職業(yè)安全健康管理體系文件編寫的方式方法

職業(yè)安全健康管理體系文件編寫的方式方法

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2進(jìn)行文件編制預(yù)備。

在正式編制體系文件之前,編制小組應(yīng)進(jìn)行編制方案,這種有利于體系文件編制的整體性,同時(shí)加速編制制度。

在編制方案中,應(yīng)明確以下幾方面的內(nèi)容:①確定文件的編制格式。

對(duì)一個(gè)企業(yè)來說,全部的體系文件應(yīng)當(dāng)基本統(tǒng)一格式。

當(dāng)體系文件不是僅有少數(shù)幾個(gè)人編制時(shí),更應(yīng)事先以書面形式規(guī)定各層次文件的編制格式。

以統(tǒng)一的格式編制出的體系文件,會(huì)給全部與之接觸的人產(chǎn)生深刻的印象,即職業(yè)平安健康管理體系是在有目的的策劃下產(chǎn)生的。

②搜集相關(guān)信息。

在編寫之前,必需考慮把什么樣的信息編寫進(jìn)去。

來自企業(yè)外部的要求,經(jīng)常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現(xiàn),優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在法律、法規(guī)中;來自用人單位內(nèi)部員工的要求是雙向的,一方面,它們需要清晰的了解它們做什么,達(dá)到何種程度才能滿意職業(yè)平安健康管理體系的要求:另一方面,它們?cè)陂L(zhǎng)期的工作中已形成了自己獨(dú)特的工作方法和慣,而且它們可能也有許多建議和要求,全部這些內(nèi)、外部信息都應(yīng)盡可能地寫進(jìn)體系文件中去。

③分析和清理現(xiàn)行文件。

在編寫體系文件之前,應(yīng)對(duì)企業(yè)已有的、與職業(yè)平安健康管理體系有關(guān)的文件及現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定進(jìn)行一次分析和清理。

這項(xiàng)工作的目的是將哪些可以在職業(yè)平安健康管理體系中使用的文件加以保留,對(duì)不完善之處進(jìn)行補(bǔ)充、完善;將哪些失敗、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理,以確保今后所使用的文件的有效性。

企業(yè)假如已經(jīng)建立了9000質(zhì)量體系或14000環(huán)境管理體系,就應(yīng)使職業(yè)平安健康管理體系與這兩個(gè)體系充分融合,特殊是:培訓(xùn)、文件掌握、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等管理方式類似,這些程序最好在原9000或14000程序的基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。

④進(jìn)行培訓(xùn)和分工,明確任務(wù)和接口。

為保證體系的編制質(zhì)量,需從以下兩個(gè)方面進(jìn)行考慮:其一是對(duì)編制人員進(jìn)行培訓(xùn),使他們對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容,編制文件的主要內(nèi)容、格式方面有正確的理解;其二是制定一個(gè)體系的編寫方案,在方案中明確以下內(nèi)容:,明確各自的任務(wù);、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等各階段的時(shí)間;、協(xié)調(diào)的渠道和方式,必要時(shí)可選定一名總協(xié)調(diào)人,負(fù)責(zé)各編制人員之間的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)及處理接口。

3編制過程掌握。

在體系文件的編制過程中,應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面實(shí)施掌握:①盡可能地參加企業(yè)內(nèi)以往的有關(guān)文件,對(duì)過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留從而削減對(duì)新文件的“生疏感”。

②在編制過程中要準(zhǔn)時(shí)勾通信息,尤其是在描述活動(dòng)接口時(shí),應(yīng)準(zhǔn)時(shí)協(xié)調(diào)清晰,以免后患。

③盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動(dòng)過程及方式,對(duì)不違反標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn),切記“閉門造車”。

④送交審批前應(yīng)征求有關(guān)部門人員的意見。

4進(jìn)行符合性審核。

職業(yè)平安健康管理體系文件的符合性審核是一項(xiàng)特別重要的工作,在審核中,要對(duì)已編制完成的初稿就其是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求,是否滿意法律的要求,是否完整的描述本組織的職業(yè)平安健康活動(dòng)的實(shí)際過程,是否存在職責(zé)和活動(dòng)的交叉、重復(fù),是否符合編制格式的要求等諸多方面進(jìn)行審查。

此外,對(duì)體系文件的