凡累要等涼到有露了實恐驗室耐方才湖做研郊究的受，有賽了實慕驗室魯也不雪肯做擁研究護。你腰有了國決心叼要研辰究一謝個問件題，輪自然錢會節(jié)筍衣縮傳食去室買書邁，自震然會腳想出違法子現(xiàn)來設驅置儀曬器。流采丑至唱于時缸間，氏更不候成問注題。搶達爾大文一粱生多私病，束不能綿多做世工，歪每天脆只能巾做1源點鐘垮的工災作。礦你們劉看他是的成三績！具每天鄉(xiāng)花1校點種柿看1煤0頁器有用乒的書德，每娘年可吉看3抬60然0多僑頁書飽；3揉0年瞞讀1雖1萬矩頁書座。狀熄諸鳴位，銀11招萬頁霸書可走以使平你成西為一尖個學漫者了橋?？闪渴敲啃蕴炜赐?種酬小報燕也得膛費你風1點理鐘的燕功夫釘；四啄圈麻項將也易得費但你1凱點半液鐘的肢光陰暗?？达溞蟪啬?？吃還是柳打麻般將呢抽？還歇是努欠力做清一個研學者憐呢？膏全靠超你們訴自己具選擇??！箱饒易配卜生暮說：鬧你的鞏最大營責任僵就是汁把你負這快穴材料抖鑄造本成器祖。灑紙學淋問就侍是鑄吵器的統(tǒng)工具宰。拋壞棄了友學問個便是歸毀了惹你自澤己。康并屑再偶會了坡，你騎們的喊母校蓬眼睜痛睜地鉛要看承你們籃10喜年之且后成閱什么膏器。販廊池看到妹胡適罵先生兔的這意一番額語重知心長耳的話鼓語，立你有室何感截受？想“時脫間就勺是效采率〞葬、“烏時間奸就是場金錢焦〞、報“時彼間就臂是生適命〞虛、“困一寸辛光陰榜一寸株金，場寸金濃難買洲寸光儲陰游〞，敢諸如講此類抬的描細述我悲們每艱個人痕都可醒以脫盆口而鋸出，擊但是嫁我們肯做得槳究竟屋怎樣索呢？雖我們奶常常倚聽到娃——元觸捉“我馳要是半在大賢學多留學點才東西具就好逝啦！申〞專爆“我艦應該踢少看訓些電液視，鋒好好陡地約所束自套己，阻多讀模點書滲！〞亞削盲“時魯間根封本不遍夠用條，公假設司股蓮價節(jié)柄節(jié)下董降，旦董事描會和陶股東慨像一餅群蜜迫蜂一書樣叮扶得我討滿頭嘴包；燒同事枕間爭燙權奪艙利，漲我總悼是擔握任和桶事佬徒的角反色；史家人手總也飄見不脈到我立，幾鋤乎把況我登蔽報作暫廢！豬〞筆書世曾界幾沿乎全幅面地質在進廟步，跑但我役們一碌天還估是只蜓有2扮4小嫁時。信最成釣功和反最不速成功附的人囑一樣龜，一游天都你只有宏24溪小時肆，但荷區(qū)別息就在勿于他壟們如弟何利即用這哈所擁仗有的丑24散小時堆。那潛么時伸間究港竟是患什么爭呢？采片捷我睛們哲回學家系這樣抹說：賺“時劇間是前物質慘運動譽的順誤序性戒和持讓續(xù)性蠅，其根特點低是一煙維性辛，是杏一種創(chuàng)特殊思的資柴源。夏〞惑餃要炭想能再夠真騙正地閱了解意時間悠并且害管理豈“時路間〞膠，我拳們有緣必要兄對時程間的房本質然有深巖刻的捧認識墳。首婦先讓樹我們秒先了勿解時觀間的芹四項吩獨特甲性：誠酷虎〔1桂〕供果給毫岸無彈蛋性：遙時間鑄的供堅給量很是固孟定不材變的奴，在我任何輛情況脅下不扭會增幸加、乞也不益會減練少，濃每天孔都是居24屯小時網(wǎng)，所窯以我掛們無蔽法開偶源。面預暫〔爆2〕誦無法記蓄積蝦：靠時間詠不象冶人力侍、財跨力、嗎物力亂和技劇術那狗樣被浙積蓄盾儲藏擠。不乎論愿樣不愿姐意，方我們悔都必案須消股費時揮間，黎所以逮我們怕無法撕節(jié)流千。割杰〔3響〕無噴法取文代：宰任何準一項仍活動買都有坡賴于堆時間額的堆寫砌，肢這就典是說吊，時遭間是躁任何劉活動榮所不礎可缺玩少的察根本住資源起。因轎此，虛時間居是無倒法取晚代的割。蜘啞〔4恩〕無朝法失斯而復憲得氣：時惑間無換法象盾失物貿一樣翻失而循復得躲。它份一但驚喪失茂，那么化會永凱遠喪匯失。歌花費判了金灣錢，環(huán)尚可泡賺回循，但戶倘假設喘揮霍元了時映間，罪任何逗人都的無力碌挽回課。毛沿小喘案例校：肢廢如口果銀張行每瓶天早蘭晨向洋你的舒帳號犯撥款摟8.容64范萬元衫。你恒在這吐一天晶可以已隨心脆所欲王，想搏用多螞少就扔用多堡少，奪用途儉也沒偶有任屑何的愧規(guī)定恐。條定件只悔有一寸個：影用剩改的錢英不能鳴留到詠第二嶄天再脆用，今也不蝕能節(jié)綿余歸醫(yī)自己漠。前貨一天東的錢受你用乏光也葡好，繡分文根不花剛也好謀，第職二天絨你又悠有8隆.6牧4萬亡元。卵請問嗎：你丹如何橋用這枝筆錢屑？朗僑1寨.2饑什創(chuàng)么是秒“時驚間管減理〞每？赴錢“瓶時間占管理照〞所恢探索貌的是菌如何錄減少敢時間謀浪費仿，以級便有檢效地屬完成灰既定岔目標扣。由抖于時掩間所話具備機的四收個獨龍?zhí)匦哉瘢梢詴r禍間管揀理的簽對象臥不是躬“時矮間〞掌，它壩是指艷面對梢時間露而進木行的家“自閑管理企者的電管理步〞。挽記偵請原注意問：傷紐〔1壇〕所機謂“厘時間性的浪牲費〞時，是園指對稿目標肌毫無捆奉獻屠的時棒間消拍耗。柜界〔撓2〕尤所謂縱“自迫管理自者的明管理素〞—叔—你蹦必須煉拋棄幕陋習夕，引嫂進新仗的工麗作方控式和唇生活始習慣秒，包限括要攻訂立昏目標尋、妥釀善計碎劃、機分配膠時間及、權零衡輕騙重和榆權力謎下放惱，加予上自鐘我約容束、民持之往以恒辱才可鏈提高病效率態(tài)，事摸半功鉗倍。泳汪羨大開凡能吹夠在習事業(yè)紐上做廟出卓憤越成?？兊你U人都接是時份間管攝理的拔專家柏，格座里在屠威格趕利南花方聯(lián)煤營公欠司當潤了2擱0多吳年的換總經(jīng)衰理，卸該公濱司是更美國道最成尸功的碰超級峽市場子之一拘，他挎獲得述了許辦多值端得引她證的淘榮譽忘。第啞一，群他的絡工作偏歷程濫記錄箱幾乎蘆為所仗有的診總經(jīng)擇理所均羨慕首，這隆個記缺錄中肝包括呼連年駁不斷霉的銷蝕售記師錄和扛利潤魚記錄蝕。第吵二，鋸他毫寄不松應懈地據(jù)連續(xù)腳應用為方案滿、組擠織、孟授權鋒、激佛勵、仍評價恩和控毀制等配工程才根本爪原那么味，顯坑示了炸他專圣業(yè)管物理的博精神恩。第朽三，擊他獻皮身時溫間管益理原肌那么的們事跡率已經(jīng)增得到血大量鐵文章缸的贊艘揚。條在格挑里看庭來，勤正確枝的管數(shù)理的首根底拒是良廢好的孤時間弦管理硬。郊暮在泄信息產(chǎn)爆炸抵的今自天，萬咨訊激的空輛間在際無限販地擴餐展，嫂面臨杏競爭傍的壓在力、坦客戶嚇高品近質的哄需求坡，您擺是否牽又有奉些無虎所適幣從呢剪？朗癢由邀于時昂間所治具有于的獨動特性瓣，時閘間在旗各種扁資源堅中又姻往往球容易煩被我泛們忽鄰略。孫在上漫面的誘“銀紗行撥拉款〞蓋案例軟中，常我們奪不難獵發(fā)現(xiàn)付：每句天我溪們有欣24篇小時游，每蝶小時敞由6堡0分膀鐘組筑成，忍每分恐鐘由任60魂秒組酸成，丸總計必就是冬8.鐮64鍛萬秒某。擁宇有這外樣的街一筆煩財富診，我艇們怎相么可費以視嫌而不朵見？偶又怎壺么可冷以隨隔意處抽之？撞這個海問題喪恐怕說需要唉我們犯花點趴時間垂來考子慮。根有人屬曾粗再略地植統(tǒng)計完過秀一個歇活到攜72雞歲的稈美國凳人對坑時間攔是怎債么花色的：劍陣赴睡培覺：威21榆年夜攤工作盡：1咐4年他秧憲個人殊衛(wèi)生猶：7隱年競冠吃飯司：6疾年頓炒旅行皮：6合年主俘排隊趙：6誠年奇盤學習豬：4額年墊宴開會?。?供年盡左打電謀話：崗2年另惠屬找東救西：哪1年沉劍蕩其它鋤：3宰年貍懼看眼了上胳面的置這一按組數(shù)是據(jù)，國您有肢何感前受？匆“時膏間管役理〞脹一直丹是個存重要牽的問魚題，翼但從梳來沒霸像今妥天這礙么重要要過屋，為泰什么林？原篩因如張下：岸鞠民*尋撓求事牛業(yè)、潔家庭建與社垂會生厚活平烤衡的營需要敬佩謊*信戴息爆投炸暑耕*競刃爭的漠壓力紅趣默*你磨的客國戶對暖品質劑的要放求材瞎看貞來我敵們要糖成為縣一個樂高效晌的時卷間管忍理者出和職艇業(yè)人猾，減軟少時疫間浪鏟費的外現(xiàn)象籮，確碼非易工事。墳那么準，我對們的禍問題愿究竟掠在哪鼠里呢雨？星第二狗章、炭時間宏管理懲的誤斧區(qū)閉域我完們探菌索克川服時受間浪銜費的正途徑斗便是歡“培錘養(yǎng)克臟服時古間管防理誤蘋區(qū)的辰技能啦〞。趙所謂鳳時間閉管理惰的誤爐區(qū)，件是指秩導致純時間眼浪費旁的各噸種因奇素。捐以下劇列出呆時間勾管理捏的五風個誤島區(qū)，緣請大愿家仔薄細閱蓄讀并侄分析派，看頃看自頭已是勞否存軍在同謎樣的回問題興：譜臣誤區(qū)焦之一筐：工分作缺趨乏計剩劃手慢查仆爾斯咸·史驚瓦在紙半世憶紀前司擔任舟伯利名恒鋼成鐵公促司總料裁期興間，竟曾經(jīng)跪向管袋理顧砍問李咽愛菲千提出柳這樣晌一個需不尋憐常的熟挑戰(zhàn)沃：“兇請告慘訴我絡如何本能在垃辦公暢時間煉內做矮妥更扁多的紛事，檢我將網(wǎng)支付減給你府任意廉的顧償問費盈。顯〞李穗愛菲癥于是蔽遞了辰一張弄紙給己他，宗并向圾他說軍“寫堡下你甜明天桂必須嗚做的商最重秧要的咳各項躍工作鞋，先善從最斜重要烤的那場一項灰工作給做起陜，并騾持續(xù)觸地做存下去哥，直劇到完猴成該危項工關作為朵止。那么重新蓮檢查插你的謊辦事輔次序狐，然晴后著顛手進哈行第扇二項指重要燕的工我作。逗倘假設沙任何拐一項去著手偶進行腹的工粒作花羞掉你劃整天折的時掏間，蹦也不縫用擔沾心。運只要句手中陷的工哈作是優(yōu)最重娃要的劍，那么攔堅持源做下賠去。散假設冤按這售種方耐法你災無法近完成尚全部足的重衫要工攝作，層那么碼即使授運用歐任何驅其它蘋方法旋，你絹也同界樣無思法完哲成它洪們，和而且遼倘假設何不借役助某梁一件叉事的萄優(yōu)先周次序讓，你傻可能胳甚至丈連哪怪一種犬工作護最為思重要擁都不借清楚梳。將作上述閣的一況切變庭成你戰(zhàn)每一帖個工錄作日鬼里的瑞習慣翠。當秧這個扯建議炮對你短生效軍時，梯把它翠提供騾給你筍的部錦屬采風用〞食。騙技數(shù)倦星期艷后，裝史瓦叉寄了嚼一張辛面額居兩萬例伍仟讀美元益的支偶票給脆李愛統(tǒng)菲，糖并附例言她須確實濟已為康他上梳了十繭分珍慎貴的歲一課均，伯車利恒麗甕后昌來之都所以奧能夠經(jīng)躍升妥為世蔑界最毀大的作獨立瞎鋼鐵險制造捐者，劇據(jù)說愛可能軍是導藥因于故李愛態(tài)菲的跑那數(shù)溫句真沒言。普窮底盡雙管計恩劃的含擬定舟能給貍我們狗帶來埋諸多好的好舟處，白但我枯們有隱的同工事從赴來不燒做或透是不估重視逐做計域劃，圖原因抖不外廳乎如哈下幾廟條：兆比威1、貝因過錘分強秘調“豈知難蟻行易文〞而枕認為首沒有晌必要萄在行總動之浮前多買做思抓考；固嶺寬2、僚不做室方案施也能該獲得疑實效已；猴艘3、罪不了亞解做工方案搶的好奧處；氏蝶勿4、掘方案氣與事矛實之杠間極鄭難趨悼于一寺致，靠故對斗方案佩喪失拆信心右；鏡協(xié)5、索不知麗如何眼做計斃劃。狹律際我緞們作濕為一究個高腥新科訴技企射業(yè)的紗員工儀，要環(huá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這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。4、相關的：目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比方一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。5、基于時間的：任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比方你說：“我一定要拿到律師證書。〞目標應該很明確了，只是不知是在一年內完成，還是十年后才完成？3.2原那么之二：有方案、有組織地進行工作所謂有方案、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作方案，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結果。通常會表達在以下五個方面：1、將有聯(lián)系的工作進行分類整理。2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進行處理。4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有方案地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。那么有人會問：究竟該怎樣做方案呢？大致的步驟如下：1、確立目標；2、探尋完成目標的各種途徑；3、選定最正確的完成方式；4、將最正確途徑轉化成月/周/日的工作事項；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最正確途徑的可行性。目標如何制訂，我們已在前面的內容進行了說明；至于如何制訂并檢查方案，我們會在后面的章節(jié)中詳細地闡述。有了方案，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。?、切實實行你的方案和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否那么永遠沒有收獲。2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調整。美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司——聯(lián)邦快遞，其實是他創(chuàng)造的。他不說假話，他確實有過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內將文件從美國的一端送一另外一端的時間縫隙中。當時格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個能夠將重要文件在24小時之內送到任何目的地的效勞，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個名叫弗列德·史密斯的家伙真的把這主意轉換為實際行動。這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。3.3原那么之三：分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。以上的各種行事準那么，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導向，那么在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。假設愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，那么依循上面的判斷規(guī)那么?？墒窃诙鄶?shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改良營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度〞辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉化為重要又緊急的事。舉個例子來說，所有的主管都成認〔包括我們業(yè)務工作人員〕，業(yè)務報告是一件極其重要的事，但假設現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，那么一般人大概不會把它視為“今天應該做的事〞，更不會把它視為“今天必須做的事〞，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件〞，結果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經(jīng)過一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度〞辦事的習慣，否那么到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事〞嗎？波特的問題恐怕就在于此。因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度〞。所謂“重要程度〞，即指對實現(xiàn)目標的奉獻大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否認按事情“緩急程度〞辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重〞，再考慮事情的“緩急〞——也就是我們通常采用的“第二象限組織法〞。我們以下面的時間管理的方法來探討“急事〞與“要事〞的關系，請看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備缺乏，而變成迫在眉睫。第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質有關，包括長期的規(guī)劃、問題的開掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等?；膹U這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。第三象限是緊急但不重要的事。外表看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要〞的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔波，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這局部范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的?，F(xiàn)在你不妨回憶一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否認的，便應歸入第三象限。請思考下面的問題：你是否“知道〞在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：1、改善人際關系。2、改善事先準備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。4、善待自己。5、抓住時機。5、充實自我。6、增進能力。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原那么系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。急迫性指數(shù)測驗選取出你最可能作出的反響行為或態(tài)度〔A=從不；B=有時候；C=常常〕1、我在壓力之下表現(xiàn)最好?！病?、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省?！病?、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊?！病?、我休息時會覺得不安?！病?、我似乎永遠在趕時間?！病?、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外?！病?、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安?！病?、我在做一件事時常會想到另一件事?！病?、我處理危機時表現(xiàn)最好?！病?0、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。〔〕11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間?！病?2、當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解?！病?3、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義?！病?4、我常邊工作邊吃飯?！病?5、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。〔〕16、一天下來辦公桌上“已辦〞文件如果堆得高高的，我會很有成就感?！病场癆〞總數(shù)：“B〞總數(shù)：“C〞總數(shù)：總得分：〔A=0分；B=2分；C=4分〕0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。2.4原那么之四：合理地安排時間首先我們來看看穆爾的故事：案例穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大局部的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購置量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購置量最小的36個客戶退回公司，然后全力效勞其余20%的客戶。結果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司〔Kelly-MoorePaintCompany)的董事長。這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還表達了巴列特定律〔也稱80/20原理〕：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的按事情的“重要程度〞編排行事優(yōu)先次序的準那么是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)〞的原理的根底上。舉例說明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；80%的財富集中在20%的人手中；……再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫那么位于下端。當你使用冷凍庫時，那么往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設計就是利用了80/20原理。80/20原理對我們的一個重要啟示便是：防止將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。掌握重點可以讓你的工作方案不致偏差。一旦一項工作方案成為危機時，犯錯的幾率就會增加。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優(yōu)先級。2.5原那么之五：與別人的時間取得協(xié)作任何人類的組織，不管大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。認清并適應組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告設想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預算后才提出你的設想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的設想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否那么，突如其來的打攪會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打攪〔、來訪等〕、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好方案與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份沉著！2.6原那么之六：制定規(guī)那么、遵守紀律我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園〞，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調紀律與規(guī)那么。世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計算。歷史學家梅爾·克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學家喬·查伯納教授要求手下的行銷人員每個星期一、二都要打13個，星期三、四那么是12個，星期五那么是用來打給這個禮拜沒有聯(lián)絡上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數(shù)。這個方法很有效，假設你養(yǎng)成每天寫1000字的習慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數(shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。因此，我們說，制定規(guī)那么、遵守紀律的核心主要表達在以下三個方面：1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。3.2.1分析自己使用時間的方式和狀況大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而假設你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關事項。在本項練習中列有一個你在一星期內花費時間的清單。這里要強調的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題〞練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記?。簳r間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之后，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當?shù)倪\用你的時間的答案。請先看表一和表二：表一：時間使用清單表時間統(tǒng)計工程活動每星期估計花費的時間〔小時〕每星期實際花費的時間〔小時〕上兩項時間的差額〔小時〕占每星期的總時間的百分比〔%〕1一、公務活動1上下班2開會3打4閱讀文件、整理通信5幫助下屬6接待賓客7向上級匯報8公務出差9拜訪客戶10其它工作上的活動小計二、個人活動11整理儀容12飲食13睡覺小計三、家庭活動14煮飯15洗熨衣服16清掃房屋17雜務與家事18賣雜物19其它的逛街活動20繳款21看孩子22宗教活動23家庭外出24家庭溝通25其它家庭活動小計四、休閑活動26聽播送與音樂27看電視28休閑閱讀29嗜好30觀看比賽31運動32休閑旅游33聚會與社交34其它休閑活動35其它活動小計1時間統(tǒng)計(小時)表二：一星期時間日志與簡略分析表時間周一周二周三周四周五周六周日活動標號時間小計17:001上下班7:302開會8:003打8:304閱讀文件、整理通信9:005幫助下屬9:306接待賓客10:007向上級匯報10:308公務出差11:009拜訪客戶11:3010其它工作上的活動12:0011整理儀容12:3012飲食13:0013睡覺13:3014煮飯14:0015洗熨衣服14:3016清掃房屋15:0017雜務與家事15:3018賣雜物16:0019其它的逛街活動16:3020繳款17:0021看孩子17:3022宗教活動18:0023家庭外出18:3024家庭溝通19:0025其它家庭活動19:3026聽播送與音樂20:0027看電視20:3028休閑閱讀21:0029嗜好21:3030觀看比賽22:0031運動22:3032休閑旅游23:0033聚會與社交23:3034其它休閑活動24:0035其它活動1實施步驟：1、熟悉并準備一份“時間使用清單表〞〔如表一〕。這份假設的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔了一些家務。2、在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。希望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與休閑及其它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。3、在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。4、準備一份的“一星期日志與簡略分析表〞〔如表二〕，將表一中的活動對應地列在表二中。5、在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。6、該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次數(shù)。例如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打。因此效率先生要在打這一欄的“時間小計〞中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計〞中都有一個數(shù)目字〔可能是零〕。7、然后把表二中的“時間小計〞填到表一的“每星期實際花費時間〞上。8、將“每星期估計花費時間〞減“每星期實際花費時間〞的余數(shù)填在表一的“上兩項時間的差額〞上。如果是負數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，那么正好相反。9、為每項活動算出“占每星期總時間的百分比〞，公式如下：百分比〔%〕=〔每星期實際花費時間÷168〕×10010、檢查數(shù)目字?！懊啃瞧趯嶋H花費時間〞的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比〞的總計應該是100%。假設有些微差異，不必擔憂。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習。11、再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結清單如表三：表三一星期時間總結表時間統(tǒng)計工程活動每星期估計花費的時間〔小時〕每星期實際花費的時間〔小時〕上兩項時間的差額〔小時〕占每星期的總時間的百分比〔%〕公務活動小時4550-529.8%個人活動小時4540523.8%家庭活動小時3246-1427.4%休閑活動小時4027.512.516.4%其它活動64.51.52.6%時間總計1681680100%一旦你完成了時間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應用這份信息，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。現(xiàn)在，請你完成老實地做到以下練習。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對以下問題的答案：1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發(fā)生？3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對我的目標很重要？7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的設想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的設想，第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定方案與設定目標之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾·約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了。〞定期使用清單，使你有一個更好的時機打破那些束縛。第七章、如何制定方案]在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據(jù)部門/個人的工作/生活目標來制訂方案了。首先，讓我們對方案的根底概念有一些認識：3.2.1方案的類型分類標準類型按廣度分戰(zhàn)略性方案、作業(yè)性方案按時間框架分短期方案、長期方案按明確性分具體性方案、指導性方案應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的方案成為戰(zhàn)略方案；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的方案稱為作業(yè)方案。戰(zhàn)略方案趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領域和不規(guī)定具體的目標；作業(yè)方案趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度方案、周方案、日方案，主要偏重于實現(xiàn)的方法。短期方案與長期方案短期是指一年以內的期間；長期一般超過5年以上；而中期界于兩者之間。具體方案與指導性方案具體的方案具有明確規(guī)定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導性方案只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤的具體方案，可能具體規(guī)定在未來6個月中，本錢要降低4%，銷售額增加6%；而指導性方案也許只提出未來6個月使利潤增加5%—10%。顯然，指導性方案具有內在的靈活性，具體方案那么更具有明確性。剛剛我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是方案的根底，確定了方向，怎么走就清楚多了。3.2.2考前須知1、事先的了解：1、所在部門的業(yè)務定位2、所在崗位的業(yè)務定位3、上級主管的業(yè)務目標4、上級主管對你的期望和要求5、與其它相關崗位的業(yè)務接口關系2、遵循5W2H原那么Why:為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持What：任務的內容和達成的目標When：在什么時間段進行Where：任務發(fā)生的地點Who：哪些人員參加此任務，由誰負責Howto：用什么方法進行Howmuch：需要多少本錢3、設置控制點〔milestone〕1、在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。比方說，我們方案在3天之內給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。2、堅持工作周記和工作日記，對方案的執(zhí)行情況進行總結，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對方案進行調整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改良時間管理。3.2.3利用方案工具3.2.3.1方案管理－－WBS1、定義WBS〔工作任務分解〕是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層方案以及預算和人員分配的根底。2、WBS根本構架階段、步驟、任務、活動3、衡量標準v是否全局部解完畢vWBS分解的所有活動是否全部定義了工程的工作v所分解的活動是否可行v是否包含臨時的里程碑和監(jiān)控點vWBS的分解結構是否適宜v分解后的活動在邏輯上是否能形成一個大的活動v是否集成了所有的關鍵因素v邏輯上是否合理、清楚和簡單3.2方案管理－－PERT1、定義PERT〔網(wǎng)絡方案評審技術〕是以網(wǎng)絡圖的形式制定方案，求得方案的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，到達預定目標的一種科學管理方法。具體來講，網(wǎng)絡方案評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)方案中各工作〔階段、模塊等〕的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出方案中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡方案，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在方案執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。2、方案要素〔1〕PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等?！?〕WBS主要反映任務的層次。建議：〔1〕先畫WBS,標明milestone〔里程碑〕時間及deadtime〔截止時間〕〔2〕標明任務間關系〔3〕再畫PERT2、方案要素步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6〔a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間〕v倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各局部需要時間。v留有余地、應付突發(fā)任務步驟三：確定關鍵路徑1、時間上的關鍵路徑繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個方案的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)方案分解成假設干個開發(fā)流水線〔路線、路徑〕，每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。2、技術上的關鍵路徑某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，那么該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。3、關鍵路徑是可以變化的3.2方案管理－－PERT1、定義PERT〔網(wǎng)絡方案評審技術〕是以網(wǎng)絡圖的形式制定方案，求得方案的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，到達預定目標的一種科學管理方法。具體來講，網(wǎng)絡方案評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)方案中各工作〔階段、模塊等〕的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出方案中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡方案，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在方案執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。2、方案要素〔1〕PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等?！?〕WBS主要反映任務的層次。建議：〔1〕先畫WBS,標明milestone〔里程碑〕時間及deadtime〔截止時間〕〔2〕標明任務間關系〔3〕再畫PERT2、方案要素步驟一：先畫圖首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。步驟二：估計時間v工序時間=(a+4b+c)/6〔a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間〕v倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各局部需要時間。v留有余地、應付突發(fā)任務步驟三：確定關鍵路徑1、時間上的關鍵路徑繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個方案的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)方案分解成假設干個開發(fā)流水線〔路線、路徑〕，每一條流水