環(huán)保集團檔案管理辦法

環(huán)保集團檔案資料治理方法版本號：2.0版批準時間：批準人：為加強集團檔案治理工作，實現(xiàn)檔案工作制度化、標準化，依據(jù)《中華人民制定本方法。第一章總則其次條集團公司及成員單位在各項工作中直接形成的，不同形式和載體的的各種資質證明，其他應進入檔案治理范圍的文件資料等。第三條凡與檔案歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀、保密有關的部門和人員〔部，并定期向集團檔案室移交，承受集團檔案室的檢查與監(jiān)視治理。第四條但凡反映集團公司和各成員單位的工作活動，具有查考利用價值的人不得據(jù)為己有和隨便處置。其次章治理部門第五條集團公司總裁辦和各成員單位綜合治理部負責檔案治理工作。集團的指導和監(jiān)視。作打算，并在經費、房屋、設備和人員配備等方面賜予保證?！不蚣媛殹池撠煓n案治理工作的人員，實行在行政上由各單位、部門領導，業(yè)務上由集團檔案室指導的雙重治理方式。業(yè)學問。要保持檔案工作人員相對的穩(wěn)定性。第三章檔案資料歸檔治理第九條依據(jù)檔案的內容，應歸檔的檔案分為行政文書檔案、營銷檔案、工程為文字檔案、實物檔案和電子檔案。應歸檔的內容和責任部門見相關附件。第十條單條目歸檔的內容由責任部門的具體執(zhí)行人員在取得或完成檔案要整理后向檔案室移交。職責分工如下：知檔案室；2、公司級文件及公文，由總裁辦公室的總裁秘書負責。織工作的部門負責；4、納入歸檔范圍的考察調研材料、會議的主要文件資料，由參與者負責；特別規(guī)定：1、在京的基建工程工程、產品試制、科技開發(fā)、技術創(chuàng)、技術引進等工程收集、整理；2、外埠的工程工程，有關資料收集、整理由工程主管部門負責。第十一條凡歸檔文件與資料均與歸檔條目存在有機聯(lián)系，責任部門責任人件來源、出處及作者清楚明白，文字類一律承受A4規(guī)格紙張，圖紙類符合制圖標準。第十二條公司經營和治理部門以法人名義進展的每項活動后，要準時把檔〔綜合治理部〕統(tǒng)一治理；各單位進展的同集團公司有治理人員準時向檔案室移交檔案。集團參股企業(yè)產生的涉及我方權益的文件資交永久保管的檔案。第十三條凡列入歸檔名目的內容，責任部門和責任人員要準時辦理歸檔手〔附名目清單檔條目，通知未按要求歸檔的人員和部門盡快歸檔。第四章保管期限管，10—3010第十五條反映公司重要工作活動，長遠對自身或國家建設有利用價值的檔的時間內對自身的建設有利用價值的檔案，可列為短期保管范圍。治理。第五章檔案借閱與使用治理第十七條集團公司和各成員單位都應依據(jù)工作需要，由檔案治理人員對歸題參考資料，便于檔案的利用。第十八條借閱人憑領導批準的申請單借閱與工作崗位相關的檔案材料。依據(jù)總批準借閱，必要時需經公司總裁批準，絕密檔案必需由總裁批準方可借閱。第十九條借閱人必需珍惜現(xiàn)存檔案，嚴格制止對檔案進展涂改、勾劃、剪1515天〔日歷時間，一次不得同時借閱三份以上檔案資料。借閱到期，確因工作需過兩次，到期必需歸還。作需要而連續(xù)使用該資料時，應首先進展歸檔處理，再辦理借閱或復制手續(xù)。檔案材料。許可離職員工辦理相關手續(xù)，否則應擔當相應責任。其次十四條借閱人喪失所借資料應在一天內將詳述緣由的書面報告部門領施。如十天內隱蔽不報，視為竊取公司情報，擔當相應的法律責任。第六章檔案的安全保管其次十五條檔案庫房〔存放檔案的辦公室〕要有良好的衛(wèi)生環(huán)境，門窗要壞。國家標準要求使用檔案裝具，科學安排檔案排序。其次十七條檔案治理人員要定期對庫藏檔案進展清理和校對工作，做到帳物相符。對破損或載體變質的檔案，要準時修補和復制。其次十八條檔案治理人員要按季就檔案的歸檔、移交、利用、銷毀、保管案狀況統(tǒng)計表也要單獨依據(jù)時間挨次立卷歸檔。第七章檔案密級與鑒定注銷隱秘”三個密級。鑒定，確定對檔案的連續(xù)保存、作廢、解密、銷毀。第三十一條鑒定工作應在公司主管領導帶著下，由總裁辦〔綜合治理部〕簽字。銷毀檔案清冊，各成員單位要報集團公司備案。第八章獎懲條件和附則第三十二條有以下事跡之一的單位和檔案工作人員，應賜予表彰和嘉獎：1、對檔案的跟蹤、收集、整理、利用作出顯著成績的；2、對檔案的安全保護、搶救、嚴格保密做出奉獻的；3、在檔案現(xiàn)代化治理上有顯著成果的；有以下行為之一的，應賜予懲罰：的；2、損毀、喪失或擅自銷毀檔案的；3、擅自供給抄錄、公布屬于密級檔案的；4、涂改、偽造檔案的；5、將應歸檔檔案據(jù)為己有，拒絕向檔案室移交的；6、玩忽職守，造成檔案損失的。1.0第三十四條本方法由總裁辦負責解釋。附表一：營銷工程歸檔名目序 類場計程場計程營營裁務期限時機營銷研究部計劃管理辦部總院部部部1.工程建議書、可行性爭論報告長期合同前▲2.環(huán)境影響評價報告及批復文件長期合同前▲3.工程立項批復文件〔復印件蓋紅章〕長期合同前▲4.招標書及文件長期投標前▲5.投標書及投標保函長期合同前△6.工程選址地形圖、紅線圖長期合同前▲7.設計用測試報告長期合同前▲8.雙方正式會談紀要短期合同前△9.關于工程建設標準承諾書短期合同前△10.經甲方批準認可的技術方案短期合同前▲△11.正式提交給甲方技術資料及簽收單短期合同前△12.中標通知書長期合同前▲13.工程代理人托付書〔我方〕短期合同前△14.工程甲方代表托付書短期合同前▲15.合同書、協(xié)議書、托付書長期合同前△△△1. 工程地質初勘報告長期初設完成▲2. 工程地質詳勘報告長期施工圖完成▲號 別

歸檔

Ⅰ-1文件資料來源設工經運總法經營合同生效(一) 礎管理及技術

3.規(guī)劃設計條件通知書及附圖長期批準日▲4.初步設計詢問審查結論永久批準日▲施工圖設計詢問審查結論工程背景會議紀要3.規(guī)劃設計條件通知書及附圖長期批準日▲4.初步設計詢問審查結論永久批準日▲施工圖設計詢問審查結論工程背景會議紀要永久短期批準日合同簽訂△▲設計7.設計條件或設計變化協(xié)商批文長期初設完成▲根底8.初設說明、圖紙、概算書、初步設計長期初設完成△文件△成果 10.工藝操作說明書 長期維護手冊 長期

施工圖完成 △施工圖完成 △施工圖完成 △調試啟動方案調試啟動方案設計輸入轉變函件、會議紀要設計預算書長期短期施工圖完成施工圖完成施工前△設計根底數(shù)據(jù)來源資料交付給甲方設計成果簽收單顧客供給的相關技術資料短期初設前▲△△短期收到時▲▲序 類歸檔名目號 別

Ⅰ-2保管歸檔市保管歸檔市設工經運總采場計程營營裁供營期限 時機 銷研究部計劃管理辦中心總院部部部設計招投標文件〔含分包〕

短期 開標后

△ △2.施工招投標文件〔含分包〕2.施工招投標文件〔含分包〕短期開標后△△3.監(jiān)理招投標文件短期開標后△△4.設備、材料選購合同長期簽訂日△△5.設備出廠檢測報告、使用說明書短期出廠日▲△6.出售設備、材料合同書長期簽訂日△△7.設計合同書及補充協(xié)議長期簽訂日△8.工程本錢推測分析報告長期完成日△9.施工、監(jiān)理合同書及補充協(xié)議長期完成日△△10.甲、乙雙方協(xié)商紀要、書面承諾短期簽訂日△書11.與甲方取得的設計變更、工程洽短期實際變更前△▲商12.工程決算書長期決算后△1.放線記錄、水準點、坐標點交移長期開工日△2.施工方對設計圖審查結論短期開工日△3.短期開工日△見▲4施工網絡進度打算〔含安裝〕短期開工日△5.開工報告、開工許可證長期開工日△6.開工前廠址原貌照片長期開工日△7.設計交底、技術交底會議紀要長期開工日△8.工程工程大事記長期竣工日△9.施工日志長期竣工日△(三) 經營工程技術(四)與商務治理商務治理序號類別工程(五)設備制造后文10.形象進度報表、每月工程量報表短期30日△11.工程物資〔含設備〕進場報表及短期打算節(jié)點日△甲方批復12.施工用產品出廠合格證、證明文短期打算節(jié)點日▲件、試驗報告13.樁基施工記錄及檢測報告短期打算節(jié)點日▲14.驗槽記錄、地基處理記錄及檢測短期打算節(jié)點日▲報告15.隱蔽工程檢查與記錄短期打算節(jié)點日△16.質量檢查與評定記錄長期竣工日△17.不合格項處理記錄長期完工日△18.工程質量事故報告長期完成日△19、工程質量評定報告長期完成日△20.設備運轉記錄、單機試運轉記錄長期竣工日▲21.清水聯(lián)動試車記錄長期竣工日△△22.工程完工驗收備案表、報驗表長期竣工日△23.工程完工驗收報告、驗收記錄長期竣工日△24.工程全貌照片長期竣工日△25.竣工圖、竣工資料長期△26.調試過程記錄、總結長期打算申請日△27.工程總體驗收申請報告及批復長期驗收日△28.〔第三方認證長期交工前▲保驗收29.總體驗收批準文件、交接手續(xù)長期10天△備注歸檔名目保管期限歸檔時機〔海斯頓供給〕1.生產運行掌握文件，包括：工程工程打算單短期發(fā)貨時產品生產打算單短期發(fā)貨時生產設備明細短期發(fā)貨時產品材料定額短期發(fā)貨時外表處理噴漆施工記錄短期發(fā)貨時焊接過程參數(shù)記錄短期發(fā)貨時外表處理玻璃鋼施工記錄短期發(fā)貨時工程會議紀要短期發(fā)貨時信息聯(lián)絡短期發(fā)貨時發(fā)貨通知單及裝箱單短期發(fā)貨時外購設備入廠檢驗報告及隨機文件短期發(fā)貨時件 2.質量掌握文件，包括工藝流程卡短期發(fā)貨時質量不合格報告及訂正短期發(fā)貨時預防措施短期發(fā)貨時出廠安裝調試驗收報告3、安裝與售后，包括：短期發(fā)貨時工程產品登記表短期發(fā)貨時現(xiàn)場信息聯(lián)絡單短期發(fā)貨時現(xiàn)場設備修改白圖短期發(fā)貨時托付代購協(xié)議短期發(fā)貨時工程會議紀要短期發(fā)貨時工程單機與聯(lián)機現(xiàn)場運行驗收文件短期發(fā)貨時〔包括試車方案〕過程記錄及用戶簽字短期發(fā)貨時工程設備安裝技術支持工作總結短期發(fā)貨時售后效勞任務單短期發(fā)貨時售后效勞過程一覽表短期發(fā)貨時售后效勞聯(lián)絡單短期發(fā)貨時售后質量問題記錄短期發(fā)貨時客戶滿足度滿足度調查表短期發(fā)貨時△刻錄光盤存檔▲取得〔從處部〕文件部門△形成文件部門移交文件是復印件的，要注明原件存放處〔地。在外埠施工工程按工程竣工資料歸檔治理方法執(zhí)行。〔BOT〕建設工程歸檔名目序 類期限時機資期限時機資進展部計爭論院程部營打算部營治理部裁辦目公司本運營部1.投標文件長期完成日△2.工程建議書長期完成日▲3.工程建議書批復文件長期批準日▲▲號 別

歸檔

Ⅱ-1文件資料來源設工經 運總項 資4.可行性爭論報告

長期 完成日

▲ △5.可研批復5.可研批復長期批準日▲▲6.批準立項文件長期批準日▲7.工程公司成立文件、工商注冊登記長期批準日△△△資料▲▲8.批準征用土地打算任務書永久批準日△△▲▲9.國有土地使用證永久批準日▲▲10.技術〔含專用權〕轉讓協(xié)議書長期簽訂日△▲11.特許權協(xié)議書永久批準日△△▲12.批準選址規(guī)劃意見的文件及附圖1長期批準日▲△▲份13.1份長期批準日▲△▲▲14.環(huán)評報告及批復長期完成日▲▲1.長期完成日▲地形圖2.建筑用地釘樁通知單永久取得日▲▲3.驗線通知單永久取得日▲4.工廠工藝設計軟件包長期取得日▲5.1份長期批準日△▲6.1份長期批準日△▲7.審定設計方案通知書征求、消防、長期批準日▲▲環(huán)保部門審查意見8.初步設計說明與圖紙長期初設完成△▲9.初步設計審批意見、批復永久批準日▲▲立項(一) 與治理設計(二) 根底10.施工圖、設計說明、設計計算書

長期 施工圖完 △ 成11.施工圖設計審查意見書、批復永久批準日▲▲消防設計審核意見設計合同、托付書、協(xié)議書長期長期批準日簽訂日▲△▲▲Ⅱ-2序 類期限時機資期限時機資進展部計爭論院程部營打算部營治理部裁辦目公司本運營部1.勘察設計招投標文件 短期開標日△△2.設計招投標文件 短期開標日△△3.施工招投標文件、邀標文件 短期開標日△4.監(jiān)理招投標文件 短期開標日△5.勘察、設計、施工、監(jiān)理方面的長期簽訂日△△▲▲合同、協(xié)議書6.談判函電、會談、會議紀要 短期完成日△△△△7.工程投資估算材料 短期初設評▲△審前8.工程設計概算 短期開工前△號 別

歸檔

文件資料來源設工 經 運總項資

工程投資掌握10.建設工程規(guī)劃許可證、附件、長期開工前▲10.建設工程規(guī)劃許可證、附件、長期開工前▲附圖11.固定資產投資許可證長期開工前▲12.施工任務批準文件〔建筑施工長期開工前▲許可證〕13.修改工程施工圖紙通知單長期開工前▲14.工程開工證或開工報告〔含停長期開工前△▲工、復工報告〕15.工程質量監(jiān)視手續(xù)長期開工前△△▲1.長期開工前△片2.全部施工過程質量評定資料長期完工后驗收前▲竣工圖工程竣工驗收備案表、報驗表工程竣工驗收報告、驗收記錄長期長期長期驗收前驗收前驗收前驗收前▲▲▲▲資料7.聯(lián)動試車合格記錄與批準書長期驗收前▲8.長期驗收前▲工文件

長期 開工前 △ △▲工程竣(四) 工備案案9.工程決算書長期文件10.工程投資審計報告長期轉固定資產登記證房產使用證、土地使用證長期長期驗收后10日驗收二月內三月內半年內△▲▲▲序 類號 別建設過程(五)治理文件

歸檔名目 保管

期限時機資期限時機資發(fā)展部計研究院程部營計劃部營管理部裁辦目公司本運營部1放線記錄水準點坐標點交 長期交工▲移2施工方對設計圖審查結論 短期交工▲▲3施工組織設計施工方案、審 短期開工前▲批意見4施工網絡進度打算 短期開工前▲5開工前▲▲△△6工程工程大事記 短期交工▲△7工程日志 短期交工▲8施工進度月報表 短期交工▲9工程物質進場報表、批復 短期交工▲10施工用產品出廠合格證、證短期交工▲明文件、試驗報告11樁基施工記錄及檢測報告 長期交工▲12驗槽記錄、地基處理記錄及長期交工▲檢測報告13隱蔽工程檢查與記錄 長期交工▲14質量檢查評定記錄 長期交工▲15不合格項處理記錄 長期交工▲16工程質量事故報告 長期交工▲17設計變更、工程洽商 長期交工▲18設備運轉記錄、單機試車記短期交工▲錄19、調試運行記錄、維護手冊△△

Ⅱ-3文件資料來源設工經運總項資注：△形成文件部門▲取得〔從外部〕文件部門△刻錄光盤存檔附表三：爭論開發(fā)工程歸檔名目保管期序號 類別 歸檔目錄 限 歸檔時間 備 注1.開題報告短期完成日2.專題文獻綜述短期完成日〔一〕立項材料3.爭論工程申報報告短期完成日4.爭論工程申報報告批復意見短期完成日5.專利申請書長期完成日1.工程小組成員成員簡歷表短期立項批準工程2.工程進展打算書短期立項批準〔二〕實施3.工程設備購置打算短期立項批準預備4短期立項批準5.研發(fā)工程開工報告短期立項批準1.爭論開發(fā)工程設計文件〔含圖紙〕長期前期形成2.爭論進展過程記錄資料長期完畢前3.爭論開發(fā)進度打算調整會議紀要短期形成日工程4.爭論開發(fā)成果〔報告、實物、照片〕長期完畢前爭論5.工作總結報告長期完畢前〔三〕過程6.技術總結報告長期完畢前與結7.查報告長期完畢前論8.鑒定記錄及鑒定成果長期完畢前9.用戶反響信息長期完畢前10.專利、制造等證書長期批準日11.獲獎證明、發(fā)表的論文長期批準日推廣1.技術成果登記表長期鑒定后〔四〕應用2.技術轉讓合同書長期鑒定后記錄3.特許機授權書長期鑒定后4.示范工程申報短期上報日5.示范工程驗收證明長期完成日6.市場銷售統(tǒng)計報表短期年度報表7.技術改進建議書短期完成日8.重大科技成果推廣工程申請書短期說明：文件形成部門為研發(fā)中心、總裁辦、企劃部、經營打算部以及技術委員會附表四：行政文件及日常治理文件歸檔名目序 類歸檔名目 保管號 別 期限

Ⅳ-1文件資料來源歸檔總企人行經裁劃力政營辦部資部計時機 源 劃部 部

1、董事會、監(jiān)事會及經理辦公會會議記錄、永久紀要、決議及有關聲像資料2、公司建立、名稱變化印章啟用及各部門 永久內部 設置、撤并、董事會成員變化、經理任免3員工培訓、年度總結報告

△△次年 △ △一季度 △ △4集團制訂的進展長遠規(guī)劃年度經營打算 長期

△△5、集團大事記、重要活動記錄、榮譽證書、永久 △△有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像、光盤等聲像資料6、有關資質認證專利申報的全部材料證 永久 △書及年審資料7、生產簡報、通報7、生產簡報、通報長期△8、集團及內部職能部門的工作制度、條例、短期△工作總結、通知、報告9、集團安全教育、消防安全檢查記錄長期△△10、集團及各公司領導人公務活動中