儀器設備檔案歸檔說明及移交清單

儀器設備檔案歸檔說明及移交清單根據(jù)學?！秲x器設備驗收管理辦法》（校資字[2017]7號）和《儀器設備檔案管理辦法》（校檔字[2008]3號）相關要求，采購合同額高于10萬元的儀器設備申請辦理資產(chǎn)入固前，需要將相關檔案移交檔案館統(tǒng)一保管。按照“誰使用，誰負責；誰采購，誰監(jiān)管”的原則，儀器設備歸檔工作由設備購置單位負責。不辦理歸檔手續(xù)或者歸檔資料不齊全，不予辦理資產(chǎn)入固。具體要求如下：一、儀器設備大致可分為四類：標準儀器設備（含進口）、非標儀器設備（包括自行研制和委托研制）、特種設備、軟件信息類設備。不同類型的儀器設備歸檔范圍要求不同（見表1-4），須按各自相應的歸檔范圍向檔案館移交檔案資料。二、所有移交的檔案資料必須為原件正本，軟件光盤為正版原版。合同、安裝調(diào)試報告、驗收報告等憑證性資料必須簽章完備。合同中對設備隨機資料有具體約定的以合同為準。三、移交清單中所列的資料為必須歸檔內(nèi)容，如有缺失，請?zhí)顚懬闆r說明，并由設備負責人簽字。表1標準儀器設備檔案資料移交清單(合同金額10萬元以上)年月日序號資料名稱是否齊全備注1購置審批表是□否□1-3項資料，2018年之前招標的由國資處負責歸檔，2019年之后招標的由設備負責人歸檔2論證報告是□否□3招投標文件（包括招標公告、招標文件、投標文件、招評標報告、中標公告、中標通知書）是□否□4合同（含技術協(xié)議）是□否□5裝箱單（送貨單）是□否□6出廠合格證（產(chǎn)品質量證明文件、出廠檢測報告）是□否□7原產(chǎn)地證明/報關單/免稅證明是□否□進口儀器設備提供此項8使用說明書（技術手冊、維護手冊等）是□否□9隨機軟件安裝光盤是□否□10保修卡（售后服務承諾）是□否□11安裝調(diào)試報告（測試報告）是□否□供貨方提供，設備負責人簽字確認，要求見《驗收實施細則》第三章十一條12培訓內(nèi)容和培訓記錄是□否□依據(jù)合同約定13質量技術驗收報告是□否□設備負責人撰寫，要求見《驗收實施細則》第四章十六條14第三方檢測報告、鑒定報告是□否□依據(jù)合同約定15合同中約定的其他資料.........資料缺失情況說明（如實填寫資料缺失情況，并由設備負責人簽字，資料齊全無需填寫）設備負責人：表2非標(自制\委托研制)儀器設備檔案資料移交清單(合同金額10萬元以上)年月日序號資料名稱是否齊全備注1購置審批表是□否□1-3項資料，2018年之前招標的由國資處負責歸檔，2019年之后招標的由設備負責人歸檔2論證報告是□否□3招投標文件（包括招標公告、招標文件、投標文件、招評標報告、中標公告、中標通知書等）是□否□4合同（技術協(xié)議）是□否□5設計方案是□否□6方案評審是□否□7研制工作總結是□否□8裝箱單（送貨單）是□否□9產(chǎn)品合格證明文件（包括整機和主要外購部件合格證）是□否□10原產(chǎn)地證明是□否□如有進口部件提供此項11使用說明書（技術手冊、維護手冊等）是□否□12保修卡（售后服務承諾）是□否□13安裝調(diào)試報告是□否□供貨方提供，設備負責人簽字確認，要求見《驗收實施細則》第三章十一條14培訓記錄是□否□依據(jù)合同約定15質量技術驗收報告是□否□設備負責人撰寫，要求見《驗收實施細則》第四章十六條16第三方檢測報告、鑒定報告是□否□依據(jù)合同約定17合同中約定的其他資料.........資料缺失情況說明（如實填寫資料缺失情況，并由設備負責人簽字，資料齊全無需填寫）設備負責人：表3特種設備檔案資料移交清單(合同金額10萬元以上)年月日序號資料名稱是否齊全備注1購置審批表是□否□1-3項資料，2018年之前招標的由國資處負責歸檔，2019年之后招標的由設備負責人歸檔2論證報告是□否□3招投標文件（包括招標公告、招標文件、投標文件、招評標報告、中標公告、中標通知書等）是□否□4合同（技術協(xié)議）是□否□5裝箱單（送貨單）是□否□6出廠合格證（產(chǎn)品質量證明文件、出廠檢測報告）是□否□7制造單位資質證明（設計、制造許可證）是□否□原件或復印件加蓋制造單位公章8設計、生產(chǎn)、安裝技術資料是□否□9使用說明書（技術手冊、維護手冊等）是□否□10保修卡（售后服務承諾）是□否□11安裝調(diào)試報告是□否□供貨方提供，設備負責人簽字確認，要求見《驗收實施細則》第三章十一條12特種設備使用登記證是□否□13培訓記錄是□否□依據(jù)合同約定14特種設備操作人員上崗證是□否□提供復印件15質量技術驗收報告是□否□設備負責人撰寫，要求見《驗收實施細則》第四章十六條16合同中約定的其他資料.........資料缺失情況說明（如實填寫資料缺失情況，并由設備負責人簽字，資料齊全無需填寫）設備負責人：表4軟件信息類設備檔案資料移交清單(合同金額10萬元以上)年月日序號資料名稱是否齊全備注1購置審批表是□否□1-3項資料，2018年之前招標的由國資處負責歸檔，2019年之后招標的由設備負責人歸檔2論證報告是□否□3招投標文件（包括招標公告、招標文件、投標文件、招評標報告、中標公告、中標通知書等）是□否□4合同、技術協(xié)議是□否□5軟件設計方案、方案評審、軟件開發(fā)工作總結、軟件系統(tǒng)測試大綱和測試報告是□否□自行開發(fā)或者委托開發(fā)軟件提供此項6裝箱單是□否□7軟件著作權登記證書、軟件銷售授權書、軟件使用授權書是□否□8原產(chǎn)地證明/報關單/免稅證明是□否□進口軟件提供9軟件安裝光盤是□否□10使用說明書是□否□11售后服務承諾是□否□12軟件測試報告是□否□供貨方提供，設備負責人簽字確認，要求見《驗收實施細則》第三章十一條13培訓記錄是□否□14