項(xiàng)目檔案管理制度

項(xiàng)目檔案管理制度第一章總則為了充分發(fā)揮綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司（以下簡稱公司）項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用，確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本制度。第二章檔案的分類第五條建設(shè)工程前期文件資料一、可行性研究資料1.項(xiàng)目建議書及批復(fù)；2.可行性研究報(bào)告及批復(fù)；3.項(xiàng)目評估意見；4.環(huán)境影響報(bào)告書（表）；5.設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書；6.選址意見書。二、基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料1.基礎(chǔ)資料（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明；（2）地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄；（3）水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。2.設(shè)計(jì)文件（1）初步設(shè)計(jì)文件資料：總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì)；（2）技術(shù)設(shè)計(jì)：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣，說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等；（3）施工設(shè)計(jì)：施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算；（4）經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。3.施工準(zhǔn)備資料（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖；（2）拆遷文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書；（3）環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料；（4）水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書；（5）建設(shè)工程規(guī)劃（規(guī)劃用地）許可證（附圖、附件），施工許可證。第三條綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及各分、子公司項(xiàng)目檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件資料的收集、整理、歸檔工作；項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。第四條本制度適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。本文介紹了工程項(xiàng)目參加單位在施工過程中需要準(zhǔn)備的各種文件資料。其中第六條詳細(xì)列出了施工技術(shù)文件資料的內(nèi)容，包括開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、工程定位放線等；第七條介紹了建筑安裝工程和地下管線工程的竣工圖文件的內(nèi)容；第八條則介紹了竣工測量文件資料的綜合性資料和控制資料。為了確保工程質(zhì)量和監(jiān)督，工程項(xiàng)目參加單位需要準(zhǔn)備大量的文件資料。在采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等方面，需要做好記錄和備份。施工技術(shù)文件資料也是不可或缺的，其中包括各種記錄和驗(yàn)收報(bào)告?？⒐D文件則是工程項(xiàng)目最終的成果，需要詳細(xì)記錄建筑安裝工程和地下管線工程的各種專業(yè)圖?？⒐y量文件資料則記錄了工程測量的各種技術(shù)資料和控制資料。在準(zhǔn)備文件資料時(shí)，需要注意格式的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，也需要對每個(gè)文件的內(nèi)容進(jìn)行小幅度的改寫，以確保表述的準(zhǔn)確性和清晰度。4、需要計(jì)算平面和立面的值的計(jì)算書；5、展示控制點(diǎn)分布的略圖和成果表。（三）地形測量資料1、繪制地形和各種地下管線的原始圖和印刷圖；2、觀測手冊和成果計(jì)算書，包括圖根點(diǎn)和碎部座標(biāo)。第九條建設(shè)（施工）監(jiān)理資料（一）施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）報(bào)審表；（二）監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細(xì)則；（三）監(jiān)理通知和不合格工程項(xiàng)目通知；（四）工程延期和費(fèi)用索賠審批表；（五）工程部分暫停報(bào)告；（六）工程移交證書。第十條聲像資料。這些資料主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中的重大事件和主要環(huán)節(jié)。這些資料包括反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部（全貌）、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等相關(guān)照片、圖像、錄音材料和文字說明。第三章檔案的收集和歸檔第十一條在項(xiàng)目建設(shè)過程中，綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全，加以整理，以確保資料的完整性。第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí)，應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容必須與實(shí)物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。第十四條凡由易褪色書寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的文件資料，應(yīng)附復(fù)印件。第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆）書寫、繪制。第十六條照片（含底片）和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉；電子檔案（軟盤、光盤等）應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第十七條在整理檔案資料時(shí)，遇下列情況，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作：（一）一張圖紙上改動(dòng)部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖（表）；（二）使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料；（三）結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置（或局部）改變，無法在原圖上通過修改來反映的；（四）管線平面位置變動(dòng)（長度超過總長的五分之一，線位平移超過2m），構(gòu)造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動(dòng)等；（五）未按施工圖位置施工的管線工程。第十八條所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章，尺寸為70mm×50mm，內(nèi)容包括編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。管理和監(jiān)督作用。根據(jù)第十九條規(guī)定，設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料必須保留兩套以上，以工程合同為準(zhǔn)。在第四章中，第二十條要求組卷時(shí)要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。第二十一條規(guī)定，項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。第二十二條規(guī)定，施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗(yàn)、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。第二十三條規(guī)定，案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格：297mm×210mm。第二十四條規(guī)定，案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背；編寫案卷頁號，頁號位置是文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。第二十五條規(guī)定，項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為310mm×220mm。厚度分別為20mm，30mm，40mm，50mm等四種。第二十六條規(guī)定，項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存；另一套報(bào)送城建檔案館。第二十七條規(guī)定，在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)，綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系，辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷，入庫等工作。第二十八條規(guī)定