公司物資采購管理制度

公司物資采購管理制度1.目的和適用范圍本制度的目的是規(guī)范公司物資采購流程和管理，提高采購效率和成本控制能力，確保采購行為合法合規(guī)。本制度適用于公司的所有物資采購活動。2.采購程序2.1采購需求確認采購需求的提出應當有明確的業(yè)務需求和使用用途，由需求提出人在采購審批表上填寫相關(guān)信息，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，并在審批表上簽名確認。采購需求提出需要提前至少7天，以確保有充足的財務預算和物資供應時間。需求提出人必須保證填寫的采購需求信息真實準確，不得虛報或者其他不當行為。2.2采購計劃編制采購部門收到采購需求審批表后，按照需求的緊急程度、物品重要程度、采購金額確定采購計劃的優(yōu)先級和采購方式。采購部門應當針對每一批次的采購制定相應的采購計劃，并在采購計劃中注明采購單元、采購供應商、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價。采購部門制定采購計劃的過程中，需重點考慮供應商的資質(zhì)、信譽狀況、價格和交貨期等因素，并進行綜合評估。2.3采購實施采購部門將采購計劃提交給財務部門進行預算確認。預算確認后，采購部門根據(jù)采購計劃和供應商情況，制定采購方案，簽訂采購合同。執(zhí)行采購合同過程中，在供貨方交付物資之前，采購部門需要按照要求對供貨方資質(zhì)和物資質(zhì)量進行核查，并保留核查記錄。正確執(zhí)行采購付款流程和驗收流程，確保付款和質(zhì)量驗收的時效性和準確性。2.4采購檔案管理采購部門應當建立完整的采購檔案，并及時記錄采購過程中的重要信息和文件，包括采購需求、采購計劃、采購合同、付款、驗收等環(huán)節(jié)的文件和記錄。3.采購管理3.1采購流程管理采購部門應當嚴格按照采購流程執(zhí)行采購操作，所有操作必須由有關(guān)責任人按照程序完成，并確保在流程中留有準確的記錄。3.2供應商管理采購部門應當對供應商進行動態(tài)監(jiān)管，及時了解供應商的資質(zhì)、信譽狀況、價格和交貨期等方面的變化情況。對于供應商的評估，采購部門應當建立科學合理的評估標準和方法，并及時更新評估結(jié)果，對不符合評估要求的供應商予以淘汰。采購部門應當建立供貨方檔案，記錄供貨方資質(zhì)、信譽狀況、價格和交貨期等信息，并及時更新維護。4.采購監(jiān)督和內(nèi)部審計公司應當按照規(guī)定建立相應的內(nèi)部審計機制，建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購過程進行監(jiān)督檢查。5.處罰制度采購過程中違反規(guī)定的行為，采購部門應當及時報告公司領(lǐng)導，按照相應的處罰制度進行處理，并對責任人作出相應的處理。對于嚴重違