ERP項目管理與實施章-課件

3.1財務(wù)管理系統(tǒng)

3.2供應(yīng)鏈系統(tǒng)

3.3生產(chǎn)制造系統(tǒng)

本章小結(jié)

習(xí)題

1.總賬子系統(tǒng)

總賬子系統(tǒng)是以憑證為原始數(shù)據(jù)，通過憑證輸入和處理，完成記賬、結(jié)賬、銀行對賬、賬簿查詢及打印輸出，以及系統(tǒng)服務(wù)和數(shù)據(jù)管理等工作。近年來，隨著用戶對會計管理系統(tǒng)需求的不斷提高和軟件開發(fā)公司對總賬子系統(tǒng)的不斷完善，目前許多商品化總賬子系統(tǒng)還增加了個人往來款核算和管理、部門核算和管理、項目核算和管理以及現(xiàn)金銀行管理等功能。3.1財務(wù)管理系統(tǒng)

2.工資子系統(tǒng)

工資子系統(tǒng)是以職工個人的原始工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成職工工資的計算，工資費用的匯總和分配，計算個人所得稅，查詢、統(tǒng)計和打印各種工資表，以及自動編制工資費用分配轉(zhuǎn)賬憑證并傳遞給賬務(wù)處理等功能。工資子系統(tǒng)實現(xiàn)對企業(yè)人力資源的部分管理。

3.固定資產(chǎn)子系統(tǒng)

固定資產(chǎn)子系統(tǒng)主要是對設(shè)備進行管理，即存儲和管理固定資產(chǎn)卡片，靈活地進行增加、刪除、修改、查詢、打印、統(tǒng)計與匯總；進行固定資產(chǎn)的變動核算，輸入固定資產(chǎn)增減變動或項目內(nèi)容變化的原始憑證后，自動登記固定資產(chǎn)明細賬，更新固定資產(chǎn)卡片；完成計提折舊和分配，產(chǎn)生“折舊計提及分配明細表”、“固定資產(chǎn)綜合指標統(tǒng)計表”等，費用分配轉(zhuǎn)賬憑證可自動轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理等子系統(tǒng)，并且可靈活地查詢、統(tǒng)計和打印各種

賬表。

4.應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)

應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)完成對各種應(yīng)收賬款的登記、核銷工作；動態(tài)反映各客戶信息及應(yīng)收賬款信息；進行賬齡分析和壞賬估計；提供詳細的客戶和產(chǎn)品的統(tǒng)計分析，從而幫助財會人員有效地管理應(yīng)收款。

5.應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)

應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)完成對各種應(yīng)付賬款的登記、核銷以及應(yīng)付賬款的分析預(yù)測工作；及時分析各種流動負債的數(shù)額及償還流動負債所需的資金；提供詳細的客戶和產(chǎn)品的統(tǒng)計分析，以幫助財會人員有效地管理應(yīng)付款。

6.成本子系統(tǒng)

成本子系統(tǒng)是根據(jù)成本核算的要求，通過用戶對成本核算對象的定義、對成本核算方法的選擇以及對各種費用分配方法的選擇，自動對從其他系統(tǒng)傳遞來的數(shù)據(jù)或用戶手工錄入的數(shù)據(jù)匯總計算，輸出用戶需要的成本核算結(jié)果或其他統(tǒng)計資料。

7.報表子系統(tǒng)

報表子系統(tǒng)主要根據(jù)會計核算數(shù)據(jù)(如賬務(wù)處理子系統(tǒng)產(chǎn)生的總賬及明細賬等數(shù)據(jù))完成各種會計報表的編制與匯總工作；生成各種內(nèi)部報表、外部報表及匯總報表；根據(jù)報表數(shù)據(jù)生成各種分析表和分析圖等。

8.資金管理子系統(tǒng)

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，資金管理越來越受到企業(yè)采購管理者的重視，為了滿足資金管理的需求，目前有些商品化軟件提供了資金管理子系統(tǒng)。資金管理子系統(tǒng)實現(xiàn)工業(yè)企業(yè)或商業(yè)企業(yè)、事業(yè)單位等對資金管理的需求；以銀行提供的單據(jù)、企業(yè)內(nèi)部單據(jù)、憑證等為依據(jù)，記錄資金業(yè)務(wù)，以及其他涉及資金管理方面的業(yè)務(wù)；處理對內(nèi)、對外的收款、付款、轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)；提供逐筆計息管理功能，實現(xiàn)每筆資金的管理；提供積數(shù)計息管理功能，實現(xiàn)往來存貸資金的管理；提供各單據(jù)的動態(tài)查詢情況以及各類統(tǒng)計分析報表。3.1.1應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)

應(yīng)收賬款是指企業(yè)因銷售商品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)向購貨或接受勞務(wù)單位收取的款項，是企業(yè)因銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營活動所形成的債權(quán)，主要包括企業(yè)出售產(chǎn)品、商品、材料、提供勞務(wù)等應(yīng)向有關(guān)債務(wù)人收取的價款及代購貨方墊付的運雜費等。應(yīng)收賬款的核算與管理是財務(wù)會計工作的重要內(nèi)容，也是財務(wù)軟件的重要組成部分。

1.應(yīng)收賬款的核算方式

各種財務(wù)軟件一般都提供應(yīng)收賬款的核算和管理功能，其主要核算方式有以下兩種，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小以及對管理的需要進行選擇使用。

(1)在總賬子系統(tǒng)中核算。總賬子系統(tǒng)具有處理往來業(yè)務(wù)的功能，如果銷售與應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)并不十分復(fù)雜，或者現(xiàn)銷業(yè)務(wù)很多，則可以選擇在總賬子系統(tǒng)中實現(xiàn)核算與管理。

(2)在應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)中核算。財務(wù)系統(tǒng)雖然可以以明細科目或輔助賬的形式對應(yīng)收賬款進行管理，但其功能一般只限于登記和清理客戶之間的往來款項，顯示或打印輸出待結(jié)算的往來賬清單，打印往來對賬單和催款單，以及統(tǒng)計往來款余額等，顯然功能過于簡單。如果核算業(yè)務(wù)符合以下條件之一，則應(yīng)該選擇在應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)中核算客戶的往來款項。

①銷售業(yè)務(wù)以及應(yīng)收賬款的核算和管理業(yè)務(wù)比較復(fù)雜。

②需要追蹤每一筆業(yè)務(wù)的賒賬和收款等情況。

③需要將應(yīng)收款核算到產(chǎn)品一級。

2.應(yīng)收賬款管理的目標

應(yīng)收賬款管理的基本目標是在提高競爭能力、擴大銷售的同時，盡可能降低投資的機會成本、壞賬損失與管理成本，最大限度地提高應(yīng)收賬款投資的收益。更具體地說，應(yīng)收賬款管理是要足額、按時收回賬款，最小化持有應(yīng)收賬款的成本，最大化應(yīng)收賬款的凈收益，讓客戶重新啟動還款計劃，并鼓勵客戶盡快結(jié)清款項以及節(jié)約費用。這些目標和職能的定位使得應(yīng)收賬款管理愈加復(fù)雜。總的來說，應(yīng)收賬款管理要達到的最終目標有兩個：一個是足額收回賬款，第二個就是按期收回賬款，兩個目標對企業(yè)來說同等重要，缺一不可。

3.應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)單據(jù)

應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)單據(jù)有銷售發(fā)票、應(yīng)收單、應(yīng)收票據(jù)、收款單以及退款單。

(1)銷售發(fā)票。銷售發(fā)票是企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時開出的業(yè)務(wù)發(fā)票，它確定了應(yīng)收款的客戶、單位、金額以及其他信息。最常見的發(fā)票有普通發(fā)票和增值稅發(fā)票。

(2)應(yīng)收單。應(yīng)收單是記錄銷售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收款憑據(jù)，例如，應(yīng)收代墊費用款、應(yīng)收利息款、應(yīng)收罰款及其他應(yīng)收款等。

(3)應(yīng)收票據(jù)。應(yīng)收票據(jù)主要包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票等商業(yè)匯票。

(4)收款單。收款單記錄了收款信息，即記錄已經(jīng)收到的款項。

(5)退款單。銷售過程難免發(fā)生退貨和退款業(yè)務(wù)，退款單記錄了因退貨產(chǎn)生的退款或退還客戶的貨款。退款業(yè)務(wù)的處理較為復(fù)雜，方法也較多，例如可以通過填制紅字沖銷憑證來處理。

4.應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)的邏輯模型

應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)的邏輯模型如圖3-1所示。圖3-1應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的邏輯模型其主要的日常處理包括：

(1)輸入或轉(zhuǎn)入銷售發(fā)票、應(yīng)收單、應(yīng)收票據(jù)、收款單、退款單等票據(jù)。其中，對日常發(fā)生的一筆業(yè)務(wù)的處理流程一般是：發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時填寫相應(yīng)的銷售發(fā)票或應(yīng)收單；若收回銷售貨款，則填寫相對應(yīng)的收款單，在填寫時應(yīng)注意收款與哪一筆業(yè)務(wù)對應(yīng)；若在業(yè)務(wù)發(fā)生前有部分預(yù)付款，則可通過收款單作相應(yīng)的預(yù)收單，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生后再選定相應(yīng)的原預(yù)收單、收款單和銷售發(fā)票進行核銷。

(2)分別對輸入票據(jù)進行審核記賬、制單、核銷以及其他多種業(yè)務(wù)處理。其中，生成的記賬憑證可以直接存入總賬子系統(tǒng)。

(3)計提壞賬準備、處理壞賬損失與回收壞賬。

(4)進行賬齡分析、周轉(zhuǎn)分析、欠款分析、回款分析、壞賬分析、收款預(yù)測。

(5)輸出應(yīng)收賬款匯總表、應(yīng)收款明細賬、客戶欠款列表、應(yīng)計利息表。

5.應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

一般的應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)具有圖3-2所示的功能模塊結(jié)構(gòu)。圖3-2應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)

6.應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系

應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)、應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)等都有著密切的關(guān)系。

(1)與銷售系統(tǒng)的接口。銷售系統(tǒng)錄入的銷售發(fā)票傳入應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)進行應(yīng)收賬款的核算。銷售系統(tǒng)錄入的應(yīng)收類型費用發(fā)票傳入應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)進行應(yīng)收賬款的

核算。

(2)與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的接口。應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)錄入的采購發(fā)票及其他應(yīng)付單與應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)進行應(yīng)收沖應(yīng)付的核算。

(3)與總賬子系統(tǒng)的接口。應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)生成的往來款憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。

(4)與現(xiàn)金系統(tǒng)的接口?，F(xiàn)金系統(tǒng)與應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)的應(yīng)收票據(jù)、收款單進行互相傳遞。3.1.2應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)

應(yīng)付賬款主要指企業(yè)因采購產(chǎn)品、材料、接受勞務(wù)而發(fā)生的應(yīng)付款項。應(yīng)付賬款管理與采購、存貨是企業(yè)三種密切相關(guān)的業(yè)務(wù)，它們可以集成為一個系統(tǒng)，也可以獨立成為三個相互依賴的子系統(tǒng)。因為應(yīng)付賬款的核算與管理是會計的一項基本任務(wù)，所以本書將它作為一個獨立的系統(tǒng)來介紹。

1.應(yīng)付賬款的核算方式

各種財務(wù)軟件一般都提供應(yīng)付賬款的核算和管理功能，其主要核算方式有兩種，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小以及對管理的需要選擇使用。

(1)在總賬子系統(tǒng)中核算?？傎~子系統(tǒng)都具有處理往來業(yè)務(wù)的功能，如果采購與應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)并不十分復(fù)雜，或者現(xiàn)購業(yè)務(wù)很多，則可以選擇在總賬系統(tǒng)中實現(xiàn)核算與管理。

(2)在應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)中核算。如果核算業(yè)務(wù)符合以下條件之一，則應(yīng)該選擇在應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)中核算供應(yīng)商的往來款項。

①采購業(yè)務(wù)以及應(yīng)付賬款的核算與管理業(yè)務(wù)比較復(fù)雜。

②需要追蹤每一筆業(yè)務(wù)的賒購和付款等情況。

③需要將應(yīng)付款核算到產(chǎn)品一級。

2.應(yīng)付賬款管理的目標

應(yīng)付賬款管理主要針對賒購商品或勞務(wù)而發(fā)生的在一定時期內(nèi)付清的款項的管理。作為一個獨立的應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)，它必須全面實現(xiàn)如下基本目標：

(1)正確選擇結(jié)算方式與結(jié)算時間，跟蹤應(yīng)付賬款的到期期限，爭取合理的折扣以降低采購成本。

(2)及時核算與管理企業(yè)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款，反映和監(jiān)督采購交易過程中的資金支出和應(yīng)付情況。

(3)及時提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，為采購管理提供決策支持。

3.應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)單據(jù)

應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)單據(jù)有采購發(fā)票、應(yīng)付單、應(yīng)付票據(jù)、付款單以及退款單。

(1)采購發(fā)票。采購發(fā)票是企業(yè)發(fā)生采購業(yè)務(wù)時從供應(yīng)商取得的業(yè)務(wù)發(fā)票，包括普通發(fā)票、增值稅發(fā)票和計入采購成本的費用發(fā)票。在應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)中，發(fā)票都作為應(yīng)付貨款處理，它確定了應(yīng)付貨款的供應(yīng)單位、金額以及其他信息。

(2)應(yīng)付單。應(yīng)付單是記錄存貨采購之外的其他采購或非采購業(yè)務(wù)的應(yīng)付款憑據(jù)，例如不記入采購成本的應(yīng)付費用、接受勞務(wù)的應(yīng)付費用，以及其他應(yīng)付利息、應(yīng)付罰款等。

(3)應(yīng)付票據(jù)。應(yīng)付票據(jù)主要包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票等商業(yè)匯票。

(4)付款單與退款單。付款單是從供應(yīng)商取得的付款憑證；而退款單則記錄因退貨或供應(yīng)商多收了貨款時退還給企業(yè)的款項，退款單的實質(zhì)就是收款單。

4.應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的邏輯模型

應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的邏輯模型如圖3-3所示，其主要的日常處理包括：

(1)輸入或轉(zhuǎn)入采購發(fā)票、應(yīng)付單、應(yīng)付票據(jù)、付款單、退款單等票據(jù)。

(2)分別對輸入票據(jù)進行審核記賬、制單、核銷以及其他多種業(yè)務(wù)處理。其中，生成的記賬憑證可以直接存入總賬子系統(tǒng)。

(3)錄入并管理應(yīng)付票據(jù)。

(4)進行賬齡分析、欠款分析。

(5)輸出供應(yīng)商總賬、應(yīng)付款余額表、應(yīng)付款明細賬、到期債務(wù)表及各種票據(jù)。圖3-3應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的邏輯模型

5.應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

一般的應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)具有圖3-4所示的功能模塊結(jié)構(gòu)。圖3-4應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)功能模塊

6.應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系

應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)與采購系統(tǒng)、應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)等都有著密切的關(guān)系。

(1)與采購系統(tǒng)的接口。采購系統(tǒng)錄入的采購發(fā)票傳入應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)進行應(yīng)付賬款的核算。采購系統(tǒng)錄入的應(yīng)付類型費用發(fā)票傳入應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)進行應(yīng)付賬款的

核算。

(2)與應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)的接口。應(yīng)收賬款管理子系統(tǒng)錄入的銷售發(fā)票及其他應(yīng)收單與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)進行應(yīng)付沖應(yīng)收的核算。

(3)與總賬子系統(tǒng)的接口。應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)生成的往來款憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。

(4)與現(xiàn)金系統(tǒng)的接口?，F(xiàn)金系統(tǒng)與應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的應(yīng)付票據(jù)進行互相傳遞，應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)的“付款申請單”可以傳遞到現(xiàn)金系統(tǒng)，現(xiàn)金系統(tǒng)的付款單也可以傳遞到應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)進行核算。3.1.3固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要組成部分，用于固定資產(chǎn)的核算和管理工作。由于固定資產(chǎn)數(shù)量大、種類多、保管和使用分散，且固定資產(chǎn)的使用、管理和核算工作由企業(yè)內(nèi)多個部門分別進行處理，因此手工條件下反映固定資產(chǎn)情況的各種賬、表、卡片數(shù)據(jù)極易出現(xiàn)填寫不全、數(shù)據(jù)不一致、賬實不符等情況。限于手工條件，固定資產(chǎn)折舊的計提也只能采用綜合分類計提折舊，故數(shù)據(jù)處理較粗，難以反映固定資產(chǎn)的磨耗情況，導(dǎo)致成本計算工作也無法細化，難以準確反映實際情況。因此，使用現(xiàn)代化手段對固定資產(chǎn)進行核算和提供各種綜合管理信息對提高企業(yè)的管理水平具有重要意義。

1.固定資產(chǎn)及其分類

(1)固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)是企業(yè)使用期限一年以上、單位價值較高，并在使用過程中保持其原有實物形態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)雖然保持其原有實物形態(tài)，但其價值卻隨著損耗逐漸地、部分地轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)的產(chǎn)品中去，構(gòu)成產(chǎn)品成本的一部分。固定資產(chǎn)是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)，約占企業(yè)資產(chǎn)的80%以上，固定資產(chǎn)核算是企業(yè)財務(wù)核算的重要組成部分。

(2)固定資產(chǎn)的分類。固定資產(chǎn)可以從經(jīng)濟用途、使用情況、實物形態(tài)、所有權(quán)等不同角度進行分類。例如，按經(jīng)濟用途和使用情況可以將固定資產(chǎn)分為：生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)、租出固定資產(chǎn)、不需用固定資產(chǎn)、未使用固定資產(chǎn)、融資租入固定資產(chǎn)；按實物形態(tài)可以將固定資產(chǎn)分為：土地、房屋及建筑物、機器設(shè)備、電子設(shè)備、運輸設(shè)備和其他設(shè)備等。

2.固定資產(chǎn)的管理

1)固定資產(chǎn)的計價

固定資產(chǎn)的價值構(gòu)成由于來源不同，取得的渠道不同，入賬價值也就有所不同。

(1)購置來的不需要建造而可直接使用的固定資產(chǎn)。對于購置來的不需要建造而可直接使用的固定資產(chǎn)，價值構(gòu)成一般是買價加上運輸費、增值稅、包裝費等相關(guān)稅費。對于外商投資企業(yè)由于購買國產(chǎn)設(shè)備而退還的增值稅，應(yīng)沖減固定資產(chǎn)價值。

(2)自建的固定資產(chǎn)。對于自建的固定資產(chǎn)，包括自營工程和出包工程兩種，對于自營工程，在建造固定資產(chǎn)的過程中花費的料費、工費等各種費用都應(yīng)計入固定資產(chǎn)的計價中。建造固定資產(chǎn)往往需要向銀行取得借款或者發(fā)行債券，在這個過程中的利息費用、折溢價攤銷、輔助性費用和外幣折算差額等借款費用，若在固定資產(chǎn)達到預(yù)計可使用狀態(tài)之前發(fā)生，則應(yīng)予以資本化，計入“在建工程”；而在固定資產(chǎn)達到預(yù)計可使用狀態(tài)后發(fā)生上述費用，應(yīng)計入“財務(wù)費用”。對于“出包工程”，“在建工程”賬戶就是一個結(jié)算性的賬戶，預(yù)付和結(jié)算款項都通過“在建工程”完工之后轉(zhuǎn)入“固定資產(chǎn)”。

(3)投資者投入的固定資產(chǎn)。投資者投入的固定資產(chǎn)，按照投資各方確認的價值，作為入賬價值。

(4)接受捐贈的固定資產(chǎn)。接受捐贈的固定資產(chǎn)按以下規(guī)定確定其入賬價值：捐贈方提供了有關(guān)憑據(jù)的，按憑據(jù)上標明的金額加上應(yīng)當(dāng)支付的相關(guān)稅費作為入賬價值。

(5)盤盈的固定資產(chǎn)。同類或類似固定資產(chǎn)存在活躍市場的，按同類或類似固定資產(chǎn)的市場價格，減去按該項資產(chǎn)的新舊程度所估計的價值損耗后的余額，作為入賬價值。

(6)改建或擴建的固定資產(chǎn)。減去拆除部分的變現(xiàn)價值加上新增部分的價值，就構(gòu)成了改建或擴建固定資產(chǎn)的價值。

2)固定資產(chǎn)的增減變動

固定資產(chǎn)的增減變動管理是固定資產(chǎn)核算的一項基本任務(wù)。固定資產(chǎn)的增加主要包括建設(shè)單位移交、有償或無償調(diào)入、自行購置和建造等固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的減少包括有償或無償調(diào)出、報廢、毀損、盤虧等固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的增加和減少應(yīng)按資金的來源和減少的方式作入賬處理。

3)固定資產(chǎn)的折舊核算

折舊是指固定資產(chǎn)在使用過程中，由于有形或無形的損耗而轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品成本或費用中的價值。固定資產(chǎn)損耗的這部分價值，應(yīng)當(dāng)在固定資產(chǎn)有效使用年限內(nèi)進行分攤，形成折舊費用，計入各期成本。影響各會計期間折舊額的因素有以下三個：固定資產(chǎn)原價；預(yù)計使用年限(或預(yù)計工作量)；預(yù)計凈殘值(即固定資產(chǎn)報廢時預(yù)計可收回的殘值減去預(yù)計清理費用后的凈值)。我國會計核算中，通常采用的固定資產(chǎn)折舊方法有平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法和年數(shù)總和法。

4)固定資產(chǎn)折舊的賬務(wù)處理

企業(yè)按月計提固定資產(chǎn)折舊時，按生產(chǎn)車間計提的折舊額，借記“制造費用”科目；按行政管理部門計提的折舊額，借記“管理費用”科目；按專設(shè)銷售機構(gòu)計提的折舊額，借記“營業(yè)費用”科目；按經(jīng)營租出固定資產(chǎn)計提的折舊額，借記“其他業(yè)務(wù)支出”科目；按企業(yè)計提的月折舊額合計數(shù)，貸記“累計折舊”科目?！袄塾嬚叟f”科目是固定資產(chǎn)的備抵科目。因此，當(dāng)增加已提折舊的固定資產(chǎn)時，應(yīng)按其已提折舊額記入“累計折舊”科目的貸方；當(dāng)減少已提折舊的固定資產(chǎn)時，應(yīng)按其已提折舊額記入“累計折舊”科目的借方。“累計折舊”科目的余額在貸方，反映企業(yè)現(xiàn)有固定資產(chǎn)的累計折舊額。

3.固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的特點

固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)與存貨等其他會計子系統(tǒng)比較，具有以下特點：

(1)數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)在計算機內(nèi)保留的時間長。企業(yè)所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量一般較多，為了便于企業(yè)各部門隨時掌握固定資產(chǎn)的詳細情況，系統(tǒng)內(nèi)需要保留每一固定資產(chǎn)的詳細資料。為了加強企業(yè)對固定資產(chǎn)的管理，保留必要的審計線索，即使是已淘汰的固定資產(chǎn)資料也必須保留。因此系統(tǒng)需要保留的數(shù)據(jù)量較大，且資料需要跨年度長期保留在系統(tǒng)中。

(2)數(shù)據(jù)處理的頻率較低。除了在系統(tǒng)初始設(shè)置時需要輸入大量的固定資產(chǎn)詳細數(shù)據(jù)外，在系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理中一般只需要輸入少量的固定資產(chǎn)變動數(shù)據(jù)、每月計提折舊以及必要時輸出報表和統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，故數(shù)據(jù)處理的頻率明顯小于購、銷、存等其他會計系統(tǒng)。

(3)數(shù)據(jù)處理方式較簡單。固定資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理主要是折舊的計算和各種統(tǒng)計分析報表的輸出。雖然計提折舊(特別是采用單臺折舊計算折舊)的工作量較大，但其算法比較簡單，因此系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理也比較簡單。

(4)數(shù)據(jù)綜合查詢和統(tǒng)計的要求較高，數(shù)據(jù)輸出主要以報表形式提供。為了滿足企業(yè)對固定資產(chǎn)核算和管理的多方面需要，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)該具有較強的查詢和分類統(tǒng)計功能。

(5)需要靈活的證、表定義功能。由于在實際工作中企業(yè)固定資產(chǎn)的各種信息通常以各種報表的形式提供，為了方便用戶的使用，系統(tǒng)應(yīng)該具有允許用戶根據(jù)企業(yè)的需要自定義報表格式的功能。另外，各企業(yè)對固定資產(chǎn)的管理要求不同，固定資產(chǎn)卡片的項目也不同，因此需要靈活的用戶自定義固定資產(chǎn)卡片項目的功能。固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的邏輯模型如圖3-5所示。圖3-5固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的邏輯模型

4.固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

一般的固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)具有圖3-6所示的功能模塊結(jié)構(gòu)。圖3-6固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)

5.固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系

(1)與總賬子系統(tǒng)的接口。固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)初始化產(chǎn)生的初始余額可以傳遞到總賬子系統(tǒng)，作為固定資產(chǎn)相關(guān)科目的初始余額；固定資產(chǎn)的新增、變動、清理、折舊計提與費用分攤均可自動生成憑證，并傳遞到總賬子系統(tǒng)。

(2)與成本子系統(tǒng)的接口。成本子系統(tǒng)可以從固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)引入折舊費用的數(shù)據(jù)，形成成本對象的折舊要素費用。3.1.4總賬子系統(tǒng)

總賬子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。凡是企業(yè)進行財務(wù)管理和會計核算所需的會計信息，都是由總賬子系統(tǒng)對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的數(shù)據(jù)進行處理后得到的。總賬子系統(tǒng)涉及整個會計核算中的記賬、算賬和報賬全過程，以及會計數(shù)據(jù)處理中的憑證、賬簿，因此總賬子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)和核心，也是整個會計信息系統(tǒng)最基本和最重要的內(nèi)容。

1.總賬子系統(tǒng)的特點

(1)規(guī)范性強，一致性好。總賬子系統(tǒng)采用會計記賬方法——復(fù)式記賬法，并且滿足如下條件：有借必有貸，借貸必相等；資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益；總賬余額/發(fā)生額必等于其下屬明細賬余額(發(fā)生額)之和。

(2)綜合性強，在整個賬務(wù)管理系統(tǒng)中起核心作用?？傎~子系統(tǒng)以貨幣作為計量單位，綜合、全面、系統(tǒng)地反映企業(yè)供產(chǎn)銷的所有方面。因此總賬子系統(tǒng)產(chǎn)生的信息具有很強的綜合性和概括性。此外，總賬子系統(tǒng)還要接收其他子系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，同時還要向其他子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，這樣，總賬子系統(tǒng)又是數(shù)據(jù)交換的橋梁，它把其他子系統(tǒng)有機地結(jié)合在一起，形成了完整的財務(wù)管理系統(tǒng)，總賬子系統(tǒng)是整個財務(wù)管理系統(tǒng)的核心。財務(wù)管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)如圖3-7所示。圖3-7財務(wù)管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)

(3)控制要求嚴格，正確性要求高。由于總賬子系統(tǒng)所產(chǎn)生的賬表需要提供給投資者、債權(quán)人、管理人員、財政部門、稅務(wù)部門，因此必須保證賬務(wù)處理數(shù)據(jù)的正確性以及結(jié)果的真實性。正確的報表來自正確的賬簿，正確的賬簿來自正確的憑證，只有從憑證開始，對賬務(wù)處理的各個環(huán)節(jié)加以控制，才能防止有意或無意的差錯發(fā)生。

2.總賬子系統(tǒng)的目標

一般地，總賬子系統(tǒng)的目標包括如下內(nèi)容：

(1)及時、準確地采集和輸入各種憑證，保證進入計算機的會計數(shù)據(jù)及時、準確和全面。

(2)高效、正確地完成記賬等數(shù)據(jù)的處理過程。

(3)隨時輸出某個時期內(nèi)任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務(wù)；隨時輸出各個會計期間的各種賬表，為企業(yè)管理提供信息。

(4)建立與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和數(shù)據(jù)共享。

為了充分發(fā)揮計算機數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，增強總賬子系統(tǒng)的核算和輔助管理功能，某些總賬子系統(tǒng)設(shè)計目標還增加了部門核算與管理、項目核算與管理、往來核算與管理等輔助功能，以及自動轉(zhuǎn)賬等功能。

3.總賬子系統(tǒng)的工作原理及功能

在手工條件下，會計核算具有一整套科學(xué)的方法體系，主要包括：設(shè)置會計科目及賬戶，復(fù)式記賬，填制與審核憑證，設(shè)置與登記賬簿，成本計算，財產(chǎn)清查，編制會計報表等。這些會計方法是相互聯(lián)系、緊密結(jié)合的。其中前四個方法既是總賬子系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，也是記賬、算賬的一般方法。為了及時、正確、完整地處理會計業(yè)務(wù)，不同規(guī)模、不同業(yè)務(wù)量和業(yè)務(wù)屬性的企業(yè)采取了不同的賬務(wù)處理程序，也稱為會計核算組織程序。會計業(yè)務(wù)處理的流程如圖3-8所示。圖3-8會計業(yè)務(wù)處理的基本流程

1)會計業(yè)務(wù)處理的基本流程

(1)根據(jù)原始憑證，填制記賬憑證。

(2)根據(jù)記賬憑證及所附的原始憑證，逐筆登記日記賬。

(3)根據(jù)記賬憑證及所附的原始憑證，逐筆登記明細賬。

(4)根據(jù)記賬憑證，定期編制科目匯總表或匯總記賬憑證。

(5)根據(jù)科目匯總表或匯總記賬憑證，定期登記總分類賬。定期核對總分類賬、日記賬、明細分類賬。

(6)根據(jù)核對無誤后的總賬、明細賬，編制會計報表。

2)手工賬務(wù)處理的缺陷

(1)數(shù)據(jù)大量重復(fù)。記賬憑證是總賬子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，從一定意義上講，它所包含的信息量等于各種明細賬、總賬以及會計報表所包含的信息量之和。從信息量的角度看，明細賬、總賬、報表沒有比憑證增加什么，但考慮到不同的對象需要不同的信息，因此手工處理設(shè)置了登記明細賬、總賬等環(huán)節(jié)，使得記賬憑證上的數(shù)據(jù)被多次轉(zhuǎn)抄。

同一數(shù)據(jù)的大量重復(fù)，不僅造成存儲浪費，還容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不兼容，手工會計下常有賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象，這與手工方式下數(shù)據(jù)重復(fù)登記有直接關(guān)系。

(2)信息提供不及時。會計報表是總賬子系統(tǒng)的最終產(chǎn)品，是企業(yè)內(nèi)部管理部門、銀行部門及財政部門等了解企業(yè)經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果的重要資料，也是這些部門進行有關(guān)決策的依據(jù)。但由于賬務(wù)處理的工作量很大，再加上手工處理速度緩慢，往往需要延遲一個相當(dāng)長的時間才能編制出各種會計報表，嚴重削弱了會計報表所起的作用。

(3)準確性差。在長期的賬務(wù)處理實踐中，人們總結(jié)出一套特有的方法來避免和發(fā)現(xiàn)錯誤，如記賬憑證過賬后，一般在它前面加注“√”號防止重復(fù)登賬；明細賬和總賬采用平行登記的方法，以便相互核對發(fā)現(xiàn)明細賬中的過賬錯誤和計算錯誤。但無論如何，從記賬憑證的編制到報表輸出的每一個環(huán)節(jié)中，轉(zhuǎn)抄錯誤和計算錯誤都難以避免。

(4)工作強度大。為了達到算得快又要算得準的目標，在其他條件不變的情況下，只能靠加重財會人員勞動強度的方式去實現(xiàn)目標，這是手工進行賬務(wù)處理的必然結(jié)果。

3)計算機賬務(wù)處理流程

使用計算機處理會計業(yè)務(wù)，原有手工條件下根據(jù)原始憑證編制記賬憑證、根據(jù)記賬憑證按科目分類生成有關(guān)日記賬和明細賬、根據(jù)賬簿記錄編制會計報表，這一基本的處理程序并沒有發(fā)生變化。由于計算機具有運算速度快、業(yè)務(wù)處理能力強、數(shù)據(jù)處理精度高等特點，使用計算機處理會計業(yè)務(wù)時，需要根據(jù)計算機的工作特點制定計算機條件下新的總賬處理流程。計算機賬務(wù)處理的流程圖如圖3-9所示。圖3-9計算機賬務(wù)處理的流程計算機賬務(wù)處理的流程說明如下：

(1)編制輸入記賬憑證或機制憑證。記賬憑證是指手工輸入到計算機的會計憑證，此類憑證是輸入到計算機中的主要憑證，一般在輸入時應(yīng)注意審核其正確性。機制憑證是指由計算機生成的兩種憑證：一種是對于某些具有規(guī)律性且每月都發(fā)生的期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，由計算機根據(jù)設(shè)置自動生成其記賬憑證，這類憑證一般稱為機制憑證；另一種是由計算機會計信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)生成的記賬憑證。

(2)對輸入的記賬憑證進行審核。無論是手工輸入的記賬憑證還是機制憑證，都需要再次進行審核，以確保其正確性。

(3)計算機自動完成記賬工作。在計算機條件下記賬已不具有手工條件下將記賬憑證分門別類記入賬簿的含義。這里的記賬操作是指分別更新記賬憑證文件、科目余額及發(fā)生額文件、部門、項目等輔助文件以及單位銀行對賬單文件，并刪除臨時憑證文件中已記賬的憑證。記賬的另一目的是為了保證會計數(shù)據(jù)的安全和正確，對于已記賬的會計數(shù)據(jù)只能使用留有痕跡的修改方法。因此記賬操作在計算機條件下成為對記賬憑證錯誤的修改是否留有痕跡的分界。在計算機條件下，無需再區(qū)分總賬、日記賬、明細賬。這是因為計算機具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，需要查詢、打印有關(guān)賬簿時，由計算機對系統(tǒng)內(nèi)存放記賬憑證的文件自動進行處理并輸出有關(guān)內(nèi)容。

(4)計算機自動完成結(jié)賬工作。當(dāng)進行結(jié)賬時，計算機將自動進行總賬與明細賬的核對、總賬與各種輔助賬的核對，同時結(jié)束本月業(yè)務(wù)的處理。

(5)計算機自動進行銀行對賬。銀行對賬是根據(jù)銀行對賬單文件和企業(yè)對賬文件中的銀行業(yè)務(wù)進行對賬，同時生成銀行余額調(diào)節(jié)表及已達賬和未達賬。

計算機方式和手工方式下賬務(wù)處理流程既有相同的地方，也有很多不同之處。

相同之處主要如下：

(1)遵循相同的會計制度和會計準則。

(2)采用相同的會計理論和會計基本方法。

(3)對原始的會計數(shù)據(jù)進行加工并保存會計檔案。

(4)處理流程都是從憑證開始到賬簿再到報表輸出。不同之處主要如下：

(1)數(shù)據(jù)處理的起點與終點不同。數(shù)據(jù)處理的起點方面，手工方式下，會計業(yè)務(wù)的處理起點為原始憑證；計算機方式下，會計業(yè)務(wù)的處理起點為記賬憑證。數(shù)據(jù)處理的終點方面，手工方式下會計期間的會計業(yè)務(wù)以編制并上報會計報表為工作終點；計算機方式下，以計算機自動輸出賬薄和輸出固定報表為終點，并將各種格式變動的內(nèi)部及外部報表的編制與輸出工作交由單獨的報表子系統(tǒng)來完成。

(2)數(shù)據(jù)處理的方式不同。手工方式下，會計數(shù)據(jù)是通過將記賬憑證由不同的財會人員分別登記到不同的賬簿中完成數(shù)據(jù)處理；計算機方式下，總賬子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理時，記賬只是一個數(shù)據(jù)處理過程，不需要某個人執(zhí)行一遍賬簿登記工作，數(shù)據(jù)間的運算與歸集由計算機自動完成，由此大大減輕了財會人員的記賬工作量。

(3)數(shù)據(jù)存儲的方式不同。手工方式下，會計數(shù)據(jù)存儲在憑證、賬簿、報表等紙性介質(zhì)中；計算機方式下，總賬子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲在憑證文件、科目余額/發(fā)生額文件等數(shù)據(jù)文件中，在需要時，通過打印輸出。

(4)對賬方式不同。手工方式下，按照復(fù)式記賬的原則，平行登記的方法等進行對賬。計算機方式下，由于采用預(yù)先編制好的記賬程序自動、準確、高速地完成記賬過程，明細賬與匯總數(shù)據(jù)同時產(chǎn)生，因此沒有必要進行賬證、賬賬核對。

(5)會計資料的查詢方式和統(tǒng)計方式不同。手工方式下，會計人員編制一張數(shù)據(jù)統(tǒng)計表需要付出很多勞動；計算機方式下，會計人員只需通過各種查詢功能，就可以最快的速度完成數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計過程。

4)總賬子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

根據(jù)總賬子系統(tǒng)的處理流程和它的主要任務(wù)，可以將總賬子系統(tǒng)分解為圖3-10所示的功能結(jié)構(gòu)。該結(jié)構(gòu)只是一個基本的框架，不同的財務(wù)軟件可能會存在一些差異。圖3-10總賬子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)3.2.1銷售管理

銷售是指企業(yè)因向客戶提供產(chǎn)品(商品)或勞務(wù)活動而取得收入的過程。銷售業(yè)務(wù)涉及面廣、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、處理規(guī)則多、數(shù)據(jù)量大，所以銷售管理是一個較為復(fù)雜的過程。

銷售及回收貨款是企業(yè)實現(xiàn)價值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，雖然可以將銷售與應(yīng)收賬款合并為一個系統(tǒng)，但銷售屬于業(yè)務(wù)處理，而回收貨款屬于會計處理，所以一般分設(shè)銷售管理與應(yīng)收賬款管理兩個子系統(tǒng)。本節(jié)主要介紹銷售管理子系統(tǒng)的基本原理。3.2供?應(yīng)?鏈?系?統(tǒng)

1.銷售管理的基本任務(wù)

銷售循環(huán)從接受客戶訂單開始，在審核客戶信用的基礎(chǔ)上確定是否賒銷以及銷貨折扣，然后發(fā)運貨物或向客戶提供所需的服務(wù)，并開出銷售發(fā)票或賬單，確認銷售收入及與之匹配的成本、費用、稅金及附加、最后收回客戶支付的貨款和應(yīng)收款項，登記應(yīng)收賬款明細賬及對賬。其中除了收款之外，主要是銷售管理系統(tǒng)的任務(wù)，具體包括：

(1)銷售訂單管理。銷售訂單是企業(yè)與客戶之間簽訂的一種銷售合同。訂單管理主要包括訂單的編制、確認、執(zhí)行以及提供有關(guān)訂單的統(tǒng)計報表。通過訂單管理可以控制賒銷合同的簽訂，及時反映訂單的執(zhí)行情況，促使企業(yè)完成銷售計劃。

(2)銷售業(yè)務(wù)管理。銷售業(yè)務(wù)主要包括各種銷售發(fā)貨、銷售開票、委托代銷等內(nèi)容，通過實時記錄與核算銷售業(yè)務(wù)，正確反映銷售產(chǎn)品的數(shù)量、成本和價格差異。此外，還要協(xié)助應(yīng)收款管理系統(tǒng)加強對應(yīng)收賬款的反映和監(jiān)督，及時了解貨款的回收信息，合理地估計企業(yè)償債能力。

(3)銷售報表與分析。提供各種銷售明細賬、統(tǒng)計表以及各種銷售分析，反映與監(jiān)督企業(yè)銷售數(shù)量、銷售收入、銷售成本、銷售費用、銷售稅金及附加、銷售利潤的完成情況。

(4)提供與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，及時傳遞數(shù)據(jù)，相互協(xié)同處理。

2.銷售管理的業(yè)務(wù)流程

銷售業(yè)務(wù)有先發(fā)貨后開票、先開票后發(fā)貨、委托代銷、退貨等多種業(yè)務(wù)類型。不管何種類型，銷售過程一般包括訂貨、發(fā)貨和開票結(jié)算三個基本環(huán)節(jié)。銷售業(yè)務(wù)流程主要涉及的方面介紹如下：

1)銷售報價

(1)銷售業(yè)務(wù)員編制銷售報價單，經(jīng)銷售主管審批后發(fā)給客戶作為報價。銷售報價屬于商務(wù)談判環(huán)節(jié)，一般會多次詢價、還盤，最后雙方確定后簽署銷售合同(訂單)。

(2)銷售報價單可以批量從已維護的價格及折扣資料中取數(shù)，以節(jié)省重復(fù)勞動；同時報價時可以在線查看客戶的歷史價格、庫存情況等信息。

2)銷售訂單處理

(1)銷售業(yè)務(wù)員可以根據(jù)已審核的銷售報價單或參考生產(chǎn)預(yù)測單的數(shù)量，編制銷售訂單。銷售訂單作為重要的業(yè)務(wù)主線，一般需要進行多級審批，并且經(jīng)銷售主管、生產(chǎn)計劃主管、財務(wù)主管及分管領(lǐng)導(dǎo)等在線審批后，作為生產(chǎn)安排、出庫開票等后續(xù)業(yè)務(wù)處理的重要依據(jù)。

(2)銷售訂單在線監(jiān)控可以對訂單進行信用檢查、價格管理及可用量檢查(缺貨預(yù)警)。信用檢查一般是訂單在審核的時候由財務(wù)負責(zé)人或分管銷售領(lǐng)導(dǎo)進行在線審批；價格管理主要是根據(jù)基本價格資料及高級定價政策自動攜帶銷售價格及折扣，并且可以進行價格修改控制及最低限價控制。

(3)銷售訂單評估針對按單生產(chǎn)的企業(yè)，接到訂單一般需由財務(wù)人員進行成本預(yù)測、毛利分析；同時，生產(chǎn)計劃員也可以對訂單進行交貨期模擬，從而確定訂單的獲利能力及企業(yè)對交貨期的預(yù)測。

(4)執(zhí)行銷售訂單時，銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)不同的系統(tǒng)選項設(shè)置，既可以按訂單嚴格執(zhí)行發(fā)貨，也可以按比例執(zhí)行；對于較高優(yōu)先級的銷售訂單，銷售業(yè)務(wù)員可以通知生產(chǎn)計劃員進行鎖庫管理，從而為該訂單的優(yōu)先出庫提供保障；針對審核確認后的訂單，如果需要進行修改，系統(tǒng)提供專門的訂單變更流程給銷售業(yè)務(wù)員進行處理。

(5)銷售訂單分析根據(jù)銷售訂單的執(zhí)行結(jié)果，進行銷售訂單實際成本分析、執(zhí)行情況分析等。

3)銷售發(fā)貨

銷售發(fā)貨根據(jù)業(yè)務(wù)不同，可以執(zhí)行以下三條路線：

(1)執(zhí)行發(fā)貨通知流程：由銷售業(yè)務(wù)員編制發(fā)貨通知單，下達給倉管部門；倉管員根據(jù)發(fā)貨通知單及庫存情況編制銷售出庫單，經(jīng)倉管主管審核后正式出庫，并自動更新系統(tǒng)庫存(一般推薦在審核時更新庫存)。此流程被較多客戶使用，為推薦流程。

(2)不執(zhí)行發(fā)貨通知流程：由倉管員根據(jù)銷售訂單編制出庫單，并由主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批后正式出庫；在一些規(guī)模較小的企業(yè)中，也可以由銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)銷售訂單編制銷售出庫單，然后由倉管員審核出庫并更新系統(tǒng)庫存。

(3)執(zhí)行發(fā)貨檢驗流程：由銷售業(yè)務(wù)員編制發(fā)貨檢驗申請單，下達給質(zhì)量管理部門；質(zhì)檢員根據(jù)檢驗申請單編制檢驗單，通過其檢驗結(jié)果，系統(tǒng)自動反寫檢驗申請單；倉庫員對檢驗合格的產(chǎn)品作出庫處理(此流程不作推薦)。銷售出庫時，根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)，可以進行負庫存預(yù)警或控制；同時，出庫環(huán)節(jié)也可以進行信用及價格管控。

4)銷售退貨

銷售退貨根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境不同，可以執(zhí)行以下三條路線：

(1)執(zhí)行退貨通知：由銷售業(yè)務(wù)員編制退貨通知單，下達給倉管部門；倉管員根據(jù)退貨通知單接收退貨，編制紅字銷售出庫單，并由倉庫主管進行審批。此流程被較多客戶使用，為推薦流程。

(2)不執(zhí)行退貨通知流程：由倉管員根據(jù)原出庫單或者直接編制紅字銷售出庫單，接收客戶退貨，并由主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。此流程較不常見。

(3)執(zhí)行退貨檢驗流程：由銷售業(yè)務(wù)員編制退貨檢驗申請單后下達給質(zhì)量管理部；質(zhì)檢員根據(jù)檢驗申請單編制檢驗單，通過其檢驗結(jié)果，系統(tǒng)反寫退貨檢驗申請單；倉管員根據(jù)檢驗合格的產(chǎn)品作退貨入庫處理。從企業(yè)利益最大化的角度出發(fā)，此流程亦可作推薦。紅、藍銷售出庫單可以進行對等核銷。

5)銷售開票

銷售發(fā)票分為普通發(fā)票及增值稅發(fā)票兩種類型，根據(jù)其來源為訂單或出庫單，銷售開票又可分為以下兩種主要流程：

(1)先出庫后開票流程：由財務(wù)人員根據(jù)銷售出庫單據(jù)開具銷售發(fā)票，可以根據(jù)紅、藍銷售出庫單合并開票；銷售發(fā)票支持沖紅處理，可以由藍字銷售發(fā)票生成紅字銷售發(fā)票，同時支持紅字銷售出庫單生成紅字銷售發(fā)票。

(2)先開票后出庫流程：財務(wù)人員根據(jù)銷售訂單開具銷售發(fā)票，然后銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)未出庫的發(fā)票開具發(fā)貨通知下達給倉管部門，由倉管員執(zhí)行出庫作業(yè)；或者倉管員直接根據(jù)財務(wù)人員開具的未出庫的銷售發(fā)票執(zhí)行出庫作業(yè)。對于先開票后出庫的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)支持在發(fā)票環(huán)節(jié)進行可用量檢查。銷售發(fā)票可以與對應(yīng)的銷售出庫單進行鉤稽處理，從而正確核算出銷售毛利；另外，紅、藍字銷售發(fā)票也可以直接進行對等核銷；同時，財務(wù)人員或銷售業(yè)務(wù)員編制完費用發(fā)票后，可以與出庫單、發(fā)票一起進行三方鉤稽，如果費用發(fā)票遲于已鉤稽的發(fā)票及出庫單發(fā)生，也可以單獨進行補充鉤稽。在開票環(huán)節(jié)，根據(jù)參數(shù)選項，同樣可以進行信用管控及價格管理。

6)銷售回款

財務(wù)人員根據(jù)銷售訂單或銷售發(fā)票及其他應(yīng)收單編制收款單，銷售回款業(yè)務(wù)流程如下：

(1)訂金管理：當(dāng)與客戶簽約后，企業(yè)可根據(jù)合同條款在發(fā)貨前收取一定比例或一定金額的訂金。系統(tǒng)中可以根據(jù)銷售訂單編制預(yù)收單，進行訂金收取的業(yè)務(wù)處理；開票后預(yù)收單也可以與發(fā)票進行核銷，從而正確核算賬齡。

(2)收款處理：財務(wù)人員直接根據(jù)開具的發(fā)票或其他應(yīng)收單(比如代墊費用等)編制收款單，收款單與發(fā)票及其他應(yīng)收單可以進行核銷。

(3)退款單：財務(wù)人員根據(jù)紅字銷售發(fā)票或原收款單編制退款單，退款單同樣支持與發(fā)票進行核銷。系統(tǒng)提供七種核銷方式，以及支持票據(jù)及調(diào)匯處理。3.2.2采購管理

采購是企業(yè)物資供應(yīng)部門按確定的采購計劃、通過市場采購或其他途徑，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的一種經(jīng)濟活動。采購是企業(yè)價值鏈的重要環(huán)節(jié)，無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購業(yè)務(wù)都直接影響著企業(yè)的運營狀況。

1.采購管理的基本任務(wù)

采購管理系統(tǒng)追求的目標是：密切與供應(yīng)商保持聯(lián)系，保障供給，降低采購成本。它應(yīng)該協(xié)同應(yīng)付賬款管理子系統(tǒng)追蹤采購業(yè)務(wù)的付款情況及時交款以取得合理折扣商業(yè)信譽；配合庫存管理系統(tǒng)追蹤存貨的出庫信息，減少盲目采購以避免庫存積壓；協(xié)同存貨管理系統(tǒng)將采購結(jié)算成本自動記錄到存貨成本賬，便于財務(wù)部門及時掌握存貨采購成本。因此，采購管理系統(tǒng)的基本任務(wù)是：

(1)管理與本單位有關(guān)的供應(yīng)商資料，為采購選擇供應(yīng)商提供信息支持。

(2)實現(xiàn)對采購訂單的管理，反映和監(jiān)督采購訂單的編制、審核、簽訂和執(zhí)行情況。

(3)完成對采購發(fā)票、采購入庫、采購結(jié)算、采購?fù)素浀炔少彉I(yè)務(wù)的處理，正確反映采購材料或商品的數(shù)量、成本和價格差異。

(4)協(xié)助應(yīng)付款管理系統(tǒng)加強對應(yīng)付賬款的反映與監(jiān)督，及時了解貨款的支付和債務(wù)信息，合理地估計企業(yè)償債能力。

(5)提供與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，及時傳遞數(shù)據(jù)，相互協(xié)同處理。

2.采購流程

采購業(yè)務(wù)有貨到單未到、暫估入庫、單貨同到、單先到貨后到、退貨等多種業(yè)務(wù)類型。不管何種類型，采購過程一般包括訂貨、收貨和開票結(jié)算三個基本環(huán)節(jié)。采購業(yè)務(wù)流程主要涉及的方面介紹如下：

1)采購合同

采購員編制采購合同，作為一個較長期的采購計劃(一般作為企業(yè)內(nèi)部分析使用)。系統(tǒng)提供采購合同執(zhí)行匯報表等，但前提是采購訂單由合同生成。如果采購訂單是根據(jù)物料需求計劃及采購申請單生成的，則系統(tǒng)預(yù)設(shè)的報表不起作用，這種情況下需要另外開發(fā)報表，將采購合同與訂單或發(fā)票進行比較，從而對企業(yè)一定時期采購計劃的執(zhí)行情況有充分的了解。

2)采購申請

生產(chǎn)計劃員根據(jù)各種不同來源的采購需求編制采購申請單，采購申請單相當(dāng)于一個企業(yè)中短期的采購計劃。在企業(yè)中，一般生產(chǎn)用料的采購由物控部門負責(zé)申請，辦公用品、低值易耗品及其他物資的采購由相應(yīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)請購。

可以根據(jù)多個途徑觸發(fā)采購申請，如圖3-11所示。圖3-11采購管理的觸發(fā)條件

(1)根據(jù)MRP運算生成。生產(chǎn)計劃員執(zhí)行物料需求計劃后，生成計劃訂單，根據(jù)一些例外事項進行調(diào)整，然后生成采購申請單下達給采購部門作為訂貨依據(jù)。企業(yè)正常的原料大宗采購一般都采用該方式。

(2)根據(jù)配套查詢生成。對于一些客戶緊急訂單，生產(chǎn)計劃員可以直接根據(jù)配套查詢生成采購申請。配套查詢時可以根據(jù)銷售訂單、生產(chǎn)任務(wù)單、委外生產(chǎn)任務(wù)單、產(chǎn)品預(yù)測單生成毛需求，可以指定BOM展開到任一級次，并區(qū)分采購件及加工件進行匯總。

(3)根據(jù)缺貨查詢生成。對于辦公用品或采購備件等，可以直接根據(jù)缺貨查詢生成采購申請。缺貨查詢可以考慮一定期間的預(yù)計量，也可以只考慮當(dāng)前庫存；同時支持再訂貨點、安全庫存、最低庫存等補貨策略。

(4)根據(jù)銷售訂單生成：可以以銷定購，根據(jù)銷售訂單生成相應(yīng)的采購申請單。

(5)手工生成：通過手工錄入新的單據(jù)生成采購申請單。

(6)根據(jù)已有單據(jù)復(fù)制而成：復(fù)制已經(jīng)存在的單據(jù)生成新的采購申請單。

3)采購訂單處理

(1)采購員根據(jù)已審核的采購合同或采購申請單，編制采購訂單，經(jīng)與供應(yīng)商協(xié)商后，下達給供應(yīng)商作為訂貨依據(jù)。采購訂單處理作為核心作業(yè)，既是采購業(yè)務(wù)的起點，又將采購管理與物料需求管理無縫連接起來。

(2)采購訂單價格管理。采購員編制訂單時，可以進行價格管控，同時可以進行最高限價控制，從而保證采購業(yè)務(wù)的價格透明及有效控制。

(3)采購訂單配額管理。根據(jù)供貨比例，在采購申請下達采購訂單時，采購員可以按設(shè)置的供貨比例自動分配供應(yīng)商生成采購訂單；系統(tǒng)提供選項，可以在下達前根據(jù)實際情況靈活修改供貨配額。

(4)采購訂單執(zhí)行。采購員根據(jù)不同的系統(tǒng)選項設(shè)置，可以按訂單嚴格執(zhí)行收料，也可以按比例執(zhí)行收料；針對審核確認后的訂單，如果需要進行修改，系統(tǒng)將提供專門的訂單變更流程處理。

(5)采購訂單分析。系統(tǒng)提供相應(yīng)的訂單執(zhí)行分析報表，幫助企業(yè)實時監(jiān)控。

4)采購收料及退料

根據(jù)物料性質(zhì)及企業(yè)具體情況，采購收料及退料作業(yè)可分為如下幾種：

(1)物料為免檢?？蓤?zhí)行以下兩種主要流程:

一種是不需要收料通知單，直接入庫。由倉管員根據(jù)供應(yīng)商的送貨及提供的訂單號，編制外購入庫單，倉庫主管審核后入庫；當(dāng)物料在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)不合格或其他原因需要退回時，可執(zhí)行以下流程：由倉管員根據(jù)原訂單或原入庫單編制退庫單(紅字入庫單)，倉庫主管審核，同時安排退貨。另外一種流程則是使用收料通知單，由采購員根據(jù)供貨方溝通協(xié)調(diào)的情況編制收料通知單，審核后下達給倉管員；倉管員根據(jù)收料通知單接收貨物，編制外購入庫單，倉庫主管審核，接收入庫。當(dāng)物料在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物料不合格或其他原因需要退回時，可執(zhí)行以下業(yè)務(wù)流程：用紅字入庫(填寫紅字入庫單)，審核并安排退料；或采購員根據(jù)原收料退知單編制退料通知單，審核后下達給倉管部門；倉管員根據(jù)退料通知單編制紅字入庫單，審核并安排退料。當(dāng)收料通知單有一定時效性時，比如當(dāng)天開出的收料通知單，如果供應(yīng)商沒有及時供貨，則未收料的通知單即作廢，需待次日重新開具收料通知。這種情況下可以應(yīng)用退料通知單進行沖回。

(2)物料為非免檢。采購管理子系統(tǒng)若與質(zhì)量管理子系統(tǒng)結(jié)合使用，流程如下：

倉管員根據(jù)供應(yīng)商送貨及相應(yīng)的采購訂單編制采購檢驗申請單，將貨物收入待檢倉；質(zhì)檢員檢驗后，根據(jù)檢驗申請編制檢驗單，檢驗單上的合格或不合格數(shù)量反寫到檢驗申請單。如果質(zhì)檢通過，則倉管員根據(jù)質(zhì)檢反寫合格數(shù)據(jù)后的采購檢驗申請單編制外購入庫單，將貨料收入實倉，同時系統(tǒng)自動沖減待檢倉數(shù)量；如果貨物檢驗不合格，則倉管員編制退料單(退料通知單)，物料退還給供應(yīng)商，系統(tǒng)自動沖減待檢倉數(shù)量。如果物料為非免檢，但并不啟用質(zhì)檢系統(tǒng)，則流程如下：

倉管員根據(jù)供應(yīng)商送貨及相應(yīng)的采購訂單編制收料通知，將貨物收入待檢倉；質(zhì)檢員檢驗后，如果合格，則倉管員根據(jù)手工檢驗報告編制外購入庫單，將貨料收入實倉，同時系統(tǒng)自動沖減待檢倉數(shù)量；如果貨物檢驗不合格，則倉管員編制退料單(退料通知單)，物料退還給供應(yīng)商，系統(tǒng)自動沖減待檢倉數(shù)量。

5)采購開票

采購發(fā)票分為普通發(fā)票及增值稅發(fā)票兩種類型，而根據(jù)其來源為訂單或入庫單，采購開票可分為以下兩種主要流程：

(1)先入庫后收票。財務(wù)人員收到供應(yīng)商開具的采購發(fā)票后，根據(jù)其匹配的紅、藍字外購入庫單編制系統(tǒng)采購發(fā)票，作為付款依據(jù)并確定物料單價。

(2)先收票后入庫，這種情況較不常見。采購發(fā)票可以與對應(yīng)的外購入庫單進行鉤稽，核算后確定入庫單價；另外，紅、藍字采購發(fā)票也可以直接進行對等核銷；同時，財務(wù)人員或采購員編制完采購費用發(fā)票后，可以與入庫單、發(fā)票一起進行三方鉤稽，如果費用發(fā)票遲于已鉤稽的發(fā)票及入庫單發(fā)生，也可以進行補充鉤稽。在開票環(huán)節(jié)中，根據(jù)參數(shù)選項，可以進行采購價格管理，進行內(nèi)部監(jiān)控。

6)采購付款

(1)財務(wù)人員可以根據(jù)采購訂單、采購合同、采購發(fā)票或其他應(yīng)付單直接編制付款單；也可以由各業(yè)務(wù)線責(zé)任人根據(jù)上述單據(jù)編制付款申請單，傳遞到財務(wù)部門，財務(wù)人員根據(jù)資金安排進行付款，同時編制付款單。當(dāng)發(fā)生退款時，財務(wù)人員可以根據(jù)原付款單編制應(yīng)付退款單，增加企業(yè)資金賬。

(2)訂金管理。當(dāng)與供應(yīng)商簽約后，企業(yè)可根據(jù)合同條款在收貨前支付一定比例或一定金額的訂金。系統(tǒng)中可以根據(jù)采購訂單或采購合同編制預(yù)付單，進行訂金支付的業(yè)務(wù)處理；收到發(fā)票后預(yù)付單也可以與發(fā)票進行核銷，從而正確核算賬齡。

(3)付款處理。財務(wù)人員根據(jù)收到的發(fā)票或其他應(yīng)付單(比如代墊費用等)編制付款單，也可以根據(jù)付款申請單編制付款單，付款單與發(fā)票及其他應(yīng)付單可以進行核銷。

(4)退款單。財務(wù)人員根據(jù)紅字發(fā)票或原付款單編制退款單，退款單同樣支持與發(fā)票進行核銷。3.2.3庫存管理

1.庫存的定義

以成本和財務(wù)的觀點來看，庫存是金錢，是資產(chǎn)或現(xiàn)金。通常，庫存是企業(yè)最大的流動資產(chǎn)，因此認為庫存越少越好。但相關(guān)作業(yè)人員認為，庫存是成品、半成品、原材料、在制品，或者說庫存是采購件、委外件、自制件等。一般說來，他們相信庫存多一些更好。因為庫存可以應(yīng)付變幻莫測的客戶、蹩腳的供應(yīng)商、不正常的機器設(shè)備，總之庫存可以為一切意外的狀況提供緩沖。他們并未考慮到庫存投資的回報。如果從各自狹隘的觀點來看待庫存，會得出各種截然不同的看法。銷售部門把庫存看做是良好的客戶服務(wù)所必不可少的，如果當(dāng)應(yīng)該發(fā)貨時發(fā)生產(chǎn)品缺貨的問題，就會將其歸結(jié)為制造部門的失職所致；財務(wù)人員認為庫存束縛了資金，使之不能更好地投入于其他方面；車間人員不易理解持有庫存的代價，而時常抱怨由于庫存控制措施給車間帶來的明顯

不便。如果從公司整體來看，則什么是庫存呢？庫存在一家企業(yè)中的作用猶如汽車的減震器，銷售量的起伏可以由庫存來吸收；庫存可以通過保持生產(chǎn)以適當(dāng)?shù)乃俾蔬M行，從而使工廠更有效率地運行；批量庫存使得較少的生產(chǎn)調(diào)整與更高的設(shè)備利用率成為可能；在制品可以防范由于不穩(wěn)定的物流引起的人員與設(shè)備的停工等。不過，雖然持有一些庫存是必要也是有用的，但是庫存過多卻是有害的。在大多數(shù)公司里，資源都是有限的，過量的庫存沒有用處而只是束縛了資金的使用。因此，應(yīng)該從公司總體的觀點來考慮庫存投資：

(1)庫存投資與客戶服務(wù)之間的平衡：在具有有效的制造控制系統(tǒng)中執(zhí)行管理政策，但有意外的需求或供應(yīng)中斷發(fā)生的地方，庫存量與其所造成的服務(wù)之間存在著一種確定的關(guān)系，即庫存量越低，欠交與缺貨就越多；庫存量越高，服務(wù)就越好。

(2)庫存投資與改變生產(chǎn)力水平所伴隨的成本之間的平衡：如果生產(chǎn)必須響應(yīng)銷售的變化而波動，則過大的設(shè)備能力、加班加點、停工、雇傭、培訓(xùn)與解雇工人等有關(guān)費用將升高，庫存可以阻滯這些波動。

(3)庫存投資與所發(fā)放的補充庫存的訂單之間的平衡：頻繁地執(zhí)行工作或者以小批量多次發(fā)放采購訂單可以降低庫存持有量。這樣做的結(jié)果是高的生產(chǎn)調(diào)整與采購費用、過多的其他作業(yè)開支與失去了數(shù)量折扣。

(4)庫存投資與運輸成本之間的平衡：例如，為每小時移動工件去提供勞務(wù)與物料搬運設(shè)備，比每天移動工件要求較大的開銷。運輸方式越快，成本越高。

2.庫存的功能

按功能來劃分，庫存有五種基本的類型。

(1)波動(需求與供應(yīng))庫存：這是由于銷售與生產(chǎn)的數(shù)量與時機不能被準確地預(yù)測而持有的庫存。比如某一料品，其平均訂貨量可能是每月100單位，但有時銷售量可高達300或400單位；通常從工廠訂貨后3周可以收到訂貨，但有時可能要用6周。對于這些需求與供應(yīng)中的波動，可用后備庫存或安全庫存來彌補。當(dāng)通過各工作中心的物流不能完全平衡時，在工作中心也存在波動庫存。在生產(chǎn)計劃中可以提供一定的波動庫存，以滿足需求中的隨機變化而不需要改變生產(chǎn)力水平。

(2)預(yù)期庫存：這是為迎接一個高峰銷售季節(jié)、一次市場營銷推銷計劃或一次工廠關(guān)閉期而預(yù)先建立起來的庫存?；旧?，預(yù)期庫存就是為了未來的需要，也是為了限制生產(chǎn)速率的變化而儲備產(chǎn)能。

(3)批量庫存：若要按照料品的銷售速率去制造或采購料品，往往是不可能或者不切實際的。因此，要以大于眼前所需要的數(shù)量去獲得料品，由此而造成的庫存就是批量庫存。生產(chǎn)調(diào)整時間是確定此類庫存時的一個主要因素。

(4)運輸庫存：這是由于料品必須從一處移動到另一處而存在的庫存。處在卡車上被運往一個倉庫去的庫存，在途中可能要經(jīng)歷幾天或數(shù)十天之久。當(dāng)在途中時，庫存不能為工廠或客戶服務(wù)，它存在的原因只是由于運輸需要時間。

(5)投機性庫存：公司可以通過在價低時，大量購進那些價格易于波動的料品而實現(xiàn)大量的節(jié)約，這種庫存就叫投機性庫存。此外，對預(yù)計以后將要漲價的料品在現(xiàn)行價格較低時，買進額外的數(shù)量就可以降低該料品的物料成本。這類交易中的重要因素包括價格趨勢、廢棄風(fēng)險與處理商品的前景等。

3.庫存的分類

除了按照功能分類之外，庫存還可以按其在加工過程中的地位來分類：

(1)原料：用來制造成品中組件的鋼鐵、面粉、木料、布料或其他物料。

(2)組件：準備投入產(chǎn)品總裝的零件或子裝配件。

(3)在制品：工廠中正在被加工或等待于作業(yè)之間的物料與組件。

(4)成品：備貨生產(chǎn)工廠里，庫存中所持有的已完工料品，或訂貨生產(chǎn)工廠里準備按某一訂單發(fā)貨給客戶的完工料品。

4.庫存管理的整合功能

庫存管理是管理料品進、出、存的系統(tǒng)，所以庫存交易(單據(jù))資料的處理應(yīng)該力求及時、準確和完整。

在庫存管理系統(tǒng)中所包含的交易(單據(jù))種類一般有：

(1)收：收料單(采購或委外件收料待檢)、驗收單(采購或委外件驗收入庫)、入庫單(自制件完工入庫)。

(2)發(fā)：領(lǐng)料單(自制或委外)、出貨單(銷售發(fā)貨)。

(3)退：收料退回單(采購或委外件收料后退還廠商)、驗退單(采購或委外件入庫后退還廠商)、退料單(領(lǐng)料后退還倉庫)、退制單(自制件完工入庫后退回車間)、退貨單(銷售退回)。

(4)撥：調(diào)撥單(料品在倉庫間的轉(zhuǎn)移)。

(5)調(diào)：調(diào)整單(盤點調(diào)整)。

(6)盤：盤點作業(yè)。

(7)廢：報廢單。

(8)借：借用單、借用歸還單。有些庫存交易單據(jù)的發(fā)生，包括“收/退料單、驗收/退單、入庫/退制單、領(lǐng)/退料單、出/退貨單”，是同有關(guān)的令單相關(guān)連的。例如，“領(lǐng)料單”是依據(jù)“生產(chǎn)訂單”或“委外單”而產(chǎn)生的，“出貨單”是依“客戶訂單”發(fā)生的。因為庫存交易同令單之間有如此緊密的聯(lián)系，所以才能準確地掌握各令單的執(zhí)行情況，以及庫存“現(xiàn)存量、在單量、預(yù)約量”的連動關(guān)系，例如：

半成品A現(xiàn)存量為100，其子件C現(xiàn)存量為50。假設(shè)審核一張生產(chǎn)訂單，制造A半成品20個，其C的單位用量為1，那么A、C的庫存量如表3-1所示。表3-1產(chǎn)品A和C的庫存量假設(shè)該生產(chǎn)訂單已領(lǐng)料C15個，加工后完工入庫的產(chǎn)品A為15個，此時A、C的庫存量變化如表3-2所示。表3-2產(chǎn)品A和C變化后的庫存量除了庫存量的改變之外，生產(chǎn)訂單的相關(guān)數(shù)量也隨之發(fā)生變化：生產(chǎn)訂單的制造數(shù)量為20、已完工量為15、未完工量為5、應(yīng)領(lǐng)料量(C)為20、已領(lǐng)料量為15、未領(lǐng)料量為5。當(dāng)庫房人員輸入與該生產(chǎn)訂單相關(guān)的領(lǐng)料單、入庫單后，生管人員便可立即得知生產(chǎn)訂單的完工及用料狀況。表3-3列示了庫存管理整合功能的基本邏輯。表3-3庫存管理整合功能的基本邏輯因此，庫存交易資料只有及時提供才具有管理效用。如果庫存資料經(jīng)常逾期才提出庫存報告，對相關(guān)職能的管理人員將毫無意義。應(yīng)該在各交易單據(jù)發(fā)生時，盡快交給輸入人員。負責(zé)輸入的人員應(yīng)確保資料的正確、及時輸入，并定期打印出交易明細表，審核是否和單據(jù)一致，以防止輸入錯誤。

庫存盤點應(yīng)該由客觀人員定期負責(zé)進行，或者不定期抽盤部分較可能有問題的料品，以確保料賬一致。如果料賬不一，則應(yīng)立即查明原因，并輸入調(diào)整單據(jù)，以作調(diào)整，使實際量和電腦系統(tǒng)的現(xiàn)存量互相吻合。原因查出后，應(yīng)設(shè)法加以改善，避免重犯此類錯誤。

5.業(yè)務(wù)流程

倉庫管理的整體業(yè)務(wù)流程如圖3-12所示。

1)外購入庫

外購入庫是從供應(yīng)商購買物料入庫的業(yè)務(wù)。

原材料采購入庫流程圖如圖3-13所示。采購入庫流程說明如下：

(1)外購物資(包括外購原材料、商品)到達后，倉管員參照采購訂單(或收料通知單、采購檢驗申請單)仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量，將實物點檢入庫后，如實手工填寫“采購入庫單”。

(2)倉管員根據(jù)紙質(zhì)“采購入庫單”在K/3系統(tǒng)中維護系統(tǒng)“采購入庫單”，維護時可關(guān)聯(lián)“采購訂單”(或“收料通知單”、“采購檢驗申請單”)生成，一則建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)追溯流程，二則提高系統(tǒng)的輸入效率。

企業(yè)可根據(jù)自身情況設(shè)計倉存入庫業(yè)務(wù)流程，以規(guī)范自身業(yè)務(wù)。圖3-12倉存整體業(yè)務(wù)流程圖圖3-13原材料采購入庫流程圖

(3)倉存主管在系統(tǒng)中對采購入庫單進行審核，審核后的數(shù)據(jù)傳遞到倉存數(shù)據(jù)庫(系統(tǒng)提供保存或?qū)徍饲闆r更新數(shù)據(jù)庫的控制，企業(yè)可根據(jù)自身特點設(shè)置)。

(4)倉管員可將審核確認的采購入庫單打印輸出多聯(lián)以存檔備案及傳遞給財務(wù)部門入賬。

控制要點如下：

(1)對于需要批次管理的物料，在收料時，可根據(jù)系統(tǒng)批次設(shè)置規(guī)則賦予入庫物料以批次，允許手工調(diào)整。

(2)在維護系統(tǒng)“采購入庫單”時，提供即時倉存、倉存狀態(tài)查看，有助于倉管員監(jiān)控系統(tǒng)庫存狀態(tài)，合理安排入庫；同時集成基礎(chǔ)資料查看等功能，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的準

確性。

(3)系統(tǒng)提供條形碼技術(shù)應(yīng)用，通過現(xiàn)場掃描條形碼前端，方便入庫數(shù)據(jù)的維護。

2)產(chǎn)品入庫

產(chǎn)品入庫是企業(yè)加工產(chǎn)品完工入庫的業(yè)務(wù)。

產(chǎn)品入庫作業(yè)描述如下：

(1)車間生產(chǎn)任務(wù)執(zhí)行完畢后，工序班長手工填制“產(chǎn)/半成品入庫單”，隨實物提交到成品庫。

(2)倉管員參照生產(chǎn)任務(wù)單(或工序移轉(zhuǎn)單、任務(wù)單匯報、銷售訂單、產(chǎn)品檢驗單)仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量，將實物點檢入庫。

(3)倉管員根據(jù)紙質(zhì)“產(chǎn)/半成品入庫單”在K/3系統(tǒng)中維護系統(tǒng)“產(chǎn)/半成品入庫單”，維護時可關(guān)聯(lián)“生產(chǎn)任務(wù)單”(或“工序移轉(zhuǎn)單”、“任務(wù)單匯報”、“銷售訂單”、“產(chǎn)品檢驗單”)生成，一則建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)追溯流程，二則提高系統(tǒng)的輸入效率。

企業(yè)可根據(jù)自身情況設(shè)計倉存入庫業(yè)務(wù)流程，以規(guī)范自身業(yè)務(wù)。

(4)倉存主管在系統(tǒng)中對“產(chǎn)/半成品入庫單”進行審核，審核后的數(shù)據(jù)傳遞到倉存數(shù)據(jù)庫(系統(tǒng)提供保存或?qū)徍饲闆r更新數(shù)據(jù)庫的控制，企業(yè)可根據(jù)自身特點設(shè)置)。

(5)倉管員可將審核確認的“產(chǎn)/半成品入庫單”打印輸出多聯(lián)以存檔備案及傳遞給財務(wù)部門入賬?？刂埔c如下：

(1)對于需要批次管理的物料，在產(chǎn)成品入庫時，可根據(jù)系統(tǒng)批次設(shè)置規(guī)則賦予入庫物料以批次，允許手工調(diào)整。

(2)在維護系統(tǒng)“產(chǎn)/半成品入庫單”時，提供即時倉存、倉存狀態(tài)查看，有助于倉管員監(jiān)控系統(tǒng)庫存狀態(tài)，合理安排入庫；同時集成基礎(chǔ)資料查看等功能，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的準確性。

(3)系統(tǒng)提供條形碼技術(shù)應(yīng)用，通過現(xiàn)場掃描條形碼前端，方便入庫數(shù)據(jù)的維護。

3)委外加工入庫

委外加工入庫通過出庫單來確認委外加工供應(yīng)商加工完成的產(chǎn)品的入庫業(yè)務(wù)。

委外加工入庫作業(yè)描述如下：

(1)委外生產(chǎn)任務(wù)執(zhí)行完畢后，采購員(外協(xié)員)手工填制“委外加工入庫單”，隨實物提交到半/成品庫。

(2)倉管員參照委外生產(chǎn)任務(wù)單(或委外加工檢驗單、委外加工費發(fā)票)仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量，將實物點檢入庫。

(3)倉管員根據(jù)紙質(zhì)“委外加工入庫單”在K/3系統(tǒng)中維護系統(tǒng)“委外加工入庫單”，應(yīng)注明外協(xié)單位，維護時可關(guān)聯(lián)“委外生產(chǎn)任務(wù)單”(或“委外加工費發(fā)票”)生成，一則建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)追溯流程，二則提高系統(tǒng)的輸入效率。

企業(yè)可根據(jù)自身情況設(shè)計倉存入庫業(yè)務(wù)流程，以規(guī)范自身業(yè)務(wù)。

(4)倉存主管在系統(tǒng)中對“委外加工入庫單”進行審核，審核后的數(shù)據(jù)傳遞到倉存數(shù)據(jù)庫(系統(tǒng)提供保存或?qū)徍饲闆r更新數(shù)據(jù)庫的控制，企業(yè)可根據(jù)自身特點設(shè)置)。

(5)倉管員可將審核確認的“委外加工入庫單”打印輸出多聯(lián)，以存檔備案及傳遞給財務(wù)部門入賬。

控制要點如下：

(1)對于需要批次管理的物料，外協(xié)產(chǎn)成品入庫時，可根據(jù)系統(tǒng)批次設(shè)置規(guī)則賦予入庫物料以批次，允許手工調(diào)整。

(2)在維護系統(tǒng)“委外加工入庫單”時，提供即時倉存、倉存狀態(tài)查看，有助于倉管員監(jiān)控系統(tǒng)庫存狀態(tài)，合理安排入庫；同時集成基礎(chǔ)資料查看等功能，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的準確性。

(3)系統(tǒng)提供條形碼技術(shù)應(yīng)用，通過現(xiàn)場掃描條形碼前端，方便入庫數(shù)據(jù)的維護。

4)受托加工材料入庫

受托加工材料入庫是在企業(yè)接受來料加工業(yè)務(wù)時客戶提供的材料入代管倉的業(yè)務(wù)。

受托加工材料入庫作業(yè)描述如下：

(1)受托加工物資(包括外購原材料、輔料等)到達后，倉管員參照受托加工銷售合同列明客供物料明細(或根據(jù)客戶協(xié)商確認的產(chǎn)成品標準BOM進行配套展開)仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量，將實物點檢入庫后，如實手工填寫“受托加工材料入庫單”，受托加工料非企業(yè)自身擁有的財產(chǎn)，需要單獨開實務(wù)賬登記，倉管需將其納入“代管倉”管理。

(2)倉管員根據(jù)紙質(zhì)“受托加工材料入庫單”在K/3系統(tǒng)中維護系統(tǒng)“受托加工材料入庫單”，應(yīng)注明供料單位，維護時可根據(jù)產(chǎn)品BOM進行配套展開，一則實現(xiàn)配套收料，二則提高系統(tǒng)的輸入效率。

(3)倉存主管在系統(tǒng)中對“受托加工材料入庫單”進行審核，審核后的數(shù)據(jù)傳遞到代管倉倉存數(shù)據(jù)庫(系統(tǒng)提供保存或?qū)徍饲闆r更新數(shù)據(jù)庫的控制，企業(yè)可根據(jù)自身特點設(shè)置)。

(4)倉管員可將審核確認的“受托加工材料入庫單”，打印輸出多聯(lián)以存檔備案?？刂埔c如下：

(1)對于需要批次管理的物料，受托加工材料入庫時，可根據(jù)系統(tǒng)批次設(shè)置規(guī)則賦予入庫物料以批次，允許手工調(diào)整。

(2)在維護系統(tǒng)“受托加工材料入庫單”時，提供即時倉存、倉存狀態(tài)查看，有助于倉管員監(jiān)控系統(tǒng)庫存狀態(tài)，合理安排入庫，同時集成基礎(chǔ)資料查看等功能，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的準確性。

(3)系統(tǒng)提供條形碼技術(shù)應(yīng)用，通過現(xiàn)場掃描條形碼前端，方便入庫數(shù)據(jù)的維護。

5)其他入庫

其他入庫用來處理不進行存貨核算的入庫業(yè)務(wù)。

其他入庫作業(yè)描述如下：

(1)對于非上述情況下的物料存儲，例如清理的邊角料搜集入庫，在責(zé)任部門送達后，倉管員應(yīng)仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量，將實物點檢入庫后，如實手工填寫“其他入

庫單”。

(2)倉管員根據(jù)紙質(zhì)“其他入庫單”在K/3系統(tǒng)中維護系統(tǒng)“其他入庫單”。

(3)倉存主管在系統(tǒng)中對“其他入庫單”進行審核，審核后的數(shù)據(jù)傳遞到倉存數(shù)據(jù)庫(系統(tǒng)提供保存或?qū)徍饲闆r更新數(shù)據(jù)庫的控制，企業(yè)可根據(jù)自身特點設(shè)置)。

(4)倉管員可將審核確認的“其他入庫單”打印輸出多聯(lián)，以存檔備案及傳遞給財務(wù)部門入賬?？刂埔c如下：

(1)對于需要批次管理的物料，在收料時，可根據(jù)系統(tǒng)批次設(shè)置規(guī)則賦予入庫物料以批次，允許手工調(diào)整。

(2)在維護系統(tǒng)“其他入庫單”時，提供即時倉存、倉存狀態(tài)查看，有助于倉管員監(jiān)控系統(tǒng)庫存狀態(tài)，合理安排入庫；同時集成基礎(chǔ)資料查看等功能，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的準

確性。

(3)系統(tǒng)提供條形碼技術(shù)應(yīng)用，通過現(xiàn)場掃描條形碼前端，方便入庫數(shù)據(jù)的維護。

6)銷售出庫

銷售出庫是處理銷售產(chǎn)品出庫的業(yè)務(wù)。

銷售出庫作業(yè)描述如下：

(1)業(yè)務(wù)員根據(jù)訂單的交運期限或者客戶的要貨指令，向物流部門下達“發(fā)貨通知單”，物流部門據(jù)此備貨并安排貨物的運輸?shù)仁马棥?/p>

(2)銷售成品交運時，倉管員參照“發(fā)貨通知單”(或“出運通知單”、“發(fā)貨檢驗申請單”、“產(chǎn)品入庫單”、“外購入庫單”)。在多種情況下可由外購入庫或產(chǎn)品入庫多聯(lián)列印，以其一聯(lián)擔(dān)任發(fā)貨通知單的功能。在外銷業(yè)務(wù)中，“出運通知單”擔(dān)負發(fā)貨通知單的作用)仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量，將實物點檢出庫后，如實手工填寫“銷售出

庫單”。

(3)倉管員根據(jù)紙質(zhì)“銷售出庫單”在K/3系統(tǒng)中維護系統(tǒng)“銷售出庫單”，維護時可關(guān)聯(lián)“發(fā)貨通知單”(或“出運通知單”、“發(fā)貨檢驗申請單”、“產(chǎn)品入庫單”、“外購入庫單”)生成，一則建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)追溯流程，二則提高系統(tǒng)的輸入效率。

企業(yè)可根據(jù)自身情況設(shè)計倉存出庫業(yè)務(wù)流程，規(guī)范自身業(yè)務(wù)。

(4)倉存主管在系統(tǒng)中對“銷售出庫單”進行審核，審核后的數(shù)據(jù)傳遞到倉存數(shù)據(jù)庫(系統(tǒng)提供保存或?qū)徍饲闆r更新數(shù)據(jù)庫的控制，企業(yè)可根據(jù)自身特點設(shè)置)。

(5)倉管員可將審核確認的“銷售出庫單”打印輸出多聯(lián)，以存檔備案及傳遞給財務(wù)部門入賬?？刂埔c如下：

(1)對于需要批次管理的物料，在發(fā)貨時，可從現(xiàn)有批次庫存中選擇，也允許手工維護。

(2)在維護系統(tǒng)“銷售出庫單”時，提供即時倉存、倉存狀態(tài)查看，有助于倉管員監(jiān)控系統(tǒng)庫存狀態(tài)，合理安排出庫；同時集成基礎(chǔ)資料查看等功能，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的準

確性。

(3)系統(tǒng)提供條形碼技術(shù)應(yīng)用，通過現(xiàn)場掃描條形碼前端，方便出庫數(shù)據(jù)的維護。

7)生產(chǎn)領(lǐng)料

(1)采用送料制的企業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)料作業(yè)描述如下：

①生產(chǎn)部計劃員向車間下達生產(chǎn)任務(wù)、投料確認后，車間可根據(jù)工單向倉庫領(lǐng)料生產(chǎn)。

②倉管員根據(jù)投料單作領(lǐng)料單，維護時可關(guān)聯(lián)“生產(chǎn)任務(wù)單(投料結(jié)果)”(或“其他入庫單”、“外購入庫單”)生成，一則建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)追溯流程，二則提高系統(tǒng)的輸入效率；之后打印“生產(chǎn)領(lǐng)料單”備料，向車間人員發(fā)料，發(fā)料時需仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量；在沒有啟用制造系統(tǒng)但已經(jīng)啟用生產(chǎn)數(shù)據(jù)管理并有BOM的情況下，可以通過系統(tǒng)的物料配套查詢錄入功能自動產(chǎn)生領(lǐng)料的物料和數(shù)量。③送料到車間并簽收領(lǐng)料單。

④倉管員根據(jù)簽收紙質(zhì)“生產(chǎn)領(lǐng)料單”在K/3系統(tǒng)中審核系統(tǒng)“生產(chǎn)領(lǐng)料單”。企業(yè)可根據(jù)自身情況設(shè)計倉存出庫業(yè)務(wù)流程，以規(guī)范自身業(yè)務(wù)。存在某些物料在線邊倉堆積儲備，在實際產(chǎn)成品入庫后倒沖領(lǐng)料，系統(tǒng)提供根據(jù)產(chǎn)成品入庫單結(jié)合標準BOM生成倒沖領(lǐng)料單的功能。

⑤倉管員可將審核確認的“生產(chǎn)領(lǐng)料單”打印輸出多聯(lián)，以存檔備案及傳遞給財務(wù)部門入賬。

(2)采用領(lǐng)料制的企業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)料作業(yè)描述如下：

①車間生管員根據(jù)投料單作領(lǐng)料單，打印領(lǐng)料單后到倉庫領(lǐng)料；維護領(lǐng)料單時可關(guān)聯(lián)“生產(chǎn)任務(wù)單(投料結(jié)果)”(或“其他入庫單”、“外購入庫單”)生成，一則建立系統(tǒng)業(yè)務(wù)追溯流程，二則提高系統(tǒng)的輸入效率；之后打印“生產(chǎn)領(lǐng)料單”備料，向車間人員發(fā)料，發(fā)料時需要仔細核對品名、規(guī)格型號、數(shù)量；在沒有啟用制造系統(tǒng)但已經(jīng)啟用生產(chǎn)數(shù)據(jù)管理并有BOM的情況下，可以通過系統(tǒng)的物料配套查詢錄入功能自動產(chǎn)生領(lǐng)料的物料和數(shù)量。②庫房保管員發(fā)料，并在領(lǐng)料單中填寫實