【項(xiàng)目管理知識】按期完成IT項(xiàng)目的10條建議

按期完成IT項(xiàng)目的10條建議變化無常的時(shí)間計(jì)劃，或高估或低估時(shí)間期限，也就是所謂的“需求漸變問題”，以及突如其來的員工生病事件或供應(yīng)失敗等等一一這些都是會(huì)導(dǎo)致您的IT項(xiàng)目出錯(cuò)（或可能出錯(cuò)）的因素。按期成功完成一個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵在于積極的計(jì)劃和合理的時(shí)間、資源管理。本文關(guān)于項(xiàng)目管理的這些建議會(huì)幫助您計(jì)劃好下一個(gè)項(xiàng)目，確保在預(yù)算范圍內(nèi)以高質(zhì)量水平按時(shí)完成。也許您曾聽說過“時(shí)不待我?！边@雖然只是陳詞濫調(diào)，但并不意味著它一點(diǎn)可取之處也沒有，尤其是在鄰近IT項(xiàng)目截止日期的情況下。變化無常的時(shí)間計(jì)劃，或高估或低估時(shí)間期限，也就是所謂的“需求漸變問題”，以及突如其來的員工生病事件或供應(yīng)失敗等等一一這些都是會(huì)導(dǎo)致您的IT項(xiàng)目出錯(cuò)（或可能出錯(cuò)）的原因。因?yàn)闀r(shí)間是當(dāng)今社會(huì)衡量效率的一般標(biāo)準(zhǔn)，所以因這些事由導(dǎo)致的計(jì)劃推遲、延誤都會(huì)終帶來相當(dāng)規(guī)模的財(cái)產(chǎn)損失（除了名譽(yù)受到損害之外）。有沒有解決辦法呢？當(dāng)然有！合理的計(jì)劃，良好的執(zhí)行，考慮到可能會(huì)出現(xiàn)的困難，這些一定能確保項(xiàng)目成功執(zhí)行并完成。大部分項(xiàng)目經(jīng)理清楚這些，并花大量時(shí)間制定項(xiàng)目時(shí)間表和交付時(shí)限表。然而，常常并導(dǎo)致他們出錯(cuò)的是，他們沒能認(rèn)識到項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)持續(xù)性的活動(dòng)，必須在項(xiàng)目進(jìn)展周期中積極地、持續(xù)地發(fā)生，而不是收到客戶預(yù)支款項(xiàng)后便告一段落。在本文中，我將提出一些建議，幫助您有效地進(jìn)行下個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃，并確保在預(yù)算前提下以高質(zhì)量水平按時(shí)完成項(xiàng)目。問題：首先，讓我們看看導(dǎo)致項(xiàng)目延誤的幾個(gè)原因：野心過大的估計(jì)和不恰當(dāng)?shù)娜蝿?wù)評估：往往，一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對于完成既定任務(wù)不能做出恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和精力的估算，而制定出過于積極樂觀的時(shí)間計(jì)劃?？蛻魩淼膲毫σ矔?huì)迫使一個(gè)團(tuán)隊(duì)去嘗試在本已有限的時(shí)間內(nèi)完成過多的任務(wù)――這是終會(huì)導(dǎo)致終產(chǎn)品產(chǎn)生質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的自我挫敗戰(zhàn)略。不合理的項(xiàng)目規(guī)模：往往，對于一個(gè)團(tuán)隊(duì)所給定的時(shí)限，一些項(xiàng)目過于龐大。管理人員（或客戶）有時(shí)在未實(shí)際分析項(xiàng)目可行性的情況下，便嘗試無理地把盡可能多的特性和發(fā)展任務(wù)壓縮在一起。任務(wù)分派不明確：有時(shí)，任務(wù)沒有明確分工，團(tuán)隊(duì)成員角色不明確導(dǎo)致成員間的產(chǎn)生誤解。缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)：有些團(tuán)隊(duì)盲目自信，相信他們可以在后一秒拯救一個(gè)計(jì)劃，相信所有危險(xiǎn)可以放到第二天的會(huì)議上得到解決。這是個(gè)不切實(shí)際的想法。所有項(xiàng)目都不可避免的會(huì)有問題存在；任何一個(gè)問題都可能摧毀整個(gè)計(jì)劃，使項(xiàng)目不堪重?fù)舳?。如果這些問題不能夠被明確查出，并在良好的基礎(chǔ)上不能提前解決，那么結(jié)果只會(huì)往更壞的方向發(fā)展。缺乏資源：“這個(gè)項(xiàng)目需要五名開發(fā)人員，但是我們只有四名。沒關(guān)系，我們會(huì)處理好的?！甭犉饋硎煜?？如果是，那么就要清楚這樣是行不通的一一一個(gè)需要五名成員的項(xiàng)目，如果少了一位，并不能如期完成。另外一種類似情況是一個(gè)項(xiàng)目在開始之時(shí)有著合適的成員數(shù)量，但在項(xiàng)目過程中，一些成員被“分派”去參加其他的項(xiàng)目（通常這是因?yàn)槟承└邔宇I(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為他們在資源分配上比項(xiàng)目經(jīng)理懂得更多）?；A(chǔ)設(shè)備不完善或遭破壞：一些項(xiàng)目的延誤常常是因?yàn)閷τ谝粋€(gè)項(xiàng)目的成功完成必不可少的基礎(chǔ)設(shè)備一一如硬件、軟件、工具、文檔等一一在需要它們的時(shí)候無法得到或不能正常運(yùn)行。解決方案（10點(diǎn)建議）然而，一切并非只剩黯淡和無望。以下的措施將會(huì)緩和這些問題并保證項(xiàng)目按照計(jì)劃運(yùn)行和如期完成。1、詳細(xì)分析要求：仔細(xì)理解與項(xiàng)目有關(guān)的各個(gè)方面，具體到細(xì)小的要點(diǎn)。對于模糊不清的方面要提出問題直至清楚理解。后，雇傭?qū)I(yè)人員歸類整理業(yè)務(wù)要求，操作細(xì)節(jié)和設(shè)計(jì)要求。小心需求的漸變；一不小心，它便會(huì)摧毀您所做的一切努力。如果有必要，要大膽地縮小項(xiàng)目規(guī)?；虮苊馓砑佑?jì)劃外的新方案，因?yàn)檫@必定需要更高要求的時(shí)間整合。2、合理配置可利用資源：按照要求配置可利用資源，確保足夠的人員來完成工作。在項(xiàng)目運(yùn)行啟動(dòng)之前確保項(xiàng)目順利執(zhí)行的各種基礎(chǔ)設(shè)施一一硬件、軟件、人力資源、工具、文本信息等一一都已到位。3、進(jìn)行培訓(xùn)和知識遷移：如果有培訓(xùn)，培訓(xùn)也該算作是項(xiàng)目時(shí)限內(nèi)的一部分。不要把培訓(xùn)當(dāng)作員工工作時(shí)間以外的任務(wù)，而應(yīng)該把其列入項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)。4、識別風(fēng)險(xiǎn)：確認(rèn)潛在風(fēng)險(xiǎn)和準(zhǔn)備突發(fā)事件預(yù)案以備不時(shí)之需。制定后備計(jì)劃以備在突發(fā)情況和人力方案失敗之時(shí)如期完成；這種“B計(jì)劃”方案是在項(xiàng)目未按計(jì)劃成功進(jìn)行情況下的支持性系統(tǒng)。5、估算與分配：給每位組員分派角色和任務(wù)，確保每項(xiàng)任務(wù)具有明確的負(fù)責(zé)人。運(yùn)用項(xiàng)目管理工具和甘特圖表記錄每位成員的任務(wù)以及每項(xiàng)任務(wù)開始和完成的日期。如果在任務(wù)責(zé)任分派制這一環(huán)節(jié)上失敗會(huì)導(dǎo)致責(zé)任重疊、精力無謂重復(fù)、時(shí)間浪費(fèi)和產(chǎn)品質(zhì)量低下。6、工作任務(wù)模塊化：把每項(xiàng)主要工作任務(wù)劃分為幾項(xiàng)子任務(wù)，直至每項(xiàng)工作都是一個(gè)完整的個(gè)體，與其他工作互相獨(dú)立。以邏輯順序整