如何開好會(huì)議

2023/9/31中冶集團(tuán)管理創(chuàng)新成果發(fā)布2013年7月開好會(huì)議秦皇島研究設(shè)計(jì)院摘自《開好會(huì)議》（美）弗塞斯2023/9/321．本次”會(huì)議管理”交流背景（1）作為工程公司（設(shè)計(jì)科研企業(yè)）,本人有一些深刻的體會(huì),會(huì)議作為企業(yè)開展日常工作的工具之一，有它積極的意義，但過多的會(huì)議在一定程度上又會(huì)分散了大家做有效生產(chǎn)的精力,因此在公司管理提升活動(dòng)中,本人提出了精簡會(huì)議的建議。

（2）《卓有成效的管理者》管理的有效性表現(xiàn)在三個(gè)方面，其中之一是：各項(xiàng)管理手段的運(yùn)用，包括會(huì)議

學(xué)習(xí)交流背景2023/9/33學(xué)習(xí)交流背景（3）會(huì)開的太少或太多都會(huì)范同樣嚴(yán)重的錯(cuò)誤,事實(shí)上，我們需要會(huì)議，需要會(huì)議產(chǎn)生最佳的績效，但有效的會(huì)議不會(huì)自然產(chǎn)生。學(xué)習(xí)交流背景無效的會(huì)議成本無效的會(huì)議主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)金錢分散人們對(duì)更重要問題的關(guān)注拖延工作進(jìn)度制造糾紛影響士氣……2023/9/34學(xué)習(xí)交流背景有效會(huì)議的作用有效的會(huì)議真正起的作用：提供信息分析并解決問題討論觀點(diǎn)鼓舞士氣調(diào)和沖突獲得反饋更新知識(shí)、技能和態(tài)度……2023/9/35學(xué)習(xí)交流背景開會(huì)和開好會(huì)有效的會(huì)議的核心作用是實(shí)現(xiàn)真正的變革，如果一切只維持現(xiàn)狀，就沒必要開會(huì)。

實(shí)際上，一個(gè)組織的進(jìn)步與發(fā)展在一定意義上是通過開會(huì)和開好會(huì)來實(shí)現(xiàn)和保證的。那么請(qǐng)大家隨我一起來學(xué)習(xí)怎么“開好會(huì)議”2023/9/36主要內(nèi)容開會(huì)和開好會(huì)

一、會(huì)前準(zhǔn)備１、究竟有沒有必要開？２、會(huì)議議程３、會(huì)議目標(biāo)４、會(huì)議時(shí)間選擇５、與會(huì)人員二、會(huì)議引導(dǎo)１、主持人２、開局３、過程三、參加會(huì)議四、會(huì)后落實(shí)

2023/9/37究竟有沒有必要？一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/3

首先問自己一個(gè)問題：究竟有沒有必要召開一次會(huì)議？或者別人是否需要參加你主持的會(huì)議？

要冷靜下來仔細(xì)想想，問問自己，就工作中的問題是否可以用其他方式來解決？比如：電話交談，郵件，或中午工作餐順便商議？

會(huì)上要發(fā)布的信息是否還能通過其他方式進(jìn)行傳閱和傳播？比如：電子郵件，內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布。8議程一、會(huì)前準(zhǔn)備（一）議程：每個(gè)會(huì)議都需要議程。大多數(shù)情況下，議程需要以書面形式事先傳閱。一份清晰的議程能夠以各種方式規(guī)范和控制一次會(huì)議。

1、議程內(nèi)容：詳細(xì)說明所有事項(xiàng)（例如是否要注明遲到者要道歉或罰款等）；總結(jié)聯(lián)系以前會(huì)議的未盡事宜，確保議程的連續(xù)性讓與會(huì)者對(duì)議程提供信息，提出建議；詳細(xì)規(guī)定會(huì)議的主持人和發(fā)言人；幫助個(gè)人做好會(huì)議準(zhǔn)備；2023/9/39議程一、會(huì)前準(zhǔn)備

組織和安排那些需要討論和回顧的議題。需要考慮每個(gè)議題的邏輯順序、可能出現(xiàn)的困難（例如先發(fā)言的人占用了后發(fā)言人的時(shí)間）、與會(huì)者的便利（例如有些與會(huì)者因故要提前離開，需要提前發(fā)言討論自己的議題等）；明晰那些隱藏的議程：例如推出有爭議的問題。并盡量減少無意義的討論（該議題安排在午飯前較好）；

確定會(huì)議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)等管理事宜。如果會(huì)議較長，什么時(shí)間安排會(huì)間休息等內(nèi)容。2023/9/3102、科學(xué)的安排和選擇合適的議程順序

為保證所有議題按計(jì)劃順利完成，主要事項(xiàng)如下：盡早進(jìn)行，趁與會(huì)者仍然精力充沛時(shí)想出對(duì)策；做好議題的最佳安排，以便引出下一個(gè)議題（先開花，再結(jié)果）；為最沒底的問題做好準(zhǔn)備；盡量讓每個(gè)與會(huì)者感到興趣和會(huì)議的重要性；議程一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/311避免占用過多時(shí)間影響其他事情。判斷該議程順序的特點(diǎn)，是否不明智、不受歡迎、具有爭議性，還是很容易處理、可直截了當(dāng)或簡潔明快地表達(dá)與完成，考慮其是否適合安排在特定的位置上等等；議程一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/3123、為確保議程的實(shí)效性應(yīng)注意：所有議程是否適宜在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成？有沒有足夠的時(shí)間做會(huì)前提示和會(huì)前準(zhǔn)備？有沒有哪個(gè)主要議題會(huì)造成會(huì)議的其余議題處于危險(xiǎn)境地？議程內(nèi)容是否符合與會(huì)者自身的情況（與會(huì)者是否是確定議題的最佳人選）？會(huì)議的形式是否正確（例如培訓(xùn)或說服的時(shí)間可能多于提供信息的時(shí)間）？

總之，議程應(yīng)反映會(huì)議的客觀要求，符合實(shí)際。

議程一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/313議程一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/314舉例：1、公司職工代表大會(huì)日程安排2013年1月議程一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/315舉例：２、2013年秦皇島院內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃之審核日程安排（二）會(huì)議目標(biāo)（為什么要開會(huì)？）實(shí)效性應(yīng)注意：設(shè)置明確、清晰的會(huì)議目標(biāo)，避免類似“討論降低管理費(fèi)用”等含糊不清的措辭，相反，要清楚的表明你想“決定在未來12個(gè)月減少10%的管理成本預(yù)算”

會(huì)前提出明確的會(huì)議目標(biāo)的意義：與會(huì)者會(huì)理解為什么要開會(huì)與會(huì)者將更加盡力并樂于認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議討論的焦點(diǎn)會(huì)更加集中會(huì)議的進(jìn)程更容易控制會(huì)議目標(biāo)一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/316（三）時(shí)間選擇1、開始時(shí)間：

你僅僅需要一個(gè)小時(shí)的會(huì)議嗎？如果肯定，那么上午11點(diǎn)或下午4點(diǎn)半開始比較適宜。因?yàn)槿藗円戎燥埢蛘呋丶遥筒粫?huì)隨便消磨時(shí)間。

早上8點(diǎn)半開會(huì)也是不錯(cuò)的選擇。這時(shí)一天許多令人煩心和分神的事情還沒有襲擾你。會(huì)議時(shí)間的選擇一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/317尊重時(shí)間：

尊重時(shí)間至關(guān)重要，一定要按時(shí)開會(huì)，會(huì)議一定要準(zhǔn)時(shí)開始。如果有人遲到，不要專為他做內(nèi)容復(fù)述（也許會(huì)后可為他補(bǔ)補(bǔ)課），并且要當(dāng)眾指出“你最好不要在開會(huì)時(shí)遲到”。議程定時(shí)：在議程中為所有事項(xiàng)和議題限定時(shí)間十分必要。這樣會(huì)有助于讓大家集中精力專心討論一個(gè)問題。

尊重時(shí)間—按時(shí)開會(huì)一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/318（四）與會(huì)人員一旦確定了清楚的會(huì)議目標(biāo)和議程，就要開始考慮哪些人應(yīng)該參加會(huì)議，哪些人不應(yīng)該參加會(huì)議。（哪些人應(yīng)該出席；哪些人會(huì)認(rèn)為開會(huì)有用；哪些人會(huì)有積極的表現(xiàn)；哪些人會(huì)制造不必要的麻煩并降低會(huì)議的成效；對(duì)與會(huì)者進(jìn)行精心的組織與合理的劃分，讓最適合的人來討論他們最適合的話題；誰做記錄并隨后整理成會(huì)議紀(jì)要。）

預(yù)備會(huì)議也許有著積極和消極的兩面性。與會(huì)人員一、會(huì)前準(zhǔn)備2023/9/319（一）、主持人每個(gè)會(huì)議都需要一個(gè)“主持人”，主持人職責(zé)：1、做到胸有成竹如:要閱讀相關(guān)的文件材料，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，同時(shí)還要鼓勵(lì)其他人做類似的準(zhǔn)備工作。2、準(zhǔn)時(shí)出席3、準(zhǔn)時(shí)開始4、確保任何會(huì)務(wù)管理和服務(wù)都能到位（如會(huì)間休息，茶水）5、使會(huì)議輕松開始，隨即順利地導(dǎo)入議程6、必要時(shí)對(duì)與會(huì)者進(jìn)行介紹主持人二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/3207、設(shè)置會(huì)議規(guī)章并使全體與會(huì)者遵守8、根據(jù)不同出席人員的情況控制討論形勢（如健談?wù)撸?、必要時(shí)插話提問以澄清所述事物的脈絡(luò)（減少無謂的爭論，引導(dǎo)好會(huì)議）10、確保人人都有發(fā)言和表達(dá)意見的機(jī)會(huì)（視會(huì)議性質(zhì)而定，見《唐駿談如何組織高效會(huì)議》）11、讓會(huì)議討論切入要點(diǎn)12、仔細(xì)傾聽主持人二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/321

13、隨時(shí)看表，提醒大家遵守時(shí)間，做好對(duì)全會(huì)場時(shí)間壓力的管理；14、對(duì)討論的問題進(jìn)行清晰和緊湊的歸納總結(jié)；15、應(yīng)付好突發(fā)事件，如因某些議題而引發(fā)的激憤、爆發(fā)和情緒高潮；16、做好總結(jié)和歸納的陳詞（包括最后的會(huì)務(wù)信息、下次會(huì)議時(shí)間等的發(fā)布）；17注意引導(dǎo)下一步行動(dòng)（這一點(diǎn)在系列會(huì)議中特別重要，以防止對(duì)與會(huì)者在一處做出的承諾又會(huì)在另一處被推翻）。

主持人二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/322

總之，一個(gè)稱職的主持人會(huì)引導(dǎo)會(huì)議，掌控討論，并且以簡潔干練的作風(fēng)、高效務(wù)實(shí)的精神，在不浪費(fèi)任何時(shí)間的情況下，使會(huì)議凸顯成效。

主持人二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/323（二）讓會(huì)議有一個(gè)良好的開端：良好的會(huì)議最好以下列幾種形式開始態(tài)度積極；會(huì)議目的與程序清楚明了；樹立主持人掌控會(huì)議局勢的權(quán)威；營造恰當(dāng)?shù)臍夥眨ぐl(fā)創(chuàng)造性思維與進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析所需要的氛圍是不一樣的；）開局二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/324（三）激發(fā)討論有些會(huì)議需要激發(fā)討論，如評(píng)審會(huì)，主持人需要激發(fā)與會(huì)人參與討論，確保讓最多的與會(huì)者最大限度的發(fā)言，使隨后作出的會(huì)議決定能夠建立在充分的民主智慧和廣泛的群眾意見基礎(chǔ)之上。

（四）精神專注一個(gè)成功、嚴(yán)肅的會(huì)議需要與會(huì)者的專注；制定處理臨時(shí)信息的規(guī)則；會(huì)議長的話，要組織會(huì)間休息；讓會(huì)外人員做好準(zhǔn)備（電話、秘書等）過程二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/325

（五）混亂與中斷（意外情況）主持人自己絕不能沮喪或情緒失控；適當(dāng)擱置正在激烈爭議的問題，使其在總體降低爭辯氣氛的環(huán)境下解決；

如果以上不起作用，可以采取更加嚴(yán)厲的行動(dòng)：要求暫停幾分鐘；短暫休息；暫時(shí)把這個(gè)問題擱置在一邊，等日后解決；讓會(huì)議改期舉行。

過程二、會(huì)議引導(dǎo)2023/9/326(一)詢問自己以下問題：我能為本次會(huì)議做出什么貢獻(xiàn)？我能從本次會(huì)上獲得什么收獲？如果自己不參加，會(huì)后你是否能夠參閱筆記和會(huì)議記錄或者讓別人替你去開會(huì)呢？對(duì)于你自己是否參加會(huì)議，要作出明確的決定。除非有緊急命令或緊急任務(wù)，否則你一定要搞清楚自己是否有必要參加這個(gè)會(huì)議。問自己問題三、參加會(huì)議2023/9/327(二)有效參與：

充分的準(zhǔn)備。你應(yīng)該知道到底要討論些什么內(nèi)容，為此做好準(zhǔn)備，并完成所有的功能(事先閱讀所有相關(guān)的資料;對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行注解或做好筆記；準(zhǔn)備好要在會(huì)上提的問題等)；

有效的溝通。你應(yīng)該認(rèn)真判斷自己該講什么和怎樣講,使會(huì)議溝通有效；

適度的討論。你不僅要作會(huì)議發(fā)言，還要站在自己的立場上快速思考，以便對(duì)其他人的發(fā)言作出適當(dāng)?shù)幕貞?yīng)；

著衣打扮；要坐在大家都能看見你又能夠與全場有效溝通的地方。有效參與三、參加會(huì)議2023/9/328四、會(huì)后落實(shí)讓會(huì)議記錄發(fā)揮作用四、會(huì)后落實(shí)

任何一次會(huì)議之后的關(guān)鍵問題都是要及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)會(huì)上作出的決定進(jìn)行貫徹落實(shí)，以使召開的會(huì)議能夠產(chǎn)生預(yù)期的價(jià)值和效果。因此需要會(huì)議記錄。2023/9/329會(huì)議記錄作用有：1、行動(dòng)提示

提醒接受任務(wù)的人，應(yīng)該并且要準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)。2、承上啟下

作為下一次會(huì)議的有效的維系。3、檔案記錄

對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情，特別是對(duì)已經(jīng)作出的決策及采取的行動(dòng)的一種確認(rèn)和記錄。讓會(huì)議記錄發(fā)揮作用四、會(huì)后落實(shí)2023/9/330記錄會(huì)議記錄五大原則：準(zhǔn)確：避免今后在一些問題上扯皮和爭論，因此要保持會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性，一些主要問題不能被夸大也不能被忽視；客觀：要本著客觀誠實(shí)的原則，真實(shí)的記錄，不添加自己的觀點(diǎn)，不做任何的潤色和修飾；簡捷：保證必要信息量的前提下，堅(jiān)持記錄的簡捷原則；易懂：避免冗長、晦澀難懂的描述，避免產(chǎn)生誤解；清晰：記錄的信息要清楚，責(zé)任明晰，一目了然。

讓會(huì)議記錄發(fā)揮作用四、會(huì)后落實(shí)2023/9/331讓會(huì)議記錄發(fā)揮作用四、會(huì)后落實(shí)再好的會(huì)議記錄需要人們?nèi)ラ喿x和執(zhí)行時(shí)才會(huì)顯示出它的重要性和價(jià)值，才能進(jìn)一步體現(xiàn)會(huì)議的價(jià)值。

會(huì)議結(jié)束后要迅速寫好會(huì)議記錄（一般為24個(gè)小時(shí)以內(nèi)），落實(shí)會(huì)議精神。正文結(jié)束2023/9/332結(jié)束篇總結(jié):(1)不得不開的會(huì)才去召開，可開可不開的會(huì)一定不開。（2）明確的會(huì)議目標(biāo)，以及會(huì)議結(jié)論、會(huì)議落實(shí)。（3）精簡會(huì)議，精簡參會(huì)人員，會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間的最大因素。（4）今后主持會(huì)議，要做個(gè)“專業(yè)”的或“懂會(huì)議”的主持人。（5）盡量養(yǎng)成習(xí)慣，按院要求，通知會(huì)議時(shí)通知時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)，守時(shí)。2023/9/333附《唐駿談如何組織高效會(huì)議》

1.所謂開會(huì)就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。

2.會(huì)議的流程完全可以按照固定的模式來做。

3.提出議案的人就是會(huì)議的協(xié)調(diào)人。

4.微軟開會(huì)的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會(huì)干什么。

5.會(huì)議的決策者必須要有權(quán)威。

6.有了權(quán)威，會(huì)議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。

7.會(huì)議主持人在最后一定會(huì)告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。附１：唐駿談如何組織高效會(huì)議2023/9/334從微軟中國總裁，到盛大網(wǎng)絡(luò)總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的進(jìn)化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國最著名的企業(yè)家“輔佐者”。中西方的會(huì)議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會(huì)議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個(gè)老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時(shí)候經(jīng)常到美國開會(huì)，所謂開會(huì)就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會(huì)議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對(duì)意見，老板就當(dāng)場拍板。假設(shè)五個(gè)中國人和五個(gè)外國人一起開會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，只有一個(gè)中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個(gè)人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對(duì)稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國企業(yè)很多時(shí)候從早到晚開會(huì)，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個(gè)人開會(huì)只有一個(gè)人說，如果是這樣，那九個(gè)人就不要來開會(huì)，只有一個(gè)人來好了。微軟開會(huì)的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會(huì)干什么。在微軟的時(shí)候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國，你發(fā)言就很奇怪，大家會(huì)想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵(lì)員工在會(huì)議上來發(fā)言，誰來鼓勵(lì)呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工參與進(jìn)來。要開好會(huì)，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會(huì)議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會(huì)議主持人最后一頁P(yáng)PT都會(huì)講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會(huì)高很多。附：附１：唐駿談如何組織高效會(huì)議2023/9/335開會(huì)并不需要?jiǎng)?chuàng)新，會(huì)議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個(gè)模式來做，會(huì)議就會(huì)很簡單很高效。在微軟的時(shí)候，我們開會(huì)有個(gè)規(guī)定：所有的會(huì)議時(shí)間都不能超過一個(gè)小時(shí)。假設(shè)我們今天要就市場部的一個(gè)方案開討論會(huì)，那么提出議案的人就是會(huì)議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負(fù)責(zé)人員通知哪些人來參與會(huì)議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會(huì)議必須由他來主持，他要把這個(gè)會(huì)議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場征詢大家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)。如果討論完最后大家都認(rèn)可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對(duì)某些環(huán)節(jié)有爭議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。會(huì)議主持人在最后一定會(huì)告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會(huì)議再來拍板，但必須保證時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議會(huì)形成執(zhí)行的時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會(huì)碰頭。這樣分工明確，效率也會(huì)很高。有些會(huì)議議程上沒有的話題，在開會(huì)的過程中可能會(huì)涉及到，但是如果會(huì)議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會(huì)議的時(shí)間。

附１：唐駿談如何組織高效會(huì)議2023/9/336會(huì)議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會(huì)議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會(huì)，只是大家在會(huì)議室里面聊聊天，做做信息溝通。