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文檔簡介

檔案保管協(xié)議書背景檔案保管是企業(yè)管理和發(fā)展的基石，對于公司的長遠發(fā)展具有不可替代的作用。隨著社會和經濟的發(fā)展，各行各業(yè)對檔案保管的需求越來越大，一個良好的檔案保管系統(tǒng)已成為許多企業(yè)關注的焦點。為更好地規(guī)范公司檔案管理，確保公司檔案的完整性、可靠性和保密性，特制定本檔案保管協(xié)議書。內容1.安全性1.1公司應將檔案存放于具有嚴格安全系統(tǒng)控制的保管室內，保證檔案的完整性、安全性和保密性。1.2管理人員要定期檢查檔案保存設施的安全性能，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。1.3對于涉密檔案，要設置相應的存放環(huán)境，設立相應安全措施，保證絕對保密。2.效率性2.1公司應按檔案分類制定存檔計劃，對每個檔案制定存儲細則，明確保管內容、存放時間、保管要求等。2.2對于經常使用的檔案，應放在便于取用的地方。沒有使用價值，但有歷史價值的檔案，可以采取復制保存方式，存檔原件采用一定的方式存放。2.3檔案的檢索和歸還要有明確的流程，確保檔案利用的效率。對于較重要的檔案，實行借閱申請和審批制度。離職員工工作檔案歸公司處理，離職證明、社保等材料歸離職員工所有。3.原則性3.1要遵循檔案管理的基本原則：即一份檔案只存放一份，避免重復存放，確保數(shù)據準確性和一致性。3.2對檔案的存儲要有條不紊，要嚴格按照檔案管理標準進行操作，確保檔案管理專業(yè)。不得私自銷毀、轉移、借出或將檔案用于其他目的等行為。3.3對于已經處置的檔案，應按照檔案處理規(guī)定，及時進行銷毀或者轉存。4.保密性4.1在檔案保管和利用過程中，要嚴格遵守國家機密法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案的保密性。4.2涉及公司商業(yè)機密的檔案，在存儲、歸檔及利用過程中應格外注意保護。4.3符合存儲期限的檔案，如有需求可向公司申請?zhí)崆敖饷芑驈椭?，但應得到公司管理人員的同意及保密部門的授權。結論本協(xié)議是公司檔案管理的基準文件，所有人員在檔案保管和利用過程中必須嚴格遵守。當前，保障企業(yè)檔案安全是組織發(fā)展的必要條件之一，因此，對檔案保管的要求

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