外貿(mào)公司工作管理流程

外貿(mào)公司工作管理流程一、外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位

一個(gè)公司或工廠的外貿(mào)部門(mén)在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門(mén)。

首先，直接同客人的接觸使它始終處于工作的前沿，部門(mén)對(duì)于市場(chǎng)的變化及客戶的要求有很深化的了解，工作繁瑣而又要求細(xì)心。

其次，從形象上講，外貿(mào)部門(mén)在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現(xiàn)，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現(xiàn)著整個(gè)公司的文化。

再次，外銷(xiāo)部門(mén)是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過(guò)同外貿(mào)部門(mén)的溝通溝通間接地理解了公司的運(yùn)作，文化。公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過(guò)外貿(mào)部門(mén)的工作推出去的，同時(shí)客戶的各種信息也是通過(guò)外貿(mào)部門(mén)的分析討論后轉(zhuǎn)達(dá)給公司內(nèi)部其它部門(mén)的，故在這點(diǎn)上可以說(shuō)外銷(xiāo)部門(mén)是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點(diǎn)，就要求公司的工作人員：在做事的時(shí)應(yīng)有原則，但又能敏捷處理事情，做事仔細(xì)負(fù)責(zé)，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽(tīng)取客戶的不同意見(jiàn)(無(wú)論好的或壞的)，對(duì)于突發(fā)大事的發(fā)生，要能冷靜處理，有溝通力量，工作協(xié)調(diào)力量，工作組織力量及能承受工作壓力。

在本部門(mén)內(nèi)各位員工之間要充分合作，相互協(xié)調(diào)，工作任務(wù)安排明確，工作要有序，堅(jiān)持根據(jù)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避開(kāi)引起問(wèn)題的發(fā)生，爭(zhēng)取制造一種活潑，輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊幻妗?/p>

外貿(mào)部門(mén)有其特別性，但它不是孤立存在的，是以生產(chǎn)部門(mén)及其它部門(mén)為基礎(chǔ)的`。在工作中要能同本公司其它部門(mén)進(jìn)行樂(lè)觀有效的溝通。處理事情方面應(yīng)就事論事，以第一時(shí)間處理事情為原則。

二、外貿(mào)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程

(一)、外部的聯(lián)系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門(mén)工作的中心及重心，同報(bào)關(guān)公司的聯(lián)系，同運(yùn)輸公司的聯(lián)系，同倉(cāng)庫(kù)的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級(jí)配件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過(guò)一步一步的合理支配來(lái)完成的。各個(gè)環(huán)節(jié)之間要支配認(rèn)真。工作不能斷層，

(二)、內(nèi)部的溝通主要是與其它部門(mén)的協(xié)作，包括，選購(gòu)部，生產(chǎn)部，等其它部門(mén)，從主要工作的特點(diǎn)來(lái)講，工作主要是在通過(guò)溝通溝通的方式來(lái)完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達(dá)，幫助生產(chǎn)部，選購(gòu)部等其它部門(mén)完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來(lái)把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實(shí)際的貨物。故外貿(mào)部門(mén)最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的

工作支配。它以其它部門(mén)為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門(mén)的作用

(三)、外貿(mào)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用肯定的資料表格來(lái)規(guī)范部門(mén)的工作。做到各種信息都有記錄。

1)樣辦單：(SAMPLEFORM)。樣辦在業(yè)務(wù)中有著不行忽視的重要性，假如客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會(huì)計(jì)一份，樣辦單填寫(xiě)肯定要標(biāo)明全部的客人要求細(xì)節(jié)。樣辦要比客人要求多做一個(gè)，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后根據(jù)樣辦生產(chǎn)大貨。

訂單落實(shí)后，如有條件(公司主見(jiàn))，每張訂單都要打板確認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大貨之前，依據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)，以確保各個(gè)配件的質(zhì)量和交貨期，確認(rèn)樣辦無(wú)誤后再通知供應(yīng)商生產(chǎn)。

2)、報(bào)價(jià)單：(QUOTATIONFORM)，同客人面談時(shí)，價(jià)格可以立刻確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中許多時(shí)候要用到報(bào)價(jià)單，報(bào)價(jià)單填寫(xiě)要標(biāo)明產(chǎn)品全部細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時(shí)間等。報(bào)價(jià)單由主管或業(yè)務(wù)員留存。

3)、形式發(fā)票：(ProformaInvoiceorP/I)，這是客人確認(rèn)訂單后開(kāi)給客人的訂單書(shū)面確認(rèn)形式。發(fā)票中要求標(biāo)明全部合同要件，包括：價(jià)格，數(shù)量，訂單要求，單價(jià)，交貨條件，付款方式，交貨時(shí)間，客人嘜頭等。經(jīng)部門(mén)主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部存一份，送會(huì)計(jì)一份，以便查賬。

4)、成本分析單，(COSTANALYSEFORM)。在報(bào)價(jià)階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢價(jià)的成本分析(也許)，在訂單確認(rèn)后要重新進(jìn)行具體的成本分析，假如利潤(rùn)低于部門(mén)規(guī)訂的百分比后要請(qǐng)部門(mén)主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤(rùn)范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可立刻操作。這里要求公司部門(mén)要對(duì)利潤(rùn)百分比做統(tǒng)一規(guī)定，如在多少以上可以立刻操作，如低于多少則要求征的部門(mén)主管或經(jīng)理的同意。通常規(guī)定：部門(mén)操作時(shí)，利潤(rùn)如低于5%，則需要征求總經(jīng)理的同意。由于客人要求不同，數(shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟識(shí)程度等不同對(duì)低于常規(guī)利潤(rùn)的訂單需要進(jìn)行評(píng)估。

5)、生產(chǎn)加工單：(ASSEMBLINGFORM)。在訂單確認(rèn)后，要依據(jù)同客戶所簽合同，把客人的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對(duì)訂單的詳細(xì)要求。每個(gè)細(xì)節(jié)都要有注明。特殊是交貨期及對(duì)質(zhì)量的掌握。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時(shí)。要召集相關(guān)部門(mén)主管開(kāi)小會(huì)，由負(fù)責(zé)這些訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門(mén)講解訂單具體要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門(mén)都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個(gè)部門(mén)有所失誤，其它人也可給以指正。開(kāi)會(huì)時(shí)要求主管參與，做到再次對(duì)訂單的核對(duì)，如跟單(選購(gòu)對(duì)訂單理解有所偏差時(shí)可準(zhǔn)時(shí)指出)。

6)、選購(gòu)單：(PURCHASEORDER或P/O)，這里主要指依據(jù)訂單要求選購(gòu)一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。要求選購(gòu)單簡(jiǎn)潔明白，對(duì)配件要求要具體講明。質(zhì)量要求及交貨期。特殊注明質(zhì)量要求及交貨期。選購(gòu)單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的選購(gòu)單要求供應(yīng)商簽回作實(shí)。

7)、驗(yàn)貨報(bào)表(INSPECTIONFORM)，公司要求每個(gè)跟單或主管要對(duì)每次訂單進(jìn)行抽檢，包括對(duì)配件的檢查，中期驗(yàn)貨及最終驗(yàn)貨。驗(yàn)貨時(shí)要求照單驗(yàn)貨，如有任何凝問(wèn)請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)通知主管或經(jīng)理，以便準(zhǔn)時(shí)解決問(wèn)題。跟單員要通知主管每次驗(yàn)貨的狀況，主管也有責(zé)任詢問(wèn)每張訂單的狀況。

8)、財(cái)務(wù)跟蹤單：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求會(huì)計(jì)部門(mén)要有明確的訂單財(cái)務(wù)記錄。

包括：

1)訂單訂金/尾款具體的記錄。

2)各訂單配件的帳款項(xiàng)明細(xì)資料。

9)、裝箱單：(PACKINGLIST)。每張訂單要依據(jù)客戶的包裝要求做一份包裝明細(xì)單。此單在貨做完驗(yàn)貨無(wú)誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種示意形式。

10)、其它文件：外貿(mào)部可能要接解到的文件還有：信用證(LetterofCreditorL/C),提單，C/O產(chǎn)地證，報(bào)關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證(配額)等。

11)、公司要求每張訂單的全部資料夾入一個(gè)資料FILE,包括此張訂單涉及到的全部資料,供應(yīng)商狀況和配件。

拓展：

外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程全梳理

外貿(mào)的基本流程：報(bào)價(jià)、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關(guān)手續(xù)、裝船、運(yùn)輸保險(xiǎn)、提單、結(jié)匯。

我們將其簡(jiǎn)潔劃分為詢盤(pán)簽單、通關(guān)運(yùn)輸、交單結(jié)匯三大部分，依據(jù)這三大部分我就可以將一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的日常工作流程依據(jù)外貿(mào)操作流程做如下梳理：

一、詢盤(pán)簽單階段

1.客戶詢盤(pán)：收到新的詢盤(pán)，對(duì)客戶進(jìn)行背景調(diào)查，準(zhǔn)時(shí)與客戶建立溝通，解決客戶的問(wèn)題和需求，對(duì)客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。

2.報(bào)價(jià)：依據(jù)與客戶溝通的內(nèi)容，確定貨物品名、生產(chǎn)廠家、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，并通過(guò)ProformaInvoice給客戶做正式報(bào)價(jià)。

3.完成簽單：雙方溝通確認(rèn)后，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會(huì)收到客戶正式的選購(gòu)訂單文件PurchaseOrder。

4.確認(rèn)交貨期：訂單確認(rèn)后，業(yè)務(wù)員要準(zhǔn)時(shí)告知工廠訂單詳情，并要求工廠支配生產(chǎn)方案，將生產(chǎn)方案和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。

5.完成業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)員收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目照實(shí)填寫(xiě)。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購(gòu)合同。業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。合同審批之后，制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。

6.下達(dá)生產(chǎn)通知：

業(yè)務(wù)員在確定交貨期后，滿意下列狀況可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠按時(shí)生產(chǎn)。

假如是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)馬上請(qǐng)客人改證；假如是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬；假如是放賬客戶，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。

二、通關(guān)運(yùn)輸階段

1.驗(yàn)貨：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。假如客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前假如客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公證行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間。

2.預(yù)備文件：工廠供應(yīng)的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件。

3.商檢：假如是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明產(chǎn)品的出口口岸和商檢要求，并供應(yīng)出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。

4.租船訂倉(cāng)：

（1）假如跟客人簽定的合同是FOB條款，通?？腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯(lián)系，在交貨期兩周前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（INGORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

（2）假如是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早確認(rèn)貨運(yùn)公司或船公司，開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)。

（3）假如貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。

5.支配拖柜：

（1）貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，托付拖車(chē)公司提柜，裝柜。給拖車(chē)公司發(fā)送以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜托付書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。

（2）給工廠發(fā)送裝車(chē)資料，包括：上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

（3）拿到精確?????貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。

6.托付報(bào)關(guān)：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，托付出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。托付報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)供應(yīng)一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。

7.獲得運(yùn)輸文件：最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理；督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)賬單；準(zhǔn)時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司準(zhǔn)時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。

8.預(yù)備其他文件：包括商業(yè)發(fā)票、FORMA原產(chǎn)地證書(shū)、一般原產(chǎn)地證、裝運(yùn)通知及裝箱單。

三、交單結(jié)匯階