物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制及保密制度

物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制及保密制度一、引言物業(yè)公司在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，需要涉及到與外部單位、個(gè)人的往來(lái)文書(shū)，如合同、通知、報(bào)告等，這些文書(shū)的控制和保密對(duì)物業(yè)公司的經(jīng)營(yíng)管理有著重要的影響。因此，建立完善的物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)控制和保密制度，對(duì)于保證物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)管理的規(guī)范和安全有著重要的意義。二、往來(lái)文書(shū)的管理與控制1.文書(shū)管理的重要性在物業(yè)公司中，往來(lái)文書(shū)的管理非常重要，它涉及到公司利益和聲譽(yù)的保護(hù)。一般來(lái)說(shuō)，物業(yè)公司應(yīng)該建立相應(yīng)的文書(shū)管理制度，明確文書(shū)的格式、保存期限和銷(xiāo)毀方式，以保障公司機(jī)密不被泄露。2.文書(shū)控制的原則為了保證往來(lái)文書(shū)不被泄露和丟失，物業(yè)公司應(yīng)該遵循一下原則：對(duì)文書(shū)進(jìn)行編號(hào)和登記，建立文書(shū)檔案，并按照要求進(jìn)行保存。嚴(yán)格限制文書(shū)的流轉(zhuǎn)范圍，建立文書(shū)流轉(zhuǎn)制度。對(duì)文書(shū)查驗(yàn)、借閱、復(fù)制等行為進(jìn)行審批和簽字，記錄查閱、借閱、復(fù)制等行為。對(duì)機(jī)密文書(shū)進(jìn)行特別管理，建立機(jī)密文書(shū)的專(zhuān)門(mén)保密制度。3.文書(shū)管理和控制具體實(shí)踐為了保證物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)的安全管理和控制，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行具體實(shí)踐：（1）文書(shū)管理建立文書(shū)領(lǐng)用和申請(qǐng)流程，明確領(lǐng)用人和申請(qǐng)人的身份和權(quán)限。對(duì)文書(shū)進(jìn)行編號(hào)、封存和登記，建立文書(shū)檔案，按照文書(shū)的保存期限及時(shí)進(jìn)行歸檔或銷(xiāo)毀。對(duì)機(jī)密文書(shū)設(shè)定特殊登錄，記錄登錄人、登錄時(shí)間和登錄方式。在重要會(huì)議上，要求與會(huì)人員帶齊會(huì)議資料和文書(shū)，并嚴(yán)格限制不必要人員的參加。（2）文書(shū)控制對(duì)文書(shū)的流轉(zhuǎn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，建立文書(shū)流轉(zhuǎn)制度，規(guī)定文書(shū)的起點(diǎn)和終點(diǎn)，并嚴(yán)格記錄文書(shū)的傳遞過(guò)程。對(duì)文書(shū)進(jìn)行查驗(yàn)、借閱、復(fù)制等行為進(jìn)行審批和簽字，并在文書(shū)上記錄查閱、借閱、復(fù)制等行為。對(duì)機(jī)密文書(shū)進(jìn)行特殊管理，建立機(jī)密文書(shū)的專(zhuān)門(mén)保密制度，包括機(jī)密文書(shū)的保存、復(fù)制、傳遞、銷(xiāo)毀等方面的規(guī)定。三、往來(lái)文書(shū)保密制度為了保證物業(yè)公司往來(lái)文書(shū)的保密，應(yīng)該建立完善的往來(lái)文書(shū)保密制度，即建立機(jī)密文書(shū)保密制度和非機(jī)密文書(shū)保密制度。1.機(jī)密文書(shū)保密制度對(duì)機(jī)密文書(shū)進(jìn)行編號(hào)，并設(shè)置特殊登錄。建立機(jī)密文書(shū)的特殊存儲(chǔ)區(qū)域，并對(duì)機(jī)密文書(shū)實(shí)行特別保護(hù)。限制機(jī)密文書(shū)的流通范圍，規(guī)定只有經(jīng)過(guò)特別授權(quán)的人員才能查閱和使用。對(duì)機(jī)密文書(shū)的歸檔、借閱、復(fù)制、傳遞和銷(xiāo)毀等行為進(jìn)行嚴(yán)格控制。若機(jī)密文書(shū)需要發(fā)送給外部單位或個(gè)人，必須經(jīng)過(guò)上級(jí)授權(quán)，并在郵寄或發(fā)送前進(jìn)行加密處理。2.非機(jī)密文書(shū)保密制度對(duì)非機(jī)密文書(shū)進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)準(zhǔn)化，明確每份文書(shū)的使用范圍和權(quán)限。在非機(jī)密文書(shū)的傳遞、傳閱、復(fù)制或使用時(shí)，要求保密文件傳送前先進(jìn)行郵件或網(wǎng)絡(luò)傳輸加密或口頭確認(rèn)。確定文書(shū)權(quán)限管理人員，并規(guī)定文書(shū)權(quán)限被吊銷(xiāo)后不得再次開(kāi)放給其它員工使用。結(jié)論物業(yè)公司必須建立完善的文書(shū)管理、文書(shū)控制和文書(shū)保密制度，正確處理往來(lái)文書(shū)的相關(guān)問(wèn)題才能規(guī)范公司經(jīng)營(yíng)管理，保護(hù)公司