綠色食品交易中心工作流程

綠色食品交易中心工作流程內(nèi)控目標對所有采買行為編制計劃，采買計劃切合各部門的使用需要。公司的采買計劃合理合法。采買計劃保證公司的現(xiàn)金流量，不至于出現(xiàn)支付困難重點控制點計劃員應(yīng)依據(jù)銷售部門的銷售計劃及存貨狀況訂立采買計劃。財務(wù)部參加編制采買計劃，調(diào)理資本需求與購貨緊急性之間的關(guān)系。采買計劃經(jīng)過合適的復(fù)核與管理層審批，才能夠進入正式購貨程序。計劃的改正都有相應(yīng)依照，所有變化的改正都制作在計劃的改正中。采買計劃交各有關(guān)部門存案，確認在各方面都無違規(guī)違紀之處。按合適使用需要的物質(zhì)計劃采買，使公司的資本有計劃的運作說明計劃員依據(jù)銷售計劃、加工計劃和存貨狀況及有無代替品狀況進行匯總。采買計劃應(yīng)包含：采買的數(shù)目、價錢、質(zhì)量要求、供給商的選擇及年度中每個月購入貨物進度估算。部門經(jīng)理應(yīng)依據(jù)整年的銷售計劃、整年加工計劃及庫存在審批采買計劃。部門經(jīng)理審批完的采買計劃送至財務(wù)部、銷售部及其余管理人員進行議論、改正。計劃送至財務(wù)部、計劃、采買部門存案。副總經(jīng)理/總經(jīng)理審批、財務(wù)部長審批采買計劃，同意后的采買內(nèi)控目標采買計劃以最低成本知足銷售需要。購貨額達到公司規(guī)定的標準。重點控制點對大宗的貨物采買，成立標準的經(jīng)濟批量計算模型。采買部門會同財務(wù)部計算采買所需的經(jīng)濟批量，采買部門經(jīng)理同意。按期復(fù)核經(jīng)濟批量，復(fù)核結(jié)果報部門經(jīng)理同意。采買計劃需經(jīng)合適的審批，保證購貨額達到公司的規(guī)定標準并復(fù)核經(jīng)濟批量。計劃外的采買需獲得分級受權(quán)的審批。說明月底，計劃員依據(jù)年初擬訂的采買計劃（進度估算）加工計劃及存貨的狀況統(tǒng)計出銷售商品需求量，按經(jīng)濟批量模型計算出采買量采買。計劃員參照銷售計劃及加工計劃的信息擬訂采買計劃采買計劃應(yīng)包含：采買的數(shù)目、價錢、種類、質(zhì)量要求供給商的選擇。部門經(jīng)理、財務(wù)部長應(yīng)依據(jù)年度采買計劃、當(dāng)月銷售計劃、當(dāng)月加工計劃及庫存來審批采買計劃，能否切合年度采買計劃。若采買計劃不切合要求，部門經(jīng)理要求其按既定的標準改正。本部門存檔備查。依照受權(quán)的采買計劃，采買員準備采買計劃外的采買需填列計劃外采買申請單，說明采買原由、數(shù)目、品種規(guī)格等項目8.計劃外的采買需經(jīng)分級受權(quán)審批，依據(jù)銷售需要決定能否采買。同意后進入正常的采買程序。內(nèi)控目標1.公司管理層對采買流程的恪守程度保持監(jiān)控。采買的貨物規(guī)格和質(zhì)量達到公司規(guī)定標準。采買的過程合理合法，并保證財務(wù)的安全。采買記錄真切并完好的反應(yīng)現(xiàn)行的采買行為。發(fā)出的采買訂單是正確完好的。重點控制點采買訂單全公司一致管理，連續(xù)編號并連續(xù)使用。只有被同意的采買計劃才可填列訂購單，填列訂購單須有被同意的申請附于后來。說明采買員與供給商洽商采買事宜，商議采買貨物的品種、規(guī)格、交貨限期、質(zhì)量、價錢等主要條款。采買員依據(jù)采買計劃采買貨物，填列訂單，訂單需連續(xù)編號。采買訂單包含：采買的數(shù)目、價錢、種類、質(zhì)量要求、供給商等、送貨日期、交貨地址、收款方式。部門內(nèi)其余職員復(fù)核所有條款與購貨計劃相查對，查對后進行簽章確認。部門經(jīng)理同意訂單。采買員將復(fù)核后的訂單發(fā)出。采買訂單副本保存?zhèn)洳?。采買員在訂單發(fā)出后，持續(xù)關(guān)注有關(guān)訂單的事宜，并辦理達成。內(nèi)控目標供給商的選擇、訂立、審批與改正切合公司的規(guī)章制度。選擇的供給商切合公司的最大利益（保證貨物質(zhì)量、降低采買、貨物抵達切合銷售要求等）。重點控制點合格的供給商的選擇經(jīng)沒有益益矛盾的、獨立的部門進行議論、權(quán)衡各供給商的能力及條件。成立選擇供給商的基本標準，并使之書面化。參加議論、決議的人員每年改換。年度合格供給商的名單，須經(jīng)分級受權(quán)審批后奏效。供給商的名單改正須經(jīng)審批后奏效。說明內(nèi)勤人員依據(jù)過去資料訂出候選供給商名單（并對每個供給商做簡單介紹，主要產(chǎn)品、交托狀況、使用狀況等）。外面咨詢員供給的其余候選供給商的報告，并對每個供給商做簡單介紹，主要產(chǎn)品、資質(zhì)、市場占有狀況、使用狀況等。匯總成為：候選供給商名單。向供給商發(fā)出報價邀約，要求其供給所需貨物的規(guī)格、價錢等信息。對各供給商的能力進行評估，議論其供給貨物的質(zhì)量、供給商的資質(zhì)等項目。各有關(guān)部門對供給商的勝任能力，依照書面的基本標準（如質(zhì)量、售后服務(wù)、交貨狀況等）進行議論。由部門經(jīng)理在沒有成見的基礎(chǔ)上評出介紹供給商名單。分級受權(quán)的管理者，批閱評出最后的供給商名單。給每個供給商編號，數(shù)據(jù)管理者并準時更新供給商檔案資料。與供給商簽署合同。內(nèi)控目標所有經(jīng)濟行為都有合同規(guī)范保護。合同切合國家法律法例。合同內(nèi)容足夠詳盡，保護公司利益。重點控制點公司成立一套規(guī)范的訂立合同體制，并以書面形式確立。購貨合同一定以公司訂立的體制來訂立。大額的合同內(nèi)容經(jīng)過公司法律顧問的復(fù)核，才能夠正式簽署合同。只有受權(quán)的人員才能與供給商簽署合同。簽署合同的受權(quán)由總經(jīng)理決定。簽署的合同遞交有關(guān)部門存案，合同的改正都有有關(guān)依照，所有變化的需求都制作在合同的改正中。合同條款的改正須經(jīng)過部門經(jīng)理和合同簽署人的審批。說明1.簽署合同前，業(yè)務(wù)代表與供給商/承租商磋商、議論，達成一致。討論合同條款：價錢、質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)目、包裝、結(jié)算方式及運輸方式等。部門經(jīng)理與供給商審批和簽署合同。如合同金額較大，應(yīng)由法律顧問對合同的合法、合規(guī)性進行審察。每個月底，內(nèi)勤將當(dāng)月簽署的合同連續(xù)編號，編制每個月合同明細表。合同的副本送交各部門備查。內(nèi)控目標所有經(jīng)濟行為都有合同規(guī)范保護。合同切合國家法律法例。合同內(nèi)容足夠詳盡，保護公司利益。重點控制點公司成立一套規(guī)范的訂立合同體制，并以書面形式確立。購貨合同一定以公司訂立的體制來訂立。大額的合同內(nèi)容經(jīng)過公司法律顧問的復(fù)核，才能夠正式簽署合同。只有受權(quán)的人員才能與供給商簽署合同。簽署合同的受權(quán)由總經(jīng)理決定。簽署的合同遞交有關(guān)部門存案.合同的改正都有有關(guān)依照，所有變化的需求都制作在合同的改正中。合同條款的改正須經(jīng)過部門經(jīng)理和合同簽署人的審批。說明購貨合同若需要改正，業(yè)務(wù)代表與供給商洽商購貨事宜。部門經(jīng)理依據(jù)公司的《內(nèi)部控制制度》中分級受權(quán)審批的規(guī)定決定能否上報、能否同意改正合同；若上報總經(jīng)理，則由總經(jīng)理決定能否同意改正合同。每個月底，內(nèi)勤將當(dāng)月簽署的合同連續(xù)編號，編制每個月合同明細表。內(nèi)控目標貨物入庫時要保證達到質(zhì)量標準。入庫的貨物應(yīng)實時入帳。入庫的貨物的入帳應(yīng)正確無誤。重點控制點貨物只好依占有效的訂單才能查收及入庫。貨物收到后應(yīng)先由庫房管理員集齊原始單據(jù)才送到財務(wù)部入帳。成品存貨及退回的貨物能在依據(jù)公司的政策經(jīng)過查收的程序才能入庫。質(zhì)量不合格的貨物要實時的退回給供給商或上報。管理人員應(yīng)每個月/周查閱入庫帳單以保證賬簿的正確性。說明庫房管理員收到貨物抵達通知，應(yīng)依據(jù)購貨訂單接收貨物。如收到的貨與訂單不符，庫房管理員應(yīng)上報部門經(jīng)理，部門經(jīng)理應(yīng)依據(jù)實質(zhì)狀況來決定能否拒收。庫房管理員依據(jù)部門經(jīng)理的指示來接收貨物。當(dāng)收到貨物時應(yīng)通知查驗部判定貨物能否合格，如屬于購置貨物，查驗部應(yīng)發(fā)出不合格單據(jù)，并馬上退回貨物；如貨物屬于加工部加工，查驗部應(yīng)馬上與加工部負責(zé)人聯(lián)系并發(fā)出不合格單據(jù)。當(dāng)查驗部發(fā)出合格單據(jù)后，庫房管理員應(yīng)把貨物放在合適的庫房及地點內(nèi)。同時庫房管理員應(yīng)記錄實質(zhì)收到的貨物信息，比如：數(shù)目、質(zhì)量及對貨物的描繪。庫房每個月制作收貨報告并實時上交有關(guān)部門備查。內(nèi)控目標購貨退回切合公司的規(guī)章制度。保證購貨退回的貨款抵達安全，防止公司的現(xiàn)金流失。保證購貨退回的程序高效、順利，防止影響銷售經(jīng)營。重點控制點查驗部在查收后對不合格的貨物開出不合格單。查驗部查收員在不合格查收單上簽章。關(guān)于不合格的貨物限時間內(nèi)辦理。不合格單須早先編號。部門經(jīng)理對退貨事宜做審批。假如未能在收到貨物的當(dāng)時查驗出貨物有無問題，應(yīng)做到確認保質(zhì)期，在保質(zhì)期內(nèi)查驗出能否切合公司的要求。采買員查對貨物能否在保質(zhì)期內(nèi)。做好退回貨物的記錄。說明庫房管理員查收貨物，不合格的貨物由查收員簽發(fā)不合格查收單，單上列明原由、日期等。憑不合格查收單申請退貨，退貨須由部門經(jīng)理審批。采買員與供給商議論退貨事宜、安排退貨的程序。同意后，采買員方可辦理退貨事宜，如向供給商提出退貨懇求、退貨款信件、退貨方式等。做好退回貨物的記錄，記錄退貨的日期、貨物名稱、數(shù)目、購貨的日期、供給商、同意人等。采買員與財務(wù)部聯(lián)系能否以部分或所有付款，若已付款，與財務(wù)部保持聯(lián)系趕快回收貨款入賬。采買員與庫房保留員聯(lián)系，商議退回貨物的方法與渠道。內(nèi)控目標只好依據(jù)公司同意的文件才能出貨。出庫的貨物應(yīng)實時入帳并且正確無誤。重點控制點只好在收到有效的銷售憑據(jù)才能發(fā)貨。所有貨物的轉(zhuǎn)庫要有依照。所有的發(fā)貨和轉(zhuǎn)庫的入賬要正確和實時。說明庫房保留員收到銷售部的出庫單。庫房依據(jù)單上資料點齊貨物并有非庫房人員查對明細。經(jīng)庫房管理員復(fù)核后，庫房管理員發(fā)出送貨單。送貨單應(yīng)連續(xù)編號。配貨員依據(jù)指定的客戶地址送貨并要求對方的庫房職員簽收。如貨物未送到客戶或未簽收，在車上的貨物應(yīng)送回庫房并安排其余時間送貨。庫房管理員應(yīng)每個月制作發(fā)貨清單并提交財務(wù)部門備查。內(nèi)控目標存貨要有妥當(dāng)?shù)谋０?。存貨要放在合適的庫房里，不會因天氣和環(huán)境的變化、自然災(zāi)禍、保留不善或堆裝不好而造成經(jīng)濟上的損失。庫房保留員應(yīng)有崗位責(zé)任制度。重點控制點庫房應(yīng)有實質(zhì)的環(huán)境保護舉措，包含：專用庫房、加鎖、保安人員。存貨應(yīng)當(dāng)保留在安全的和管理完美的庫房里，只有經(jīng)過受權(quán)的人員才能夠進入。存貨應(yīng)按指定的倉位分類分品種堆放，加上標簽以便清點及取貨。建立明細帳、卡的登記，正確記錄存貨的地點及存貨的余額。保留員應(yīng)隨時檢查存貨的質(zhì)量，有無殘次和包裝損壞?？蛻敉嘶氐呢浳锛皻埓卫浔池浳镆旁诤线m的庫房里并加以辦理。說明管理層應(yīng)擬訂存貨保留的政策，該政策包含實質(zhì)的環(huán)境保護舉措：建筑管理完美的庫房，加建圍欄，上鎖，派保安人員等。部門經(jīng)理及財務(wù)部比較保險費率，保險范圍，咨詢財務(wù)部現(xiàn)金流量狀況，并由總經(jīng)理同意購置。庫房保留員按期復(fù)核保險記錄，決定能否需要更新存貨保險合同，如需要部門經(jīng)理審批署名，購置新一期保險。公司保安負責(zé)存貨的安全。按期清點，保證帳卡符合，如有因保留不善造成的存貨損失，追查有關(guān)人員的責(zé)任。內(nèi)控目標公司的存貨清點和規(guī)合法。所有的存貨應(yīng)當(dāng)是保留完滿及適于銷售。庫房和銷售人員能清楚切實的存貨地點。重點控制點公司應(yīng)制定一本書面的清點流程指令，并且進行指令培訓(xùn)。由庫房管理員按期進行清點，差別應(yīng)與存貨臺賬、卡和會計賬調(diào)理。清點的時間應(yīng)當(dāng)一致，免得重復(fù)計算。清點如發(fā)現(xiàn)殘次冷背貨物，應(yīng)分開放在庫房里并加以辦理。清點的結(jié)果應(yīng)獲得管理人員的復(fù)核及署名確認。說明依據(jù)公司規(guī)定的清點周期，部門經(jīng)理擬訂清點計劃。計劃包含參加人員、清點時間及清點范圍等。依據(jù)年終的存貨清點計劃規(guī)定的時間，詳細計劃下發(fā)到參加清點的各部門及制作的清點表，送至財務(wù)部存案。在規(guī)定的清點日，清點應(yīng)由庫房管理員進行。部門經(jīng)理進行清點抽查，抽查時部門經(jīng)理應(yīng)留神殘次冷背貨物能否放在合適的地點。除了在年終審計時，財務(wù)部應(yīng)不按期進行復(fù)盤或抽查，視公司詳細狀況決定通盤或抽查。清點完成，由參加清點的工作人員草擬存貨清點報告，財務(wù)部及庫房員復(fù)核署名。如有賬實不符的狀況，庫房管理員剖析差別原由，草擬清點差別原由報告。7.管理層批閱報告，對解說的原由剖析詳細部門/人員的責(zé)任，并考慮獎懲舉措。如需調(diào)整存貨明細帳，須由財務(wù)部經(jīng)理審察。內(nèi)控目標資料檔案信息正確，且能反應(yīng)現(xiàn)狀。重點控制點資料檔案中的一些數(shù)據(jù)只有在有的確依據(jù)的狀況下才能變動。只有經(jīng)過同意后才能變動資料檔案。管理層應(yīng)準時查閱資料檔案以保證資料的正確與實時。說明建立資料檔案明細臺賬。必需時更新明細臺賬。部門經(jīng)理應(yīng)不按期抽查明細帳與實質(zhì)狀況或有關(guān)單據(jù)能否符合并進行審批。在非正常狀況下，管理員只有在經(jīng)過部門經(jīng)理的同意后才能變動資料檔案。非公司職員或非受權(quán)人員只有在部門經(jīng)理或更高層次的人受權(quán)才能查閱存貨資料檔案。內(nèi)控目標保證公司內(nèi)運作中的設(shè)備設(shè)備狀況優(yōu)秀，提升高質(zhì)量、順暢的服務(wù)。關(guān)于出故障或待報廢的的設(shè)備設(shè)備實時辦理。充分利用公司內(nèi)的資源，使其發(fā)揮最大的功效。做好各部門間的交流協(xié)調(diào)工作，工作中的連接點要保持記錄完好。重點控制點管理員掌握地區(qū)內(nèi)的設(shè)備設(shè)備運轉(zhuǎn)狀況。報修或待報廢的設(shè)備設(shè)備要做好有關(guān)記錄。需要改換新的零零件，須獲得采買部門的審批，并做好進出庫管理。關(guān)于待報廢的設(shè)備，須經(jīng)總經(jīng)理審批，并與財務(wù)部門實時交流。說明關(guān)于老化的設(shè)備或是沒法進行維修的設(shè)備，設(shè)備部維修人員編寫狀況說明，并上報。設(shè)備部經(jīng)理審批后，填制設(shè)備報廢申請單。依據(jù)總經(jīng)理和財務(wù)部長的審批結(jié)果，各部門做有關(guān)的辦理。比如，將設(shè)備從現(xiàn)