人事檔案管理存在的問題及改革措施

人事檔案管理存在的問題及改革措施1.問題紙質(zhì)檔案管理方式過時(shí)隨著信息化的發(fā)展，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)越來越不適合現(xiàn)代企業(yè)的需求。紙質(zhì)檔案管理方式需要大量的空間和人力，且難以保障檔案的安全和保密。檔案歸檔不規(guī)范在檔案存儲(chǔ)的過程中，檔案管理人員通常不會(huì)執(zhí)行良好的文件歸檔程序。顯然，這樣做將增加他們管理過程中的工作量，還會(huì)妨礙他們有效歸檔和查找文件。檔案分類和查找不規(guī)范當(dāng)企業(yè)檔案越來越多時(shí)，該分類問題就變得越來越復(fù)雜。搜尋關(guān)鍵字來查找這些信息，可能很容易遺漏需要的信息。此外，由于人們會(huì)在不同的時(shí)間使用檔案，使不同的工種人員之間的溝通變得復(fù)雜和耗時(shí)。機(jī)構(gòu)檔案共享不便機(jī)構(gòu)檔案共享不便或無法實(shí)現(xiàn)，造成杜絕了企業(yè)部門之間的信息交流和評(píng)論，以至于影響到企業(yè)整體的競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)。檔案管理運(yùn)營成本過高受人力和存儲(chǔ)空間限制，紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)營成本越來越高。這在無形中增加了企業(yè)的運(yùn)營成本，畢竟員工的地方成本和定期存儲(chǔ)檔案的費(fèi)用非常昂貴。2.改革措施數(shù)字檔案化管理在數(shù)字化時(shí)代，可以采用數(shù)字檔案化管理方式。該方式可保障企業(yè)檔案信息的安全和保密性，不占用大量的空間和人力，并可降低運(yùn)營成本。實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案化管理的關(guān)鍵是付諸實(shí)際行動(dòng)，推介相應(yīng)的數(shù)字檔案平臺(tái)和技術(shù)，培訓(xùn)相關(guān)員工來熟悉該平臺(tái)和相關(guān)技術(shù)，從而加強(qiáng)企業(yè)檔案的統(tǒng)一數(shù)字化管理。檔案存儲(chǔ)規(guī)范化管理采用規(guī)范化管理的檔案存儲(chǔ)方式，能夠提高檔案的查找效率和減少管理成本。而規(guī)范化管理的關(guān)鍵是建立一個(gè)檔案管理平臺(tái)，分類檔案，歸檔管理，建立檔案檔案庫，制定好文件的保密措施和退役措施等，以此降低公司檔案管理的難度和成本。檔案分類和查找標(biāo)準(zhǔn)化盡量規(guī)范檔案分類方式，建立相互連接和依賴的領(lǐng)域分類，簡化整個(gè)檔案分類過程。同時(shí)，按照檔案管理平臺(tái)的規(guī)定，制定好檔案訪問權(quán)限，使查找檔案工作更加順暢。加強(qiáng)檔案共享建立并推廣一個(gè)檔案管理平臺(tái)，使企業(yè)部門之間的信息共享變得更加便捷。這樣可以有效促進(jìn)企業(yè)間部門之間的溝通和協(xié)作，提高企業(yè)整體素質(zhì)。優(yōu)化檔案管理運(yùn)營成本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理和檔案管理平臺(tái)的電子化模式，可減少檔案管理的人力和存儲(chǔ)成本。針對(duì)人力成本，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)，提高個(gè)人知識(shí)和