物業(yè)管理處材料采購管理制度

物業(yè)管理處材料采購管理制度引言為規(guī)范物業(yè)管理處的采購行為，合理控制采購成本，保障采購品質(zhì)，特制訂該采購管理制度。適用范圍本制度適用于物業(yè)管理處所有采購活動。采購流程1.采購需求的確認(rèn)和采購計劃的編制根據(jù)業(yè)務(wù)需求，物業(yè)管理處確定采購品目，制定采購計劃，具體流程如下：1.1確認(rèn)采購需求物業(yè)管理處需使用的物資或接受服務(wù)的需求，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過部門管理人員的審批，并計劃好采購計劃。1.2.采購計劃的編制在本流程中，采購品目、數(shù)量、質(zhì)量、時間、招標(biāo)方式以及供應(yīng)商的選擇等均應(yīng)得到詳細(xì)說明。相關(guān)內(nèi)容應(yīng)通過內(nèi)部文件或文字說明的方式，由具體部門和負(fù)責(zé)人完成。2.采購方式的選擇在采購計劃編制完成后，制定招投標(biāo)方案并確定采購方式。招標(biāo)方式一般包括詢價、競價、招標(biāo)(采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式)。2.1詢價當(dāng)采購物料數(shù)量較少或價格較低時，在首選供應(yīng)商確認(rèn)后，可直接詢價或電詢采購品目價格。采購人員應(yīng)根據(jù)多家供應(yīng)商提供的報價，確定最優(yōu)供應(yīng)商，對價格進(jìn)行分析、比較、選擇。2.2競價采購數(shù)量較多且價格相對較高時，可采用競價采購方式。競價采購方式分為網(wǎng)上競價、場外競價和第三方競價等，即采用供應(yīng)商按照最低價或集中競價的方式供貨競爭。競價中的供應(yīng)商應(yīng)得到資格審查和信用評估。2.3公開招標(biāo)采購物料數(shù)量及金額大，跨產(chǎn)品品種或要求供應(yīng)商具備特定資質(zhì)、技術(shù)和經(jīng)驗時，在進(jìn)行現(xiàn)場開標(biāo)前，需發(fā)布采購公告，進(jìn)行公開招標(biāo)。公開招標(biāo)中，應(yīng)遵循不變的原則，嚴(yán)格遵守《招投標(biāo)法》規(guī)定的招標(biāo)價差不得過大的要求。2.4邀請招標(biāo)采購物料數(shù)量及金額較小，且易產(chǎn)生一定的專業(yè)需求時，可采取邀請招標(biāo)方式。邀請招標(biāo)應(yīng)選擇符合條件的供應(yīng)商或經(jīng)銷商進(jìn)行競爭。3.供應(yīng)商資格審查在確定好采購方式和招標(biāo)方式后，需要審核供應(yīng)商的認(rèn)證情況,保證其合法性。4.投標(biāo)管理物業(yè)管理處接到投標(biāo)文件后，需要進(jìn)行投標(biāo)文件的評審。評審的內(nèi)容包括核對投標(biāo)文件的齊全性和規(guī)范性以及初始的合格供應(yīng)商名單的確定。5.中標(biāo)管理5.1審定中標(biāo)供應(yīng)商根據(jù)評標(biāo)結(jié)果共同進(jìn)行決策，通過上述采購流程，制定中標(biāo)供應(yīng)商名單，為采購流程的后續(xù)操作打下基礎(chǔ)。5.2簽合同在確認(rèn)中標(biāo)供應(yīng)商后，物業(yè)管理處應(yīng)及時與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂正式采購合同，并確認(rèn)采購信息和交付要求等重要信息。6.采購執(zhí)行及管理6.1合同的執(zhí)行簽定合同后，采購人員應(yīng)及時將合同及其附件等相關(guān)信息送達(dá)到供應(yīng)商的手中，并跟供應(yīng)商協(xié)商安排交付日期和交付方式等事項。6.2支付管理物業(yè)管理處應(yīng)按合同約定時間及時支付采購款項。7.采購質(zhì)量管理在采購物品購物后，需要進(jìn)行對采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗與驗收。驗收后符合合同標(biāo)準(zhǔn)的物品才能進(jìn)行采購付款。小結(jié)物業(yè)管理處在采購時，應(yīng)該根據(jù)實際需求來采取相應(yīng)的采購方式和策略，從而達(dá)到節(jié)約成本、提高質(zhì)量的經(jīng)濟效益和社會效益。本制度通過流程化