文件收發(fā)控制程序

文件收發(fā)控制程序編制 日期審核 日期批準(zhǔn) 日期流程要素流程目標(biāo)：流程時間要求流程監(jiān)控點數(shù)目流程主要責(zé)任崗位流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人.目的規(guī)范外來文件及公司發(fā)文的管理，確保文件辦理、簽發(fā)程序有效控制。.合用范圍合用于外來文件及公司發(fā)文的接收、標(biāo)識、登記、呈批、審核、執(zhí)行、發(fā)布及歸檔。.術(shù)語和定義外來文件：指外單位（包括集團(tuán)總部及各分公司）對我公司發(fā)來的需要參考、辦理或者遵照執(zhí)行的文件資料。公司發(fā)文：指公司就經(jīng)營管理各項事務(wù)以公司或者各部門名義對內(nèi)或者對外以成文形式發(fā)布的決定、通知、通報、請示、報告、報表、往來函件等除工程業(yè)務(wù)文件以外的行文。文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：負(fù)責(zé)公司各級文件收發(fā)運作的工作人員。審核部門：指《發(fā)文審核權(quán)限表》（附表一）中列出的有審核責(zé)任的部門。.職責(zé)各部門收文：負(fù)責(zé)對日常業(yè)務(wù)工作中接收到的外來文件交相應(yīng)的文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人進(jìn)行登記，依據(jù)批示執(zhí)行辦理，并回復(fù)執(zhí)行情況。發(fā)文：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就有關(guān)事項草擬文件，并按審批情況行文發(fā)布。主要包括公司日常經(jīng)營管理文件及項目現(xiàn)場工程文件兩大類。文件流轉(zhuǎn)責(zé)任人：421.總經(jīng)理辦公室a）檔案管理員，負(fù)責(zé)公司本部文件歸檔。b）總經(jīng)理秘書，負(fù)責(zé)文件接收、登記、送審、督辦、發(fā)布。項目秘書：負(fù)責(zé)本項目經(jīng)理部文件的登記、編號，并根據(jù)權(quán)限送審、登記、分發(fā)、回收、移交歸檔等。各部門文件管理員：負(fù)責(zé)各部門收到的外來非指令性文件的處理及歸檔工作。負(fù)責(zé)按《發(fā)文審核權(quán)限表》（附表一）中規(guī)定的審核范圍審核公司各類發(fā)文。公司分管領(lǐng)導(dǎo)按分管業(yè)務(wù)及權(quán)限審批文件。45總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)文件。5.工作程序收文收文類別及處理要求：a）集團(tuán)總部發(fā)來的電子版本的文件：由各收件部門按集團(tuán)要求轉(zhuǎn)發(fā)并抄送總經(jīng)理辦公室，需要辦理回復(fù)的文件，需將辦理結(jié)果一同抄送總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一登記到京華文檔管理系統(tǒng)中。b）外單位發(fā)來的非指令性文件：由接收部門負(fù)責(zé)人按部門職責(zé)范圍確定辦理方式，并記錄辦理情況，由部門文件管理員統(tǒng)一編號存檔；如屬于公共關(guān)系、需要多個部門匯簽以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，統(tǒng)一交總經(jīng)理秘書登記編號，辦理完畢后由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一存檔，每年移交總經(jīng)理辦公室檔案員歸檔，可保存電子版本。編號方法示例：收字2002-001。c）項目經(jīng)理部日常工程業(yè)務(wù)文件：參照《工程文件管理規(guī)定》及工程項目管理程敘文件執(zhí)行。d）有關(guān)項目建設(shè)的常規(guī)性政府批文及相關(guān)資料，由經(jīng)辦人在收到后及時交總經(jīng)理辦公室檔案員存檔。e）法規(guī)性、強制性，需要執(zhí)行及回復(fù)的文件：按51中以下條款執(zhí)行。文件接收：各部門收到文件后填寫《收文呈批表》，統(tǒng)一交總經(jīng)理秘書登記在《收文登記表》中并編號備查，編號規(guī)則：年度+四位流水號，如2002年第一份收文，編號為：深地收字2002-0001o文件審批a）總經(jīng)理辦公室主任確定文件辦理權(quán)限，屬部門正常業(yè)務(wù)范圍的文件，直接交相關(guān)部門辦理。b）如需要其他部門匯簽的文件，由總經(jīng)理辦公室主任確定匯簽責(zé)任部門，總經(jīng)理秘書交相關(guān)部門簽署意見。C）如需要公司總監(jiān)級（含）以上領(lǐng)導(dǎo)審批的，由總經(jīng)理秘書按總經(jīng)理辦公室主任提出的辦理意見呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批。文件處理和發(fā)放a）批示需要辦理、回復(fù)、執(zhí)行或者參考的文件，由總經(jīng)理秘書交承辦人或者相關(guān)部門簽收辦理，承辦情況登記在《收文登記表》中。b）批示不需要辦理的文件，總經(jīng)理秘書交總經(jīng)理辦公室檔案員歸檔，并知會相關(guān)部門。文件的執(zhí)行回復(fù)a）各責(zé)任部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示在規(guī)定時限內(nèi)辦理或者執(zhí)行完畢有關(guān)事項后，需要將收文及反映辦理情況的所有資料，回復(fù)給總經(jīng)理秘書統(tǒng)一歸檔保存。b）如無法辦理或者執(zhí)行，經(jīng)辦人應(yīng)以書面形式說明情況送部門經(jīng)理審核后

回復(fù)總經(jīng)理秘書，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示允許后，回復(fù)情況與收文一起歸檔。經(jīng)理部收文參照以上程序執(zhí)行，要嚴(yán)格履行登記、編號、呈批、發(fā)放、辦理信息反饋、資料歸檔等程序。工程文件管理按《工程文件管理作業(yè)指引》執(zhí)行。發(fā)文根據(jù)業(yè)務(wù)需要，就某事項需要行文的，由各部門負(fù)責(zé)起草文件。發(fā)文審批a）附表一中對內(nèi)發(fā)文彩用郵件審批方式，不需要填寫《發(fā)文審批表》。b）其他發(fā)文均要由起草部門填寫《發(fā)文審批表》，附待審批文件，屬部門審批權(quán)限范圍的，由經(jīng)辦人直接交部門經(jīng)理審核或者由審核部門匯簽。c）需要由公司領(lǐng)導(dǎo)審批的，由各審核部門匯簽完畢后，由經(jīng)辦人交總經(jīng)理秘書登記，按審批權(quán)限呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。匯簽及審批權(quán)限參見附表一：附表一:發(fā)文審批權(quán)限表發(fā)文對象發(fā)文類別經(jīng)辦部門審核部門和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)人對內(nèi)發(fā)文各類公文各部門總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理或者授權(quán)領(lǐng)面向顧客銷售價格表銷售經(jīng)營部銷售經(jīng)營部財務(wù)管理部財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)模型、平面圖、戶型、環(huán)境會所平面、裝修標(biāo)準(zhǔn)等設(shè)計相關(guān)資料萬創(chuàng)銷售經(jīng)營部項目經(jīng)理部法律室公司總經(jīng)理重大投訴及意見的處理結(jié)果或者回復(fù)客戶服務(wù)中心法律室客戶服務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)售樓書、廣告、圍板、展示會內(nèi)容、促銷活動等營銷廣告和品牌宣傳資料銷售經(jīng)營部銷售經(jīng)營部法律室客戶服務(wù)中心客戶服務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理銷售手冊、認(rèn)購書銷售經(jīng)營部銷售經(jīng)營部法律室客戶服務(wù)中心客戶服務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理萬客會刊物、公告、宣傳資料等萬客會銷售經(jīng)營部法律室萬客會分管領(lǐng)導(dǎo)面向媒體新聞稿件各部門法律室分管公共關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)面向政府常規(guī)性報政府部門批準(zhǔn)的圖紙、數(shù)據(jù)、文件等申請資料各部門負(fù)責(zé)人非常規(guī)性對政府承諾、保證等公文各部門公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)公司總經(jīng)理面向集團(tuán)上報總部的財務(wù)、成本數(shù)據(jù)分別由財務(wù)、成本部門的經(jīng)理審核把關(guān)，部門自行上報上報總部的銷售數(shù)據(jù)銷售經(jīng)營部財務(wù)部上報總部的請示報告類文件按照集團(tuán)有關(guān)規(guī)范要求逐級審批上報上報總部的非請示類、非財務(wù)/成本/銷售類的信息各部門總經(jīng)理辦公室主任用于集團(tuán)內(nèi)各分公司間交流的公司正式文件各部門總經(jīng)理辦公室分管總經(jīng)理辦公室的公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)文對象發(fā)文類別經(jīng)辦部門 審核部門和領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)人面向合作方非常規(guī)性的對施工單位的承諾、保證等需公司加蓋公章的正式公文各部門5.2.3.文件發(fā)布a）如經(jīng)審核不允許發(fā)文，由總經(jīng)理秘書回復(fù)起草部門，程序終止。b）文件經(jīng)審批定稿后，由起草部門根據(jù)批示的最終稿件打印出正式行文，并負(fù)責(zé)校對，確保行文正確。c）公司級文件由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一編號，各部門發(fā)文由各部門自行編號，編號規(guī)則參見附表二。附表二：發(fā)文編號規(guī)則發(fā)文類型編號方法示例備注公司級紅頭文件深萬地字［2002］第001號按年度分別編制，由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一編號部門正規(guī)行文如：總經(jīng)理辦公室發(fā)文深地辦字［2002］第001號各部門文件字由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一給定各類工程文件按工程文件編號執(zhí)行d）確定文件密級，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，并在正式文件首頁左上角標(biāo)注。e）需要加蓋公司印章的，由總經(jīng)理秘書登記蓋章。文件發(fā)布形式：a）屬于對內(nèi)發(fā)布的文件，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一發(fā)布，普發(fā)文件的發(fā)布形式為：郵件知會、網(wǎng)上發(fā)布、公司公告欄發(fā)布；如只發(fā)至指定人員，由總經(jīng)理秘書以郵件知會形式發(fā)布，需要發(fā)放紙質(zhì)文件時，要填寫《文件簽收表》，由收件人簽收。b）屬于各部門對外發(fā)布的文件（對政府的文件除外），由經(jīng)辦部門填寫《文件交接登記表》，并請收件單位簽收。c）文件簽收完畢，《文件交接登記表》由各經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)保管。d）項目經(jīng)理部參照以上程序執(zhí)行。發(fā)文歸檔:發(fā)文資料歸檔范圍包括：《發(fā)文審