索證采購管理制度

PAGEPAGE1索證采購管理制度前言隨著市場的不斷發(fā)展和企業(yè)的不斷壯大，采購工作逐漸成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)。為落實(shí)公司的采購管理規(guī)范，制定本《索證采購管理制度》。本制度旨在規(guī)范采購工作流程，保障采購過程的公正、透明和合法性，提高采購工作效率，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。一、適用范圍本制度適用于公司所有采購活動(dòng)，包括但不限于物資、設(shè)備、服務(wù)、勞務(wù)等。二、采購管理原則公正、透明、公平的原則。所有采購活動(dòng)必須遵循公開、公正、公平、透明的原則，保證合同履行的公正性和透明度。安全、環(huán)保、合法的原則。所有采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合安全、環(huán)保、合法的要求，要求供應(yīng)商提供符合國家有關(guān)環(huán)保、安全、質(zhì)量等方面的規(guī)定的資料。高效、經(jīng)濟(jì)、規(guī)范的原則。嚴(yán)格按照制度文件規(guī)定執(zhí)行，并遵循現(xiàn)代化管理原則，做到購買先進(jìn)、優(yōu)質(zhì)、價(jià)格低廉的物品。三、采購管理組織采購工作由公司的采購部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等部門共同組成采購管理團(tuán)隊(duì)。采購部門負(fù)責(zé)公司的采購工作。由采購經(jīng)理、采購專員和采購人員組成。主要職責(zé)包括：對物料及設(shè)備采購的進(jìn)度、采購數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行統(tǒng)一管理；對擬定采購計(jì)劃并提交采購計(jì)劃的審核；擬定采購合同和說明文件，進(jìn)行招標(biāo)、詢價(jià)等采購方式較為嚴(yán)格的采購活動(dòng)。技術(shù)部門負(fù)責(zé)對采購物等辦理技術(shù)審核，審定采購物的規(guī)格、質(zhì)量要求、使用及功能要求等技術(shù)事項(xiàng)。并對采購物品進(jìn)行出入庫、使用情況的跟蹤，及時(shí)處理質(zhì)量和技術(shù)問題。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購費(fèi)用進(jìn)行控制和核算，并根據(jù)采購合同進(jìn)行資金支付。四、采購流程采購立項(xiàng)階段由需求單位、采購部判斷本次采購是否需要開展，提出采購申請并進(jìn)行初步審批。采購人員根據(jù)采購申請，制訂采購計(jì)劃和購買規(guī)格，向技術(shù)部門提出技術(shù)要求。采購準(zhǔn)備階段根據(jù)采購計(jì)劃和購買規(guī)格，采購人員進(jìn)行供應(yīng)商的預(yù)審，選擇符合本次采購要求的供應(yīng)商，并進(jìn)行采購談判。采購人員將擬定的采購合同和說明，提交采購審批流程，經(jīng)過部門審核、財(cái)務(wù)審核后，提交簽約決定。合同簽訂后階段簽訂合同并報(bào)采購部門備案。采購人員跟進(jìn)供應(yīng)商的生產(chǎn)制造、貨物運(yùn)輸和倉儲(chǔ)信息以及款項(xiàng)的結(jié)算情況。合同履約階段物流部門對貨物進(jìn)行驗(yàn)收，并進(jìn)行相關(guān)的質(zhì)量、安全等等工作。采購部門根據(jù)質(zhì)量、價(jià)款、款項(xiàng)等情況，結(jié)算供應(yīng)商。采購部門記錄本次采購的情況，如采購時(shí)間、采購數(shù)量、采購價(jià)格、采購人員等，形成采購檔案。五、采購方式競爭性談判采購當(dāng)采購金額大于一定限額，且找不到一家合適的供應(yīng)商時(shí)，可以通過競爭性談判的方式進(jìn)行采購。邀請招標(biāo)采購當(dāng)采購金額大于一定限額，且采購市場上有多個(gè)供應(yīng)商可以滿足要求時(shí)，可采用邀請招標(biāo)采購方式。單一來源采購當(dāng)采購物品只有一種供應(yīng)商時(shí)，可采用單一來源采購方式。六、采購合同經(jīng)過審核決定后，采購部門應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，保證采購資金的安全、采購物品的質(zhì)量，并明確采購物品的數(shù)量、型號、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等條款。七、采購檔案采購部門應(yīng)當(dāng)建立和保存本次采購的相關(guān)文書和材料，形成采購檔案。采購檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：詳細(xì)的公示公告、采購文件、評審結(jié)果、采購合同、采購支付憑證、驗(yàn)收報(bào)告、財(cái)務(wù)入賬憑證等相關(guān)資料。八、采購風(fēng)險(xiǎn)控制采購部門應(yīng)當(dāng)具備風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管理能力，控制采購風(fēng)險(xiǎn)。采購風(fēng)險(xiǎn)主要包括以下幾方面：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，會(huì)影響采購過程的順利進(jìn)行。采購物品質(zhì)量問題，給企業(yè)造成質(zhì)量和聲譽(yù)的損失。采購物品價(jià)格過高，導(dǎo)致企業(yè)資金投入不足，影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。九、制度執(zhí)行和修訂管理人員應(yīng)當(dāng)按照本制度的規(guī)定，履行相應(yīng)的職責(zé)。如對本制度存在疑義或需要修訂，請采