文書檔案管理制度電子版（3篇）

第4頁(yè)共4頁(yè)文書檔案管理制度電子版一、歸檔時(shí)間機(jī)關(guān)各職能股室、二級(jí)單位按歸檔范圍，在每年____月底前，將上年度的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號(hào)存檔。二、歸檔范圍1、上級(jí)主管機(jī)關(guān)及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導(dǎo)性文件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、批示、批復(fù)、意見(jiàn)等。2、本局領(lǐng)導(dǎo)或局內(nèi)人員到上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)、開會(huì)帶回來(lái)的文件材料以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)求和其他材料。3、上級(jí)非隸屬機(jī)關(guān)的同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來(lái)備案的重要文件材料。4、本局代上級(jí)機(jī)關(guān)或區(qū)領(lǐng)導(dǎo)草擬征求意見(jiàn)、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。5、本局召開全區(qū)教育工作會(huì)議____通知、議程、____、記錄、決議、決定、討論通過(guò)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、局務(wù)會(huì)議記錄等材料。6、本局頒發(fā)的或與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報(bào)、通知、批復(fù)、指示、總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示等文件材料。7、本____干部（教師）招聘、選拔、職務(wù)任免、工作調(diào)動(dòng)____通知、批復(fù)等文件。8、本局進(jìn)行調(diào)查研究、檢查工作或者其他機(jī)關(guān)協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。9、本局處理群眾來(lái)信來(lái)訪形成的各種材料和處理指示、意見(jiàn)。10、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動(dòng)的照片、講話、剪報(bào)、材料等。12、本局制訂的工作計(jì)劃、總結(jié)以及各類名冊(cè)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表等材料。13、本____機(jī)關(guān)及二級(jí)單位干部職工任免、調(diào)資、獎(jiǎng)懲（包括轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)____存根）等文件材料。14、下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的各種計(jì)劃、報(bào)告、信息、總結(jié)、請(qǐng)示、重要會(huì)議活動(dòng)的報(bào)道及送達(dá)備案的各類統(tǒng)計(jì)表等。15、專業(yè)技術(shù)職務(wù)確認(rèn)起點(diǎn)職務(wù)審批表、聘任呈報(bào)表、任職資格評(píng)審表、任務(wù)合同書、年度考核登記表、工作總結(jié)和畢業(yè)證復(fù)印件等。16、各級(jí)各類獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等。17、本單位會(huì)計(jì)原始記賬、匯總憑證、總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)告、年度報(bào)表，預(yù)算、決算表及分析材料、各類移交清冊(cè)等。18、上級(jí)和本局領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。19、本局工程設(shè)計(jì)、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計(jì)劃、合同書、協(xié)議，投資項(xiàng)目、土地規(guī)劃許可證、所有權(quán)證，工程竣工驗(yàn)收、材料檢驗(yàn)、檢測(cè)、報(bào)告記錄，工程預(yù)算、決算、結(jié)算書等有關(guān)材料。20、本局購(gòu)置的財(cái)產(chǎn)、檔案等交接憑證及各類設(shè)備說(shuō)明書、用戶手冊(cè)等。21、機(jī)關(guān)各股室、二級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要留存歸檔的其他資料。三、查閱利用1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復(fù)制卷內(nèi)材料，須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)檔案管理人員____、蓋章后方可調(diào)閱。3、局機(jī)關(guān)各股室、二級(jí)單位只限于查閱本股室工作范圍內(nèi)的檔案，查閱超越本股室職責(zé)范圍的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則，不予查閱。4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)方可借用，借用時(shí)間最多不超過(guò)三天。5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無(wú)損，不得擅自拆卷、涂改、作標(biāo)記。任何人不得將檔案轉(zhuǎn)借和調(diào)換，查、借閱檔案按規(guī)定時(shí)間歸還。6、對(duì)歸還的案卷，必須當(dāng)面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出并進(jìn)行處理，造成嚴(yán)重后果的，報(bào)請(qǐng)局黨組對(duì)相關(guān)責(zé)任人作嚴(yán)肅處理。文書檔案管理制度電子版（二）1、目的與適用范圍本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,本制度適用于公司文書檔案的管理。2、工作內(nèi)容2.1文書檔案的歸檔2.l.l各部門承辦完畢需要?dú)w檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動(dòng)不得私自帶文件到其它單位。2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)和紅墨水書寫。2.1.4移交歸檔的案卷應(yīng)編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求：2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。2.1.5.2標(biāo)題要文字概括、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確,而且標(biāo)題不宜過(guò)長(zhǎng),一般不超過(guò)____個(gè)字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號(hào),填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。2.2文書檔案的整理和保管2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號(hào)、立卷、登記入庫(kù)保管,2.2.2要做到檔案卷冊(cè)存放條理、整齊,便于查找和檢索。2.2.3檔案要編號(hào)、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫(kù)房和存儲(chǔ)設(shè)備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。2.2.5檔案保管要按照永久、長(zhǎng)期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。2.2.6檔案管理人員對(duì)庫(kù)房存檔要進(jìn)行定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施研究解決。2.3文書檔案的簽定和銷毀2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)檔案材料的鑒定工作。2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應(yīng)對(duì)照上級(jí)和本單位的保管期限進(jìn)行審查,根據(jù)案卷對(duì)本單位現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)工作的參考價(jià)值,確定保管期限。2.3.3對(duì)確實(shí)推動(dòng)保管價(jià)值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。2.3.4銷毀時(shí)必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽署材料永久保存。2.4文書檔案的統(tǒng)計(jì)利用2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)統(tǒng)計(jì)表、主要內(nèi)容、時(shí)間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復(fù)制等。2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對(duì)借閱的檔案注意愛(ài)護(hù)、保密,嚴(yán)禁私自涂改和銷毀。2.4.4對(duì)帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準(zhǔn)持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無(wú)關(guān)的部分。文書檔案管理制度電子版（三）文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要見(jiàn)證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記（函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門），及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。二、發(fā)文制度1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)（屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)），由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。三、檔案管理制度（一）歸檔范圍1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議____通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。3、公司在發(fā)展過(guò)程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)____文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)____決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來(lái)文件（即外____文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。7、公司及各部門的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。9、信訪工作材料。10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。（二）歸檔時(shí)間1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。2、每年____月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。（四）檔案管理1、檔案管理。依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。2、檔案保管。公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。3、檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。4、檔案的銷毀。文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過(guò)保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀