公司行政費用管理系統(tǒng)規(guī)章制度

行政費用管理辦法一、目的為加強公司費用管理、控制不合理費用開支；也為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范總經(jīng)辦財務(wù)報銷行為，統(tǒng)一報銷程序，提高總經(jīng)辦的財務(wù)管理水平，合理控制費用支出，特制定本辦法。行政費用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法除公司特別規(guī)定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費用金額。二、行政費用分類本制度中的行政費用指總經(jīng)辦在部門運營過程中所產(chǎn)生的費用，并按費用的可變性，分為標準費用、臨時費用。具體明細如下：標準費用工資薪酬：為每月員工所發(fā)放工資；員工險金：指公司為員工繳納的社會保險、意外保險等；休假路費：指員工每年一次回家路費的報銷；電話補貼費：指員工每月所報銷的通訊費；過節(jié)費：指節(jié)日期間公司按照統(tǒng)一標準給予員工的福利；辦證費用：辦理土地證、房產(chǎn)證、他項權(quán)證、項目預(yù)測面積和實測面積所產(chǎn)生的費用。辦公室固話費：辦公室固定電話費和光纖費。臨時費用辦公耗材費用：總經(jīng)辦每月按預(yù)算標準購買的辦公用品及為新員工購買的小件辦公品，傳真機、打印機、復(fù)印機用色帶、墨盒、墨粉、復(fù)印紙等，以及管理部門日常發(fā)快件的“快遞費”；固定資產(chǎn)費用：總經(jīng)辦每月按審批流程所購買的固定資產(chǎn)費用；接待費：因公接待和總經(jīng)辦為領(lǐng)導(dǎo)辦公室（董事長、總經(jīng)理）購買的茶葉、純凈水、礦泉水、紙巾、住宿、餐飲等所產(chǎn)生的費用；差旅費：總經(jīng)辦員工因公外出發(fā)生的路費、住宿費、餐飲費等；車管費：指車輛用油、存車費、修理費、檢車費等費用；工傷醫(yī)療費：指員工因受傷由公司承擔的醫(yī)療費用；生日、慰問福利：指每月生日或員工其他慰問福利所產(chǎn)生的費用；員工（聯(lián)誼）活動費：指公司員工聯(lián)誼或員工活動時所產(chǎn)生的費用；招聘費：指人事招聘過程中所產(chǎn)生的一切費用，包括招聘廣告、宣傳、制作、場地租賃、餐飲、住宿；

年檢咨詢費：是指企業(yè)參加工商聯(lián)合年費、企業(yè)變更費、專項咨詢費等；辦證費：開發(fā)報建相關(guān)所需費用、權(quán)證辦理費用；培訓費：指員工外出培訓（含考察、調(diào)研），以及參加同行會議，所產(chǎn)生的一切費用（交通費、餐飲費、住宿費、報名費、材料費等）；會務(wù)費：指公司在外召開會議時所產(chǎn)生的一切費用（場地費、餐飲、交通、住宿等）。食堂費用：指員工食堂每月所產(chǎn)生的費用；三、適用范圍本辦法適用總經(jīng)辦所有行政費用的管理。四、管理方法（一）預(yù)算管理1.定義預(yù)算管理是指:總經(jīng)辦各職能端口在每月25日前向總經(jīng)辦經(jīng)理提交下月費用計劃表，由總經(jīng)辦經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理進行費用審核、總經(jīng)理和董事長審批。（見表1《費用計劃表》）2.具體實施（1）每月25日前，總經(jīng)辦各職能端口向部門負責人提交下月的《費用計劃表》，次月5日前完成《費用計劃表》審批流程后，由職能端口或部門負責人走借支流程。（2）本方法適用費用類型辦公耗材費用、固定資產(chǎn)費用、接待費、差旅費、車管費、工傷醫(yī)療費、生日福利、慰問福利、聯(lián)誼費、員工活動費、招聘費、年檢咨詢費、辦證費、培訓費、會務(wù)費。（4）借支流程由各職能端口月初報當月支金預(yù)算，填寫《費用計劃表》經(jīng)公司財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理或董事長領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由總經(jīng)辦經(jīng)理按計劃再填寫借支單（附《費用計劃表》），再由財務(wù)經(jīng)理簽字后即可借支。3.臨時費用報銷方法（1）每月25-30日報銷費用類型，含辦公耗材費用、固定資產(chǎn)費用、差旅費、車管費、聯(lián)誼費、員工活動費、招聘費、培訓費、會務(wù)費、節(jié)日福利、年檢咨詢費、接待費。額度較大的可按照公司財務(wù)規(guī)定直接走付款審批流程。（2）每季度報銷費用類型，含食堂費用、工傷醫(yī)療費、生日福利、慰問福利等。（3）季度費用報銷原則上每季度報銷完畢，特殊情況除外。4.報銷流程（1）每月25-30日報銷，報銷要求：辦公耗材費用報銷時須在報銷單后面附《辦公用品購置計劃單》。固定資產(chǎn)費用報銷時須在報銷單后面附《固定資產(chǎn)購置申請表》。差旅費報銷時須在報銷單后面附《出差申請表》車管費報銷時須在報銷單后面附各種正規(guī)發(fā)票，若無發(fā)票在費用產(chǎn)生前須在《費用計劃表》中備注或提前向總經(jīng)辦經(jīng)理報備。員工活動（聯(lián)誼）費報銷時須在報銷單后面附各項費用明細和發(fā)票，若無發(fā)票在費用產(chǎn)生前須在《費用計劃表》中備注或提前向總經(jīng)辦經(jīng)理報備。招聘費報銷時須在報銷單后面附各項費用明細。培訓費報銷時須在報銷單后面附《培訓申請表》。會務(wù)費報銷時須在報銷單后面附各項費用明細。節(jié)日福利報銷時須在報銷單后面附費用明細。接待費報銷時須在報銷單后面附每次接待時產(chǎn)生的費用明細單。年檢咨詢費報銷時須附發(fā)票。（2）每季度報銷費用，報銷要求：食堂費用報銷時須在報銷單后面附每月領(lǐng)導(dǎo)已簽字的《員工食堂每月采購費用統(tǒng)計表》。工傷醫(yī)療費報銷時須附發(fā)票。生日／慰問福利報銷時須在后面附明細表。（二）額度管理1.額度管理指費用在一定的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是歷史數(shù)據(jù)、工作職務(wù)、員工人數(shù)等，可由財務(wù)部統(tǒng)一管理。2.本辦法適用于標準費用類型工資薪酬、員工險金、休假路費、年檢咨詢費、辦證費用、電話補貼費、節(jié)日福利、食堂費用、辦公固話費3.標準費用的管理（1）標準費用中工資薪酬、員工險金、休假路費、電話補貼費、節(jié)日福利由財務(wù)部統(tǒng)一管理。（2）辦證費用、食堂費用、辦公室固話費4、借支流程工資薪酬、員工險金、休假路費、電話補貼費、節(jié)日福利、食堂費用由財務(wù)部統(tǒng)一管理，無須借支。食堂費用、年檢咨詢費、辦證費用、辦公室固話費由負責管理的各職能端口月初報當月支金預(yù)算，填寫《費用計劃表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，行政專員或總經(jīng)辦經(jīng)理按計劃再填寫借支單，最終由財務(wù)部經(jīng)理簽字后即可借支，無須再向上級領(lǐng)導(dǎo)請示。額度較大的可按照公司財務(wù)規(guī)定直接走付款審批流程。4.報銷流程（1）工資薪酬、交通福利費、通訊福利費、節(jié)日福利、電話補貼的發(fā)放按照人力資源部制定的費用表并經(jīng)財務(wù)審核，領(lǐng)導(dǎo)審批后的金額，由財務(wù)部發(fā)放。（2）月度報銷辦公室固話費月度報銷時須在報銷單后面附《辦公室通訊費用明細表》。見表3《辦公室通訊費用明細表》辦證費用月度報銷時須附正規(guī)發(fā)票（3）季度報銷食堂費用季度報銷時須在報銷單后面附每月領(lǐng)導(dǎo)已簽字的《員工食堂每月采購費用統(tǒng)計表》。（三）行政管理1.行政管理指費用報銷人在費用產(chǎn)生前，采用書面的形式向部門負責人及以上領(lǐng)導(dǎo)提出本次費用計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，按公司《付款審批》走審批到財務(wù)部門報銷費用。（見表2《付款審批》）適用費用類型單筆費用額度超過2萬元以上的；可先使用后付費的產(chǎn)品，即商家可提前出具發(fā)票且金額數(shù)目較大的。3.具體實施（1）當月完成付款。行政管理費適用于有發(fā)票的費用類型，可不走借支流程，而是按照公司《付款審批》流程簽字完畢后，直接由財務(wù)部付款，但費用仍需計入所屬項目類型中，以便年底統(tǒng)計。五、總經(jīng)辦資金內(nèi)部使用流程1、總經(jīng)辦所有借支費用（食堂費用除外）以總經(jīng)辦經(jīng)理名義借支，部門任何員工不得借支。2、各版塊工作資金管理人月初到部門經(jīng)理處填寫臨時《借支單》，按《費用計劃表》領(lǐng)取工作備用金。3、各版塊工作負責人所管轄范圍的資金使用由版塊負責人管理。4、各版塊工作負責人月底在《原始憑證粘貼單》上粘貼發(fā)票，并在《費用報銷單》上填寫報銷金額，其余信息不用填寫。5、總經(jīng)辦經(jīng)理審核發(fā)票金額與報銷金額是否一致，并按照領(lǐng)款單金額核對當月資金使用情況，堅持多退少補原則。六、本辦法由總經(jīng)辦制定，最終解釋權(quán)歸總經(jīng)辦所有。七、本辦法自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。八、附件表1《費用計劃表》表2《付款審批》表3《辦公室通訊費用明細表》表4《接待費用明細表》表5《辦公用品購置計劃單》表6《固定資產(chǎn)購置申請表》表7《出差申請表》總經(jīng)辦2015年5月20日已閱，簽字確認表：表1月行政費用計劃表序號所屬項目預(yù)算額度最近一次費用額度費用管理人備注合計元。部門負責人意見財務(wù)部意見總經(jīng)理意見董事長意見表2付款審批表發(fā)起部門：發(fā)起人：日期：年月日標題內(nèi)容及金額（須附正規(guī)發(fā)票）發(fā)起部門意見財務(wù)部意見分管副總意見子公司總經(jīng)理意見成本控制中心意見總經(jīng)理意見董事長意見表3辦公室通訊費用明細表序號固定電話號碼所屬部門/使用人本月費用上月費用部門負責人簽字確認備注表４接待費用明細表接待時間接待地點接待費用客人數(shù)量簽字人備注合計元。表5辦公用品申請購置計劃單日期：年月日申請部門預(yù)計購置時間編號品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實際金額備注預(yù)算額度合計元實際額度合計元行政專員總經(jīng)辦經(jīng)理意見總經(jīng)理/董事長簽字簽字行政主管簽字注：1、行政專員編制購買清單→總經(jīng)辦經(jīng)理審核簽字→總經(jīng)理/董事長簽批→行政主管采購?fù)戤吅蠛炞帧姓T清單留存復(fù)印件。2、500元內(nèi)（不含）簽至總經(jīng)辦經(jīng)理處，1000元（不含）簽至總經(jīng)理處，1000元（含）須簽至董事長。表6固定資產(chǎn)購置申請表申請部門：一般□緊急□日常用品□其他□年月日序號商品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量預(yù)計單價預(yù)計總價實際總價使用人用途１２３４６７８合計申購人：申購部門經(jīng)理：申購部門分管副總：總經(jīng)辦經(jīng)理：備注：首先考慮公司內(nèi)部進行物品調(diào)撥，其次購買。分公司總經(jīng)理：總公司總經(jīng)理：董事會（10萬元以上采購）：行政主管：備注：（1）實際總價由行政主管填寫，并簽字后交由行政專員存復(fù)印件；申購人申購部門經(jīng)理申購部門分管副總總經(jīng)辦經(jīng)理