煤礦文件記錄管理制度

煤礦文件記錄管理制度一、制度目的本制度的目的是規(guī)范煤礦文件的記錄管理，確保文件記錄的真實(shí)可靠性，防范意外事故的發(fā)生，保障煤礦生產(chǎn)的安全和順利進(jìn)行。二、適用范圍本制度適用于所有煤礦文件的記錄管理，包括所有生產(chǎn)、管理、技術(shù)等各個(gè)方面的文件記錄。三、制度管理1.文件管理的主要責(zé)任人煤礦的文件管理主要由以下人員負(fù)責(zé)：煤礦經(jīng)理：對(duì)文件記錄的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督，并定期審核文件記錄的合規(guī)性。檔案管理員：對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、保管、檢索、銷毀等管理及操作。技術(shù)負(fù)責(zé)人：對(duì)技術(shù)文件記錄進(jìn)行審核，確保文件記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.文件記錄管理的具體內(nèi)容文件的開(kāi)具與存檔所有文件必須按照煤礦文件管理規(guī)定進(jìn)行開(kāi)具，并在開(kāi)具后及時(shí)存放檔案室的指定位置，并在記錄本上登記備查。文件整理與保管文件整理時(shí)必須將文件分類、編號(hào)并統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，文件同時(shí)要盡量避免折疊、覆蓋、殘缺或遺失等情況。文件保管需要在環(huán)境、儲(chǔ)存方式、溫度、濕度、防火、防盜等因素上做好預(yù)防措施。文件檢索與調(diào)取當(dāng)某個(gè)工作崗位需要使用某個(gè)文件時(shí)，需要向檔案管理員申請(qǐng)并提供具體的文件名稱、編號(hào)和存檔位置等信息。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)做到用舊換新，保證文件的完整存檔。文件銷毀與歸檔文件歸檔時(shí)，可以有以下兩種方式：應(yīng)歸檔的文件：存放時(shí)間超過(guò)10年的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定進(jìn)行歸檔，并按照煤礦文件管理規(guī)定進(jìn)行保管。應(yīng)銷毀的文件：存放時(shí)間超過(guò)規(guī)定的期限，且不需要被保留的文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行銷毀操作，銷毀前需征得文件負(fù)責(zé)人、檔案管理員和煤礦經(jīng)理的同意，并做好銷毀記錄。四、制度監(jiān)督煤礦管理部門要密切關(guān)注文件記錄管理情況，對(duì)違反文件管理制度的人員要進(jìn)行相應(yīng)的處罰，并及時(shí)糾正和整改。同時(shí)，煤礦應(yīng)該做好文件記錄的日志、報(bào)表等相應(yīng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。并且可以每個(gè)季度匯總文件管理質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，評(píng)估報(bào)告應(yīng)包括文件整合的全部?jī)?nèi)容，并反饋評(píng)估結(jié)果并進(jìn)行調(diào)整。五、制度追溯本制度自生效之日起執(zhí)行，如有需要，煤礦管理部門可以根據(jù)實(shí)際情況