公文的格式及結(jié)構(gòu)

公文的格式及結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)包括:標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、單位印章、發(fā)文年月目、主題詞、抄送單位、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緩急程度、閱讀范圍等項(xiàng)還應(yīng)了解和注意下邊幾個(gè)問(wèn)題：一、公文的正件公文正件，由文頭，正文和文尾三部分組成，指一件公文的完整組成部分。1、 文頭即文件頭的簡(jiǎn)稱,在公文首頁(yè)的上端,約占首頁(yè)的三分之一。包括：發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱和公文種類,如“xx市人民政府文件”，也稱文件頭，用大字體標(biāo)寫，通常套紅，以示莊重。發(fā)文號(hào)。如“廣府發(fā)［1994)*號(hào)”，在文件頭下邊正中處。發(fā)文號(hào)下邊用一紅色橫線與正文區(qū)分。如系密件或急件，密、急級(jí)可標(biāo)在公文頭的左角或右角，也可標(biāo)在正文標(biāo)題的左上方。正文標(biāo)題。根據(jù)字?jǐn)?shù)可占幾行，要排列正中，字體比文件頭的字體小些，比正文的字體應(yīng)大些。公文除某些簡(jiǎn)明的“公告”、“通告”、“通知”“函”等，一般都應(yīng)有標(biāo)題。公文標(biāo)題，通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、公文的事由和公文種類三部分組成。例如《XX市人民政府關(guān)于建立翠屏公園的請(qǐng)示》，XX市是發(fā)文機(jī)關(guān)，建立翠屏公園是主要內(nèi)容，“請(qǐng)示”是公文種類。標(biāo)題應(yīng)力求明確、簡(jiǎn)要、醒目。有時(shí)公文標(biāo)題也可適當(dāng)簡(jiǎn)化。(2)主送機(jī)關(guān)。指主要發(fā)送的機(jī)關(guān)。確定主送機(jī)關(guān)要恰當(dāng)，要明確標(biāo)明，否則容易誤事。除了幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)布的公文和上級(jí)發(fā)布的命令、指示、通知、通報(bào)等需下級(jí)共同辦理或周知的以外，件公文特別是“請(qǐng)示”的公文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如果“請(qǐng)示”寫了幾個(gè)主送機(jī)關(guān)，就會(huì)使受文單位不便單獨(dú)處理，往返聯(lián)系詢問(wèn)，延誤工作。(3)公文內(nèi)容。這是文件的主體,要求文字準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、邏輯清楚標(biāo)點(diǎn)正確;一般一文一事，以便研究和處理。3、附件附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒(méi)有專門說(shuō)明，其效用與正件相同。附件的主要作用是使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補(bǔ)充說(shuō)明的依據(jù)材料和參考材料。Q附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明，附件的標(biāo)題要具體明確、不得隨意簡(jiǎn)化，也不能標(biāo)出名號(hào)，末尾一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如：附件：I.2002年絲綢出口計(jì)劃II.2002年技術(shù)革新安排?正文中已注明的附件名稱，文尾可不標(biāo)出。Q正文中僅提及部分附件名稱的，文尾要標(biāo)注其余附件名稱。?附件本件放在正文末頁(yè)之后。文尾文尾部分在公文末頁(yè)下部，用間隔橫線與正文部分加以區(qū)別。文尾部分包括主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印刷份數(shù)等。(1)主題詞主題詞是代表公文內(nèi)容特征和歸屬類別的最關(guān)鍵性的詞語(yǔ)、同時(shí)也是文件信息輸入電子計(jì)算機(jī)的一種信息符號(hào)。它是在電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于文件處理工作之后產(chǎn)生并逐步發(fā)展起來(lái)的。主題詞具有兩重性特點(diǎn)。一是“主題性”，即它要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的;二是“技術(shù)性”,因?yàn)橹黝}詞的另一作用是為了便于文件信息在計(jì)算機(jī)中的輸入、儲(chǔ)存和檢索。隨著文件儲(chǔ)存處理技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的運(yùn)用將要提上日程，這樣，將使主題詞逐步走上“符號(hào)化”,主題性將要淡化，而技術(shù)性特點(diǎn)就愈加顯得突出和重要。主題詞的位置在文件尾部橫線之上，由左向右排列，詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（2）選用主題詞,要注意下面幾個(gè)問(wèn)題Q主題詞必須準(zhǔn)確公文主題一般由三至五個(gè)詞或詞組構(gòu)成，這些詞或詞組必須能準(zhǔn)確無(wú)誤地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別，這是選用主題詞最基本的要求。不準(zhǔn)確的主題詞，不僅不會(huì)起到積極的作用，而且還會(huì)給公文的檢索帶來(lái)混亂和麻煩。Q主題詞要有層次性主題詞中諸詞之間并不是平行并列的關(guān)系，而是有一定層次的，有的詞概括力極強(qiáng)，有的詞只是反映立卷時(shí)的歸類。如沈陽(yáng)市人民政府發(fā)布的（關(guān)于調(diào)整（沈陽(yáng)市征收教育費(fèi)附加暫行辦法）中有關(guān)規(guī)定的通知》一文的主題詞：調(diào)整教育費(fèi)附加通知第一層次“調(diào)整”高度概括了全文內(nèi)容實(shí)質(zhì)；第二層次“教育費(fèi)附加”點(diǎn)明了此文屬于“教育經(jīng)費(fèi)”類；第三層次“通知”顯示出公文種類。Q不能把標(biāo)題和主題詞混同公文標(biāo)題和主題詞既有一定的聯(lián)系，又有明顯的區(qū)別。一般來(lái)說(shuō)有相當(dāng)一部分主題詞是從公文標(biāo)題中選擇出來(lái)的，但也可以從反映公文內(nèi)容特征和類別的主題詞表中選用，還可以從全文的整體中篩選、提煉。主題詞的書寫排列，一般不用考慮語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的規(guī)則，也不一定表達(dá)一個(gè)相對(duì)完整的意思，公文標(biāo)題則不具備這些特征。(2)抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)也是受文的機(jī)關(guān)單位，與主送機(jī)關(guān)的區(qū)別是，這些機(jī)關(guān)單位只需了解公文的內(nèi)容，一般不負(fù)責(zé)答復(fù)與辦理。抄報(bào)機(jī)關(guān)是指公文送達(dá)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，或雖無(wú)直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，但就組織系統(tǒng)關(guān)系來(lái)說(shuō)，相當(dāng)于上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；抄送機(jī)關(guān)是指公文送達(dá)的平行機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)。抄報(bào)抄送欄設(shè)在文件尾部的橫線之下，分列兩段，抄報(bào)機(jī)關(guān)在上。會(huì)議通過(guò)的決定和決議，其主送機(jī)關(guān)應(yīng)置于抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)之上。向次要受文機(jī)關(guān)發(fā)文要注意下面幾方面問(wèn)題：Q向下級(jí)機(jī)關(guān)主送重要規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文時(shí),應(yīng)向直管上級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)。Q因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)向被越級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)，向被越過(guò)的下級(jí)機(jī)關(guān)抄送。Q上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)向另一上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)送報(bào);受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)向其中一個(gè)負(fù)答復(fù)、辦理責(zé)任的上級(jí)機(jī)關(guān)主送公文時(shí)，應(yīng)同時(shí)向另一上級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)。Q請(qǐng)示一律不得在主送上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí)，向平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)抄送。Q一切與公文辦理、答復(fù)、執(zhí)行毫無(wú)關(guān)系的，不具備了解公文內(nèi)容資格和必要性的機(jī)關(guān)單位，律不予抄報(bào)或抄送。印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)是指繕印、封發(fā)公文的機(jī)關(guān)或部門，一般是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦理部門。如沈陽(yáng)市人民政府發(fā)文，承發(fā)機(jī)關(guān)往往是市政府辦公廳。印發(fā)機(jī)關(guān)欄設(shè)在抄報(bào)抄送欄之下，要落公文印發(fā)機(jī)關(guān)或部門的全稱及印發(fā)日期。印發(fā)份數(shù)印發(fā)份數(shù)位置在抄送機(jī)關(guān)之下另行末尾處，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明“共印xx份”并用圓括號(hào)括上。二、 公文的密級(jí)公文內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密的，應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度，在文件上分別注明“絕密”“機(jī)密”、“秘密”字樣。密級(jí)通常標(biāo)在文件標(biāo)題的左方醒目處。確定公文機(jī)密等級(jí)應(yīng)實(shí)事求是，不要任意擴(kuò)大密件范圍。三、 公文的急緩時(shí)限公文內(nèi)容緊急，在時(shí)間上要求緊急遞送的，應(yīng)根據(jù)緩急程度,在文件標(biāo)題左上角分別注明“急”、“緊急”、“特急”、“限時(shí)送達(dá)”等字樣。確定公文緩急應(yīng)實(shí)事求是，不能任意擴(kuò)大急件范圍。四、公文的書寫要求公文書寫，一律從左至右橫排、橫寫。標(biāo)明公