XX保險公司行政費用管理暫行辦法

XX保險股份有限公司總部行政費用管理暫行辦法第一章總則第一條為加強公司總部經(jīng)費管理，規(guī)范操作流程，明確審批程序，確保各項支出依法合規(guī)，有效控制經(jīng)營成本，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和現(xiàn)行財務會計制度有關規(guī)定，制定本辦法。第二條費用管理遵循“依法合規(guī)、預算管理”的原則。（一）嚴格遵循國家有關財會法規(guī)的規(guī)定，防止違紀違規(guī)行為發(fā)生。（二）嚴格執(zhí)行公司審定的公司總部年度費用預算。第三條本辦法所指費用包括：郵電費、印刷費、差旅費、會議費、水電費、租賃費、修理費、財產(chǎn)保險費、社會統(tǒng)籌保險費、外事費、咨詢費、審計費、綠化費、宣教費、資產(chǎn)攤銷、職工工資、工會經(jīng)費、職工福利費、職工教育費、勞動保險費、勞動保護費、車輛使用費、銀行結算費、安全防衛(wèi)費、電子設備運轉費、廣告費、書報費、物業(yè)管理費、業(yè)務招待費、訴訟費、公證費、培訓費、席位使用費、市內(nèi)交通費、董事會費、監(jiān)事會費、公雜費、同業(yè)工會會費、其他費用等項目。第二章預算管理第四條總部經(jīng)費實行預算管理，包括預算編制、預算執(zhí)行以及預算報告三個環(huán)節(jié)。第五條預算編制（一）部門經(jīng)費是指公司總部各部門根據(jù)其部門年度工作計劃編制的會議費、差旅費、招待費等費用項目。由各部門負責編制預算。（二）新酬福利費用指職工工資、工會經(jīng)費、職工福利費、職工教育費、勞動保險費、勞動保護費、培訓費等用于員工薪酬福利培訓等支出。由人力資源部負責編制預算。（三）外事費用按照財政部、外交部“關于印發(fā)《臨時出國人員費用開支標準和管理辦法》的通知”（財行［2001］73號）執(zhí)行。外事活動接待費、禮品費，出國人員差旅費、住宿費、制裝費、伙食費、公雜費等費用。由辦公室按照外事活動計劃編制預算。（四）公共費用是指公司總部統(tǒng)一支付的除上述費用以外的郵電費、印刷費、會議費、水電費、租賃費、修理費、保險費、綠化費、車輛使用費、安全防衛(wèi)費、電子設備運轉費、宣傳費、物業(yè)管理費、訴訟費、公證費等費用項目。由辦公室負責編制。第六條每年12月20日前，各部門根據(jù)次年度工作計劃，編制本部門負責的下一年度費用預算并提交辦公室；辦公室結合各部門當年開支情況，編制公司總部次年度費用預算，提交財務會計部；財務會計部根據(jù)董事會審批的年度財務預算方案結合公司總體費用預算情況進行審核后，報公司總裁室審定后執(zhí)行。第七條辦公室負責費用預算執(zhí)行過程的管控，每月向公司總裁室提交費用預算執(zhí)行情況報告。報告內(nèi)容包括費用預算執(zhí)行進度、節(jié)約或超支原因以及提出費用預算調(diào)整或節(jié)支措施。同時，分別向各部門通報會議費、差旅費、招待費使用進度情況。審計部、財務會計部可行政財務賬務隨時進行檢查監(jiān)督。第八條因特殊情況確實需要發(fā)生預算外費用的，由所在部門提出書面申請，經(jīng)辦公室對其合理性進行審查，財務會計部會簽意見后，報公司總裁室審定。第三章開支標準第九條差旅費標準。差旅費是公司員工因工作需要，由公司派往境內(nèi)各地、境外國家和地區(qū)，辦理公務所發(fā)生的交通費、住宿費以及各種補貼等費用。（一）境內(nèi)出差主要交通工具乘坐標準：飛機火車輪船部門負責人經(jīng)濟艙軟臥二等艙其他工作人員經(jīng)濟艙硬臥三等艙2、住宿費標準：單位：元/日/人上海廣州深圳計劃單列市及省會城市其他地區(qū)部門負責人600500400其他工作人員500400300注：參加外單位會議或培訓的人員按主辦單位的要求交納住宿費，報銷時需附對方單位的會議通知，憑票據(jù)實報銷。3、出差補貼標準：出差補貼包括在出差地的交通補貼、伙食補貼、通訊費用補貼等。補貼天數(shù)=住宿天數(shù)+1天在途（1）參加外單位組織召開的會議及培訓，食宿費用自理的，每人每天的出差補貼標準為100元；由主辦單位承擔食宿費的，只享受1天在途補貼50元。（2）參加公司系統(tǒng)內(nèi)的會議及培訓，享受1天在途補貼50元。（3）到分公司出差時，由分公司安排食宿的，每人每天的出差補貼標準為50元。（4）因其他事由出差的，每人每天的出差補貼標準為100元。4、出差時，自行往來機場、車站、碼頭的交通費，據(jù)實憑票報銷。5、出差途中順路探親、休假等處理私人事務的，不享受出差補貼；其繞道的差旅費由個人自理。返回路費在不超過從出差地至公司所在地旅費在規(guī)定額度內(nèi)憑票報銷。（二）境外出差境外出差費用開支標準和管理按照財政部、外交部印發(fā)的《臨時出國人員費用開支標準和管理辦法》（財行［2001］73號）執(zhí)行。第十條會議費標準。公司承辦的各種會議（在辦公場所召開的會議除外），標準為500元／日／人（包括與會人員的伙食費、住宿費、會議場所租金等一切相關費用）。由承辦部門以簽報形式做出預算（須注明事由、項目及總額），由辦公室審核后，報分管承辦部門和分管辦公室的公司領導審批。第十一條辦公用品費。按每人每年不超過600元的標準執(zhí)行。報銷時填寫“物品驗收單”（一式三聯(lián)），按驗收單上的要求詳細填寫數(shù)量、名稱、金額等內(nèi)容，并將驗收單第一聯(lián)連同發(fā)票一起附在報銷單據(jù)后。第十二條其他費用標準，按公司費用預算控制使用。第四章業(yè)務招待費管理第十三條業(yè)務招待費是為滿足業(yè)務經(jīng)營的合理需要而支付的交際費用，包括餐費、禮品費等。各部門應本著必須、合理、節(jié)約的原則從嚴掌握，不得用于公司內(nèi)部相互宴請。業(yè)務招待費在各部門預算額度內(nèi)控制使用。第十四條因業(yè)務需要發(fā)生宴請時，我方參加人員不得超過客人人數(shù)。宴請標準為：部門負責人出面宴請，人均標準不得超過為300元。報銷餐費的同時，附簡要工作成果報告。第十五條禮品管理遵循“統(tǒng)一性與靈活性相結合”的原則。原則上由辦公室統(tǒng)一采購禮品并貼上公司標識。各部門需要時，從辦公室簽字領用。特殊情況下，需要自行采購的，由所在部門提出書面申請，經(jīng)辦公室審核后，報分管辦公室的公司領導審批。事后報銷的同時，附簡要工作成果報告。領用和自行采購的禮品納入各部門預算開支范圍。第五章費用借支與報銷第十六條借支費用時，應填寫《借款單》，并履行審批手續(xù)。（一）各部門借支款項，由經(jīng)辦人填寫《借款單》，并在摘要欄寫明借款事項及金額（已經(jīng)審批的書面簽報原件附后），經(jīng)所在部門負責人審簽，金額1萬元（業(yè)務招待費為2000元）（含）以下的，由辦公室負責人審批；金額1萬元（業(yè)務招待費為2000元）以上，5萬元（業(yè)務招待費為5000元）（含）以下的，由辦公室負責人簽審后，報分管辦公室的公司領導審批；金額5萬元（業(yè)務招待費為5000元）以上的，還需報公司總裁審批。（二）各部門負責人借支除業(yè)務招待費以外的款項，應報分管部門的公司領導審批后，按本條（一）規(guī)定審批權限履行審批手續(xù)。第十七條報銷事項應于相關工作完成后5個工作日內(nèi)填寫《財務報銷單》或《差旅費報銷單》，并按以下規(guī)定辦理報銷手續(xù)。（一）各部門的報銷事項，由經(jīng)辦人填寫《財務報銷單》或《差旅費報銷單》（附原始發(fā)票），經(jīng)所在部門負責人簽字，金額1萬元（業(yè)務招待費為2000元）（含）以下的，由辦公室負責人審批；金額1萬元（業(yè)務招待費為2000元）以上，5萬元（業(yè)務招待費為5000元）（含）以下的，由辦公室負責人簽審后，報分管辦公室的公司領導審批；金額5萬元（業(yè)務招待費為5000元）以上的，還需報公司總裁審批。（二）各部門負責人報銷款項，由本人填寫《財務報銷單》或《差旅費報銷單》應報分管部門的公司領導審批后，按本條（一）規(guī)定審批權限履行審批手續(xù)。第六章其他管理規(guī)定第十八條單筆借支或報銷金額在5000元以上（含5000元），應提前一天向辦公室行政財務預約。第十九條單筆金額在2萬元（含）以上的費用開支事項，發(fā)生前必須以簽報形式報批。第二十條報銷人員必須提供真實、合法、有效的原始單證，不得白條報銷。各種發(fā)票必須為稅務機關發(fā)行或認可的正式發(fā)票，票面上應有完整的收款人名稱、付款人名稱（公司名稱）、發(fā)票開具日期、金額、收款人印章以及兌獎區(qū)等。原則上不得發(fā)生跨年度發(fā)票。第二十一條報銷會議費、培訓費時須提供相關的通知、文件等證明材料原件，且把會議費、培訓費和差旅費嚴格分開，分別填寫財務報銷單和差