食品公司電視電話會議管理制度

食品公司電視電話會議管理制度一、概述食品公司作為一家現(xiàn)代化企業(yè)，經(jīng)常需要舉辦各種類型的會議，其中包括電視電話會議。為了保證會議的效率和流程的順暢，制定本管理制度。二、會議類型食品公司的會議主要包括以下類型：正式會議：通常由公司高層管理人員主持，主要是對公司重要事務(wù)進(jìn)行討論、交流、決策和監(jiān)督的場合；部門會議：由各部門領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人主持，主要是對本部門重要工作進(jìn)行討論、總結(jié)、講解和指導(dǎo)的場合；項目會議：通常是由項目經(jīng)理組織和主持，參與者包括項目組成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等，旨在推進(jìn)項目進(jìn)程、協(xié)調(diào)解決問題、達(dá)成共識等；民主管理例會：由公司、事業(yè)部或者某個團(tuán)隊主持，旨在促進(jìn)員工間交流、凝聚團(tuán)隊精神、共同解決工作中存在的問題、思考未來的工作開展等。以上會議類型均可采用電視電話會議形式，便于統(tǒng)一調(diào)配資源、節(jié)約時間，特別是在疫情期間，遠(yuǎn)程會議更加重要。三、會議組織1.主持人所有電視電話會議均需指定主持人，主持人負(fù)責(zé)會議開展的整個過程，包括會議議程的制訂、會議時間的把控、與參會人員的溝通協(xié)調(diào)、會議記錄的整理和審批等。主持人要確保會議的目的明確勾畫、議題詳實明朗，會議的程序得以規(guī)范化控制、文化氛圍得以良性營造。2.參會人員參加電視電話會議的人員，包括公司內(nèi)部的各級領(lǐng)導(dǎo)、主管、管理人員、各部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位人員、項目組成員及其他相關(guān)人員等。3.會議場地電視電話會議可以根據(jù)具體情況采用不同的場地，包括會議室、媒體音視頻廣告轉(zhuǎn)播中心會議中心、以及遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)集成商場地等。場地需滿足會議需求，且設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)良好、網(wǎng)絡(luò)暢通、環(huán)境安靜、燈光、聲音等設(shè)備運(yùn)作正常。四、會議安排電視電話會議安排需合理、科學(xué)，要具備以下要求：1.會議議程會議前應(yīng)制定會議議程，包括會議主題、參會人員、時間地點、議題安排、主題設(shè)定、內(nèi)容流程等。議程要合理，會議主題要明確、議題要詳盡，每項議題的內(nèi)容要精細(xì)。2.會議通知會議通知應(yīng)在會議開始前一定時間內(nèi)逐級發(fā)布，確保參會人員可以準(zhǔn)時參加。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、召開時間、地點、參會人員、與會方式、注意事項等。3.會議技術(shù)支持參會人員可以在會議前聯(lián)系技術(shù)支持人員，了解視頻會議功能，以及使用前注意事項。若有需要，可以預(yù)約技術(shù)支持或具體的攻略視頻。五、會議紀(jì)要為了保證會議真實有效的結(jié)果和過程能夠得到保存和使用，應(yīng)編制會議紀(jì)要和決議書。在會議結(jié)束后的第一時間內(nèi)，由主持人或會議秘書對會議討論的基本內(nèi)容、參會人員、好的議程、重要決定、存在的矛盾、待解決的難題等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成會議紀(jì)要，執(zhí)行過程中會記錄實際結(jié)果的具體步驟和所執(zhí)行的決定。這份紀(jì)要供參會人員查閱，是今后工作的依據(jù)。記錄的會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)及時披露給有關(guān)方面以獲得深入的探討和反饋。有需要的話，會議紀(jì)要和決議書可以將電子版或紙質(zhì)版歸檔保存。六、會議期間應(yīng)注意事項保證會議的效率和流程的順暢；參加會議人員要準(zhǔn)時到場，避免遲到或者早退；參加會議人員要注意禮儀、注意言辭，避免贅詞和無意義的重復(fù)；發(fā)言要點要明確、簡潔，內(nèi)容要真實可靠；參加人員可以在會議期間逐級交流，提出觀點和建議。七、會議后續(xù)處理在會議結(jié)束后，可以安排相應(yīng)的跟進(jìn)工作，包括收集意見、整理會議紀(jì)要、執(zhí)行會議決議、在以后的工作中提供支持與保障等。若有需要，可以在開會的過程中進(jìn)行各部門之間的協(xié)作與改進(jìn)，優(yōu)化各部門的運(yùn)作方式，在未來的發(fā)展中使公司更具競爭力。八、附則本管理制度遵循國家法律法規(guī)、國家和省市相關(guān)規(guī)定；本管理制度不包含公司機(jī)密信息，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向外泄露；本管理制度自發(fā)布之日