信息管理制度

信息管理1.計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保密規(guī)定A.公司計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理人員及操作人員均應(yīng)遵守本紀(jì)律。B．公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的每一用戶(hù)都有責(zé)任、有義務(wù)嚴(yán)守自己的網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)名及密碼，對(duì)密碼要做到至少兩個(gè)月更新一次。C．公司人員在互聯(lián)網(wǎng)上注冊(cè)個(gè)人用戶(hù)或電子信箱時(shí)，使用的密碼不得與在公司內(nèi)部使用的密碼相同。D．公司人員在互聯(lián)網(wǎng)上登記、傳播個(gè)人信息時(shí)，除了企業(yè)的名稱(chēng)外，不得將涉及企業(yè)的其它信息（如計(jì)算機(jī)規(guī)模、使用的何種操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、開(kāi)發(fā)工具等）進(jìn)行登記。E．任何個(gè)人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡(luò)新聞組上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑テ髽I(yè)秘密信息。F．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員在外應(yīng)聘時(shí)，不得把自己或他人為企業(yè)開(kāi)發(fā)的軟件作為應(yīng)聘時(shí)的軟件成果。G．公司涉秘人員不得把載有公司秘密信息的媒體私自帶出或復(fù)制，如有必要，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。H．涉密人員從計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)內(nèi)打印輸出公司秘密信息時(shí)，產(chǎn)生的廢紙必須按保密規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀，不得懈怠；2.計(jì)算機(jī)操作規(guī)程及違規(guī)處理辦法A.計(jì)算機(jī)管理a.公司的各種計(jì)算機(jī)設(shè)備是為工作需要而配置的，任何人不得將其用于非工作用途；b.任何人在非特殊情況下，不應(yīng)自行安裝軟件；因工作需要，必須在個(gè)人計(jì)算機(jī)中安裝新軟件時(shí)，應(yīng)該將此軟件提交IT部、并說(shuō)明使用原因，IT部人員在對(duì)軟件進(jìn)行查毒、兼容性檢查，保證此軟件對(duì)公司整體網(wǎng)絡(luò)不會(huì)產(chǎn)生影響后，再進(jìn)行安裝操作；c.在公司計(jì)算機(jī)中安裝非工作軟件（例如，游戲、娛樂(lè)、個(gè)人軟件等）是嚴(yán)重的違規(guī)行為，IT部將采用定期檢查和不定期抽查的辦法，對(duì)“已安裝程序”進(jìn)行檢查；d.公司實(shí)行“一人一機(jī)”，每位因工作需要而使用計(jì)算機(jī)的員工，都是該臺(tái)計(jì)算機(jī)的直接負(fù)責(zé)人，在IT部進(jìn)行例行檢查時(shí)，如果員工的計(jì)算機(jī)中發(fā)現(xiàn)違規(guī)軟件，計(jì)算機(jī)的直接負(fù)責(zé)人將承擔(dān)全部責(zé)任；e.員工在本職范圍內(nèi)形成的計(jì)算機(jī)文檔和數(shù)據(jù)應(yīng)統(tǒng)一存在放于IT部的文件服務(wù)器中，IT部負(fù)責(zé)定時(shí)進(jìn)行文件服務(wù)器備份，員工個(gè)人計(jì)算機(jī)只能存放保留期不超過(guò)24小時(shí)的數(shù)據(jù)。f.能夠與計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)相連工作的計(jì)算機(jī)，所有文檔按規(guī)定必須存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；j.員工因公需要在計(jì)算機(jī)上使用外來(lái)軟盤(pán)或光盤(pán)，須經(jīng)計(jì)算機(jī)管理員進(jìn)行病毒檢測(cè)和內(nèi)容審查，在《計(jì)算機(jī)軟件臺(tái)帳》登記注冊(cè)后方能使用；h.不得對(duì)單機(jī)中其它人員存儲(chǔ)的文件、目錄進(jìn)行刪除、修改、移動(dòng)；i.員工不得修改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)配置。B.電子郵箱管理a.公司為每一位需要因公對(duì)外聯(lián)系的員工，提供由公司統(tǒng)一配置的電子郵箱，并交付員工獨(dú)立使用；b.員工所使用的電子郵箱是公司的重要資產(chǎn)，任何人在未獲得公司同意的情況下，不得將其用于任何個(gè)人用途，IT部將對(duì)公司電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控；c.總經(jīng)理有權(quán)開(kāi)啟任何員工的郵箱，公司各部門(mén)經(jīng)理在總經(jīng)理的授權(quán)下，可以開(kāi)啟本部門(mén)員工的郵箱，IT部因技術(shù)需要，可以在總經(jīng)理的授權(quán)下，開(kāi)啟本部門(mén)和其他部門(mén)員工的郵箱；d.公司為員工提供了充足的郵箱空間，任何人不得將與外界的業(yè)務(wù)往來(lái)信件刪除，由于刪除信件而產(chǎn)生的問(wèn)題，由刪除人承擔(dān)完全責(zé)任；e.如果員工個(gè)人信箱長(zhǎng)期接收到垃圾郵件可報(bào)IT部進(jìn)行技術(shù)處理，將其過(guò)濾；f.員工如誤刪郵件，應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)與IT部聯(lián)系，IT部負(fù)責(zé)將其恢復(fù)；g.任何人不得對(duì)已接收或已發(fā)送的郵件進(jìn)行修改；h.在公司以外公共場(chǎng)所遠(yuǎn)程登陸郵箱，離開(kāi)后應(yīng)確保注銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)身份；C．MSN使用管理a.公司禁止任何人使用MSN與公司外部進(jìn)行聯(lián)系；b.聯(lián)系人列表中不得存在非公司內(nèi)部聯(lián)系人；c.MSN密碼為公司統(tǒng)一設(shè)置不得自行修改。D.IT資產(chǎn)管理a.IT資產(chǎn)指計(jì)算機(jī)、外設(shè)、軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、書(shū)藉資料等；b.IT部負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)的日常采購(gòu)、保管、維護(hù)；c.IT資產(chǎn)只能在公司內(nèi)部使用，如遇特殊情況，員工需要將IT資產(chǎn)帶離公司使用，應(yīng)該書(shū)面向IT部提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，IT部進(jìn)行登記之后，在限定期限之內(nèi)外出使用；d.IT資產(chǎn)在公司內(nèi)部或外部使用過(guò)程中，因使用者個(gè)人原因發(fā)生毀損時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知IT部進(jìn)行處理，由此造成的損失，由使用者承擔(dān)；e.IT資產(chǎn)各部門(mén)可以向IT部以電子郵件方式要求采購(gòu)，IT部采購(gòu)、登記完畢之后，以電子郵件方式通知相關(guān)部門(mén)領(lǐng)用，并將領(lǐng)用情況登記入帳。E.計(jì)算機(jī)資料、圖書(shū)管理a.計(jì)算機(jī)資料及圖書(shū)由IT部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保存管理；b.計(jì)算機(jī)購(gòu)置所有隨機(jī)資料由IT部統(tǒng)一存放在一個(gè)文件夾中保管，以便今后查閱使用；c.計(jì)算機(jī)隨機(jī)資料及圖書(shū)借閱應(yīng)至IT部填寫(xiě)借閱登記表，借閱時(shí)間：計(jì)算機(jī)隨機(jī)資料不得超過(guò)2天，計(jì)算機(jī)工具用書(shū)不得超過(guò)15天。F.員工應(yīng)配合計(jì)算機(jī)管理員維護(hù)計(jì)算機(jī)操作環(huán)境的清潔衛(wèi)生。G.網(wǎng)絡(luò)操作必須嚴(yán)格在網(wǎng)絡(luò)管理員授予的權(quán)限范圍內(nèi)操作。H.違規(guī)處理辦法：a.第一次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，直接負(fù)責(zé)人將被罰款50元；b.第二次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，直接負(fù)責(zé)人將被罰款50元，并在全公司通報(bào)批評(píng)；c.第三次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，直接負(fù)責(zé)人將立即停止目前工作，等待公司處理，直至辭退。3.電話(huà)的使用和管理A.電話(huà)機(jī)的各項(xiàng)功能及使用方法：a.代答呼叫：（a）撥打*4001，可以代答26層任意一部振鈴的分機(jī)（b）撥打*4002，可以代答10層任意一部振鈴的分機(jī)（c）撥打*41XXX，可以代答某一部指定的分機(jī)（XXX代表分機(jī)號(hào)）b.電話(huà)轉(zhuǎn)接：打入您分機(jī)的電話(huà)或您代答的電話(huà)需轉(zhuǎn)其它分機(jī)時(shí)，可按下列兩種方式操作：(a)在知道要轉(zhuǎn)方分機(jī)號(hào)的情況下，先按TRANSFER鍵，聽(tīng)到忙音后再按要轉(zhuǎn)的分機(jī)號(hào)，聽(tīng)到對(duì)方接起后，簡(jiǎn)單說(shuō)明來(lái)電情況放下即可，若對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，可按TRANSFER鍵將電話(huà)轉(zhuǎn)回；(b)如果不知道要轉(zhuǎn)方的分機(jī)號(hào)，可按HOLD鍵，此時(shí)該線(xiàn)號(hào)上有綠色指示燈閃爍，將該線(xiàn)號(hào)告訴要轉(zhuǎn)方掛機(jī)即可；若對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，按轉(zhuǎn)出的線(xiàn)號(hào)即可；（c）普通電話(huà)轉(zhuǎn)接時(shí)，先，聽(tīng)到音樂(lè)聲后按要轉(zhuǎn)方的分機(jī)號(hào)，待確認(rèn)對(duì)方接通后掛機(jī)即可，若對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，可再次快速輕按叉簧一下將電話(huà)轉(zhuǎn)回c.接聽(tīng)被HOLD的電話(huà)：（a）當(dāng)被告知接X(jué)X號(hào)電話(huà)時(shí)，只需拿起聽(tīng)筒按被告知的線(xiàn)號(hào)即可（此時(shí)線(xiàn)號(hào)應(yīng)有紅燈閃爍）；（b）如果您使用的是沒(méi)有外線(xiàn)按鈕的普通電話(huà)，在接X(jué)X線(xiàn)電話(huà)時(shí)直接撥打53XX即可，如接3號(hào)線(xiàn)，拿起話(huà)筒后撥5303即可。d.遇忙自動(dòng)回叫：在您呼叫某一部分機(jī)，而它占線(xiàn)時(shí)，您在聽(tīng)到忙音后，按6鍵，然后掛機(jī)，對(duì)方電話(huà)一旦空閑，您的話(huà)機(jī)會(huì)自動(dòng)振鈴，并在屏幕上顯示“Ext.xxx

free”，這時(shí)，您拿起話(huà)筒，即可自動(dòng)接通。

e.廣播

（a）撥打*3301，可以打開(kāi)26層辦公樓的屋頂音箱；

（b）撥打*3302，可以打開(kāi)10層辦公樓的屋頂音箱；

（c）撥打*3303，可以打開(kāi)公司內(nèi)部、所有的屋頂音箱；

（d）撥打*3304，可以打開(kāi)所有電話(huà)的免提功能和全部房頂?shù)囊粝洹?/p>

f.收聽(tīng)留言：如果您的話(huà)機(jī)右上角紅燈亮起，代表有人給您留言。拿起電話(huà)，按話(huà)機(jī)上的MESSAGE鍵即可；

g.三方通話(huà)：在兩方通話(huà)過(guò)程中，按“CONF”鍵，輸入第三方號(hào)碼（可以是外線(xiàn)，請(qǐng)先撥9），第三方接通之后，再按一下“CONF”鍵即可；

h.防止您HOLD的電話(huà)被他人接聽(tīng)：連按兩次HOLD即可；i.開(kāi)門(mén)：在公司自動(dòng)門(mén)改為由內(nèi)側(cè)單向開(kāi)啟時(shí)，外部人員會(huì)按門(mén)外的對(duì)講門(mén)鈴，這時(shí)，室內(nèi)的電話(huà)會(huì)響起

(門(mén)鈴的聲音與普通電話(huà)的聲音是不同的，很急促）

，撥*4001（26層員工）或*4002（10層員工）接聽(tīng)并通話(huà)后，按5鍵，就可以打開(kāi)自動(dòng)門(mén)；j.重?fù)埽翰挥谜獧C(jī)，不用按免提鍵，直接按REDIAL，就可以重?fù)苌弦粋€(gè)電話(huà)；k.防盜打：防止其他人使用您的電話(huà)撥打外線(xiàn)的方法如下,

鎖定：77+密碼（三位數(shù)）+再次輸入密碼，聽(tīng)到證實(shí)音后掛機(jī)即可，

解鎖：77+密碼（三位數(shù)），聽(tīng)到證實(shí)音后掛機(jī)即可，l.快速撥打組裝工廠(chǎng)電話(huà)：摘機(jī)后，按AUTODIAL鍵，輸入000即可；B.關(guān)于青島和**的通訊

a.青島和**之間共有4條線(xiàn)路供內(nèi)部使用：青島的電話(huà)機(jī)上的外線(xiàn)燈17-20表示4條線(xiàn)路的使用狀況；**的專(zhuān)用話(huà)機(jī)上的外線(xiàn)燈9-12表示4條線(xiàn)路的使用狀況；b.這套系統(tǒng)是基于IT部的INTERNET專(zhuān)用網(wǎng)系統(tǒng)，所以，在用分機(jī)號(hào)播打電話(huà)時(shí)，沒(méi)有任何電話(huà)費(fèi)；c.如果IT部的INTERNET線(xiàn)路出現(xiàn)問(wèn)題，這套系統(tǒng)也會(huì)受影響，此時(shí)，仍可用原先撥打長(zhǎng)途電話(huà)的方法。C.電話(huà)接聽(tīng)規(guī)定a.接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，聲音要充滿(mǎn)熱情，說(shuō)話(huà)速度適宜，不疾不徐，所說(shuō)的話(huà)明白易懂，而且措辭清楚，不管接聽(tīng)者當(dāng)天的情緒如何，都不應(yīng)該表現(xiàn)在語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)上；b.電話(huà)第一聲響后接聽(tīng)，如果做不到，最多不要超過(guò)三聲，如果超過(guò)五聲接起，應(yīng)先向?qū)Ψ降狼福骸皩?duì)不起，讓您久等了”；c.通話(huà)結(jié)束后應(yīng)待對(duì)方掛斷電話(huà)自己再放電話(huà)；d.接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，外線(xiàn)第一句話(huà)應(yīng)說(shuō)：“您好，**公司?！眱?nèi)線(xiàn)說(shuō)：“您好！”最后一句應(yīng)說(shuō)“再見(jiàn)”；e.打出電話(huà)時(shí)，外線(xiàn)第一句應(yīng)說(shuō)：“您好，我是**公司ⅹⅹ部門(mén)?！眱?nèi)線(xiàn)說(shuō)：“您好！”最后一句話(huà)應(yīng)說(shuō)“再見(jiàn)”；f.當(dāng)鄰座電話(huà)鈴響，而同事又不在座位上時(shí)，同一部門(mén)相鄰人員應(yīng)盡快將電話(huà)接起；g.對(duì)代接的電話(huà)，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并說(shuō)“對(duì)不起，您稍等一下，我將電話(huà)轉(zhuǎn)ⅹⅹ部門(mén)好嗎？”，或：“待XX回來(lái)后我轉(zhuǎn)告他，讓他盡快給您回電話(huà)好嗎？”h.有電話(huà)需轉(zhuǎn)接時(shí)，轉(zhuǎn)接后必須確認(rèn)轉(zhuǎn)接處有人接聽(tīng)，并告之對(duì)方：“您好，XX找XX的電話(huà)?！钡玫酱_認(rèn)后方可掛機(jī)，如有需要可將對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告知接聽(tīng)人，如轉(zhuǎn)接處無(wú)人可將電話(huà)搶回，并告知對(duì)方他要找的人或部門(mén)沒(méi)有人，提示他可否留言；i.來(lái)電方若要求留言，一定要將留言轉(zhuǎn)交，負(fù)責(zé)到底。不能簡(jiǎn)單的以“不知道、不在、你打錯(cuò)了、你問(wèn)XX部門(mén)吧等生硬語(yǔ)言來(lái)拒絕對(duì)方；j.當(dāng)接到與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)有關(guān)的電話(huà)，客戶(hù)未指名的一律轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)一部、二