全編制物業(yè)管理標(biāo)書的項目和要求

編制物業(yè)管理標(biāo)書的項目和要求投標(biāo)書在內(nèi)容上必須嚴(yán)格根據(jù)招標(biāo)單位發(fā)出的《編制標(biāo)書的項目和要求》來編制。由于招標(biāo)物業(yè)的具體情況不同，招標(biāo)單位的要求不同，因此投標(biāo)書內(nèi)的項目和要求也各不相同。通常物業(yè)管理投標(biāo)書項目主要有以下11項：一、管理方式投標(biāo)單位主要是依據(jù)招標(biāo)的物業(yè)現(xiàn)狀以及自身的專業(yè)經(jīng)驗和優(yōu)勢，選擇最適合的招標(biāo)物業(yè)的管理方式。比如選擇獨資管理方式，還是股份制的管理方式，仰或是有限責(zé)任公司的管理形式等等，對目標(biāo)物業(yè)的管理與現(xiàn)在的物業(yè)管理企業(yè)正在管理的物業(yè)之間采取形式的聯(lián)系等等。二、管理組織架構(gòu)所謂管理組織架構(gòu)就是介紹目標(biāo)物業(yè)的組織機構(gòu)，根據(jù)目前我國物業(yè)管理發(fā)展情況來看，物業(yè)管理組織機構(gòu)有三個特征：1、管理體制管理體制主要有三類：（1）總經(jīng)理負責(zé)制；（2）董事會下的三總師負責(zé)制；（3）董事會下的總經(jīng)理負責(zé)制。2、管理方法目前國內(nèi)的管理方法有兩種：（1）垂直領(lǐng)導(dǎo)方式（直線式管理模式）。優(yōu)點是政令淌通，管理到位，管理層直接對成本，對管理質(zhì)量負責(zé)。缺點是人力資源分散，橫向協(xié)調(diào)配合困難。（2）矩陣式領(lǐng)導(dǎo)方式。這種方式的優(yōu)點是充分利用人力資源，調(diào)動個方面的積極性，可采用現(xiàn)代化管理手段進行管理。缺點是管理結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性較差，人員經(jīng)常變動，容易形成多頭領(lǐng)導(dǎo)。這種方法適用于多品種而且形成規(guī)模的物業(yè)管理。3、機構(gòu)的設(shè)置根據(jù)管理物業(yè)的多少，以及業(yè)主的需求來確定管理組織結(jié)構(gòu)。目前我國物業(yè)管理體制下的物業(yè)管理的管理機構(gòu)有以下幾種：（1）三部一室。即機構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財務(wù)部、管理部、工程部。（2）四部一室。即機構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財務(wù)部、管理部、工程部、經(jīng)營服務(wù)部。（3）六部一室。即機構(gòu)具體設(shè)置為：辦公室、財務(wù)部、管理部、工程部、房產(chǎn)部、社區(qū)文化部、公關(guān)部。除了機構(gòu)明確以外，對參加管理服務(wù)人員的素質(zhì)構(gòu)成要進行策劃、培訓(xùn)。比如目標(biāo)物業(yè)管理的管理經(jīng)理、副經(jīng)理，他們的文化層次，年齡結(jié)構(gòu)，工作經(jīng)驗，都應(yīng)明確規(guī)定下來。然后對從事目標(biāo)物業(yè)管理服務(wù)的人員結(jié)構(gòu)也要明確，對他們的文化素質(zhì)，工作能力，基本條件都要提出要求，甚至要制定好接受目標(biāo)物也管理以后的人才培訓(xùn)計劃。三、管理費用的收支預(yù)算方案經(jīng)費是物業(yè)管理運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和保證，所以對目標(biāo)物業(yè)必須要進行經(jīng)營測算。測算應(yīng)本著“實事求是”、“取之于民、用之于民”、“用戶至上、服務(wù)第一”、“根據(jù)物業(yè)功能、分層次收費”等原則進行。1、收入測算物業(yè)管理費用主要來源于物業(yè)管理服務(wù)收取的各類費用。因此，該收的費用都要收齊，不能漏收。通常收費的項目有：（1）目標(biāo)物業(yè)的管理費用。按照政府物價部門核準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)進行測算。（2）物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)所給的營業(yè)用房而開展“三產(chǎn)”經(jīng)營獲得的收入。（3）維修基金每年可取的利息金額。（4）其他方面的服務(wù)收入。2、支出預(yù)算圍繞著目標(biāo)物業(yè)開展管理服務(wù)所支出的成本核算。通常有：（1）人員工資、福利、津貼、獎金，以及其他各類保險支出。（2）各類服務(wù)成本的開支。例如，能源有水，電，氣，汽油等的消耗；各種設(shè)備的添置；各類服務(wù)所需要的的消耗品。（3）物業(yè)管理企業(yè)正常的辦公管理服務(wù)所需要的各項開支。（4）其他有關(guān)各項的開支等。通常根據(jù)招標(biāo)文件的要求，要進行3年預(yù)算。四、管理操作這部分要求細化，他體現(xiàn)出物業(yè)管理企業(yè)的管理水平、管理質(zhì)量，以及規(guī)范化的管理的標(biāo)準(zhǔn)，從這些制度中可以看出物業(yè)管理企業(yè)的實力、能力，所以各物業(yè)管理企業(yè)都對此很重視。其通常分為兩大類：1、根據(jù)目標(biāo)的物業(yè)情況，認真制定相應(yīng)的規(guī)章制度。通常物業(yè)管理規(guī)章制度分為：（1）公眾管理制度，主要包括：①業(yè)主公約；②精神文明建設(shè)公約；③樓宇使用及維護管理規(guī)定；④裝修管理規(guī)定；⑤治安管理規(guī)定；⑥清潔衛(wèi)生管理規(guī)定；⑦消防管理規(guī)定；⑧交通車輛管理規(guī)定；⑨環(huán)境保護管理規(guī)定。（2）崗位責(zé)任制度，主要包括：①管理處主任崗位職責(zé)；②管理處主任助理崗位職責(zé)；③環(huán)境主管崗位職責(zé)；④保潔員崗位職責(zé)；⑤保安主管崗位職責(zé)；⑥工程主管崗位職責(zé)；⑦維修人員崗位職責(zé)；⑧會計人員崗位職責(zé)；⑨行政人員崗位職責(zé)。（3）內(nèi)部管理運作制度，主要包括：①員工行為規(guī)范；②培訓(xùn)制度；③考核制度；④獎懲制度；⑤回訪制度；⑥來訪，投訴處理制度等。2、根據(jù)目標(biāo)物業(yè)，確定各管理崗位工作人員的職責(zé)管理崗位主要有：①保安；②機電維修；③清掃保潔；④園林綠化；⑤電梯操作；⑥社區(qū)文化。五、管理目標(biāo)，經(jīng)營管理宗旨、方針投標(biāo)書中應(yīng)表明投標(biāo)單位對目標(biāo)物業(yè)的管理目標(biāo)、管理方針、管理宗旨，便于業(yè)主委員會成立的招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組及評委們更加清楚理解物業(yè)管理的理念、宗旨。例如某物業(yè)管理企業(yè)投標(biāo)某商住樓時，提出管理目標(biāo)：樹立“服務(wù)至上，客戶第一”的管理思想，達到一流管理、一流形象、一流效益，一促進后期的樓宇銷售；提出管理經(jīng)營方針：保本經(jīng)營、獨立核算、自負盈虧、開展一業(yè)為主，多種經(jīng)營，求得自身的生存與發(fā)展。六、便民服務(wù)措施物業(yè)管理是有償?shù)姆?wù)活動，這是其性質(zhì)所決定的；然而開展物業(yè)管理并不是一味只追求經(jīng)濟效益，而是要正確處理好社會效益，環(huán)境效益與經(jīng)濟效益三者的關(guān)系，使之有機的統(tǒng)一。一些物業(yè)管理企業(yè)，在開展物業(yè)管理有償服務(wù)的同時，還向業(yè)主公開承諾無償便民服務(wù)項目若干項，深受業(yè)主的歡迎和好評。七、社區(qū)文化隨著一幢幢樓房的建好，新的社區(qū)環(huán)境形成，人們從熟悉的環(huán)境般到不熟悉的環(huán)境，特別是老年人的“高樓病”多了，孩子也變得孤獨了。為此，社區(qū)文化的重要性越來越被老百姓看中，成為購房中的一個重要因素。物業(yè)管理企業(yè)在寫投標(biāo)書時，應(yīng)認真考慮到社區(qū)文化的開展，制定有關(guān)社區(qū)文化制度，安排好各類社區(qū)文化活動，使住宅小區(qū)內(nèi)的業(yè)主不僅享受到物質(zhì)文明，也享受到精神文明。八、管理指標(biāo)的承諾物業(yè)管理是新生事物。國家為了規(guī)范和指導(dǎo)物業(yè)管理，對一些管理服務(wù)也相應(yīng)的作出了一些基本要求。作為投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)，針對目標(biāo)物業(yè)，對照國家有關(guān)規(guī)定，向業(yè)主委員會作出相應(yīng)的承諾。通常有以下主要內(nèi)容的承諾：（1）房屋及配套設(shè)施的完好率；（2）房屋零修，急修及時率；（3）維修質(zhì)量合格率；（4）清潔保潔率；（5）道路車輛完好率；（6）小區(qū)治安案件發(fā)生率；（7）業(yè)主綜合服務(wù)滿意率；（8）綠化完好率；（9）重復(fù)維修率；（10）住戶有效投訴率等。九、檔案資料的建立和管理為了使物業(yè)管理規(guī)范化、程序化，為了對物業(yè)管理狀況進行連續(xù)化記錄，并保留資料，需要建立檔案資料管理。投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對建立檔案管理制度提出相應(yīng)的設(shè)想：是否建立單獨的檔案室，還是放在辦公室合署辦公；派幾位同志負責(zé)檔案管理；管理的程序圖；采用什么樣的管理制度，是否實行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化的電子計算機管理檔案等等。十、提高物業(yè)管理水平的新設(shè)想物業(yè)管理企業(yè)在對目標(biāo)物業(yè)進行投標(biāo)時，也需要表明本企業(yè)對未來的物業(yè)管理上水平、創(chuàng)一流、達國優(yōu)提出一些設(shè)想，使人們感到實實在在，同時又大膽創(chuàng)新。例如，某物業(yè)管理企業(yè)對目標(biāo)物業(yè)經(jīng)過調(diào)查之后，對未來目標(biāo)明確提出，接管后一年達到市優(yōu)，兩年達到省優(yōu)，三年達到國優(yōu)，在達到國優(yōu)的同時，一定通過iso9002貫標(biāo)，使物業(yè)管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化令人可敬、可佩、可信。十一、物業(yè)管理企業(yè)愿意接受的有關(guān)獎罰作為投標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)，在系統(tǒng)地闡述了本企業(yè)對目標(biāo)物業(yè)管理的各項設(shè)想，措施之后，需要在最后進行高度的概括和承諾。即向業(yè)主委員會承諾自己有能力，有決心管理好目標(biāo)物業(yè)，并表示管理好了怎么辦，管理不好愿意承擔(dān)什么處罰。例如，某物業(yè)管理企業(yè)在對待獎懲最后表態(tài)：有信心、有能力管理好住宅小區(qū)，管理好了以后并不是為了追求更多的獎金，而是追求更多的任務(wù)；如果管不好，一年以后便自動退出來，并承擔(dān)標(biāo)書里的經(jīng)濟懲罰。物業(yè)投標(biāo)過程全參考確定投標(biāo)意向并成立工作機構(gòu)物業(yè)管理企業(yè)在獲得投標(biāo)信息后，即可按企業(yè)的拓展計劃，確定投標(biāo)意向，相應(yīng)成立投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)組，由公司總經(jīng)理或有關(guān)部門經(jīng)理及方案編制人員組成，開展可行性研究工作。獲取招標(biāo)文件收到招標(biāo)邀請函通知書后，投標(biāo)工作小組應(yīng)迅速組織齊備公司經(jīng)營資質(zhì)的有關(guān)資料和證件，按招標(biāo)單位規(guī)定送交預(yù)審，獲取招標(biāo)文件后，應(yīng)詳細閱讀文件內(nèi)容，熟知各項要求，特別是對招標(biāo)文件中投標(biāo)保證書、履約書、獎罰措施等項應(yīng)仔細分析研討，并向招標(biāo)單位確認投標(biāo)書中不清楚事項，以便作準(zhǔn)備?？疾煳飿I(yè)現(xiàn)場投標(biāo)單位應(yīng)多次組織人員到物業(yè)現(xiàn)場進行現(xiàn)場實地考察，對照圖紙、設(shè)計說明書及招標(biāo)文件有關(guān)內(nèi)容、仔細分析，從而為管理方案的構(gòu)想奠定基礎(chǔ)。成本測算投標(biāo)單位應(yīng)組織富有經(jīng)驗的財會人員和物業(yè)管理人員根據(jù)擬承接物業(yè)的管理服務(wù)范圍、類型、檔次、標(biāo)準(zhǔn)等進行專題分析，作出較為精確的測算，對國家規(guī)定的管理服務(wù)單價可不必計算。在確定單價時，要從競爭戰(zhàn)略高度和戰(zhàn)術(shù)要求上去推敲，單價確定后與工作量相乘，便可得出管理服務(wù)費總標(biāo)價。編制標(biāo)書投標(biāo)單位在作出投標(biāo)報價決策之后，就應(yīng)組織編寫人員分工合作，按照招標(biāo)文件中的各項要求編制標(biāo)書。投標(biāo)書的主要內(nèi)容概要介紹如下：1.介紹投標(biāo)企業(yè)的概況和經(jīng)歷首先介紹投標(biāo)單位的位置、規(guī)模、經(jīng)營資質(zhì)等級、企業(yè)性質(zhì)、機構(gòu)、資本、人員結(jié)構(gòu)等基本情況，著重介紹現(xiàn)轄物業(yè)類型、名稱、管理面積及歷年獲得的效績、成果、經(jīng)驗。2.分析投標(biāo)物業(yè)的管理特點通過對投標(biāo)物業(yè)建筑架構(gòu)、配套設(shè)施、周邊環(huán)境、居民結(jié)構(gòu)等方面進行分析、綜合其布局、功上的特點，列出管理上的難點，提出相應(yīng)的管理措施。3.擬定質(zhì)量管理目標(biāo)和采用的管理方式質(zhì)量管理目標(biāo)，是指管理單位在合同期內(nèi)應(yīng)取得怎樣的社會效益、經(jīng)濟效益、環(huán)境效益、其質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)以國家職能部門和當(dāng)?shù)刂鞴懿块T制定的相關(guān)法規(guī)文件為依據(jù)。管理方式，是指管理單位對投標(biāo)物業(yè)在管理運作、綜合服務(wù)等方面擬采用的方式，如實行"一體化管理"、"以區(qū)養(yǎng)區(qū)"，推行ISO9002質(zhì)量體系規(guī)范化運作等方式。4.擬定管理服務(wù)內(nèi)容包括開發(fā)建設(shè)期間將提供的管理服務(wù)內(nèi)容、物業(yè)竣工驗收期間的管理服務(wù)內(nèi)容、住戶入住及裝修期間的管理服務(wù)內(nèi)容、實質(zhì)運作期間的管理服務(wù)內(nèi)容。重點是實質(zhì)運作的管理服務(wù)內(nèi)容，大體分為為房屋管理、保安、清結(jié)、維修、綠化、社區(qū)文化活動等七大服務(wù)，內(nèi)容力求周詳。5.物質(zhì)裝備計劃本著合理配置、保障利用的原則，對員工住房、管理辦公用房以及各類設(shè)備和用具，擬出一個周密的計劃，計劃中應(yīng)確切列出住房面積、物品分類單價及金6．管理人員配備根據(jù)物業(yè)實際需求設(shè)置管理骨干、專業(yè)人員、，力求精簡高效，在管理層、操作層人員的年齡、學(xué)歷、職稱（技術(shù)人員）、用功類型上均要按一定比例配置。對各崗位人員應(yīng)制訂出相應(yīng)的崗位職責(zé)和條件。7．管理規(guī)章制度包括管理單位員工內(nèi)部制度和約束各方的公共契約，各項制度均要以國家法律為準(zhǔn)繩，以地方政府相關(guān)法律為依據(jù)，結(jié)合實際而定，使之具有合法性、實用性和可操作性，也才能產(chǎn)生約束力。8．檔案建立與管理的設(shè)立應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化建立檔案管理流程，將系統(tǒng)收集環(huán)境資料（圖片）、建筑工程資料、圖紙、住戶檔案資料、裝修維修記錄、文書檔案、財務(wù)報表、小區(qū)榮譽等各類資料進行整理、分類、編目進入電腦儲存，以備檢查利用。9．經(jīng)費收支預(yù)算根據(jù)招標(biāo)文件中提供的數(shù)據(jù)，以及實地考察了解到的材料進行測算，制定經(jīng)費收支測算表。10．提出經(jīng)營、管理、服務(wù)的新思路為提高管理水平，投標(biāo)者可在創(chuàng)建安全文明單位、實施科學(xué)化、規(guī)范化管理、開展增收節(jié)支、服務(wù)承諾等諸方面提出即務(wù)實又能體現(xiàn)創(chuàng)新的大思路，以確保管理目標(biāo)的實現(xiàn)。以上僅是標(biāo)書的基本內(nèi)容，至于詳略取舍可依據(jù)所投物