公司報銷制度及流程(標準版)

公司報銷制度及流程為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為，合理控制費用支出，特制定本制度。本制度根據(jù)相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。一、借款管理規(guī)定（一）出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。（二）其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。（三）各項借款金額超過2萬元應提前一天通知財務部備款。（四）借款銷賬規(guī)定：（1）借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；（2）借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續(xù)。（五）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。二、因公借款流程(一)借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。（二）審批權限、審批流程：借款人→部門負責人審核簽字→財務部稽核（前款未清者，原則上不辦理新借支）→分管副總審核→財務副總審核→→出納付款。三、日常費用報銷制度及流程日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、禮品費、交際費、培訓費、資料費等。（一）費用報銷的一般規(guī)定1、報銷人必須取得相應的合法票據(jù),且須有經辦人簽名。2、填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由。3、報銷20000元以上需提前一天通知財務部以便備款。(二)費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單→須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單→財務部稽核→部門負責人審核簽字→分管副總審核簽字→總經理審批簽字→董事長（副董事長）簽批→財務副總復核確認（根據(jù)資金情況決定是否付款）→出納報銷付款。(三)差旅費報銷制度1、費用標準:職務交通工具住宿標準伙食標準外埠市內交通費用一般員工火車硬臥120元/天30元/天30元/天部門負責人火車硬臥150元/天40元/天40元/天副總經理火車（飛機）200元/天50元/天50元/天總經理及以上飛機實報實銷實報實銷實報實銷2、費用標準的補充說明：(1)住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。（2）實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回公司駐地時間為準，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。（3）伙食、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結算，原則上采用額度內據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。（4）宴請客戶需由董事長批準后方可報銷招待費，并扣減出差人當天的伙食補貼。（5）出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。（四）報銷流程1、出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請單》，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經理批準。2、借支差旅費：出差人員將審批過的《出差申請單》交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。3、返回報銷：出差人員應在回公司后3個工作日內辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經理審核簽字財務部稽核簽字分管副總審批總經理審批簽字董事長（副董事長）簽批財務副總復核確認（根據(jù)資金情況決定是否付款）出納報銷付款。四、電話費報銷制度及流程(一)費用標準1、移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見人事行政部相關規(guī)定。2、固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。(二)報銷流程1、公司人事行政部每月初（10日前）將本月員工手機費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部。2、固定電話費由人事行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。五、交通費報銷制度及流程(一)費用標準：(1)員工因公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市內因公公交車費應保存相應車票報銷。(二)報銷流程1、員工整理交通車票，票面簽經辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好《交通費報銷單》。2、審批:按日常費用審批程序審批。3、員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。六、辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程（一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司人事行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。（二）報銷流程1、購置申請:公司人事行政部根據(jù)需求及庫存情況統(tǒng)一編制購置申請單按資產管理規(guī)定報批。2、報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。3、費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。七、招待費、禮品、交際費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程：（一）費用標準1、招待費、禮品、有價卡、交際費：為了規(guī)范該部分費用的支出，支出單筆2000元以內的上述費用（融資可放寬至3000元），應事先征得總經理同意；單筆費用超過2000元或融資費用超過3000元的，應事前征得董事長（副董事長）批準；2、禮品由董事長辦公室統(tǒng)一采購和保管，贈送禮品、有價卡和支出交際費時，按照上述審批標準規(guī)定，經由董事長辦公室辦理相關手續(xù)。3、培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人事行政部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人事行政部根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經理、董事長（副董事長）審批。4、資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請單》，在報銷前必須到人事行政部資料管理人員處進行登記。(二)報銷流程：1、招待、禮品、有價卡等費用：不論數(shù)額大小，由經辦人持分管副總、總經理簽批的消費單據(jù)面呈董事長（副董事長）審批后，經財務副總復核確認方可辦理報銷手續(xù)。2、培訓費：由人事行政部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3、資料費：在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4、其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。八、工薪福利及相關費用支出制度及流程（一）工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。（二）工薪福利支付流程1、工資支付流程：（1）每月10日由人事行政部將本月經董事長（總經理）審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉交財務部；（2）分管副總提供職工月（季）度獎金分配表；（3）財務部根據(jù)獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序審批；（5）每月15日由財務部通過銀行代發(fā)形式支付工資。2、臨時工資支付流程同工資支付流程。3、社會保險及住房公積金支付流程：（1）由人事行政部將董事長（總經理）審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理；（2）住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉帳支票支付；（3）社會保險金由財務部協(xié)助人事行政部辦理銀行托收手續(xù)。4、其他福利費支出由公司人事行政部按審批后的支付標準填寫報銷單→部門經理簽字確認→分管副總審核→總經理→董事長（副董事長）審批→出納報銷付款。九、專項支出財務報銷制度及流程（一）專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。（二）軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。1、填寫購置申請：按公司《資產管理制度》相關規(guī)定填寫《資產購置申請單》并報批。2、報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。3、結賬報銷：（1）資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（須有經辦人簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。十、其他專項支出報銷制度及流程（一）費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）。（二）費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據(jù)實際需要向董事長（總經理）提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經董事長（總經理）簽署審批意見。（三）財務報銷流程1、審批后的報告文件合同等到財務部備案，以便財務備款。2、簽訂合同：依照合同管理制度的相關規(guī)定執(zhí)行；3、付款流程：（1）由經辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序審批：主管部門負責人審核簽字→財務稽核簽字→分管副總經理審批→行政副總經理審批→董事長（總經理）簽批；（3）財務副總復核確認；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。十一、資金支付報銷程序（附表1）：附表1序號資金支出項目報銷程序1因公借款借款人提交借款單（借款事由）→部門負責人審核→財務部稽核（前款未清者原則上不辦理新借支）→分管副總審核→人事行政副總審批（10000元以內終審）→董事長（總經理）審批10000元以上→出納辦理結算。2物資采購經辦人→部門負責人審核→財務部稽核→分管副總審核→人事行政副總審批（單筆10000元內終審）→董事長（總經理）審批10000元以上→財務副總復核→票證會計制單→出納結算。序號資金支出項目報銷程序34能源、動力費用（排污、水、電、蒸汽等）相關部門提供發(fā)票→分管副總審核→行政副總審批（終審）→財務副總復核→票證會計制單→出納辦理結算。6銷貨款退付客戶（業(yè)務員）提交退款申請→部門負責人審核→分管副總審核→主管會計核準→人事行政副總或董事長（總經理）審批→財務副總復核→票證會計制單→出納辦理結算。7工程款（未出定案）基建部編制工程進度撥款表→部門負責人核實→人事行政副總審批（10萬元以內終審）→董事長（總經理）審批10萬元以上→財務副總復核確認→票證會計制單→出納辦理結算。8工程款（已出定案、一次性包干價、合同約定一次性付清工程款的項目）建筑商提供收款收據(jù)或發(fā)票（付結算報告和合同書）→部門主管核實→主管會計審核→人事行政副總審批（3萬元以內終審）→董事長（總經理）審批3萬元以上→財務副總復核→票證會計制單→出納辦理結算。9對外借款借款方提供借款借據(jù)→財務副總審核（根據(jù)資金結存、調度）→人事行政副總簽批（50萬元內終審））→董事長（總經理）簽批50萬元以上→往來會計登記→票證會計制單→出納結算。10社會融資融資部門提交融資申請→財務副總簽批（根據(jù)資金需求和依據(jù)公司融資利率）→董事長（總經理）在借款手續(xù)上簽字批準→票證會計制單→出納辦理結算。11薪酬、勞動保險費支付人力資源部薪資核算員提供薪酬表→人事行政副總審批（終審）→票證會計制單→出納辦理結算→銀行代發(fā)薪酬。12通訊費、個人車輛費用人力資源部薪