財務(wù)付款費用管理制度

財務(wù)付款費用管理制度

深圳市有限公司文件編號：OP-CW-00版本：A/0財務(wù)付款管理制度生效日期：年月日編制日期：2011年12月16日審核日期：年月日批準日期：年月日1.0目的本制度旨在規(guī)范財務(wù)行為，健全財務(wù)管理機制，明確各項辦事流程，以便公司各項財務(wù)業(yè)務(wù)的開展，并結(jié)合公司實際情況制定。2.0適用范圍本制度適用于公司各部門及員工辦理財務(wù)事務(wù)，必須遵守。3.0定義和縮寫無4.0職責與權(quán)限4.1財務(wù)管理部負責本制度涉及業(yè)務(wù)的復核與執(zhí)行。4.2各部門負責人負責本制度涉及業(yè)務(wù)的復核和特定業(yè)務(wù)的登記。4.3財務(wù)管理部具有審計權(quán)，對各部門費用使用負審核責任。4.4按照《公司授權(quán)事項統(tǒng)計表》，被授權(quán)人負責本制度涉及業(yè)務(wù)的最終審批。5.0工作程序5.1費用報銷業(yè)務(wù)5.1.1費用報銷審批權(quán)限及通用流程5.1.1.1費用報銷的審批權(quán)限部門經(jīng)理及以下員工的費用由公司管理層審批，管理層費用由公司董事長審批，公司董事長費用由集團董事長審批。權(quán)限內(nèi)流程完畢同意開支。（具體審批權(quán)限參照《公司授權(quán)事項統(tǒng)計表》）。5.1.1.2費用報銷總流程見下圖：經(jīng)辦人發(fā)票相關(guān)憑證粘貼好，并填寫《費用報銷單》部門負責人確認此費用屬于本部門及與業(yè)務(wù)相關(guān)的事項財務(wù)部審核主要復核單據(jù)是否符合財務(wù)制度和公司規(guī)定管理層權(quán)限3000（含）元以下主要審批報銷事項必要性與合理性公司董事長權(quán)限3000-10000（含）元集團董事長（權(quán)限10000元以上）主要審核報銷事項的必要性、真實性、節(jié)約性及與業(yè)務(wù)相關(guān)的事項財務(wù)部會計主要審核單據(jù)的準確性、真實性、超權(quán)限審批、完整性并制作會計憑證財務(wù)部出納根據(jù)手續(xù)完整的會計憑證，通知報銷人前來辦理領(lǐng)款、簽收事宜（刪除了重復的文件編號、版本號、文件頁碼等信息）5.1.3各項費用報銷控制為了控制費用開支，同類性質(zhì)費用單筆單項超過10000元的（如印刷費用、廣告費、采購費、裝修費、咨詢費、顧問費、培訓費、審計費、驗資費、評估費等），必須簽訂書面合同或協(xié)議，并列明細清單走審批流程（審批手續(xù)按“采購管理規(guī)定”）報銷時需提交相關(guān)書面資料方可報銷。5.1.4費用報銷要求及原則5.1.4.1報銷時間要求所有當月費用報銷原則上應(yīng)在當月送呈有關(guān)領(lǐng)導審批，各級領(lǐng)導應(yīng)及時審批，防止費用入帳逾期現(xiàn)象，發(fā)票開票時間超過三個月的不予報銷。(如員工固定費用定于當月25日或次月10日送呈有關(guān)審批人審批，其他費用定每周四送呈有關(guān)審批人審批)5.1.4.2費用報銷單據(jù)的使用要求5.1.4.2.1填寫《費用報銷單》（QR-CW-02）的內(nèi)容不得涂改。5.1.4.2.2報銷單的時間、內(nèi)容、所屬公司及部門、金額等必須逐一填寫清楚。5.1.4.2.3如果《費用報銷單》（QR-CW-02）的付款內(nèi)容包含符合固定資產(chǎn)標準的資產(chǎn)或物品，則報銷人應(yīng)將《費用報銷單》（QR-CW-02）交綜合管理部固定資產(chǎn)管理人員簽字并登記固定資產(chǎn)信息。5.1.4.2.4如果報銷款項涉及不同法律主體的公司，必須分別制作《費用報銷單》（QR-CW-02），并劃分清楚所屬不同項目金額，而不應(yīng)將多個法律主體的付款混在一起申請報銷，以便財務(wù)管理部成本的歸集和會計賬務(wù)核算。5.1.4.2.5如需要對外支付公司客戶各項費用，則在“領(lǐng)用支票登記簿”上簽收，并由報銷人負責盡快取得符合財務(wù)要求的正式發(fā)票。5.1.4.2.6報銷人應(yīng)與最終領(lǐng)款人一致，原則上不得代簽收（特殊情況除外），并注明附件張數(shù)、所屬部門和職務(wù)。5.1.4.2.7員工已自行墊款的付款業(yè)務(wù)或公司內(nèi)部發(fā)生的費用，如：車輛費用、業(yè)務(wù)招待費、部門員工活動費用、福利費支出、采購等各類零星、金額小的付款業(yè)務(wù)，公司與員工之間用現(xiàn)金進行結(jié)算。注意：報銷人不得超越上述使用范圍。5.1.4.2.8外購的物品報銷時要有經(jīng)手人、驗收人或證明人簽字（一般簽在發(fā)票背面）。5.1.4.3費用報銷憑證的要求刪除了無關(guān)段落和格式錯誤，對每段話進行了小幅度的改寫。5.1.4.3.1原始憑證必須合理、合法、完整、真實和有效。所有原始發(fā)票（如公交車票、的士發(fā)票、餐票、行政事業(yè)類統(tǒng)一收據(jù)、商品購銷發(fā)票、汽車類發(fā)票、住宿類發(fā)票、各種服務(wù)類發(fā)票等等）必須有稅局、財政部門監(jiān)制的字樣，不得臆造、涂改或偽造。無效發(fā)票和白條不能作為原始憑證進行報銷。財務(wù)管理部對核實為假的票據(jù)、發(fā)票抬頭名稱混淆、涂改、錯誤的，一律拒絕辦理報銷付款，并上報主管領(lǐng)導和有關(guān)部門處理。5.1.4.3.2《費用報銷單》（QR-CW-02）和《銷單據(jù)粘貼單》（QR-CW-04）必須使用財務(wù)管理部統(tǒng)一購買或編制的憑證，粘貼應(yīng)整齊規(guī)范。在填寫報銷單時應(yīng)使用黑色或藍色墨水的鋼筆或簽字筆，不能使用圓珠筆。5.1.4.3.3單據(jù)張數(shù)應(yīng)根據(jù)內(nèi)附單據(jù)的實際數(shù)量以小寫數(shù)字填寫。5.1.4.3.4在“用途”一欄中，按下表所列的費用名稱以及后附發(fā)票的內(nèi)容填寫。在“備注”一欄中，按下表所列的“核算內(nèi)容”填寫：序號一費用項目固定費用包括職位工資、績效工資、年終獎勵、加班工資、補貼工資G2工作餐費指餐費當月標準限額報銷的費用補貼，按實際出勤15元/天計G3交通費指與職級掛鉤的市內(nèi)交通費及自備車費用當月標準限額報銷的費用，允許月度使用調(diào)劑，但年度內(nèi)報銷總額須在全年的限額以內(nèi)。員工外出辦事的公交車費用、打的士費用G4住房補貼G5汽車費用指公務(wù)車的所發(fā)生的管理費用、維護費用G6社保費向社保局繳交的社會保險由單位承擔部分的費用、殘疾人保障金，按政策執(zhí)行G7福利費過節(jié)費、體檢費、員工活動費、醫(yī)藥費，特殊崗位的商業(yè)保險，加班餐，員工聚餐G8房租G9物業(yè)管理費指租用辦公場地支付的物業(yè)管理費、本體維修基金G10水電費二變動費用B1業(yè)務(wù)招待費執(zhí)行業(yè)務(wù)招待費標準，包括出差期間所發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費，也包括招待來賓用的茶葉、水果、鮮花費B2差旅費出差期間所發(fā)生的往返的交通工具費用、出差地交通費、旅途保險、住宿費、出差補助，但不含業(yè)務(wù)招待費B4電話網(wǎng)絡(luò)費包括電話費及網(wǎng)絡(luò)費B5廣告宣傳費包括在電視、媒體、紙頁、印制的小禮品、賀卡等廣告宣傳費用未經(jīng)批準，不得更改、復制。5.1.4.3.12：為了提高財務(wù)基礎(chǔ)工作的標準，如果單據(jù)填寫不規(guī)范，將不會受理。如果已經(jīng)受理，也不排除退單處理的可能性。5.2員工借款業(yè)務(wù)：借款業(yè)務(wù)的辦理流程如下（具體審批權(quán)限參照《公司授權(quán)事項統(tǒng)計表》）：1.借款人填寫《借款審批單》。2.部門負責人進行復核簽字。3.財務(wù)負責人進行復核。4.公司董事長進行審批。5.出納員根據(jù)手續(xù)完整的《借款審批單》辦理借款事宜。5.2.1員工因公借款。5.2.2備用金借款：各部門視實際情況需要，經(jīng)管理層批準，公司董事長核準后，可設(shè)置部門備用金。備用金經(jīng)管人員異動時，應(yīng)辦理歸還備用金手續(xù)，并由接收人重新申請備用金。備用金不用時，應(yīng)立即繳銷。備用金原則上應(yīng)在每年6月30日、12月31日前歸還，歸還后再按規(guī)定申請借用備用金。5.2.3除備用金、差旅費、購置費可以根據(jù)已審定的費用計劃借支外，原則上其他費用受控文件，未經(jīng)批準，不得更改、復制。財務(wù)付款管理制度文件編號：OP-CW-00，文件版次：A/0，第9頁共16頁。不予借支（可以使用支票的不借支現(xiàn)金）。如差旅費借款時也包括出差期間的招待費。5.2.4申請借款、備用金的人員，應(yīng)填寫公司統(tǒng)一印刷格式的《借款審批單》（QR-CW-03），詳細填寫借款用途（例如：采購用備用金、司機備用金等等）、借款日期、預計還款日期、工作部門、金額大小寫等項目。原則上前款不清，后款不借。（出差借支按返程日三天內(nèi)預計還款日）。員工借款辦完公務(wù)后，須在預計還款日期后五天內(nèi)辦理結(jié)清。對逾期不歸還款的員工，經(jīng)催告無效后，由財務(wù)部采取暫停發(fā)放薪酬、從薪酬中扣減借款等方式處理。5.2.5特殊情況緊急借款的，可采用其他方式（例如：口頭電話申請）向公司領(lǐng)導報告并獲得同意后，財務(wù)管理部可預先辦理借款手續(xù)，借款人事后須補辦審批簽字手續(xù)。5.3對外付款業(yè)務(wù)：對外付款業(yè)務(wù)一般分為三項業(yè)務(wù)：“資金業(yè)務(wù)付款”、“擔保業(yè)務(wù)付款”、“合同履約付款”。5.3.1付款業(yè)務(wù)的有關(guān)規(guī)定及審批流程如下：1.付款業(yè)務(wù)的規(guī)定：公司日常發(fā)生的對外付款業(yè)務(wù)（例如：資金業(yè)務(wù)放款、擔保業(yè)務(wù)銀行保證金、合同或協(xié)議的履約款項），均應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理付款（一切業(yè)務(wù)付款，必須收付有憑據(jù)，嚴禁口說為憑）。2.付款流程：根據(jù)公司授權(quán)事項統(tǒng)計表的審批權(quán)限，經(jīng)過財務(wù)負責人復核和公司董事長審批后，出納員根據(jù)手續(xù)完整的憑證辦理付款事宜。在部門或個人需要使用資金時，必須向?qū)徟颂峤弧陡犊钌暾垎巍罚≦R-CW-05），并注明款項的用途、金額、收款單位、收款帳號和開戶銀行。在特殊情況下，無法提交合同原件的需驗原件留復印件，并附上相關(guān)資料交財務(wù)部備案。資金拆借業(yè)務(wù)須附上《資金業(yè)務(wù)申請審批表》、《資金業(yè)務(wù)放款表》、《借款合同》、《綜合授信合同》和《經(jīng)濟顧問服務(wù)協(xié)議》等；擔保業(yè)務(wù)須附上《擔保業(yè)務(wù)審批表》、《委托擔保合同》、《保證合同》以及如有代償業(yè)務(wù)需提供的《代償業(yè)務(wù)申請審批表》、《借款合同》和《經(jīng)濟顧問服務(wù)協(xié)議》等。提前終止業(yè)務(wù)合同、多收費用的退費（款）業(yè)務(wù)原則上不預退款，如確需退款，則需附上對方退款申請書、相關(guān)退費補充協(xié)議和《退費申請表》；客戶多交費用的退費（款）業(yè)務(wù)需附上對方退款申請書和《退費申請表》；退客戶擔保保證金需附上客戶歸還銀行貸款的還款憑證、《解保/置換反擔保審批表》、《擔保業(yè)務(wù)解保/置換審批表》和《擔保業(yè)務(wù)審批表》。合同履約付款（如：借款合同約定支付到期拆入資金的款項、資金拆入成本及銀行利息的款項、擔保業(yè)務(wù)應(yīng)付銀行保證金、合同約定其他與籌資活動有關(guān)的款項、財務(wù)顧問費等）須附發(fā)票、收據(jù)、采購計劃、《經(jīng)濟合同》、《協(xié)議書》、《借款合同》和《資金拆借合同》等交財務(wù)部備案。如果付款業(yè)務(wù)沒有涉及合同或協(xié)議，則必須在《付款申請單》的備注欄注明：“無合同”字樣。填寫《付款申請單》（QR-CW-05）的內(nèi)容不得涂改。對于金額超過5萬元的付款，必須提前一天通知財務(wù)管理部。在付款審批流程中，審批人必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔責任（具體審批權(quán)限詳見《公司授權(quán)事項統(tǒng)計表》）。經(jīng)辦人必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。在支付審批中，審批人根據(jù)其審批職責和權(quán)限對支付申請進行審批。對于不合理的或有損公司利益的支付申請，應(yīng)拒絕批準。付款審核環(huán)節(jié)，財務(wù)管理部收到經(jīng)過審批有效的《付款申請單》（QR-CW-05）后，審核人員應(yīng)該積極安排資金，并對具體付款單據(jù)與《付款申請單》（QR-CW-05）進行對照、審核。審核應(yīng)該復核付款申請的批準范圍、權(quán)限和程序是否正確，有關(guān)單證是否妥當?shù)?。審核無誤后，應(yīng)該交由出納人員辦理付款。在辦理支付環(huán)節(jié)，付款經(jīng)辦人員收到經(jīng)過初審無誤的付款單據(jù)后，要再次對付款單證是否齊全、妥當、金額是否正確、收款單位(人)是否妥當、是否符合審批程序等內(nèi)容進行復核，無誤后方可付款（通過銀行轉(zhuǎn)帳結(jié)算）。出納將銀行匯款回單交財務(wù)會計作為會計憑證附件。付款業(yè)務(wù)流程見下圖，具體審批權(quán)限參照《公司授權(quán)事項統(tǒng)計表》。經(jīng)辦人應(yīng)該粘貼好發(fā)票或相關(guān)憑證，并填寫《付款申請單》。確認此款項屬于本部門及與業(yè)務(wù)相關(guān)的事項，審核此款項與業(yè)務(wù)相關(guān)的事項。分管領(lǐng)導審核，部門負責人，