美國(guó)的機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作

美國(guó)的機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作

去年，我很幸運(yùn)地參加了黨的省委組織在美國(guó)舉辦的為期100天的浙江省經(jīng)濟(jì)管理研究班。通過(guò)集中一段時(shí)間的學(xué)習(xí)考察,回顧幾年來(lái)的工作實(shí)踐,我深深地體會(huì)到:機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作是政府職能活動(dòng)的重要組成部分,是機(jī)關(guān)職能運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和保障。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、重視和機(jī)關(guān)各部門支持是搞好機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的基礎(chǔ)和前提,自身努力和奮發(fā)有為是搞好機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的根本。一、管理機(jī)關(guān)事務(wù)是一項(xiàng)繁重而艱難的任務(wù)1.政府行政功能的衍生機(jī)關(guān)事務(wù)管理,說(shuō)到底就是指以資產(chǎn)管理為中心,以提供物質(zhì)保障為手段,以保證職能活動(dòng)正常有序開展為目的的工作。我們說(shuō)機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作是政府職能活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分,是因?yàn)楹笄诒Ｕ匣蚍?wù)的提供是政府行政功能的系統(tǒng)衍生。從大范圍看,人類社會(huì)以來(lái),只要有國(guó)家與政權(quán)存在,就必然有維持國(guó)家、政權(quán)存在的后勤保障工作的存在,機(jī)關(guān)事務(wù)管理也好,后勤職能活動(dòng)也好,都是一種永恒的人類活動(dòng)。無(wú)論是從歷史上看,還是從世界上發(fā)達(dá)國(guó)家看,機(jī)關(guān)事務(wù)管理都包容于政府職能之中。美國(guó)政府職能部門的構(gòu)成中,聯(lián)邦總務(wù)署是專門負(fù)責(zé)聯(lián)邦政府的后勤行政管理的。聯(lián)邦總務(wù)署是美國(guó)聯(lián)邦中央管理機(jī)構(gòu)三大獨(dú)立辦公室之一,成為美國(guó)聯(lián)邦政府中央管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部門。美國(guó)聯(lián)邦政府各州一般都設(shè)有后勤行政主管部門。州以下的縣、市級(jí)政府組成中,也有相應(yīng)行政機(jī)構(gòu)承擔(dān)后勤管理工作。2.適用范圍及范圍。在高校,單位或單位外部機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門是機(jī)關(guān)的總后勤、內(nèi)管家,牽涉到機(jī)關(guān)的人、財(cái)、物各個(gè)方面,頭緒繁多,面廣量大。機(jī)關(guān)事務(wù)工作,目的是保證機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。機(jī)關(guān)事務(wù)工作的服務(wù)對(duì)象及涉及范圍很廣,不僅涉及單位內(nèi)部,而且涉及單位外部;不僅涉及到單位領(lǐng)導(dǎo),而且涉及一般同志及其家庭;不僅涉及生活條件,而且涉及到工作學(xué)習(xí)條件;不僅涉及到錢和物,而且涉及到人;不僅受內(nèi)部條件變化的影響,而且受外部條件變化的影響。同時(shí),機(jī)關(guān)事務(wù)工作中的各項(xiàng)工作又有嚴(yán)格的時(shí)間要求,還有很強(qiáng)的政策規(guī)定性,必須嚴(yán)格按政策辦事?？偠灾?機(jī)關(guān)事務(wù)工作政策性強(qiáng)、工作量大、聯(lián)系面廣,它是任何機(jī)關(guān)都離不開的重要保障工作和服務(wù)工作,它是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)工作,也是一門科學(xué),是政府的一個(gè)系統(tǒng)工程。3.機(jī)關(guān)事務(wù)管理,是一項(xiàng)不專業(yè)毋庸置疑,由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持,后勤戰(zhàn)線干部職工愛(ài)崗敬業(yè)、勤勤懇懇、踏踏實(shí)實(shí)、埋頭苦干、任勞任怨、無(wú)私奉獻(xiàn),機(jī)關(guān)事務(wù)管理和服務(wù)工作有了實(shí)質(zhì)性的突破,在為黨和政府的中心工作服務(wù)等方面作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn),得到了領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的肯定。但是,由于歷史的原因和世俗的影響,一部分人對(duì)后勤工作認(rèn)識(shí)不足,出現(xiàn)偏差和偏見(jiàn),忽視了機(jī)關(guān)事務(wù)管理的重要性、科學(xué)性、復(fù)雜性和特殊性,認(rèn)為機(jī)關(guān)事務(wù)管理可有可無(wú),一說(shuō)到后勤改革,就誤認(rèn)為是不要機(jī)關(guān)事務(wù)管理。幾年來(lái)的工作實(shí)踐,我認(rèn)為機(jī)關(guān)事務(wù)管理是機(jī)關(guān)的重要保障工作,是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作,它是為機(jī)關(guān)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、錄屬于政府的最直接的部門。因此,機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作,應(yīng)該受到大家的尊重,而不應(yīng)該有任何歧視和偏見(jiàn)。它只是工作分工的不同。要搞好機(jī)關(guān)事務(wù)管理,一方面,需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視、支持,需要領(lǐng)導(dǎo)在關(guān)鍵時(shí)刻為后勤說(shuō)話;另一方面,后勤部門一定要認(rèn)真地履行好職責(zé),把實(shí)事辦好,把好事辦實(shí),以實(shí)實(shí)在在的業(yè)績(jī),消除人們對(duì)后勤的各種偏見(jiàn),真正贏得領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的信任。4.機(jī)關(guān)事務(wù)管理中尚未形成統(tǒng)一的管理體制從目前機(jī)關(guān)的情況來(lái)看,機(jī)關(guān)事務(wù)管理存在著亟待解決的三個(gè)問(wèn)題。其一,機(jī)關(guān)事務(wù)管理職能滯后,沒(méi)有形成“大管理”的格局,機(jī)關(guān)中該統(tǒng)一的沒(méi)有很好的統(tǒng)一。如機(jī)關(guān)辦公用房和機(jī)關(guān)干部住房的規(guī)劃建設(shè)管理、機(jī)關(guān)車輛的購(gòu)置更新報(bào)廢、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)費(fèi)用的結(jié)算、機(jī)關(guān)大宗物資的采購(gòu)以及各部門管不了也管不好的其它事務(wù)性工作等等。由于沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一的管理,機(jī)構(gòu)改革后,不少局辦為“方便”起見(jiàn),又專門新設(shè)了“行政處”之類的處室。這樣,既增加了機(jī)構(gòu)和編制,又給財(cái)政增加了負(fù)擔(dān)。其二,機(jī)關(guān)事務(wù)管理與服務(wù)的“兩張皮”問(wèn)題沒(méi)有完全解決。具體表現(xiàn)為管理與服務(wù)職能交錯(cuò)、服務(wù)代替管理以及管理滯后于服務(wù)等方面。其三,機(jī)關(guān)事務(wù)工作尚未形成統(tǒng)一的管理體制。從省、市到縣,從上到下,各自為政,五花八門的管理模式導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事務(wù)管理運(yùn)轉(zhuǎn)的不規(guī)范、不協(xié)調(diào)和不到位。為了解決這些根本性的問(wèn)題,必須引起主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,下大決心,采取強(qiáng)有力的措施,面對(duì)現(xiàn)實(shí),排除干擾,在體制和機(jī)制的定位上、機(jī)構(gòu)的設(shè)置上、職能的確定上、人員的編制上和領(lǐng)導(dǎo)的配備上,進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)管理,以適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和新時(shí)期機(jī)關(guān)發(fā)展的要求。二、管理機(jī)關(guān)事務(wù)很重要，工作也很重要1.堅(jiān)持發(fā)揮監(jiān)督保障作用在我國(guó)入世的新形勢(shì)下,機(jī)關(guān)事務(wù)管理如何應(yīng)對(duì),這是擺在我們面前的一個(gè)十分緊迫的問(wèn)題。從幾年的工作實(shí)踐看,我們應(yīng)該統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識(shí),做到有所為,有所不為。所謂有所為,首先,要進(jìn)一步完善管理制度和辦法,實(shí)行政務(wù)公開。每項(xiàng)管理工作都要有相應(yīng)的管理制度,切實(shí)做到有章可循。與此同時(shí),搞好政務(wù)公開,進(jìn)一步增加管理工作的透明度,接受機(jī)關(guān)干部的監(jiān)督。我局施行政務(wù)公開幾年來(lái),堅(jiān)持了政務(wù)公開“特邀監(jiān)督員”制度,效果不錯(cuò)。其次,要進(jìn)一步形成講規(guī)則的理念。從每一位工作人員做起,牢固樹立規(guī)則意識(shí),形成一個(gè)管理講規(guī)則,服務(wù)講規(guī)則,事事講規(guī)則的氛圍。再次,要進(jìn)一步研究管理的內(nèi)容和辦法。機(jī)關(guān)事務(wù)管理,紛繁復(fù)雜,面廣量大,必須抓住機(jī)遇,引起領(lǐng)導(dǎo)的重視,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持,得到機(jī)關(guān)的理解和信任。近年來(lái),我局實(shí)行了“局領(lǐng)導(dǎo)管理服務(wù)工作巡查制”和“局周工作情況報(bào)告制度”,提高了管理水平,推動(dòng)了各項(xiàng)工作,調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性。所謂有所不為,就是要廢除那些已不適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和新時(shí)期機(jī)關(guān)事務(wù)管理的制度和辦法,就是要打破那些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期機(jī)關(guān)事務(wù)工作的管理模式、服務(wù)方式和各種條條框框,就是要徹底改變門難進(jìn)、臉難看、事難辦的官老爺作風(fēng)。為此,我們必須搞清哪些應(yīng)該納入機(jī)關(guān)統(tǒng)一管理的范圍,哪些職能應(yīng)該加強(qiáng),哪些職能應(yīng)該弱化,應(yīng)該制定哪些規(guī)則,應(yīng)該采取哪些辦法等等問(wèn)題,這些都得要通過(guò)深入細(xì)致的調(diào)查研究才能解決。2.堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想,把選擇服務(wù)機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門的存在,就決定了機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作必須圍繞機(jī)關(guān)的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行。機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作要有作為有地位,必須履行好政府賦予的職能,創(chuàng)造性地開展工作,一切工作都要圍繞機(jī)關(guān)。說(shuō)到底,就是要把為機(jī)關(guān)服務(wù)作為我們搞調(diào)研、定思路、議辦法、辦事情的出發(fā)點(diǎn)和歸宿;一切工作的操作和運(yùn)行都要以機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和為機(jī)關(guān)服務(wù)為基本宗旨;一切工作的效果都要以機(jī)關(guān)干部滿意不滿意為基本標(biāo)準(zhǔn);一切工作都要把對(duì)機(jī)關(guān)干部負(fù)責(zé)、讓領(lǐng)導(dǎo)放心作為基本定位。這一切的一切,要求我們工作人員講責(zé)任、講務(wù)實(shí)、講品位、講效率、講奉獻(xiàn),認(rèn)真負(fù)責(zé)地?zé)o條件地做好一切保障工作,千方百計(jì)地增加服務(wù)設(shè)施,腳踏實(shí)地地為機(jī)關(guān)辦實(shí)事辦好事。機(jī)關(guān)干部有要求、有需要、有困難找我們幫助的時(shí)候,我們應(yīng)該想他們所想,急他們所急,多一點(diǎn)服務(wù)意識(shí),多一點(diǎn)換位思考,多一點(diǎn)奉獻(xiàn)精神,真心誠(chéng)意地為他們排憂解難。幾年來(lái),我們圍繞機(jī)關(guān)干部關(guān)心的住房、醫(yī)療、洗理、活動(dòng)場(chǎng)地等熱點(diǎn)、難點(diǎn)和重點(diǎn)問(wèn)題,作了深入細(xì)致的調(diào)查研究,提出了可行的方案并進(jìn)行了認(rèn)真的實(shí)施。在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持下,新建或購(gòu)置了住房,定期舉辦了醫(yī)療咨詢和專家門診,建造了集沐浴、理發(fā)、健身、娛樂(lè)、培訓(xùn)于一體的興和服務(wù)中心,得到了機(jī)關(guān)的認(rèn)可。3.堅(jiān)持機(jī)關(guān)事務(wù)管理的社會(huì)化從目前機(jī)關(guān)后勤的現(xiàn)狀來(lái)看,改革主要是三個(gè)方面:一是盡快實(shí)現(xiàn)管理職能與服務(wù)職能的分離。要下決心將原來(lái)純服務(wù)的職能從機(jī)關(guān)中真正分離出來(lái),形成一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的服務(wù)機(jī)構(gòu)。我們紹興已經(jīng)走了這一步,分別設(shè)立了機(jī)關(guān)服務(wù)中心和機(jī)關(guān)保安中心。運(yùn)行幾年來(lái),效果不錯(cuò),但有待于再深化。二是理順機(jī)關(guān)事務(wù)的管理職能。一個(gè)目標(biāo),就是集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)事務(wù)性的工作,將分散在機(jī)關(guān)各部門中的“小后勤”集中起來(lái),進(jìn)一步規(guī)范,實(shí)行統(tǒng)一的管理。同時(shí),也要研究機(jī)關(guān)事務(wù)管理科學(xué)化的問(wèn)題和費(fèi)用結(jié)算制度問(wèn)題。三是逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)后勤服務(wù)社會(huì)化。要本著實(shí)事求是的原則,根據(jù)機(jī)關(guān)的特殊性,采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)走出去”的方法,做好這方面的工作。一方面,把社會(huì)上的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)和專業(yè)服務(wù)人員引入機(jī)關(guān),從事機(jī)關(guān)后勤的服務(wù)工作;另一方面,機(jī)關(guān)搞后勤服務(wù)的人員在保證為機(jī)關(guān)服務(wù)的前提下走向社會(huì),參與社會(huì)化服務(wù)。4.強(qiáng)化復(fù)合能力,打造一支高素質(zhì)的復(fù)合型隊(duì)伍機(jī)關(guān)后勤隊(duì)伍要有戰(zhàn)斗力、競(jìng)爭(zhēng)力、生命力,必須在三個(gè)方面卓有成效:第一,形成一支“學(xué)習(xí)群體型”的隊(duì)伍。在每一位工作人員中樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念,創(chuàng)設(shè)一個(gè)人人講學(xué)習(xí)、學(xué)科技、鉆技能、強(qiáng)素質(zhì)的環(huán)境。我們堅(jiān)持每周一晚理論學(xué)習(xí)、每月中旬集中學(xué)習(xí)和每季度一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)的制度,收到了較好的效果。第二,造就一支“人才復(fù)合型”的隊(duì)伍。要采取多種辦法,通過(guò)多種渠道,選送人員參加培訓(xùn),不斷充實(shí)知識(shí),提高技術(shù),努力使工作人員成為“一人多崗、一專多能”的復(fù)合型人才。第三,建設(shè)一支“工作應(yīng)對(duì)型”的隊(duì)伍。要想方設(shè)法,努力提高工作人員的綜合素質(zhì),使后勤隊(duì)伍能應(yīng)付各種局面,能應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜的工作。三、機(jī)關(guān)事務(wù)管理隨著時(shí)間的推移而來(lái)服務(wù)是機(jī)關(guān)事務(wù)管理中一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要堅(jiān)持服務(wù)的宗旨,必須確立明確的指導(dǎo)思想,處理好以下四對(duì)關(guān)系:1.機(jī)關(guān)事務(wù)管理,是指信息化機(jī)關(guān)的一項(xiàng)職能政務(wù),主要是指國(guó)家憲法和法律賦予行政機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)依法對(duì)某一領(lǐng)域?qū)嵤┕芾淼穆殭?quán)和管轄任務(wù),這就是我們通常所說(shuō)的政治職能、行政職能、業(yè)務(wù)職能、行政管理職能、行政管理工作等。政務(wù)是大事,是宏觀;事務(wù),主要是指根據(jù)機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)的需要,圍繞機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)的開展,保證政務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行,為完成國(guó)家賦予機(jī)關(guān)的職責(zé)任務(wù)提供的各種輔助性工作,也就是我們通常所說(shuō)的輔助職能、二線工作、行政事務(wù)工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作等。政務(wù)和事務(wù),互為條件,相互依存。機(jī)關(guān)職能工作有賴于機(jī)關(guān)后勤為其提供物質(zhì)保障、創(chuàng)造良好的工作和生活條件,為其職能活動(dòng)開展提供多方面的服務(wù)。機(jī)關(guān)后勤工作又以機(jī)關(guān)的職能工作為其存在的前提條件,如果沒(méi)有機(jī)關(guān)的職能工作,機(jī)關(guān)后勤工作也就失去了存在的條件和價(jià)值。我們既要抓好為政務(wù)、大事、宏觀服務(wù),又要重視事務(wù)、小事、微觀服務(wù)。在機(jī)關(guān)事務(wù)管理中,就是要抓好每一件事務(wù)、每一件小事,為政務(wù)、大事、宏觀服務(wù)。若忽視這些事務(wù)、小事,將會(huì)給機(jī)關(guān)正常的工作帶來(lái)很大的影響。比如,召開一次重要會(huì)議,但因車輛管理不善,車子出了問(wèn)題,與會(huì)人員不能按時(shí)到會(huì),將影響會(huì)議進(jìn)程;組織一次莊重的會(huì)議,但會(huì)上因擴(kuò)音設(shè)備發(fā)生故障,國(guó)歌播不清晰,會(huì)減少會(huì)議莊重的氣氛,而且會(huì)影響發(fā)言人的講話效果。反之,若抓好了機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作,使其在每個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)上都不出差錯(cuò),就能使領(lǐng)導(dǎo)同志集中時(shí)間和精力抓好大事,搞好政務(wù),搞好宏觀管理,并使干部職工無(wú)后顧之憂,全力投入工作。2.工作的復(fù)雜機(jī)關(guān)事務(wù)工作,其宗旨就是保障機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn),為機(jī)關(guān)服務(wù)。因此,要搞好這項(xiàng)工作,必須有一個(gè)好的動(dòng)機(jī)。我們知道,后勤工作是一項(xiàng)艱苦的工作,而且是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。如果說(shuō),把一件事情辦好了,得到了領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的認(rèn)可,那是值得的;反之,如果把事情辦糟了,得到的是罵聲、怨聲和責(zé)怪聲,就會(huì)適得其反,不值得!只有注重每一個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié),注重每一句話、每一個(gè)行為舉止,把動(dòng)機(jī)與效果兩者有機(jī)地結(jié)合起來(lái),才能把好事、實(shí)事、簡(jiǎn)單的事和難辦的事都辦好,才是做好機(jī)關(guān)事務(wù)工作的目的。動(dòng)機(jī)與效果的關(guān)系處理得不好,收到的效果是可想而知的,這樣的教訓(xùn),我們應(yīng)該牢牢記取。3.按政策執(zhí)行,把自己打造成“培訓(xùn)”的基礎(chǔ)。根據(jù)對(duì)于“機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作牽涉到每個(gè)干部職工的切身利益,政策性很強(qiáng)應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研究哪些事該辦,哪些事不該辦,如何處理得既符合政策,又能使各方接受。機(jī)關(guān)事務(wù)管理中的財(cái)務(wù)、車輛、基建、房產(chǎn)等,都必須按照國(guó)家的有關(guān)政策規(guī)定去執(zhí)行。我們自己作出一些規(guī)定,也必須符合國(guó)家的政策和法令。所以,工作人員頭腦中必須有政策觀念,必須按政策辦事凡屬違反政策規(guī)定,超越現(xiàn)實(shí)條件的事不要辦。對(duì)不違反政策,又涉及廣大干部職工的切身利益的事情,即使有一定的困難,也應(yīng)多考慮一些如何處理的辦法。這就需要有一定的靈活性,需要有一定的創(chuàng)造性,把原則性與靈活性有機(jī)地結(jié)合起來(lái),積極創(chuàng)造條件,盡力辦好。對(duì)于因政策不允許而不能辦的事,也要向干部職工解釋清楚,以取得他們的理解諒解和支持。4.能更好地為干部作使眾所周知,機(jī)關(guān)事務(wù)管理是為機(jī)關(guān)干部服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。我們既要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),也要對(duì)機(jī)關(guān)干部負(fù)責(zé),兩者是一致的。我們只有抱著對(duì)機(jī)關(guān)干部高度負(fù)責(zé)的精神為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),才能真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手;同時(shí),也只有千方百計(jì)發(fā)揮好參謀助手的作用,才能更好地為機(jī)關(guān)干部服務(wù)。為了使兩者達(dá)到較好的統(tǒng)一,一方面,在按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖工作的時(shí)候,要堅(jiān)持走群眾路線,注意聽(tīng)取群眾的意