行政管理手冊

辦公室崗位職責協(xié)助經理工作。負責打字、文件存檔、對外宣傳及其他內勤工作。負責會議及培訓記錄工作。負責辦公用品采購、領取、分發(fā)及保管工作.接收來信、來函、文傳、傳真等往來文書，并進行分類、登記和傳遞工作.保持辦公室清潔。負責客訪預報、來訪接待、對外聯(lián)絡等工作。完成領導交辦的其他工作。行政文員主要工作實施細則序號工作內容要求1管理處公章管理根據內容向上級領導請示，做好蓋章的登記工作。2員工檔案員工各種證件資料齊全。3員工入職及離職做好新進員工的入職及離職員工手續(xù)辦理.4員工統(tǒng)計月報每月28日前將管理處現(xiàn)有人員數量及本月新入職員工和離職員工數量，按部門進行統(tǒng)計并匯總。5員工考勤根據公司要求上報員工考勤，每月5日前將員工打卡異常情況（包括罰金）及病事假出報表并公示于北便門打卡處.6巡更記錄每月5日前將各部門巡更異常情況出報表并公示于北便門打卡處.7員工儀容儀表檢查要求每天至少檢查一次，做好檢查記錄.8工作總結的收取每月28日前將各部門工作總結收取到位.9固定資產季報每季度第一個月10日前上報上季度固定資產盤點情況。10小區(qū)扎點戶費用的催交根據小區(qū)現(xiàn)有扎點戶及交費期限進行催交（交費情況在客服收費處查看)。無特殊情況，不得出現(xiàn)欠費.11各部門經費月報做好各部門經費使用臺帳，每月28日前將各部門經費使用情況進行月報，包括本月收入、支出及余額。12辦公室部門經費返點每月15日前將辦公室部門經費情況與財務核對，辦理好返點簽字等手續(xù)。13會議紀要每次會議后兩日內將會議紀要打印完畢，并按要求發(fā)放至參會人員手中。14文件資料管理做好公司存檔各類文件資料及電腦資料，分類存放，查閱方便快捷，做好收發(fā)文記錄工作。15后勤保障于每月15日前完成辦公用品、勞保等物品的購買16通勤車卡的辦理依據財務票據，并核實辦理通勤車真實性，正常情況在當日內完成辦卡工作.28年10月14日文書管理制度公司公文處理主要包括：公文的形式，公文的辦理，公文的歸檔和公文的銷毀公司公文處理的基本原則是：及時、準確、規(guī)范、保密；注重實效，保證時效。公司公文處理，必須嚴格遵守和執(zhí)行國家的保密法規(guī)，做到安全保密。公司公文根據實際工作需要，按照公文使用范圍和作用，主要分為:通知、決議、決定、指示.決議：凡經過會議討論能過，要求各部門貫徹執(zhí)行的事項,用決議。決定：對某些重在事項或重要問題做出安排或處理，用“決定”指示：向各部門下達任務指標和部署工作，闡明所下達任務和部署工作的指導原則、要求或措施，用“指示".（4）通知：發(fā)上級機關、不相隸屬機關和批轉各部門的公文，用“批示性通知”。要求各部門知道、辦理或執(zhí)行的有關事宜,用“一般性通知”.對各部門某一項工作有所指示和安排，用“指示性通知”。公司召開重要會議，需要提前通知與會各部門或個人，用“會議通知”。轉發(fā)上級機關有關任免事項或公司任免聘用干部，用“任免通知”。（5）通報：向各部門傳達上級重要精神、通報工作情況或好壞典型事例及經驗教訓，表揚先進，批評后進等，用“通報"。（6）報告：向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問等用“報告"。按內容可使用“傳達報告"、“+綜*合報告”和“總結報告";按時間可使用“年度報告"、“季度報告"、“月份報告”和“工作進展報告”等.（7）請示：請求上級機關對某些重要工作或重要問題做出指示、答復和批示的事項，用“請示”.（8）批復一批準或簽復各部門請示的事項，用“批復”。（9）會議記錄:記載或傳達會議重要精神和議定事項，用“會議紀要".如下發(fā)執(zhí)行，應加寫“通知"。公文格式，包括公文的組成項目及其標識位置，公文的書寫、字體、用紙的規(guī)格的樣式等。（1）公文的組成項目，包括發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、公文份號、秘密等級、簽發(fā)、公文標題、主送機關、正文、無正文說明、附件、署名、印章、程文日期、發(fā)文傳達）說明、主題詞、抄送機關、印發(fā)說明、承辦單位和來聯(lián)系人，頁碼等項目。（2）發(fā)文字號，由發(fā)文年度、發(fā)文機關代字和發(fā)文順序號組成,標注在公文首面左上方或發(fā)文機關標識下方。（3）公文份號，是公文印制份數的順序編號，標注在公文首左上角。（4）秘密等級，按照國家保密法規(guī)劃分，秘密公文的等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”，標注在公文首面右上角。秘密等級由發(fā)文單位根據公文內容所涉及黨和國家機密的程序來劃定，并據此確定傳遞方式，以保證機密安全。（5）“請示”，“報告"，應在發(fā)文字號右側標注“簽發(fā)"公文的領導姓名，根據需要標注“已閱”公文的領導姓名（6）公文標題，應準確、簡要地概括公文的主要內容，它由發(fā)文機關、事由和文種組成。（7）主送機關，是指接受、辦理或執(zhí)行公文的機關，主送機關一般在公文標題左方正文之前第一行項格書寫。計劃、報表和規(guī)章、條例等法規(guī)性公文，不寫主送機關，可在發(fā)送或發(fā)表時另加一個通知或公函.（8）公文正文，是公文的主體部分，用來表達公文內容，在主送機關下方第一行空兩格書寫。（9）無正文說明,是指公文署名和章節(jié)與正文不同一面時，應在公文署名和印章上端左側標注：此面無正文）。（10）公文附件，是附屬于正文的文件材料，是某些公文的重要組成部分，作為正文的補充說明或參考材料。公文如有附件,應在正文之后，發(fā)文件機關署名之前，注明所附材料的順序和名稱，并將附件依次附在主件后面，不得只寫：“附件如文”或者“只寫附件X件”（11）公文署名,分為機關署名和領導署名，標注在正文或附件說明右下方.發(fā)文單位署名應寫明全稱或規(guī)范化簡稱.領導署名應寫明職務、姓名，一般由正職領導署名。（12）印章必須與署名相符。發(fā)文單位署名的公文，印章蓋在單位的正中位置,上不壓正文，下不壓成文日期。領導署名的公文，印章蓋在姓名的右側；使用領導簽名章的公文，只寫職務，不寫姓名，簽名蓋章在職務的右側。（13）成文日期，一般以領導簽發(fā)或會議通過的日期為準，如因特殊情況延誤時間，可以印發(fā)時間為準。成文日期要完整寫出年、月、日，標注在發(fā)文單位或領導署名下方.（14）發(fā)文（傳達）說明，表示公文的下發(fā)，傳達范圍和使用規(guī)定，根據需要確定.（15）公文內容涉及兩個以上部門職權范圍的問題，主辦公文的部門應事先與有關部門協(xié)商，取得一致意見后再正式行文。經協(xié)商意見難以一致而必須上報總經理的，上報時如實寫明不同意見和理由。（16）公司下發(fā)的公文，主送范圍必須與執(zhí)行單位一致，需要了解情況的單位可列為秒送范圍。（17）請示的公文要逐級上報，因特殊情況或緊急事宜必須越級行文時，應說明理由并報總經理，一般情況下不得越級行文.“請示”應該一文一事，不得在“請示”公文中附有報告事項，或在“報告”公文中附有請示事項，或寫成“請示報告"?！罢埵尽敝簧蠄笊霞墮C關，不得下發(fā)。（18）公文除特殊情況以外，一般要以公司名義行文；除上級領導直接交辦事項或特殊情況外，公文一般不要直接上報領導個人。（19）公文的重點要突出,觀點要鮮明，理論要清楚，方字要精煉，用詞要準確，篇幅要簡短，結構要嚴謹，層次要分明，結構層次序數，第一層為“一"；第二層為（一）”，第三層為“1”第四層為“①”（20）人名、地名、時間、數字、引文要準確無誤，符合規(guī)范，引用其他公文必須寫明該公文的發(fā)文機關、標題、發(fā)文字號和發(fā)文時間。（21）公文中的數字，除成文日期、專用稱謂、結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名稱作為詞素的數字必須是與漢族外，其他均使用阿拉伯數碼。（22）必須嚴格按照公司公文格式，正確使用公文種類，凡不符合公文要求的公文，應退回行文部門，并要行文部門按公文格式重新上報。(23)公文文稿在呈現(xiàn)送領導審批簽發(fā)之前，負責起草公文的人員要發(fā)揮極端負責的工作作風，公文進行校對。校對的重點是:公文的基本內容和觀點是否符合黨的路線方針政策和上級的指示精神;文字表述、文種使用、公文格式、數字運用等是否符合本制度的有關規(guī)定。公文文稿須經領導審批簽發(fā)后方能正式行文.草擬和簽署公文，一律使用鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆，并注意不要在文稿裝訂線書寫，以使公文符合存檔要求，以便長期保存.公文辦理，主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等五環(huán)節(jié)。登記公文，應將公文的標題、密級、公文字號、來文機關、份數、收發(fā)時間及辦理情況等，逐項記載清楚，以便今后核查，收回和銷毀.分發(fā)公文，應按照公文內容和報送范圍，及時分送領導或有關部門，需收回的公文，在領導批閱或有關部門傳閱后應及時收回的公文，在領導批閱或有關部門傳閱后應及時收回存檔。承辦公文是指接受辦理各部門請示的公文和其他需要批復的公文，以及轉發(fā)、翻印的公文等.(4)承辦請示的公文，凡屬業(yè)務部門權限范圍內能批復的事項，一般先由業(yè)務部門提出意見，經總經理審批或會議決定后,再批復呈文部門；重要事項和重要問題的“請示”，可直接送總經理審閱后批復。（5）凡轉發(fā)公文，轉發(fā)部門要在被轉發(fā)公文前面加些“通知”，說明轉發(fā)的目的和要求，如要求受文部門“參考"、“參閱”、“參照執(zhí)行”等.轉發(fā)通知的主題詞在公文尾部分，標注在被轉發(fā)公文的末頁下端，絕密公文，一般不得翻印、轉發(fā),如必須轉發(fā)應報經制發(fā)機關批準。（6）翻印是級機關的機密公文，應報經制發(fā)機關批準。翻印的公文，應在末頁端標注翻印名稱，翻印時間和份數，在時間后邊表明“翻印”字樣。（7）承辦公文部門要提高辦文效率，及時催辦，避免延誤.（8）印制公文要遵守時限要求，執(zhí)行公文格式的規(guī)定，做到文面清晰，字體、用紙規(guī)范.（9）傳遞秘密公文，應按照有關規(guī)定，確保公文傳遞迅速、安全。（10）利用傳真系統(tǒng)傳遞秘密公文，必須采用加密裝置，否則，一律不得傳送.字跡易退色或易消失的公文傳真件，應復制后再辦理，以便長期保存。（11）使用復印機復制秘密公文必須建立審批、登記制度.公文復制件由復制部門加印記，按正式公文管理.公文檔案管理（1）公文辦理完畢，要將有關材料收集齊全，及時整理立卷，指定專人妥善管理.（2）聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門立卷存檔，其他部門保存復制件.（3）凡需歸檔的公文，原件由主辦部門立卷存檔，其他部門和個人不得保存。（4）凡不需要歸檔保存的公文定期銷毀。（5）電報和傳真由各部門自行管理，指定專人負責收發(fā)、登記、歸檔.（6）個部門收發(fā)人員收外來電報或傳真時，應立即編號再將文件呈報部門負責人核閱分類并指定經辦人后，將文件交經辦人辦理。（7）電報或傳真文件原則上最遲應在文件收到第二日內辦理，并且將文件送還收發(fā)人統(tǒng)一歸檔.收發(fā)人員如發(fā)現(xiàn)文件有超過二日以上未經辦理的，應立即催促其盡快辦理.（8）凡寄到公司有姓名的私人信件應交其本人拆封，公務信件上注明“機密”字樣的，由辦公室文任拆封，如屬政府機關公務文書，在教收發(fā)人員依照本辦法規(guī)定辦理。若主管級以上出差或請假時，收發(fā)人員應送其職務代理人判斷是否拆封。收發(fā)文制度公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、傳遞、歸檔、銷毀等程序.收文由辦公室簽收登記.領導親收件，一律交收件人親自拆封。公文登記后，辦公室根據領導的批示，轉交主要負責人傳閱。如需轉交有關部門閱辦，應由辦公室文員進行登記，簽收后送交。各部門或個人對承辦的公文必須認真、負責，按規(guī)定期限訊速辦理，不得拖延積壓。各部門均應遵守公文的催辦制度。負責辦理公文的人員對自己經手處理的公文，應有落實，有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事.公文辦完后，應根據文書立卷，歸檔的有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷.管理人員調動時，應將文件清理移交，凡參加會議帶回的文件應及時送辦公室登記保管。文檔借閱規(guī)定借閱文檔，必須在文檔借閱登記簿登記;秘密級以上的文檔須經領導批準。案卷不得借出，只供在檔案室閱；未立卷的文件及資料可借出。借閱期限不得超過兩星期，如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱文檔的人員必須愛護文檔,要保證文檔的安全與保密，否則，按違反保密規(guī)定追究當事人責任。借閱的文檔交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或捐壞，應立即報告領導。外單位借閱文檔，應持有單位介紹信，并由經理批準方能借閱。但不能帶離檔案室。外單位摘抄卷內文檔，應由經理批準；對摘抄和材料要進行審查，簽章。文檔管理制度隨時收集辦理完畢的文件，資料分類存放，經檢查齊全后，整理立卷歸檔。文檔的分類為：(1)人事檔案，業(yè)主檔案；產權資料，技術資料；集團下發(fā)文件；(4)物業(yè)公司、管理部印發(fā)文件；(5)有關上級主管單位發(fā)文。文檔的整理、歸檔、銷毀應嚴格按照集團檔案管理制度執(zhí)行。檔案保管期限：一列檔案資料應長期保存：①法律法規(guī)；②人員任命書；③記帳憑證；④財務報表；⑤設備圖紙和臺帳；⑥竣工及驗收圖紙和資料⑦合同；⑧大修改造資料。下列檔案可短期保管：①各種運行記錄；②檢查記錄；③外來文件；④登記表、回訪記錄。保密制度本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。本規(guī)定的修改與廢止，由辦公室提議，公司總經理決定后實施.本規(guī)定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項，凡符合下列條款之一者均屬于此。（1）關于公司的重要政策或計劃；（2）關于人事問題；（3）關于重要會議的討討事項；（4）關于業(yè)主或租戶的檔案資料；（5）契約、協(xié)定或根據協(xié)商而決定的事項；（6）規(guī)定、命令中特別指定的事項。機要文件及其處理,按其程序可分為以下三種：（1）秘密，不能向部門經理及主管，以及業(yè)務上相關人員以外者公開。（2）公司內部秘密，不能向公司以外公開.（3）秘密，不能向部門經理及主管，以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開.機要文件，機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的經理負責，但公司總經理可以命其變更。機要文件或機要事項由該業(yè)務經理負責印制和傳達。機要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份，一份由制發(fā)部門分門類加以保管，另一份由辦公室專人保管.機要文件應加蓋相應的紅色標記，其處理和保管由收件人自行處理.機要文件的制發(fā)部門應備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至有關部門時，必須請收件人簽字蓋章.公司內機要文件的傳遞，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。機要文件須經制發(fā)部門的經理同意后方可復制.機要文件復制時，制發(fā)部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄，并在規(guī)定的發(fā)文簿上記載復制件的去向。秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項，由制發(fā)部門的經理負責，請專人進行分發(fā)和傳送，但必須履行規(guī)定的手續(xù)。機要文件及其相關草案、其他無用物品的銷毀，應確定一定的時間，由所管理負責銷毀。凡違反本規(guī)定者，由總經理辦公會討論處理。印章管理制度印章使用規(guī)定公司對政府行政事業(yè)單位、稅務、金融、公司團體以公司名義的公文，證明文件，公司內部公文(不包括部門公司)蓋公司章。對外的技術公文,蓋部門業(yè)務專用章.公司各部門發(fā)出公文，蓋部門章.印章的監(jiān)管公司公章，合同專用章由專人保管。各部門專用章由部門領導保管。使用印章時要十分審慎，要求每次用印要履行批準手續(xù)，并進行登記。用印時首先應檢查是否有批準人批準簽字。應審閱了解用印內容，不可不看內容就盲目性蓋印，同時，還要檢查留存材料是否完全。員工行為規(guī)范為了創(chuàng)造一個文明祥和，秩序井然的工作環(huán)境，樹立物業(yè)人的良好形象，要求全體員工在管理、服務過程中，嚴格按照本章的內容去執(zhí)行，以確保公司取得最佳社會效益和經濟效益。員工守則遵守國家政策法令、法規(guī)，遵守市行為道德規(guī)范，遵守本公司一切規(guī)章制度。辦公室要求如實填寫各類表格，提供有效證件，不得有隱瞞或造假。按照本公司培訓工作的要求接受業(yè)務指導、各類培訓及考核.（4）服從領導、聽從指揮、團結同事、互相互助，按時按質完成各項工作任務。（5）嚴格遵守勞動紀律，按質量標準要求開