公司會(huì)務(wù)管理手冊(cè)

年4月19日公司會(huì)務(wù)管理手冊(cè)文檔僅供參考聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊(cè)(1.0版)企劃辦秘書(shū)處目錄TOC\o一、手冊(cè)說(shuō)明 4二、會(huì)議制度及規(guī)范 4三、流程圖 7l在公司內(nèi)召開(kāi)的會(huì)議 8l在公司外召開(kāi)的會(huì)議 9四、程序 10*會(huì)前工作(按順序) 10l議題及參會(huì)人員范圍的確定 10l會(huì)議場(chǎng)所的選定: 10l會(huì)議通知的起草 11l申報(bào)會(huì)議預(yù)算 11l人員確認(rèn) 12l設(shè)備準(zhǔn)備 12l預(yù)定 12l車輛安排 13l會(huì)務(wù)通知起草 13l議程PPT制作 13l食品的采買(mǎi) 14l指導(dǎo)服務(wù)員工作 14l會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉 14*會(huì)中工作(按順序) 15l會(huì)議室保障 15l匯報(bào)人員的保障 15l用餐的保障 15l娛樂(lè)的保障 15l住宿的保障 16*會(huì)后工作(按順序) 16l離會(huì)車輛安排 16l退房 16l設(shè)備整理 16l結(jié)帳 16l設(shè)備歸還 16l費(fèi)用報(bào)銷 17l會(huì)務(wù)總結(jié) 17五、注意事項(xiàng) 17附件: 18l會(huì)議通知草稿 19l會(huì)務(wù)通知草稿 22l會(huì)議預(yù)算草稿 27l會(huì)務(wù)分工明細(xì)表 28l主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表 29手冊(cè)說(shuō)明為了便于秘書(shū)處人員掌握會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)流程,更好地為總經(jīng)理室會(huì)議做好服務(wù)保障工作,特編寫(xiě)了<聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊(cè)>供大家參考,<會(huì)務(wù)手冊(cè)>內(nèi)容主要包含組織一次總經(jīng)理室會(huì)議中所應(yīng)做好的各項(xiàng)工作(會(huì)前,會(huì)中,會(huì)后)及注意事項(xiàng)。望隨時(shí)提出修改意見(jiàn),謝謝!二、會(huì)議制度及規(guī)范為保障會(huì)議順利召開(kāi)和會(huì)議的效果,電腦公司特制定并頒發(fā)了會(huì)議制度(試行版),對(duì)會(huì)議的全程工作做了要求,現(xiàn)將制度附下:聯(lián)想電腦公司會(huì)議制度(試行)目的:會(huì)議是公司一項(xiàng)重要的工作方式,為了提高會(huì)議效率,保證會(huì)議效果,規(guī)范公司的會(huì)議工作,特制定本制度。適用范圍:本制度適用于公司或部門(mén)牽頭組織的各類會(huì)議,部門(mén)內(nèi)部會(huì)議不做要求,可做參考。名詞解釋:匯報(bào):使參會(huì)人員了解某項(xiàng)工作的狀況,并就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論和決策通報(bào):使參會(huì)人員了解公司某項(xiàng)工作的狀況,一般不涉及決策和討論研討:參會(huì)人員就某一主題暢所欲言,目的在于碰撞出更多的思路和火花匯報(bào)人:對(duì)會(huì)議議題的內(nèi)容進(jìn)行闡述,并回答參會(huì)人員的問(wèn)題,參與討論;主持人:對(duì)會(huì)議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制,保證會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn);參會(huì)人員:對(duì)會(huì)議議程參與討論和決策列席人:列席會(huì)議,但不參與會(huì)議議題的討論和決策;與會(huì)人員:參會(huì)人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會(huì)議人員的總稱;會(huì)議通知起草與發(fā)送會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議前發(fā)出會(huì)議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備,一項(xiàng)會(huì)議的召開(kāi)必然涉及到其它部門(mén)人員的相應(yīng)工作安排和時(shí)間資源的占用,因此在組織會(huì)議前應(yīng)有充分的客戶意識(shí),使與會(huì)人員能夠準(zhǔn)確了解本次會(huì)議的關(guān)鍵信息,以便提前準(zhǔn)備,保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);會(huì)議通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容會(huì)議目的:明確說(shuō)明舉行此次會(huì)議要達(dá)到的效果,會(huì)議時(shí)間:應(yīng)包括會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間由多個(gè)部門(mén)參加的會(huì)議:上午的會(huì)議定為9:10開(kāi)始,下午的會(huì)議定為14:10開(kāi)始。由于特殊情況無(wú)法按以上規(guī)定時(shí)間開(kāi)始的會(huì)議,需由會(huì)議組織者在會(huì)前通知中明確說(shuō)明。為保證會(huì)議效率和質(zhì)量,在議題和內(nèi)容有限的情況下,會(huì)議時(shí)間一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)。會(huì)議地點(diǎn):會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出,如果會(huì)議地點(diǎn)在公司外部,與會(huì)人員并不熟悉,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)示意圖;會(huì)議議程:會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人講解會(huì)議要求根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同,會(huì)議可分為匯報(bào)、通報(bào)、研討等內(nèi)容(參見(jiàn)名詞解釋)會(huì)議議程應(yīng)以30分鐘為單元,列出本單元的會(huì)議內(nèi)容,如果某項(xiàng)內(nèi)容多于30分鐘,也應(yīng)該分為多個(gè)單元,其目的保證與會(huì)人員參加會(huì)議前能對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解。每項(xiàng)會(huì)議議程應(yīng)該列出本項(xiàng)議程的匯報(bào)人、參會(huì)人員、列席人員和主持人的名單;組織會(huì)議人員在確定與會(huì)人員時(shí),應(yīng)該在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì),哪些人可參加可不參加;努力做到既不因某些人的缺席而影響會(huì)議效果,也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人員原因參加此次會(huì)議而影響她們的正常工作,同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì);會(huì)議注意事項(xiàng)著裝要求:在工作日期間召開(kāi)的會(huì)議需正式著裝;在周末或休息日期間召開(kāi)的會(huì)議能夠著便裝;如有特殊的著裝要求需要明確指出;會(huì)議內(nèi)容保密要求:會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會(huì)議內(nèi)容是否要保密;如果需要保密,需要采取必要的保密措施。例如:涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議,參會(huì)人員如果委托她人代替參加會(huì)議,必須事先報(bào)會(huì)議主辦部門(mén)批準(zhǔn)。除主辦會(huì)議部門(mén)外,一律不得錄音、攝像。會(huì)議中使用的文件一律由會(huì)議主辦部門(mén)統(tǒng)一收發(fā),若需要會(huì)后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。等等。對(duì)會(huì)議文件的要求:會(huì)議組織人員根據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用PPT文件,是否需要文本文件,需要多少份,其它特殊求也要一并注明。匯報(bào)部門(mén)在制作PPT文件時(shí),首頁(yè)應(yīng)該包括本次議程的時(shí)間安排和會(huì)議注意事項(xiàng),使與會(huì)人員清楚本次會(huì)議的議程;同時(shí),制作PPT文件應(yīng)該使用公司標(biāo)準(zhǔn)模版,為保證投影效果清楚,應(yīng)注意色彩的搭配;對(duì)請(qǐng)假的要求。明確參會(huì)人員如果因特殊原因無(wú)法參會(huì)需要經(jīng)過(guò)合種途徑請(qǐng)假。明確對(duì)會(huì)議紀(jì)律的要求(見(jiàn)后)。其它需要特殊說(shuō)明的會(huì)議注意事項(xiàng)會(huì)議通知的發(fā)送跨部門(mén)的會(huì)議,會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該提前3個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知;如果會(huì)議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加,應(yīng)該提前5個(gè)工作日發(fā)出通知,涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會(huì)議,應(yīng)該提前10個(gè)工作日發(fā)出通知;以便與會(huì)人員能夠事先調(diào)整好時(shí)間安排并為參會(huì)做好準(zhǔn)備;如果因特殊情況需要臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議(會(huì)議通知發(fā)出距離會(huì)議召開(kāi)24小時(shí)以內(nèi)),跨部門(mén)的會(huì)議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn),總經(jīng)理室一半以上人員參加的會(huì)議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn);會(huì)議主持人會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。會(huì)議主持人在會(huì)議開(kāi)始前,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單,向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議目的,會(huì)議的具體議程;明確說(shuō)明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律;會(huì)議主持人在會(huì)議過(guò)程中,應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間,促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);會(huì)議紀(jì)律與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì),遲到而沒(méi)有事先請(qǐng)假要罰占1分鐘;會(huì)議期間避免隨意走動(dòng),對(duì)BP機(jī)、手機(jī)做消音處理;與會(huì)人員如果因特殊原因需要在會(huì)議中途離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許;會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě):在會(huì)議結(jié)束之后的3個(gè)工作日之內(nèi),會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該撰寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員;會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論;會(huì)務(wù)組織:會(huì)議預(yù)算:會(huì)議應(yīng)本著高效,節(jié)約的原則進(jìn)行。每次的會(huì)議費(fèi)用在5000元以上時(shí),會(huì)議組織部門(mén)要進(jìn)行會(huì)議預(yù)算,并報(bào)本部門(mén)的直接上級(jí)審批;交通、食宿:如果會(huì)議在公司外部舉行,會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該視會(huì)議時(shí)間安排組織與會(huì)人員的交通和食宿。如果下午有會(huì)議議程,午餐應(yīng)安排為工作快餐;三、流程圖在公司內(nèi)召開(kāi)的會(huì)議部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理室總經(jīng)理秘書(shū)相關(guān)部門(mén)備注Y審批結(jié)束下發(fā)N反饋修改整理資料會(huì)間服務(wù)準(zhǔn)備工作下發(fā)接收修改擬定通知確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容開(kāi)始Y審批NY審批結(jié)束下發(fā)N反饋修改整理資料會(huì)間服務(wù)準(zhǔn)備工作下發(fā)接收修改擬定通知確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容開(kāi)始Y審批N會(huì)前會(huì)間會(huì)后在公司外召開(kāi)的會(huì)議部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理室總經(jīng)理秘書(shū)相關(guān)部門(mén)備注開(kāi)始場(chǎng)所布置與熟悉指導(dǎo)服務(wù)員工作食品采買(mǎi)議程PPT制作起草會(huì)務(wù)通知車輛安排預(yù)定會(huì)議室,房間,用餐,娛樂(lè)YN設(shè)備準(zhǔn)備人員確認(rèn)(住宿,交通)會(huì)議預(yù)算起草會(huì)議通知選址及確定確認(rèn)議題及參會(huì)人員范圍開(kāi)始場(chǎng)所布置與熟悉指導(dǎo)服務(wù)員工作食品采買(mǎi)議程PPT制作起草會(huì)務(wù)通知車輛安排預(yù)定會(huì)議室,房間,用餐,娛樂(lè)YN設(shè)備準(zhǔn)備人員確認(rèn)(住宿,交通)會(huì)議預(yù)算起草會(huì)議通知選址及確定確認(rèn)議題及參會(huì)人員范圍會(huì)前人員離會(huì)車輛安排退房設(shè)備整理結(jié)帳返回公司設(shè)備歸還報(bào)銷會(huì)務(wù)總結(jié)結(jié)人員離會(huì)車輛安排退房設(shè)備整理結(jié)帳返回公司設(shè)備歸還報(bào)銷會(huì)務(wù)總結(jié)結(jié)束會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂(lè)、住宿保障工作會(huì)中會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂(lè)、住宿保障工作會(huì)后四、程序*會(huì)前工作(按順序)F議題及參會(huì)人員范圍的確定F會(huì)議場(chǎng)所的選定:在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn),并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。要求ê外部環(huán)境幽雅,適宜散步;?內(nèi)部設(shè)施齊備:?會(huì)議室的布局,光線明暗,燈光,音響,空調(diào)等?娛樂(lè)設(shè)施齊全(乒乓球,保齡,游泳等)?住宿、餐飲、娛樂(lè)的距離要適宜說(shuō)明:對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。F會(huì)議通知的起草ê在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的議程,其中包括匯報(bào)的具體時(shí)間,主要內(nèi)容及安排,匯報(bào)人,列席人員等事項(xiàng)。舉例如下:議程時(shí)間匯報(bào)議題主要內(nèi)容及時(shí)間安排主要匯報(bào)人員列席人員19:00—10:0098財(cái)年經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)匯報(bào)人:――――――、――――――、―――、――10:00-10:15休息210:15—11:45人力資源情況通報(bào)人事及培訓(xùn)工作通報(bào)(40分鐘通報(bào)+50分鐘研討)匯報(bào)人:―――――、―――、――、―――、―――、?結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知,其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間,地點(diǎn),主持人,議程,會(huì)議的注意事項(xiàng)(必須包括著裝要求,內(nèi)容保密要求,會(huì)議文件的要求,請(qǐng)假的要求,會(huì)議的紀(jì)律等)及路線圖,并在會(huì)前十天發(fā)出。F申報(bào)會(huì)議預(yù)算依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及對(duì)參會(huì)人員情況的確認(rèn),做如下費(fèi)用明細(xì),ê包括:會(huì)議室費(fèi)用,住宿費(fèi)用,餐飲費(fèi)用,娛樂(lè)費(fèi)用,食品費(fèi),交通費(fèi),相關(guān)費(fèi)用,不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)等。?會(huì)議預(yù)算要求在會(huì)前四天完成,經(jīng)秘書(shū)處經(jīng)理審閱后,報(bào)王總或劉總審批。F人員確認(rèn)結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單(主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員),與其確認(rèn)住宿,交通(往返)情況。A對(duì)于QDI的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時(shí)間,做好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作;原則上如有繼續(xù)留京人員,建議安排在翠宮飯店入住。F設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備明細(xì)數(shù)量設(shè)備明細(xì)數(shù)量投影儀1臺(tái)長(zhǎng)線接線板至少2個(gè)膠投1臺(tái)激光筆2個(gè)筆記本電腦1臺(tái)磁帶,電池依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短打印機(jī)及驅(qū)動(dòng)程序1套膠卷依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短幕布(大)1個(gè)膠片1本白板(筆、擦)至少2套A4復(fù)印紙1包照相機(jī)1臺(tái)訂書(shū)機(jī)1個(gè)寬帶透明膠1卷圓珠筆若干曲別針1合F預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果,進(jìn)行預(yù)定,其中要求確定的有:會(huì)議室,房間,餐飲,娛樂(lè)(保齡,乒乓球,游泳,臺(tái)球等)。要求:會(huì)議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。F車輛安排依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排,一般選用依維柯。要求明確發(fā)車時(shí)間,地點(diǎn),路線,并將安排情況通知公司車輛管理員。車輛安排的原則:A.結(jié)合會(huì)議議程安排,并要求車輛于會(huì)前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng);B.車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的出發(fā)地為主,C.建議在會(huì)議結(jié)束后單獨(dú)安排一個(gè)車次運(yùn)送儀器設(shè)備,最好在會(huì)后1小時(shí)由會(huì)場(chǎng)出發(fā)。F會(huì)務(wù)通知起草在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上,結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況,起草會(huì)議的會(huì)務(wù)通知,要求所有安排確定并詳細(xì)。ê應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖(注:要包含會(huì)議通知的所有內(nèi)容)。?如議程中包括總經(jīng)理室周例會(huì),在會(huì)務(wù)通知中注明下一周的例會(huì)是否召開(kāi)。ì會(huì)務(wù)通知要求在會(huì)前四天完成,經(jīng)秘書(shū)處經(jīng)理審閱后,報(bào)王總或劉總審批。í會(huì)務(wù)通知要求在會(huì)前三天發(fā)給參會(huì)人員。F議程PPT制作制作會(huì)議議程的PPT文件,以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。其中PPT應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間,內(nèi)容,匯報(bào)人。F食品的采買(mǎi)依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短,采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心,具體明細(xì)如下:水果干果點(diǎn)心春天草莓,油桃,香蕉,伊麗莎白瓜開(kāi)心果,應(yīng)子,話梅,蜜棗,巧克力派,鳳梨酥,小蛋糕,薩其瑪夏天西瓜,桃,荔枝,葡萄,伊麗莎白瓜秋天香蕉,葡萄,橙子,蘋(píng)果冬天蘋(píng)果,蘆柑,香蕉F指導(dǎo)服務(wù)員工作ê確定每次會(huì)議需有3名服務(wù)人員。?通知服務(wù)人員每15分鐘續(xù)茶。ì指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。F會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉ê事先與賓館人員聯(lián)系,保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。?所有會(huì)議所需用品需在會(huì)前2小時(shí)運(yùn)到會(huì)場(chǎng);會(huì)議室所需用品(投影儀,膠投,幕布,白板,激光筆)需在會(huì)前1小時(shí)擺放并調(diào)試完畢。ì在抵達(dá)賓館后將會(huì)議所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員清洗并在會(huì)前30分鐘擺放完畢。í會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。?會(huì)議室內(nèi)的茶水需在會(huì)前10分鐘開(kāi)始沖泡。?擺放指路牌,指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。D通知匯報(bào)人員于會(huì)前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。*會(huì)中工作(按順序)F會(huì)議室保障會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室,保障會(huì)議的服務(wù)工作。ê每次匯報(bào)開(kāi)始時(shí),要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。?協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào)PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。ì在會(huì)議休息期間,要協(xié)助下一個(gè)匯報(bào)人員進(jìn)行調(diào)試及資料收發(fā)。í及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。F匯報(bào)人員的保障ê落實(shí)匯報(bào)人員及時(shí)到會(huì)。?了解匯報(bào)部門(mén)資料的準(zhǔn)備情況,并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作(如筆記本電腦,資料準(zhǔn)備等)。ì落實(shí)匯報(bào)人員用餐情況。í落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。F用餐的保障ê要結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù),通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況(人數(shù))及用餐時(shí)間。?要求涼菜在正餐開(kāi)始前15分鐘擺放完畢,熱菜在用餐開(kāi)始時(shí)上火。ì如果下午有會(huì)議議程,午餐應(yīng)安排為工作快餐。F娛樂(lè)的保障ê滿足總經(jīng)理室成員的娛樂(lè)需求。?要有1名會(huì)務(wù)人員進(jìn)行保障。ì要在活動(dòng)期間提供飲用冰水。F住宿的保障ê在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí),要及時(shí)提供相應(yīng)房間的鑰匙。?在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的叫早時(shí)間。ì叫早并通知早飯時(shí)間。í在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天13:00之前,將所有房間的鑰匙收齊。*會(huì)后工作(按順序)F離會(huì)車輛安排全部會(huì)議結(jié)束后,做好參會(huì)人數(shù)返回車輛安排工作。?QDI的總經(jīng)理室成員如要返回安排好送機(jī)工作;如繼續(xù)留在北京則送至事先安排好的賓館。F退房在會(huì)議最后一天的中午13:00之前,將所有住宿房間的鑰匙收齊后,辦理退房手續(xù)。F設(shè)備整理在送走所有參會(huì)人員后,進(jìn)行設(shè)備的收拾和整理工作。F結(jié)帳在確認(rèn)所有會(huì)議項(xiàng)目均以結(jié)束后,結(jié)帳并開(kāi)具發(fā)票。F設(shè)備歸還返回公司后,歸還所借設(shè)備。F費(fèi)用報(bào)銷在會(huì)后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷,并附此次會(huì)議的費(fèi)用決算表。F會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)后第一次秘書(shū)處例會(huì)上,進(jìn)行會(huì)務(wù)總結(jié)工作。五、注意事項(xiàng)F會(huì)務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。F全程會(huì)議要至少保證有2輛會(huì)議用車。F會(huì)議所需儀器應(yīng)有備份;對(duì)所借用品應(yīng)在出發(fā)前進(jìn)行檢測(cè)與調(diào)試。F會(huì)務(wù)人員要攜帶至少5份會(huì)務(wù)通知,以備查詢。F財(cái)務(wù)監(jiān)控部匯報(bào)材料為受控文件,要指定專人做資料的發(fā)放工作。F會(huì)務(wù)組房間應(yīng)選擇與會(huì)場(chǎng)距離較近的房間,而每次會(huì)議的房間應(yīng)較為固定。F會(huì)議期間如發(fā)生緊急情況,會(huì)務(wù)人員要沉著冷靜,及時(shí)檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。附件:會(huì)議通知草稿會(huì)務(wù)通知草稿會(huì)議預(yù)算草稿會(huì)務(wù)分工明細(xì)表主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表附件一聯(lián)想電腦公司公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)OURREF:聯(lián)想電腦公司文件第1頁(yè),共2頁(yè)文件編號(hào):QB/LX·0097-99發(fā)文日期:1999年5月20日文件類別:會(huì)議通知擬文:審核:批準(zhǔn):劉收文部門(mén):總經(jīng)理室、參會(huì)各部門(mén)收文者:總經(jīng)理室成員,參會(huì)人員抄送:各位總經(jīng)理秘書(shū)3傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其它99年5月份總經(jīng)理室例會(huì)通知99年5月份總經(jīng)理室例會(huì)定于5月28日下午(星期五)和29日(星期六)舉行。會(huì)議的各項(xiàng)內(nèi)容安排如下:一、會(huì)議地點(diǎn):天安門(mén)賓館5號(hào)樓第9會(huì)議室、參會(huì)人員:總經(jīng)理室成員、會(huì)議主持人:議程安排:議程時(shí)間匯報(bào)議題主要內(nèi)容及時(shí)間安排主要匯報(bào)人員列席人員15月28日(周五)14:00—16:00INTERNET時(shí)代嵌入式應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)概述基于sun的嵌入式應(yīng)用技術(shù)概述(50分鐘+20分鐘交流)主題研究報(bào)告(20分鐘介紹+30分鐘研討)陳新(sun公司)熊銳、―――、―――、―――、―――、―――、16::00—16:15休息216:15-18:00信息化建設(shè)情況通報(bào)―――――――――、―――、―――、―――、―――、―――、－――、―――、―――18:15—19:15晚餐19:30—22:30自由活動(dòng)、交流,22:30分以前必須休息,35月29日(星期六)8:00—9:30總經(jīng)理室周例會(huì)49:30-10:30經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)―――――、――、――、――、――、――、――、――、――、――、――10:30-10:45休息510:45—12:30聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務(wù)模式提案(30分鐘)研討:確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務(wù)模式,針對(duì)當(dāng)前服務(wù)中存在的主要問(wèn)題,確定解決方案的原則(65分鐘)――――――、―――、―――、―――、―――、――－、――、――、―――、――、――12:30返回會(huì)議注意事項(xiàng)5月29日早8:00舉行總經(jīng)理室周例會(huì),5月31日的總經(jīng)理室周例會(huì)取消;總經(jīng)理室會(huì)議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密,與會(huì)人員請(qǐng)注意保密;各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì);會(huì)議期間請(qǐng)不要隨意走動(dòng),請(qǐng)對(duì)手機(jī)、BP機(jī)做消音處理;請(qǐng)匯報(bào)人嚴(yán)格控制時(shí)間,保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行;各匯報(bào)部門(mén)請(qǐng)事先準(zhǔn)備好PPT文件,如需要準(zhǔn)備文字材料,請(qǐng)準(zhǔn)備22份復(fù)印材料,分發(fā)給總經(jīng)理室成員,并在會(huì)后統(tǒng)一收回;如因特殊原因無(wú)法參會(huì),總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假,其它人員需要本部門(mén)的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知秘書(shū)處―――5月28日前將給與會(huì)人員發(fā)出詳細(xì)的會(huì)務(wù)通知,請(qǐng)注意查收。附件二聯(lián)想集團(tuán)有限公司公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)OURREF:聯(lián)想電腦公司文件第1頁(yè),共4頁(yè)文件編號(hào):QB/LX·PC·0105-99發(fā)文日期:1999/5/25文件類別:通知擬文:――――――審核://批準(zhǔn):―――－收文部門(mén):總經(jīng)理室,與會(huì)部門(mén)收文者:與會(huì)人員抄送:企管辦秘書(shū)處FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其它5月份總經(jīng)理室月例會(huì)會(huì)務(wù)通知會(huì)議時(shí)間:5月28日下午、29日會(huì)議地點(diǎn):天安門(mén)賓館5號(hào)樓第9會(huì)議室會(huì)議主持人:議程時(shí)間匯報(bào)議題主要內(nèi)容及時(shí)間安排主要匯報(bào)人員列席人員15月28日(周五)14:00—16:00INTERNET時(shí)代嵌入式應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)概述基于sun的嵌入式應(yīng)用技術(shù)概述(50分鐘+20分鐘交流)主題研究報(bào)告(20分鐘介紹+30分鐘研討)陳新(sun公司)熊銳、―――、―――、―――、―――、―――、16::00—16:15休息216:15-18:00信息化建設(shè)情況通報(bào)―――――――――、―――、―――、―――、―――、―――、－――、―――、―――18:15—19:15晚餐19:30—22:30自由活動(dòng)、交流,22:30分以前必須休息,35月29日(星期六)8:00—9:30總經(jīng)理室周例會(huì)49:30-10:30經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)―――――、――、――、――、――、――、――、――、――、――、――10:30-10:45休息510:45—12:30聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務(wù)模式提案(30分鐘)研討:確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務(wù)模式,針對(duì)當(dāng)前服務(wù)中存在的主要問(wèn)題,確定解決方案的原則(65分鐘)――――――、―――、―――、―――、―――、――－、――、――、―――、――、――12:30返回房間安排:住宿人員房號(hào)住宿人員房號(hào)―――5206―――、―――5209―――、―――5208―――、―――5210―――5207―――、―――5211―――、――5205―――、―――5202――、――5204―――、―――5212―――、――5203―――、―――5201六、就餐安排:5月28日晚餐18:l5月29日早8l5月29日午餐12:七、會(huì)務(wù)組:―――:137。。。―――:139。。。5201房間TEL:64231199轉(zhuǎn)5201房八、車輛安排:日期時(shí)間路線安排513:005500門(mén)口天安門(mén)賓館15:205500門(mén)口天安門(mén)賓館16:00天安門(mén)賓館5500門(mén)口18:00天安門(mén)賓館5500門(mén)口19:30天安門(mén)賓館5500門(mén)口58:205500門(mén)口天安門(mén)賓館9:455500門(mén)口天安門(mén)賓館10:40天安門(mén)賓館5500門(mén)口12:305500門(mén)口天安門(mén)賓館12:40天安門(mén)賓館5500門(mén)口九、活動(dòng)安排:時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容520:00—22:003號(hào)樓一層乒乓球6號(hào)樓一層游泳(憑房卡)6號(hào)樓二層臺(tái)球6號(hào)樓二層保齡球注:5月28日提供以上娛樂(lè)項(xiàng)目,如有需求請(qǐng)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系。十、會(huì)議注意事項(xiàng)各項(xiàng)會(huì)議的匯報(bào)人員和列席人員請(qǐng)按照議程安排的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì);請(qǐng)匯報(bào)人嚴(yán)格控制時(shí)間,保證會(huì)議議程順利、按時(shí)進(jìn)行;各匯報(bào)部門(mén)請(qǐng)事先準(zhǔn)備好PPT文件,如需要準(zhǔn)備文字材料,請(qǐng)準(zhǔn)備22份復(fù)印材料,分發(fā)給總經(jīng)理室成員,并在會(huì)后統(tǒng)一收回;如因特殊原因無(wú)法參會(huì),總經(jīng)理室成員必須向楊總親自請(qǐng)假;其它人員需向部門(mén)主管總經(jīng)理成員請(qǐng)假,并及時(shí)通知會(huì)務(wù)組―――。會(huì)間請(qǐng)不要隨意走動(dòng),請(qǐng)對(duì)手機(jī)、BP機(jī)做消音處理;此次會(huì)議議程較多,會(huì)議的結(jié)束時(shí)間可能會(huì)有所延長(zhǎng);5月31日的周例會(huì)取消;如所匯報(bào)人員因參會(huì)所發(fā)生的交通費(fèi)用可于5月31日下班前交給―――,由會(huì)務(wù)組統(tǒng)一報(bào)銷(同時(shí)請(qǐng)?jiān)谄睋?jù)后注明姓名及行車路線),逾期請(qǐng)自行報(bào)銷。每一房間只有一把鑰匙,請(qǐng)注意保管,并在29日下午開(kāi)會(huì)前交給會(huì)務(wù)組,若有損壞或丟失需自行補(bǔ)償50元。參會(huì)人員如有住宿或用車需要,請(qǐng)及時(shí)通知―――或―――。附:路線圖安慧橋四環(huán)安慧橋四環(huán)路三環(huán)路天安門(mén)賓館安立路來(lái)廣營(yíng)西路安貞橋安貞橋附件三聯(lián)想集團(tuán)有限公司公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼公司COMPANY:TO:傳真號(hào)碼FAXNO.:編號(hào)OURREF:聯(lián)想電腦文件第1頁(yè),共1頁(yè)文件編號(hào):QB/LX·PC·發(fā)文日期:1999/5/6文件類別:會(huì)議預(yù)算擬文:審核:批準(zhǔn):收文部門(mén):總經(jīng)理室收文者:楊總,王總抄送:FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FOR