管理參大綱課件第2章

第2章

采購管理組織知識框架第2章采購組織架構(gòu)采購管理組織概述采購管理組織的結(jié)構(gòu)采購管理組織設(shè)計 采購管理組織職能和人員要求小結(jié)思考與練習(xí)第一節(jié) 采購管理組織概述一、采購管理的目標(biāo)1．選擇合適的供應(yīng)商（right

vendor）2．適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量（right

quality）3．適當(dāng)?shù)臅r間（right

time）4．適當(dāng)?shù)臄?shù)量（right

quantity）5．適當(dāng)?shù)膬r格（right

price）二、采購管理的內(nèi)容圖2-1采購管理的主要內(nèi)容三、采購管理組織及其功能（一）采購管理組織的含義采購管理組織是指為了完成企業(yè)的采購

任務(wù)，實(shí)現(xiàn)保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行，由采購人員按照一定的規(guī)則，組建的一

種采購團(tuán)隊(duì)。無論生產(chǎn)企業(yè)還是流通企

業(yè)，都需要建立一支高效的采購團(tuán)隊(duì)，

通過科學(xué)采購，降低采購成本，保證企

業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。（二）采購管理組織的功能1．凝聚功能2．協(xié)調(diào)功能3．制約功能4．激勵功能四、采購管理組織設(shè)計的原則1．目標(biāo)可行原則2．合理分工原則3．統(tǒng)一指揮的原則4．管理幅度原則5．權(quán)責(zé)相符原則第二節(jié) 采購管理組織的結(jié)構(gòu)1.分散型結(jié)構(gòu)分散采購指由各預(yù)算單位自行開展采購活動的一種采購實(shí)施形式。公司總部采購總部職能總部子公司A子公司B子公司C財務(wù)銷售生產(chǎn)財務(wù)銷售生產(chǎn)生產(chǎn)銷售財務(wù)采購采購采購圖2-1

分散型采購組織圖分散型采購組織的特點(diǎn)每個經(jīng)營單位的負(fù)責(zé)人對他自己的財務(wù)后果負(fù)責(zé)，分支機(jī)構(gòu)采購服務(wù)的客戶滿薏度不斷提高?？偛客ǔＲ浴皡⒅\”

(而不是直線職能)的角色或以內(nèi)部咨詢機(jī)構(gòu)的名義進(jìn)行監(jiān)督，制定合作政策，消除部門間的障礙，最終成為各分支機(jī)構(gòu)間的溝通橋梁。因此，每個經(jīng)營單位的管理者要對所有的采購活動負(fù)完全責(zé)任。這種組織的缺點(diǎn)之一是不同的經(jīng)營單位可能會與同一個供應(yīng)商就同一種產(chǎn)品進(jìn)行談判，結(jié)果達(dá)成了不同的采購條件。當(dāng)供應(yīng)商的能力吃緊時，經(jīng)營單位相互之間會成為真正的競爭對手。表2-1 分散型采購組織的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)

點(diǎn)缺

點(diǎn)自主性、靈活性、多樣性造成供應(yīng)商分散和混亂可在本地采購，受當(dāng)?shù)貧g迎技術(shù)人員短缺，成本上升交叉交易重復(fù)采購，分支機(jī)構(gòu)間缺乏溝通有利于部門間競爭缺乏財務(wù)控制有利于員工互換過量的地方采購二、集中型采購結(jié)構(gòu)1，基本概念集中采購指由一個部門統(tǒng)一組織本部門、本

系統(tǒng)的采購活動(簡稱部門集中采購)的采購實(shí)施模式。因此集中采購的實(shí)施主體可以是集中采

購代理機(jī)構(gòu)，也可以是一個部門委托采購代理

機(jī)構(gòu)進(jìn)行。集中的采購組織結(jié)構(gòu)是建立在只能

一體化基礎(chǔ)上的，通常是在董事會的領(lǐng)帶之下，這種模式下的采購部門是一個整體。企業(yè)內(nèi)的

分支機(jī)構(gòu)的采購活動，都要接受總部的管理，

總部也就是專業(yè)技能、檔案和權(quán)力的聚集地。圖2-2

集中型采購組織圖公司總部采購總部職能總部子公司A子公司B子公司C財務(wù)銷售生產(chǎn)財務(wù)銷售生產(chǎn)生產(chǎn)銷售財務(wù)表2-2

集中型采購組織的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)

點(diǎn)缺

點(diǎn)規(guī)模效應(yīng)上下級之間的抱怨標(biāo)準(zhǔn)化，有利于采購戰(zhàn)略的實(shí)施對系統(tǒng)的反抗有利于財務(wù)管理喪失機(jī)會有利于評估，有利于監(jiān)督過高的管理費(fèi)用有利于采用信息技術(shù)與系統(tǒng)對市場的反應(yīng)較慢三、分散/集中型采購結(jié)構(gòu)公司總部采購總部職能總部子公司A子公司B子公司C銷售采購生產(chǎn)采購銷售生產(chǎn)生產(chǎn)銷售采購圖2-3

集中/分散型采購組織圖公司采購部門和部門采購部門的分工一 般如下：(1)公司采購部門通常處理與采購程序和 方針相關(guān)的問題。(2)公司采購部門定期對下層經(jīng)營單位的 采購工作進(jìn)行審計。(3)公司采購部門對戰(zhàn)略采購晶進(jìn)行詳細(xì) 的供應(yīng)市場研究，經(jīng)營單位的采購部門 可以(4)公司采購部門協(xié)調(diào)、解決部門或經(jīng)營 單位之間的采購工作。(5)公司采購部門不進(jìn)行戰(zhàn)術(shù)采購活動， 完全由部門或經(jīng)營單位的采購組織實(shí)施。(6)公司采購部門可能對各經(jīng)營單位采購 部門的人力資源進(jìn)行管理。

而經(jīng)營單位自己的采購部門實(shí)施具體的采購工作，即制定采購計劃、與供應(yīng)

商聯(lián)系、談判、簽訂合同、支付貨款等。影響采購采用集中式還是分散式的因素1）采購需求的通用性。2）地理位置。3）供應(yīng)市場結(jié)構(gòu)。4）潛在的節(jié)約。5）所需的專門技術(shù)。6）價格波動。7）客戶需求。四、組合結(jié)構(gòu)（一）概念組合結(jié)構(gòu)指企業(yè)經(jīng)營單位可以自由決定是參與（公司）合同還是單獨(dú)運(yùn)作的一種采購管理組織結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)是以提高公司的影響以減少總體物料成本和（或）改善來向外部供應(yīng)商的服務(wù)為目標(biāo)，將兩個或更多的經(jīng)營單位的共同物料需求而結(jié)合起來的。這種結(jié)構(gòu)組合可能是強(qiáng)加給經(jīng)營單位，也可能是經(jīng)營單位自愿。（二）特點(diǎn)圖2-5組合結(jié)構(gòu)特點(diǎn)五、跨職能采購小組1．概念跨職能采購小組是為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略和商品管理 的“實(shí)質(zhì)性”集中化，整個公司流程在采購執(zhí) 行層次被結(jié)合起來關(guān)注價值鏈中的與單個供應(yīng) 商的關(guān)系，并可以發(fā)展以持續(xù)的績效改善為基 礎(chǔ)的關(guān)系的一種采購管理組織結(jié)構(gòu)。要實(shí)現(xiàn)跨職能采購和改善全球采購過程，關(guān)鍵 因素是：強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)，管理層的積極參與供 應(yīng)商管理，公司的商品計劃，跨職能小組，以 及物流與交付過程的標(biāo)準(zhǔn)化。2．特點(diǎn)跨職能采購小組這種組織形式是采購中

相對較新的，這種結(jié)構(gòu)采用了一個與供

應(yīng)商的單一聯(lián)系點(diǎn)（商品小組），由這

一商品小組為整個組織提供對全部部件

需求的整合。合同的訂立是集中進(jìn)行的。 但在所有的情況下采購業(yè)務(wù)活動都是分

散的。第三節(jié)

采購管理組織設(shè)計一、按采購隸屬關(guān)系設(shè)計采購管理組織的設(shè)立主要是為了配合企業(yè)的生產(chǎn)或其他經(jīng)營目標(biāo)，以及與其他部門協(xié)調(diào)配合。采購管理組織的合理設(shè)計是指將采購管理組織內(nèi)部的部門專業(yè)化、具體化，也就是將采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)的各項(xiàng)功能組織起來，并以分工方式建立不同的部門來加以執(zhí)行。1．采購部門隸屬生產(chǎn)部圖2-6采購隸屬生產(chǎn)部2．采購部門隸屬于行政部門圖2-7采購部門隸屬于行政部門3．采購部門隸屬于總經(jīng)理圖2-8采購部門隸屬于總經(jīng)理4．采購部門隸屬于資材部圖2-9采購部門隸屬于資材部二、按采購地區(qū)或物品類別設(shè)計1．按采購地區(qū)設(shè)計圖2-10按采購地區(qū)設(shè)計組織結(jié)構(gòu)2．按采購物品類別設(shè)計圖2-11按采購物品設(shè)計組織結(jié)構(gòu)第四節(jié)

采購管理組織職能和人員要求一、采購管理組織層次職能1．戰(zhàn)略層次2．戰(zhàn)術(shù)層次3．業(yè)務(wù)層次 采購(總監(jiān))經(jīng)理的職責(zé)

(1)在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，直接負(fù)責(zé)采購部門的各項(xiàng)工作，并行使采購總監(jiān)的職權(quán)，對商品政策的進(jìn)行監(jiān)督。在公司總體經(jīng)營策略的指導(dǎo)下，制定符合當(dāng)?shù)厥袌鲂枨蟮臓I運(yùn)政策、客戶政策、

對供應(yīng)商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項(xiàng)經(jīng)營政策。在遵循公司總體經(jīng)營策略下，領(lǐng)導(dǎo)采購部門達(dá)到公司的業(yè)績及利潤要求。給予采購人員相應(yīng)的培訓(xùn)。

(5)保持采購本部與其他分店的密切溝通與配合。(6)設(shè)定與監(jiān)督商品品質(zhì)與新鮮度基準(zhǔn)。

(7)督導(dǎo)新商品的導(dǎo)人。

(8)開發(fā)特色商品。

(9)決定廠商業(yè)務(wù)合作的方式。

(10)采購人員的培養(yǎng)及管理。

(11)負(fù)責(zé)監(jiān)督及檢查各采購部門執(zhí)行崗位工作職責(zé)和行為動作規(guī)范的情況。(12)負(fù)責(zé)采購人員的考核工作，在授權(quán)范圍內(nèi)核定員工的升職、調(diào)動、任免等。三、采購人員的職責(zé)和要求(1)熱愛本職工作，注意市場信息的收集。(2)工作要細(xì)，采購要精，行動要速，質(zhì)量要高，服務(wù)要好。(3)廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，講究職業(yè)道德。(4)采購必須以采購單進(jìn)行采購，金額超過規(guī)定數(shù)額以上須經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)。(5)采購多種物品時，要分輕重緩急，合理采購。大宗高額物資須經(jīng)采購中心招標(biāo)采購，小宗大

量物資，同申購部門代表一同采購。(6)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、價格關(guān)，不采購假冒、偽劣、 不符合質(zhì)量要求的商品，及時做好入庫報銷工 作。對采購人員的要求：(1)采購人員應(yīng)該是懂技術(shù)的、理智型的購買者。出色的采購人員是懂技術(shù)的，他們對所需設(shè)備

的性能、原材料的質(zhì)量、零部件的規(guī)格以及供

應(yīng)者提供的產(chǎn)品是否符合質(zhì)量要求等都心中有

數(shù)；他們不是盲目型，也不是沖動型的購買者，而是理智型的購買者；他們對產(chǎn)品的質(zhì)量要求

比較嚴(yán)格，供貨要求適時，特別強(qiáng)調(diào)售后服務(wù)

是否跟得上，而很少受情感因素的影響。只有

這樣，才能保證采購進(jìn)來的貨物能物有所值、

物有所用。

(2)采購人員應(yīng)該是具有協(xié)作精神、目光長遠(yuǎn)的人。采購的目的不僅是買貨，而

是運(yùn)用貨物具有的功能。所以采購人員

需要具備協(xié)作精神，積極地保持與生產(chǎn)、技術(shù)、財務(wù)人員的聯(lián)系，從而分析研究

貨物的性能，掌握貨物的價值，使自己

對采購行為做出的判斷不僅限于眼前，

而是讓企業(yè)站在更高角度，真正做到采

購回的貨物能夠物盡其用。另外，采購人員還要達(dá)到以下要求：(1)作為采購部的員工必須對公司絕對忠誠，不 接受廠商的回扣、旅游招待、贈品、宴會，違 者將按公司有關(guān)規(guī)定處理。(2)采購人員必須具備豐富的商品知識，慎重選 擇商品，建立商品組織，控制商品結(jié)構(gòu)，清除 滯銷商品，經(jīng)常引進(jìn)新商品，維持商品的快速 周轉(zhuǎn)及新鮮度。(3)采購人員應(yīng)建立穩(wěn)定的采購渠道，尋找充足 的貨源，避免脫銷。（4)采購人員必須適時開發(fā)新商品。

(5)采購人員應(yīng)經(jīng)常做市場調(diào)查，掌握競爭對手的商品構(gòu)成、價格策略、促銷手段等并采取相應(yīng)對策。資料：未來采購經(jīng)理所應(yīng)具備的10大能力在一次飲茶時，一位從事家電配件銷售的朋友深有感觸地說，現(xiàn)在的采購人員花樣翻新，供應(yīng)商無所適從。據(jù)他介紹，P公司的采購員A小姐是一個“高手”，為此，她2常常受到公司的表彰。A小姐的“高招”是：一方面采取多家同時供應(yīng)的方式，挑起供應(yīng)商之間對回扣的攀比；另一方面又大肆壓低供應(yīng)商的配件價格，以獲取公司的高額獎金與表彰。供應(yīng)商由于回

扣不斷增高而價格不斷降低的壓力，無法對配

件生產(chǎn)進(jìn)行“精耕細(xì)作”，導(dǎo)致配件質(zhì)量的不斷下降， 而企業(yè)由于只憑表象來評價采購人員， 在一定的程度上助長了采購人員的暗箱 操作，損害了企業(yè)的利益。在一項(xiàng)關(guān)于采購的調(diào)查問卷中，被調(diào)查 者認(rèn)為未來采購經(jīng)理