規(guī)章制度-文件和資料管理制度

編號:文件和資料管理制度一、目的為規(guī)范公司文件資料管理，切實有效地加強文件資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等程序，維護其完整性、統(tǒng)一性和安全性，充分發(fā)揮該項資源在經(jīng)營管理、項目建設(shè)等各項工作中的有效作用，特制訂本管理制度。二、機構(gòu)設(shè)置和職責(zé)1、文件資料歸口管理部門為綜合部，各業(yè)務(wù)部門均為歸檔責(zé)任單位。2、文件資料管理人員應(yīng)當(dāng)嚴格執(zhí)行本制度，及時整理、歸檔和利用;負責(zé)公司和部門日常文件資料的收集、鑒定、整理、保管、利用等工作；熟悉公司及其部門的日常業(yè)務(wù)，做好文件資料的防盜、防火、防水、防潮、防強光等措施，確保資源的承繼、安全和保密。3、本辦法涉及的文件資料采取統(tǒng)一劃分、相對穩(wěn)定、可擴充的原則進行分類，以全部資料為分類對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合文件資料的內(nèi)容及其形成特點，保持其有機聯(lián)系，便于管理與開發(fā)利用。三、歸檔范圍公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料、照片、錄像（錄音）等均在歸檔范圍，具體如下：1、黨群類。2、行政管理類：行政管理部門在工作中形成的文件材料，包括公司內(nèi)部、對外和政府企業(yè)往來資料、信函、批復(fù)等。3、經(jīng)營管理類：包括物資采購、房屋銷售及其他經(jīng)濟活動中形成的各類材料。4、項目管理類：報建、報批文件，辦理手續(xù)、涉及的各類圖紙。5、工程類：包括每一項目工程開發(fā)建設(shè)中的圖紙、函件、聯(lián)絡(luò)單、招（投）標文件、合同等文件材料。（現(xiàn)開發(fā)工程與建筑工程合并，該部分檔案均由建筑歸檔）6、房產(chǎn)類：主要為公司產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的房屋的圖紙、合同、證件等文件材料。7、設(shè)計類。8、財務(wù)檔案。9、人事檔案。10、其他：包括營業(yè)執(zhí)照、各種證照、榮譽證書、獎杯等。1、公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，每月/每季/每年向綜合部移交，實行集中管理，任何人不得拒絕歸檔，財務(wù)、人事、工程等檔案材料由其相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保管，具體如下：類別保管部門備注財務(wù)檔案財務(wù)中心1、每季/年向綜合部提報文件資料和人事檔案人力資源部檔案的保管明細設(shè)計類設(shè)計部2、重要文件需向綜合部提供復(fù)件留存工程類工程部（現(xiàn)在隆宇）項目類報建部/綜合部芳產(chǎn)檔寮M1雪銷中心/綜合部2、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確，不得隨意篡改、替換。3、歸檔文件材料必須是各項管理活動的真實內(nèi)容，且必須為正本。4、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)有其文字說明材料。5、應(yīng)歸檔的書寫材料必須使用碳素墨水或藍黑墨水，不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、紅墨水、復(fù)寫紙等，書寫要工整，字跡要清晰。五、文件資料的移交1、凡移交至綜合部歸檔的文件和資料，必須履行交接手續(xù)，如實填寫《移交記錄》，一式兩份，接交雙方簽字。任何部門與個人不得以任何理由積壓、滯留需移交歸檔的資料。2、經(jīng)公司管理層認定的關(guān)鍵和重要文件資料，均由綜合部指定專人統(tǒng)一保管，任何部門、所屬公司與個人不得私自留存。3、文件資料應(yīng)定期以年度為單位，于每年的2月前將上年文件資料向綜合部移交，由各業(yè)務(wù)部門自行保管的文件資料需將明細于3月前報至綜合部。4、重要和關(guān)鍵資料可隨時進行移交保管。六、文件資料的保管㈠保管期限文件和資料的保管期限按檔案管理標準執(zhí)行，分為永久（50年以上）、長期（10年至50年（含））和短期（10年及以下）三種。凡是記述和反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司建設(shè)具有長遠利用價值的文件材料，應(yīng)列為永久保管。凡是反映公司一般活動的，在相當(dāng)長時期內(nèi)對公司工作具有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為長期保管。凡是在較短時期內(nèi)需要查考的材料，無長期保留必要應(yīng)列為短期保管。一般項目檔案、房產(chǎn)類檔案應(yīng)為永久保管，設(shè)備類實際保管期限不得短于實物的實際使用年限。文件和資料應(yīng)用檔案袋或卷宗盒分類整理，并根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，進行系列編排、編寫頁號，擬寫案卷標題，填寫案卷封面，確定保管期限、案卷排列、編制案卷目錄等。檔案柜要編上順序號，及注明存放案卷年號與卷號。㈡密級統(tǒng)一按檔案密級分為絕密、機密、秘密及一般四種。1、絕密。包括項目技術(shù)資料、重大項目的投資決策材料等。2、機密。公司章程，項目投資決策材料，設(shè)計文件、圖紙，房產(chǎn)信息，有關(guān)經(jīng)濟協(xié)議、合同、契約，公司高管人員的人事檔案資料，薪資、福利類方案及報表，公司客戶資料等。3、秘密。各部門的管理文件，公司的各類證照，財務(wù)資料，人事檔案資料，建筑檔案，各類會議紀要，價格資料，供應(yīng)商名錄等資料。4、一般。除絕密檔案、機密檔案、秘密檔案外的文件資料。㈢借閱、復(fù)制管理1、絕密級資料的借閱、歸還、復(fù)制管理絕密級資料經(jīng)總經(jīng)理簽字確認后方可在綜合部或其他相應(yīng)部門內(nèi)查閱,但不能抄錄、不得復(fù)制、拍照，僅限高管和相關(guān)具體事務(wù)承辦人員查閱。2、機密級資料的借閱、歸還、復(fù)制管理機密級資料借閱時首先報部門負責(zé)人及主管副總，總經(jīng)理批準后方可借閱，借閱人應(yīng)填寫《文件資料借閱登記表》，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如不能按時返回則可續(xù)借，但要重新填寫《文件資料借閱登記表》，資料在返還時要注意資料是否完整并且完好，若發(fā)現(xiàn)不完整則由借閱人說明原因，不能說明原因且不知其去向的后果由借閱人承擔(dān)。機密級資料嚴禁外單位借閱、摘抄，如果出現(xiàn)經(jīng)營、技術(shù)、營銷等重要資料被外單位獲取，將對相關(guān)泄密人員進行除名處分，給公司造成嚴重損失的并將移交司法部門追究相關(guān)責(zé)任。如借閱者要將機密檔案帶離公司，除履行以上正常手續(xù)外，還需公司總經(jīng)理簽字方可帶離。3、秘密級檔案資料的借閱、歸還、復(fù)制管理秘密級檔案資料借閱時首先報部門負責(zé)人及主管副總批準后方可借閱,借閱人應(yīng)填寫《文件資料借閱登記表》，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如不能按時返回則可續(xù)借，但要重新填寫《文件資料借閱登記表》。4、公司證照類的借閱、歸還、復(fù)制管理公司證照類的借出、復(fù)制需由部門負責(zé)人和主管副總批準后方可借出或復(fù)制，填寫《文件資料借閱登記表》，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如不能按時歸還則履行續(xù)借程序。5、文件資料的借閱、借出、復(fù)制應(yīng)是直接或關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)管理和承辦人員，特殊情況需由總經(jīng)理特批；借閱、借出和復(fù)制時必須如實填報文件資料用于何處、辦理何事，不得虛假瞞報，一經(jīng)查出則予以相應(yīng)處分，給公司造成嚴重損失的并將移交司法部門追究相關(guān)責(zé)任。6、文件資料借閱者應(yīng)愛護資料，不得轉(zhuǎn)借、擅自涂改、勾畫、剪裁、拆散、抽頁等，必須確保資料的完整、保密和安全。㈣作廢和銷six!㈣作廢和銷six!1、凡作廢的文件、證照必須加蓋作廢章，不需保留的則進行統(tǒng)一銷毀,重要的證照、印鑒需同時發(fā)表作廢聲明。2、凡要銷毀的文件資料必須造具清冊，保管期滿后，應(yīng)由文件資料保管部門會同形成部門和綜合部聯(lián)合鑒定，確認是否仍需要保存，如仍有保存價值，需再確定其保管期限，如確認已無保存價值，應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經(jīng)保管部門、形成部門和綜合部負責(zé)人、總經(jīng)理批準后,方可進行銷毀。所有資料的銷毀必須在綜合部的監(jiān)督下，在指定地點由保管員、綜合部專人共同進行監(jiān)銷，銷毀清冊應(yīng)長期保存。七、監(jiān)督與處罰綜合部和各業(yè)務(wù)部門對文件資料的完整、安全和保密負有監(jiān)督責(zé)任,同時對該項管理工作具有督察權(quán)。有下列行為之一者，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-2000元罰款或除名處分,若構(gòu)成犯罪則依法追究法律責(zé)任：損毀、丟失或擅自銷毀檔案；擅自向外界提供、抄摘檔案；擅自涂改、偽造檔案；未及時上報歸檔或管理不善的;未按審批程序擅自借閱、外帶或超級查閱者。八、生效、修改和其他1、本制度經(jīng)高管領(lǐng)導(dǎo)會簽、職