公文管理制度

編編單部審公文管理制度制:位:門:核:XX年XX月XX日為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)公文辦理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制訂本制度，望各部門遵照?qǐng)?zhí)行。公文，是傳達(dá)貫徹公司各項(xiàng)方針政策，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公司公文主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上傳下達(dá)的各種文件、資料等。公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由綜合部收發(fā)、分辦、立卷。公司各部門的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保公司文件機(jī)密。公文辦理流程上級(jí)下發(fā)文件辦理流程（OA、傳真）：一綜合部收取分類（辦理、閱知、存檔），填寫收發(fā)文件登記單。一經(jīng)理簽發(fā)并附辦理要求。f綜合部交辦并由承辦人簽字。一承辦部門負(fù)責(zé)按經(jīng)理要求辦理注：為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。f回復(fù)消檔：將辦理結(jié)果回復(fù)綜合部處，需產(chǎn)生文字資料的要報(bào)綜合部處存檔備案。（如辦理跨時(shí)較長(zhǎng)的案件，需定期上報(bào)辦理進(jìn)度。）一綜合部：保管文件收發(fā)單，按月按人統(tǒng)計(jì)辦理完結(jié)（以消檔為準(zhǔn)）的案件數(shù)。公司自產(chǎn)文件流程：6.1公司自產(chǎn)文件包括公司的通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告等，各部門的月計(jì)劃總結(jié)、策劃案、活動(dòng)評(píng)估、小結(jié)、會(huì)議紀(jì)錄等需要形成文字資料的都必須留下文考備檔。6.2辦理流程：f相關(guān)部門起草稿件。一交領(lǐng)導(dǎo)審閱修改并簽署意見。f各部門主管照領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改。f改后交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并在綜合部處領(lǐng)取文號(hào)。f出臺(tái)正式文件。f上報(bào)或下發(fā)至目標(biāo)部門，并報(bào)公司綜合部處存檔（存檔文件以書面用印文件為準(zhǔn)，卷面要整潔，不能有一點(diǎn)瑕疵）。公文文號(hào)的編制方式各分公司必須依照此方式編制文號(hào)。各分公司編制的文號(hào)有如下兩種模式（以潼南分公司為例）：8.1聯(lián)通渝潼字[2004]1號(hào)：此類文號(hào)用于各分公司對(duì)外的所有文件（請(qǐng)示、報(bào)告、通知等）8.2聯(lián)通渝潼綜字[2004]1號(hào):此類文號(hào)用于分公司各部門對(duì)外的上、下行文。注：分公司綜合部文號(hào)為“聯(lián)通渝潼綜字”，市場(chǎng)部為“聯(lián)通渝潼市字”，建維部為“聯(lián)通渝潼維字”。公文的歸檔歸檔的范圍：9.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。9.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。9.3本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。9.4本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。9.5本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。9.6本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、周月報(bào)及簡(jiǎn)報(bào)。9.7本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。9.8本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。9.9本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。9.10由公司統(tǒng)一歸管各部門檔案，各部門也應(yīng)保存日常資料。立卷歸檔的方法10.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、發(fā)文單位、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。10.2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。10.3上月形成的文字材料，在下月15日前整理完。10.4收集整理好后，用號(hào)碼機(jī)編制頁碼，填寫卷宗目錄。11公文的領(lǐng)用11.1市公司紅頭文件的領(lǐng)用：公司人員到市公司開會(huì)或辦公等應(yīng)主動(dòng)帶回紅頭文件，并及時(shí)交綜合部進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得遺落或個(gè)人私存。11.2每周二、四上午9點(diǎn)到縣政府文件收發(fā)室聯(lián)通柜領(lǐng)取黨政文件，并及時(shí)交綜合部進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得遺落或個(gè)人私存。11.3領(lǐng)文件的人員不得私拆私閱文件。12文件的傳閱發(fā)布12.1公司文件均利用OA進(jìn)行發(fā)布，特殊文件利用文本方式發(fā)送。12.2傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。相關(guān)人員對(duì)尚未公開傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。12.3借閱文件時(shí)不得任意取走或復(fù)印文件夾內(nèi)任何文件及附件，不得在文件上勾劃作記號(hào)等，以防止丟失泄密。確系工作需要，須辦理借閱手續(xù)方可復(fù)印，但不得帶走原件。12.4借閱文件要堅(jiān)持“誰借誰閱誰歸還”的原則按時(shí)歸還，不得橫傳。13文件的銷毀13.1對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，綜合部應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。13.2經(jīng)經(jīng)理審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專人進(jìn)行焚燒。附則14本細(xì)則自公布之日起開始試行，試行期三個(gè)月，在試行期內(nèi)如有不妥之處經(jīng)公司辦公會(huì)討論，可持續(xù)整改。試行期滿后自行成為正式管理制度。本文附件：1、公文格式附件:公文格式一、 排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字（文中如有小標(biāo)題可選用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字），一般每面排22行，每行排28字。二、 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。三、 印刷要求雙面印刷；頁碼套正;兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到爭(zhēng)譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無斷劃。四、 裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差土4mm。平訂釘鉅與書脊間的距離為3-5mm；無壞釘漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差土1mm。四角成900，無毛在或缺損。五、 公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（紅公反線長(zhǎng)156mm，寬度1mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱為主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（一）、眉首部分1、 公文份數(shù)序號(hào)份號(hào)是依據(jù)同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)于版心左上角等1行。2、 秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。3、 緊急程序如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。4、 發(fā)文標(biāo)識(shí)公司發(fā)文標(biāo)識(shí)由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”二字組成。對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。公司發(fā)文標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，公司發(fā)文標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。公司發(fā)文標(biāo)識(shí)使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mmX15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦單位名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文單位名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文單位過多，必須保證公文首頁顯示正文。5、 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由公司發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成，位于發(fā)文標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條紅色反線（長(zhǎng)156mm，寬度1mm）。6、 簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。（二）主體部分1、 公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。2、 主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。3、 正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4、 附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1、XXXXXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行項(xiàng)格標(biāo)識(shí)公文發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。5、 成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文時(shí)間標(biāo)識(shí)右空4字。6、 公文生效標(biāo)識(shí)（1）單一發(fā)文印章單一部門制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓成文時(shí)間上。（2） 聯(lián)合行文印章聯(lián)合行文需加蓋2個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右空7字；主辦單位印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦單位印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心;最后一排如余1個(gè)或2個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下或空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。（3） 特殊情況說明公文排版所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。（4） 附注如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字中圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。（三）版記1、主題詞“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。2、 抄送抄送在主題詞下一行，左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào);抄送單位間類別相同的用頓號(hào)隔開，抄送單位間類別不同的用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。3、 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。4、 版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，長(zhǎng)156mm，寬度1mm。5、 版記的位置：版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。（四）頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。六、公文中的表格公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭的訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時(shí)，封三、封四應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。七、公文的特定格式（一） 信函格式公司名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字；公司全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28字。公司名稱及雙線均為紅色。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，武文線下1行居左空1字標(biāo)識(shí);如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程序，秘密等級(jí)標(biāo)識(shí)于武文線下1行居左空1字，緊急程度標(biāo)識(shí)于武文線下2行居左空1字。發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)于武文線下1行居右空1字。函首頁一般不標(biāo)識(shí)頁碼。兩線之間其它要素的標(biāo)識(shí)方法與本公文格式相應(yīng)要素說明一致。（二） 會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XXXXXXXX會(huì)議紀(jì)要”組成。該標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。標(biāo)識(shí)