商務英語10種抱怨信函寫作篇

商務英語10種抱怨信函寫作篇plaintsclaims（埋怨和索賠信函）埋怨、索賠信函的目的是為了獵取更好的服務，對已消失的問題求得盡快的、妥當?shù)慕鉀Q。它通常是買方由于對收到的貨物不滿而書寫，如：貨物未按時到達；貨物雖抵達，但與訂單所載不同；貨物有損毀現(xiàn)象；貨物數(shù)量短缺或多余；貨物質量與樣品不符；服務不合理以及收費過高等，這些均是埋怨、索賠的正值理由。

書寫埋怨、索賠信函時，不妨開門見山出原先雙方同意的條件，然后列舉事實以表示有何不滿，以及為什么不滿，最終提出解決的方法。內(nèi)容應明確、清晰、有理，語氣要簡潔、堅決。避開使用生氣和使對方過于尷尬的措辭（除非你所埋怨的問題反復發(fā)生，且多次投訴而毫無結果）。

1）fordelayinshipment(由于發(fā)貨延遲而埋怨)

dearsirs,

thefurnitureweorderedfromyoushouldhavereachedusaweekago.needlesstosay,thedelayindeliveryhasputustogreatinconvenience.itisthereforeimperativethatyoudispatchthemimmediately.otherwiseweshallbeobligedtocanceltheorderandobtainthegoodselsewhere.

pleaselookintothematterasoneofurgencyandletushaveyourreplyasearlyaspossible.

yoursfaithfully,

友愛的先生們：我方從貴方訂購的家具應于一星期前收到。不用說，發(fā)貨的延遲給我方帶來了很大的不便。因此，貴方必需馬上發(fā)貨，否則我們將被迫取消訂單，到另處訂貨。

請緊急處理此事，并盡快告知結果。

2）forpoor-packing（由于包裝不妥提出索賠）

dearsirs,

wearewritingtoinformyouthatthetoyscoveredbyourorderno.519arrivedinsuchanunsatisfactoryconditionthatwehavetolodgeaclaimagainstyou.itwasfounduponexaminationthat10%ofthemarebrokenandsomearebadlyscratched,obviouslyduetotheimproperpacking.therefore,wecannotofferitforsaleatthenormalpriceandsuggestthatyoumakeusanallowanceof20%ontheinvoicedcost.thisistheamountbywhichweproposetoreduceoursellingprice.ifyoucannotaccept,imafraidweshallhavetoreturnthemforreplacement.

sincerelyyours,

友愛的先生們：我們寫信通知貴方，519號訂單玩具已收到，但貨物狀況很不令人滿足，故我們不得不提出索賠。經(jīng)檢查，我們發(fā)覺有10％的貨物破損，而且一些也有嚴峻磨損現(xiàn)象。很明顯，這是由于包裝不妥造成的。因此，我們無法以原價售出貨物。建議貴方依照發(fā)票金額賜予20％的折扣，這是我們所建議降低的售價額度。假如貴方無法接受，我們將不得不退貨，要求替換。

3）fordamageofgoods（由于貨物損壞而埋怨）

dearsirs,

ourorderno.jt-8theglasswareyousuppliedtoourorderof3rdjulywasdeliveredbytheshippingpanythismorning.the160cartonscontainingthegoodsappearedtobeinperfectcondition.butwheniunpackedthemwithgreatcare,iregrettoreportthat10cartonsofglasswarebadlycracked.

wetrustyoucanunderstandthatweexpectthepensationforourdamagedgoods.

yoursfaithfully,

友愛的先生們：訂單jt－8號我方于7月3日從貴處訂購的玻璃器皿已于今早貨運公司送到。裝有貨物的160個紙箱完好無損。但當我們當心打開檢查時，發(fā)覺有10箱玻璃器皿嚴峻破損。相信貴處能理解我方要求對損壞貨物進行賠償。

4）forinformity（由于貨物不符而埋怨）

dearsirs,

onmarch12,weordered1,200shirtssize42.butunfortunately,wereceivedpletelydifferentarticles-childrenclothestoday.wecanonlypresumethatamistakewasmadeandthechildrenclotheswereforanotherorder.

asihaveseveralcustomerswaiting,pleasearrangeforthereplacementsatonce.

faithfullyyours,

友愛的先生們：三月十二日我訂購了一千二百件四十二號男式襯衣。但不幸的是，今日我們收到了完全不同的貨物――兒童服裝。我們想貴方肯定搞錯了，兒童服裝是另一份訂單。由于有幾位客戶在等貨，故請貴方馬上支配更換貨物。

5）forunacceptablesubstitute（由于無法接受替代物而埋怨）

dearmr.cliff,

duringthepastthreemonthsihaveplacedtwosizableordersforthehandydeskpanionbyroy.specifyingthehardbackbinding.butbothtimeyousentmepaper-backbindingbecauseyouwereoutofstockonthehard-back.

fortunately,iamstillsellingafewofthepaperbacks,butmoreandmorecustomersaskforthehard-backones.(atleasttwoofourpetitorshavethisreferencebookinhard-backinourcities).

enclosedismyorderfor75copiesofthehandydeskpanioninhard-back.pleasedonot,underanycircumstances,sendmeanythingelse.ihaveplentyofthepaper-backinstock.

verysincerelyyours,

友愛的克里夫先生：在過去的三個月中，我兩次向貴方訂購了相當數(shù)量的由羅伊所著的《便利的辦公伙伴》一書，指定需要精裝本。但貴方由于精裝本缺貨，兩次寄給我的都是平裝本。

值得慶幸的是，我仍賣出一些平裝本，但越來越多的顧客索要精裝本。（本對少有兩家競爭者出售此書的精裝本）。

隨信寄上訂單，購買75本《便利的辦公伙伴》精裝本。請無論如何，不要寄給我其它替代物。我現(xiàn)已大量平裝本的庫存。

6）forshortweight(由于短重而要求索賠)

dearsirs,

wehavejustreceivedthesurveyreportfromshanghaimodityinspectionbureauevidencingthatalldrumsofapplejuiceweighshortbyform1to5kilogram,totaling300kilogram.asthedrumswereintact,itisobviousthatapplejuicewasshortweightbeforeshipment.undersuchcircumstances,wehavetofileaclaimagainstyoutotheamountofrmb

850plusinspectionfee.

weareenclosingthesurveyreportno.te(95)115andlookingforwardtoyoursettlementatanearlydate.

yoursfaithfully.

友愛的先生們：

我方剛剛收到上海商檢局的栓驗報告，證明全部蘋果汁每桶少一至五公斤,總共削減三千公斤。由于果汁完好無損，顯而易見，蘋果汁估裝運前就不夠重量。在這種狀況下，我方不得不向貴方提出八百五十元人民幣的索賠，另加檢驗費用?，F(xiàn)隨信附上第te（95）115號商檢報告，盼望早日解決這一問題。

7）forover-shipment（由于到貨數(shù)量過多而埋怨）

dearsirs,

wethankyouforpromptnessindeliveringthechinawareweorderedon20thdec.thenumberofcartonsdeliveredbyyourcarrierthismorningwas360,whereasourorderwasforonly320.

unfortunately,ourpresentneedsarepletelycoveredandwecannotmakeuseoftheextragoods.pleaseinformusbyfaxwhatwearetodowiththeextragoods.

yoursfaithfully,

友愛的先生們：對于我方12月20日訂購的瓷器，特別感謝貴方準時發(fā)貨。然而，今早貴方承運人送來360箱貨物，而我方只訂購了320箱。很不幸，我方目前的需要已完全飽和，無法接受多余的貨物。請傳真通知我方如何處理。

8）、orinferiorquality(由于質量低劣而埋怨)

dearsirs,

withreferencetoourorderno.315,wearepelledtoexpressourstrongplaintsfortheinferiorquality.paredtothesampleno.169,thearrivedself-adhesivecorrectiontapeisverytransparentanddoesnotsatisfactorilycovertheerrorbeingcorrected.

weshallbegladtohaveyourexplanationofthisinferiorityinthequality,andalsotoknowwhatyoupurposetodointhismatter.

sincerelyyours.

友愛的先生們：關于我方第315號訂單，由于到貨質量低劣，我主被迫表達劇烈的不滿。同169號樣品經(jīng)較，此次運到的修改帶淡薄，無法滿足掩蓋被改正的錯誤。我方盼望貴方對這一狀況加以解釋，并告知貴方對此事的處理方法。

yoursfaithfully,

友愛的先生們：對于我方12月20日訂購的瓷器，特別感謝貴方準時發(fā)貨。然而，今早貴方承運人送來360箱貨物，而我方只訂購了320箱。很不幸，我方目前的需要已完全飽和，無法接受多余的貨物。請傳真通知我方如何處理。

8）、orinferiorquality(由于質量低劣而埋怨)

dearsirs,

withreferencetoourorderno.315,wearepelledtoexpressourstrongplaintsfortheinferiorquality.paredtothesampleno.169,thearrivedself-adhesivecorrectiontapeisverytransparentanddoesnotsatisfactorilycovertheerrorbeingcorrected.

weshallbegladtohaveyourexplanationofthisinferiorityinthequality,andalsotoknowwhatyoupurposetodointhismatter.

sincerelyyours.

友愛的先生們：關于我方第315號訂單，由于到貨質量低劣，我主被迫表達劇烈的不滿。同169號樣品經(jīng)較，此次運到的修改帶淡薄，無法滿足掩蓋被改正的錯誤。我方盼望貴方對這一狀況加以解釋，并告知貴方對此事的處理方法。

10)、forpoorperformanceonaservicecontract(由于服務質量差而埋怨)

dearmr.weidner.

contractno.17854

youwillrecallthatyouandihavediscussedatleastthreetimesduringthepastsixmonthsthelowqualityofserviceprovidedbyyourhotel.aftereachconversation,serviceisimprovedforashorttime,andthenreverts.backtotheoldstandardthatbroughtabortmyoriginalplaints.

iwillsummarizeinthislettermypreviousdiscussionsaboutyourperformance.youmaywishtorefertoourcontractasyoureadmyments.

1.windows:accordingtothecontract,allwindowsaretobecleanedonceamonth.thisisnotbeingdone.oftenfromsixtoeightweekselapsebetweencleanings.evenwhenthewindowsarecleaned,thejobislessthansatisfactory.

2.carpets:thecarpetsshouldbevacuumedaftereachworkday.althoughyourservicepeopledoshowupeachday,theireffortscanonlybedescribedascareless.

3.miscellaneous:icouldmentionadozenothercleaningresponsibilitiesthatarenotbeingmetsatisfactorily--furnitures,lavatoriesandashtrays,for