第二講 會(huì)議策劃

第二講會(huì)議策劃

一、會(huì)議策劃的含義為了使會(huì)議取得預(yù)期目標(biāo)，從而進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，擬定出合理可行的方案的過(guò)程。二、會(huì)議策劃的特點(diǎn)策劃——具戰(zhàn)略性，包括分析情況、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、確定目標(biāo)、設(shè)計(jì)和優(yōu)化方案，最后形成具體工作計(jì)劃等一套環(huán)節(jié)。會(huì)議策劃的特點(diǎn)：1、目的性2、預(yù)測(cè)性3、科學(xué)性4、可操作性

三、會(huì)議策劃的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)

1、WHO:誰(shuí)來(lái)參加會(huì)議？會(huì)議規(guī)模、預(yù)期會(huì)議的人數(shù)，是否邀請(qǐng)與會(huì)代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？

2、WHAT:會(huì)議是什么類型的會(huì)議？

3、WHEN組織會(huì)議的有效時(shí)間：會(huì)議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會(huì)人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會(huì)議擬邀請(qǐng)嘉賓的工作時(shí)間、會(huì)議時(shí)間前后相關(guān)活動(dòng)是否會(huì)影響參會(huì)人數(shù)等(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素4、WHERE會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。5、WHY:舉辦會(huì)議的目的6、HOW:具體的會(huì)議形式(包括:會(huì)議模式、空間、設(shè)備、餐飲、娛樂(lè)等)四、會(huì)議策劃的內(nèi)容㈠確定合適的主題確定主題的方法和技巧1、圍繞會(huì)議目標(biāo)確定會(huì)議主題。2、切合公關(guān)，提煉主題。3、根據(jù)會(huì)議類型，明確會(huì)議名稱㈡確定會(huì)議的模式傳統(tǒng)會(huì)議模式

1、報(bào)告式2、研討式3、座談式4、現(xiàn)場(chǎng)式5、聯(lián)誼式6、慶典式7、遠(yuǎn)程式8、講座9、論壇（沙龍）1、頭腦風(fēng)暴(Brain-storming)現(xiàn)代新型會(huì)議模式這是一種非常獨(dú)特的討論會(huì)議類型。通常由6到8名與會(huì)者在臺(tái)上或房間中心圍成一圈，圈子中間留有一個(gè)空座。其他與會(huì)者只能作為觀眾坐在周圍旁聽(tīng)，不能發(fā)言，只有那些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想發(fā)言，他必須走到圈子里，坐在中間的那個(gè)空座上，發(fā)言完畢再回到原座位。玻璃魚(yú)缸式會(huì)議通常有主持人參加，他可以參加玻璃魚(yú)缸的討論，也可以只負(fù)責(zé)維持會(huì)議按正常程序進(jìn)行。由于在會(huì)議進(jìn)行中大部分觀眾只是在外圍觀看那些位于圈子中的與會(huì)者演講或討論，就像在觀看魚(yú)缸或魚(yú)箱里的魚(yú)活動(dòng)一樣，所以人們給其取名為玻璃魚(yú)缸會(huì)議。2、玻璃魚(yú)缸式會(huì)議辯論會(huì)是指兩個(gè)人或兩個(gè)團(tuán)體就某一問(wèn)題展開(kāi)辯論，一方為正方，一方為反方。例如，我們應(yīng)當(dāng)提高服務(wù)價(jià)格嗎？正在開(kāi)發(fā)的新產(chǎn)品對(duì)公司是否有利？政府新頒布的政策對(duì)旅游業(yè)會(huì)產(chǎn)生什么影響？國(guó)家是否應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取奧運(yùn)舉辦權(quán)？任何具有兩面性的問(wèn)題都可以成為辯論會(huì)議的話題。辯論會(huì)有很多好處，它著眼于問(wèn)題的正反兩面，可以向觀眾展示不同的觀點(diǎn)和看法。辯論會(huì)通常會(huì)帶來(lái)觀念或過(guò)程的進(jìn)步，因?yàn)檗q論過(guò)程可以暴露不少問(wèn)題。3、辯論會(huì)一般人可能不會(huì)想到開(kāi)會(huì)時(shí)使用角色扮演這一會(huì)議形式。不過(guò)，根據(jù)討論話題的不同，角色扮演有時(shí)會(huì)將一個(gè)問(wèn)題詮釋得更好。在美國(guó)亞美酒店所有者協(xié)會(huì)的年會(huì)上，與會(huì)者曾經(jīng)就特權(quán)授予人和被授予人之間的調(diào)停仲裁問(wèn)題采取角色扮演這一會(huì)議形式。大家通過(guò)這一形式對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)闡述而不是將其簡(jiǎn)單訴諸法律。這一方法獲得很大成功，因?yàn)樗?jīng)過(guò)了充分的準(zhǔn)備，而且所有仲裁問(wèn)題，如律師是如何同仲裁人打交道的，又是如何和客戶打交道的，都被一步一步解釋得非常清楚。另外，還有一名講解員對(duì)案例的背景和事實(shí)給予陳述。4、角色扮演隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和廣泛運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議逐漸成為一種新的會(huì)議形式。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議使用的是一種被稱為流動(dòng)媒體的技術(shù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是預(yù)先用錄像帶把某個(gè)事件或活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)錄制下來(lái)，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的視頻信號(hào)通過(guò)電腦接收后送入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。進(jìn)入服務(wù)器后，人們就可以直接觀看或下載下來(lái)供以后觀看。這對(duì)那些由于各種原因不能參加會(huì)議但仍對(duì)某些日程感興趣的成員或同事來(lái)說(shuō)是個(gè)福音。由于是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，所以不存在什么時(shí)間上的障礙。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議對(duì)公司召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)議非常有利，它不必再讓有關(guān)人員乘坐飛機(jī)去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多費(fèi)用。5、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議㈢合理安排會(huì)議議程㈤會(huì)議公共關(guān)系策劃4、處理沖突。2、區(qū)分緩急輕重，保證會(huì)議有序進(jìn)行。3、激勵(lì)下屬。1、充分運(yùn)用各種資源，使之合理搭配，達(dá)到最佳效果。㈣會(huì)議策劃中的組織協(xié)調(diào)五、會(huì)議策劃的工作流程㈠確定目標(biāo)，進(jìn)行調(diào)研調(diào)研信息

確定目標(biāo)

㈡分析材料，做出方案設(shè)計(jì)方案

分析材料

㈢比較論證選擇方案編制計(jì)劃追蹤決策——修正、調(diào)整

全局、可行和效益

㈣實(shí)施反饋六、擬寫(xiě)會(huì)議策劃方案㈠確定會(huì)議的主題與議題議題，是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。主題是議題的集中體現(xiàn)，表達(dá)上更概括；主題統(tǒng)帥議題，主題通過(guò)議題具體化。㈡確定會(huì)議的名稱㈢確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)間（最佳時(shí)間）——人員、資源、自然因素開(kāi)會(huì)、休會(huì)、會(huì)期長(zhǎng)短地點(diǎn)1、大小2、規(guī)格3、環(huán)境4、交通5、食宿6、旅游資源7、地點(diǎn)與會(huì)議主題的關(guān)系等㈣確定會(huì)議的議程會(huì)議主持人發(fā)言人討論題目（議題）討論方式會(huì)議總結(jié)等會(huì)議議程是一次會(huì)議所討論的問(wèn)題及進(jìn)展程序，所討論的問(wèn)題稱為議題或已成項(xiàng)目。一般來(lái)說(shuō)，開(kāi)幕式、大會(huì)發(fā)言、分組討論、其他事項(xiàng)、通過(guò)報(bào)告書(shū)、閉幕式等。由會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者和主辦者決定，會(huì)議中由主持人掌握。確定會(huì)議議程安排的幾點(diǎn)技巧保證會(huì)議目的重點(diǎn)優(yōu)先保證每一單元時(shí)間的會(huì)議都有議程，議題時(shí)間合適議題按輕重排序科學(xué)合理安排開(kāi)會(huì)時(shí)間會(huì)議日程會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間安排，一般要落實(shí)到單位時(shí)間。㈤會(huì)議所需的設(shè)備與工具㈥確定會(huì)議文件范圍，并安排印刷工作開(kāi)幕詞、閉幕詞會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料等。通知講話稿工作報(bào)告議程、日程和程序表與會(huì)人員名單等溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄等。㈦會(huì)議與會(huì)代表（對(duì)象范圍）㈧籌備機(jī)構(gòu)與人員分工秘書(shū)組總務(wù)組宣傳組后勤組保衛(wèi)組㈨會(huì)議規(guī)模1、會(huì)議的規(guī)模主要會(huì)議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量，會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。2、會(huì)議規(guī)模的相關(guān)要素會(huì)議的效率會(huì)議場(chǎng)地情況會(huì)議舉辦的成本㈩會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議費(fèi)資料費(fèi)食宿費(fèi)交通運(yùn)輸費(fèi)宣傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)其它雜費(fèi)（合照、會(huì)間活動(dòng)、雇傭翻譯、保安、禮儀、購(gòu)買(mǎi)贈(zèng)禮等）固定成本：不論參加者人數(shù)多寡都需要承擔(dān)的那部分費(fèi)用。如：發(fā)言人的出場(chǎng)費(fèi)、場(chǎng)地租賃費(fèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷開(kāi)支、設(shè)備租金?？勺兂杀荆焊鶕?jù)參加人數(shù)的多寡而發(fā)生變化的那部分費(fèi)用。如：餐飲、住宿、打印與郵費(fèi)等。收入的來(lái)源：會(huì)務(wù)費(fèi)、贊助費(fèi)、與會(huì)議相關(guān)的展覽中租出的展位、會(huì)議廣告橫幅、會(huì)議宣傳手冊(cè)中登廣告等。實(shí)現(xiàn)最佳資金流動(dòng)狀況：提早獲取收入，如收取訂金；盡可能推遲支付包括場(chǎng)所在內(nèi)的供應(yīng)商的費(fèi)用。一般會(huì)留出10%的應(yīng)急費(fèi)用如活動(dòng)有可能取消，必須保證有足夠的資金支付違約金等費(fèi)用。通