檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性探討獲獎科研報告

檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性探討獲獎科研報告摘要：目前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，水電工程為我國發(fā)展做出了很大貢獻(xiàn)。隨著水電建設(shè)項目快速發(fā)展，提高水電建設(shè)項目檔案信息化水平成為水電建設(shè)項目檔案管理的重點(diǎn)。筆者闡釋了檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性，并從水電建設(shè)項目檔案管理工作實(shí)踐中，總結(jié)了檔案信息化建設(shè)中存在的問題和解決思路，對水電建設(shè)項目檔案數(shù)字化、信息化具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理;重要性

引言

水電檔案是水電企業(yè)發(fā)展過程中各項活動的記錄。它們代表了水電企業(yè)的發(fā)展過程，反映了水電企業(yè)發(fā)展過程中的各種決策。檔案對水電企業(yè)的后續(xù)發(fā)展具有維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、指導(dǎo)企業(yè)決策的重要意義。隨著信息時代的到來，水電檔案管理的重要性日益突出。在水電企業(yè)發(fā)展過程中，不僅要重視檔案的整理與保存，而且要重視檔案的開發(fā)與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為水電企業(yè)的決策提供依據(jù)，促進(jìn)水電企業(yè)的發(fā)展。

1檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性

1.1有助于提升項目檔案管理質(zhì)量

在我國水電工程檔案信息化管理上存在諸多問題，比較明顯的就是信息化建設(shè)與檔案管理的能力不夠。為此，就需要借助信息化技術(shù)，并將其與檔案管理相結(jié)合，利用計算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，不斷提高水電工程檔案管理的效率和質(zhì)量，推動水電工程檔案管理效率，使其朝著更加標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。與傳統(tǒng)檔案管理相比，信息化檔案建設(shè)與管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的長久保存，同時實(shí)現(xiàn)水電工程信息的有效利用，從而拓寬水電工程檔案管理的范圍。

1.2有助于促進(jìn)項目檔案信息的共享

水電工程建設(shè)項目具有整體化、系統(tǒng)化等特點(diǎn)，即各部門之間要實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。然而當(dāng)前我國水電工程檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量比較一般，未能建立形成比較科學(xué)系統(tǒng)的管理運(yùn)行制度。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與水電工程檔案管理，就需要采用全國統(tǒng)一的項目檔案管理軟件，促進(jìn)水電工程信息的開放與共享，提高水電工程檔案管理的效率和利用率。就目前情況來看，全國各級項目檔案都已經(jīng)朝著“無紙化”的方向發(fā)展，從而打破傳統(tǒng)檢索信息過程中存在的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化發(fā)展。

2檔案信息化建設(shè)的問題

2.1缺乏設(shè)計，資源浪費(fèi)較為嚴(yán)重

許多水電企業(yè)雖然積極構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際的管理過程中，多是各個部門各自為政，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)不具備兼容性，需要資源重復(fù)收集，或是部門之間的信息資源不一致，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

2.2信息安全的“不可靠性”

造成檔案資源不安全的因素有兩點(diǎn)：一是水電企業(yè)管理層缺乏信息化檔案管理的安全意識，導(dǎo)致審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，黑客的竊密技術(shù)也得到飛速發(fā)展，嚴(yán)重威脅著檔案信息安全。以現(xiàn)在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于水電企業(yè)平時不注重加強(qiáng)防范，不注重技術(shù)維護(hù)，從而導(dǎo)致檔案信息被封鎖。

2.3對檔案數(shù)據(jù)缺乏深度挖掘

檔案信息不僅是水電企業(yè)過往決策的記錄，也是輸電企業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。在以往的檔案信息化建設(shè)過程中，許多企業(yè)僅僅對信息化進(jìn)行建設(shè)，忽視了對檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)沒有得到合理的運(yùn)用，沒有發(fā)揮檔案信息對于企業(yè)決策的輔助作用。

3提升檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

3.1充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)在工作中的重要地位

首先，應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案信息化建設(shè)的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工。對每一項具體的與信息化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設(shè)的重視程度。

3.2建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理共享模式

隨著信息時代的到來，水電企業(yè)檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發(fā)利用帶來了困難。為了提高檔案開發(fā)的效率，必須將現(xiàn)代管理技術(shù)融入企業(yè)檔案的開發(fā)利用之中。建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺是將現(xiàn)代管理技術(shù)融入檔案信息化建設(shè)的重要手段。建立共享平臺，使水電企業(yè)充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。在實(shí)際工作過程中，檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對檔案進(jìn)行分類整理。各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高水電企業(yè)檔案的利用率。

3.3保證資金投入

一般來說，大多數(shù)水電工程要想做好檔案信息化建設(shè)，都需要通過財政預(yù)算才能保證相關(guān)工作的順利開展。因此，加大水電工程檔案信息化建設(shè)資金投放，就必須促進(jìn)自身財政預(yù)算量的進(jìn)一步提升，爭取將檔案信息化建設(shè)納入到政府的專項建設(shè)資金中，從而確保有充足的資金保證檔案信息化建設(shè)的順利開展。

3.4加大投入和完善檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

軟、硬件配置的提升，一方面有利于促進(jìn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機(jī)及系統(tǒng)，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

3.5水電建設(shè)項目檔案數(shù)字化工作

（1）文檔掃描

存量檔案的數(shù)字化工作，首先是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描加工，這是檔案數(shù)字化最基礎(chǔ)的工作。由于項目檔案掃描工作量巨大，無法對所有檔案進(jìn)行掃描，因此我們在進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描時會按照一定的原則進(jìn)行。對于已經(jīng)形成的檔案，選擇具有永久、30年以上保存價值的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案逐步進(jìn)行掃描，且最終完成檔案的目錄和全文的數(shù)字化處理，而對于短期保存、利用價值不大的檔案則緩處理或不處理。這樣既提高了數(shù)字化的效率，又減少了不必要的浪費(fèi)，達(dá)到快速推進(jìn)信息化建設(shè)的目的。

（2）建立電子文檔

各參建單位在移交紙質(zhì)文件的同時，必須同步移交相對應(yīng)的電子文檔;沒有電子文檔的，應(yīng)進(jìn)行掃描加工，制作成電子文件。電子文件歸檔按照國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》執(zhí)行;紙質(zhì)文件數(shù)字化按照《紙制檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）執(zhí)行;數(shù)碼照片歸檔按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）執(zhí)行;重要的錄音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz;錄像以MPG、MP4格式保存。

3.6培養(yǎng)一批高素質(zhì)的人才隊伍充實(shí)到檔案管理信息化建設(shè)中來

一方面，通過加強(qiáng)對檔案管理工作者的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識，并引導(dǎo)檔案管理者們樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。另一方面，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理工作者的計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識，并熟練掌握