人事檔案保管制度及利用

人事檔案保管制度及利用一、保管制度1.1目的為規(guī)范和加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，制定本制度。旨在確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和保密性，促進(jìn)公司管理和決策，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。1.2適用范圍本制度適用于公司的所有人事檔案管理工作。1.3檔案種類公司的人事檔案主要包括以下種類：個(gè)人基本檔案。勞動(dòng)合同、勞動(dòng)用工協(xié)議及修正協(xié)議。教育、培訓(xùn)和考核檔案。人事任免、獎(jiǎng)懲檔案。社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金檔案。安全崗位任職資格及操作證書檔案。其他有關(guān)人事管理工作的檔案。1.4檔案保管規(guī)定人事檔案必須以電子文件形式存檔，并進(jìn)行加密處理，以保證檔案安全。每份人事檔案只能由制定權(quán)限的人員查閱和修改，未經(jīng)授權(quán)的人員禁止查看、修改或刪除檔案。檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制非授權(quán)人員進(jìn)入。二、檔案利用2.1目的為更好利用公司人事檔案，提升人員管理的效率和準(zhǔn)確性，制定本規(guī)定。旨在明確檔案利用的原則和措施，保證檔案資料的利用合法、規(guī)范、安全、有序。2.2檔案檢索規(guī)定員工出具正式申請。申請必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在員工未提供充分證明文件的前提下，原則上不得查閱和提供員工檔案資料。2.3檔案復(fù)印規(guī)定員工出具正式申請，需表明檔案用途。被申請人事檔案必須存在完整副本方可提供復(fù)印。在員工未提供充分證明文件的前提下，原則上不得提供復(fù)印申請。2.4檔案借閱規(guī)定為保證檔案資料安全，過期未歸還的，應(yīng)立即上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，追究有關(guān)人員的責(zé)任。已借出的文件必須有相應(yīng)的借閱記錄和歸還記錄。三、執(zhí)行和監(jiān)督3.1責(zé)任人員公司人力資源部門負(fù)責(zé)制定本制度、落實(shí)本制度、監(jiān)督人事檔案工作的實(shí)施等有關(guān)工作。3.2監(jiān)督公司各級管理人員有義務(wù)對本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出意見和建議，并做出相應(yīng)處理。四、總結(jié)人事檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案管理對于企業(yè)的管理和決策有著至關(guān)重要的意義。本制度的實(shí)施，將有助于規(guī)范和加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，并為企業(yè)的發(fā)展提供有力支