文控第04章如何管理記錄

如何管理記錄How

to

managerecordDocument

Control

Center1記錄的管理記錄表的設(shè)計(jì)、修改和發(fā)行用來(lái)記錄管理體系數(shù)據(jù)的所有表格應(yīng)當(dāng)在其被定義的文件中詳細(xì)說(shuō)明。1各部門(mén)編寫(xiě)文件的同時(shí)設(shè)計(jì)（該文件定義的）空白表格，其中必須包含表格名稱(chēng)和編號(hào)（包含版次號(hào)）。編號(hào)依據(jù)《文件控制程序》中制訂的規(guī)則確定。2編號(hào)通常位于空白表格的右上角。345新設(shè)計(jì)或修改后的空白表格，經(jīng)該文件所有者部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效。各部門(mén)記錄管理員將批準(zhǔn)后的空白表格上傳至SharePoint，并在

SharePoint上建立和維護(hù)《記錄清單》2記錄的管理記錄的填寫(xiě)要求空白表格一旦被填寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)后，就形成記錄。記錄可分為電子輸入版和紙質(zhì)版，紙質(zhì)版的記

錄應(yīng)使用藍(lán)色/黑色墨水筆或中性筆填寫(xiě)。內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰。1需填項(xiàng)目不得空白，未發(fā)生的項(xiàng)目在該欄內(nèi)劃“—”符號(hào)；2勘誤處由執(zhí)行者以斜線(xiàn)“\”劃改，并簽上更改者的姓名和更改日期。33備注：每次新增或修改記錄請(qǐng)更新記錄清單，若之前是R01版，則修改后版次為R02,“是否現(xiàn)行有效”欄為“是”，之前的R01版在此欄應(yīng)改為“否”，即表示此版表格已失效，依此類(lèi)推。4記錄清單模板No.表單編號(hào)表單名稱(chēng)版次是否現(xiàn)行有效使用場(chǎng)所制定部門(mén)制定者核準(zhǔn)者生效日期保存期限1FM-PP-205浸燙機(jī)升溫記錄表R01否浸燙機(jī)維修MaintenanceBo

Xiao肖波AndyGu顧永祥2013/4/19已停用2年2years2FM-PP-220制冷除霜記錄R01是制冷設(shè)備制冷

RefrigerationDaqing

Ni倪大慶Fanchao

Li李凡超2013/5/302年2years3FM-PP-222布袋風(fēng)口更換記錄R01是通風(fēng)空調(diào)設(shè)備制冷RefrigerationDaqing

Ni倪大慶Fanchao

Li李凡超2013/4/52年2years4FM-PP-223制冷PM計(jì)劃維護(hù)表R01否制冷設(shè)備制冷RefrigerationDaqing

Ni倪大慶Fanchao

Li李凡超還未使用2年2years5FM-PP-226工廠報(bào)修單R01否PP工廠維修MaintenanceAndyGu顧永祥AndyGu顧永祥2013/4/262年2years6FM-PP-226工廠報(bào)修單R02否PP工廠維修MaintenanceAndyGu顧永祥AndyGu顧永祥2013/6/192年2years7FM-PP-226工廠報(bào)修單R03是PP工廠維修MaintenanceAndyGu顧永祥AndyGu顧永祥2013/7/12年2years記錄的管理詳情請(qǐng)見(jiàn)鏈接Animal

Protein

China

動(dòng)物蛋白中國(guó)>Governance

Management

文件管理>Shared

Documents>01.

System

Document

By

Function>14.

Primary

Processing>04.

Forms

and

Records>PP

Maintenance修改后為R025例如，修改《文件領(lǐng)用/發(fā)行登記表》，應(yīng)按右圖操作記錄的管理記錄的填寫(xiě)要求在空白記錄表填寫(xiě)管理體系數(shù)據(jù)號(hào)，它就稱(chēng)作記錄。記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)打印或者用藍(lán)色/黑色墨水筆或中性筆填寫(xiě)。內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰。需填