設(shè)備技術(shù)檔案管理制度

設(shè)備技術(shù)檔案管理制度一、制度目的：本制度旨在規(guī)范公司設(shè)備、產(chǎn)品技術(shù)檔案的收集、管理和保管，確保技術(shù)檔案的完整性、及時性和準(zhǔn)確性，為企業(yè)決策和科研開發(fā)提供可靠數(shù)據(jù)支撐。二、適用范圍：本制度適用于公司所有設(shè)備、產(chǎn)品技術(shù)檔案的管理和保管。三、管理內(nèi)容：3.1文獻收集公司設(shè)備技術(shù)檔案的信息來源分為文獻和實物兩類。文獻信息來源包括但不限于：設(shè)備設(shè)計、制造、驗收、安裝、運行、維修、檢驗、測試等各階段涉及到的專業(yè)技術(shù)書籍、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖紙、說明書、技術(shù)資料、證書、合同等相關(guān)信息。3.2實物收集實物信息來源包括但不限于：設(shè)備的主要原件、重要組件、關(guān)鍵零部件、檢測儀器、定位器、塞尺、工具等現(xiàn)場實物。3.3檔案保管設(shè)備技術(shù)檔案按照機電、電氣、自控、試驗幾個專業(yè)分門別類存放，每個部門設(shè)立專人進行保管。設(shè)備技術(shù)檔案資料必須保證一定的完整性及準(zhǔn)確性，同時，要注明文件內(nèi)容的引用、發(fā)放、查閱、備份、加工等信息。每次借用使用設(shè)備技術(shù)檔案文件必須遵守本制度的規(guī)定，在文件上應(yīng)予注明使用人及使用時間并簽字。3.4遠(yuǎn)程備份公司設(shè)備技術(shù)檔案保持一份電子備份，同時存放于遠(yuǎn)程備份服務(wù)器，確保設(shè)備技術(shù)檔案資料的安全可靠。四、管理流程：4.1文獻資料的收集每個部門根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求，選取相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)手冊、技術(shù)說明、裝置備件清單、圖紙、證書、驗收單等相關(guān)文獻資料，并由相應(yīng)部門歸檔并上架存儲。4.2實物資料的收集公司設(shè)備技術(shù)檔案管理部門定期組織對現(xiàn)場設(shè)備實物資料的收集、更新、整理、歸檔，并上架存儲。4.3文獻資料的更新設(shè)備技術(shù)檔案資料必須及時更新，將設(shè)計圖紙、調(diào)試記錄、檢驗報告、運行數(shù)據(jù)、維修維護記錄等有關(guān)的補充材料一并歸檔。4.4實物資料的更新設(shè)備技術(shù)檔案資料必須及時更新，比如設(shè)備零部件更換、設(shè)備升級改造記錄等。4.5檔案管理的查詢和借閱員工在查詢和借閱檔案資料時必須填寫借閱單并由領(lǐng)導(dǎo)審批簽字；檔案管理部門定期進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并更新檔案資料。4.6電子檔案備份設(shè)備技術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)每月對存儲于遠(yuǎn)程備份服務(wù)器上的電子檔案進行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在最終用戶存儲介質(zhì)上。4.7對外服務(wù)設(shè)備技術(shù)檔案管理部門可根據(jù)銷售、研發(fā)、物流等職能部門的需求，向外服務(wù)提供鑒定、技術(shù)支持、裝置選型、設(shè)備維修、物流咨詢等服務(wù)。五、制度改進設(shè)備技術(shù)檔案管理制度的執(zhí)行結(jié)果每季度應(yīng)當(dāng)進行一次系統(tǒng)總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進措施并調(diào)整執(zhí)行計劃。結(jié)束語設(shè)備技術(shù)檔案的管理不僅是企業(yè)對于知識保護和管理的重要