0404會(huì)計(jì)檔案管理制度040806

黃海糧油工業(yè)（山東）有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度黃海糧油工業(yè)（山東）有限公司《會(huì)計(jì)檔案管理制度》已由總經(jīng)理辦公會(huì)議于年月日通過，現(xiàn)予公布，自年月日起施行。

黃海糧油工業(yè)（山東）有限公司總經(jīng)理張振濤年月日

目錄

TOC\o"1-1"\h\z第一章總則 2第二章會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔 2第三章會(huì)計(jì)電算化檔案的管理 3第四章會(huì)計(jì)檔案的查閱和借用 4第五章會(huì)計(jì)檔案的保管期限 4第六章會(huì)計(jì)檔案的銷毀 5第七章罰則 5第八章附則 6第一章總則第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，及時(shí)歸檔和定期銷毀，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部、下屬全資和控股企業(yè)及分支機(jī)構(gòu)。第三條本制度所指會(huì)計(jì)檔案，其范圍包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)告、查帳報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程等各種會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑據(jù)。第四條會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)管理部安排專人或兼職負(fù)責(zé)管理。第二章會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔第五條月度終了，財(cái)務(wù)管理部要安排專人及時(shí)整理裝訂各類會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表，年度終了，要及時(shí)整理、裝訂各類會(huì)計(jì)帳簿。第六條各類會(huì)計(jì)檔案的裝訂要求是：會(huì)計(jì)憑證：應(yīng)按月、按編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè)，封面按規(guī)定標(biāo)明月份、季度、年起止、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù)，由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管)。歸檔前應(yīng)嚴(yán)格按始止順序號(hào)排列裝訂，做到附件齊全、折疊整齊、厚薄均勻、裝訂牢固美觀。裝訂不要壓字。會(huì)計(jì)帳簿：應(yīng)抽掉空白帳頁和帳皮，用線繩裝訂成本，然后逐頁編號(hào)、貼上封面、分類標(biāo)號(hào)、標(biāo)注清晰。會(huì)計(jì)報(bào)表：會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分月、季、年報(bào)并分類填制目錄。各類報(bào)表應(yīng)齊全、封面按規(guī)定填寫、蓋章，按時(shí)歸檔。第七條當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，原則上可由財(cái)務(wù)管理部存放保管二至三年。期滿后，由財(cái)務(wù)管理部編造清冊(cè)，移交公司檔案室由檔案管理員保管。第八條檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)管理部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。第九條財(cái)務(wù)管理部和檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。要嚴(yán)格按照安全和保密制度，不得隨意堆放；不得毀損、散失和泄密；不得仿造、非法涂改、變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)等。第十條合并、撤銷單位的會(huì)計(jì)檔案，原則上由并入單位負(fù)責(zé)接收保管，并由交接雙方在移交清冊(cè)上簽章。第十一條由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等，會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。第三章會(huì)計(jì)電算化檔案的管理第十二條財(cái)務(wù)管理部應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計(jì)算機(jī)正確生成會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表格式由財(cái)務(wù)管理部統(tǒng)一設(shè)計(jì)或認(rèn)可。第十三條報(bào)表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實(shí)、計(jì)算正確、內(nèi)容完整、手續(xù)齊備，做到帳證、帳表、表表之間勾稽嚴(yán)密。有下屬單位的應(yīng)將下屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行匯總，并將本單位報(bào)表、下屬單位報(bào)表和匯總表一并報(bào)出，書面報(bào)表必須由財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理、會(huì)計(jì)主管和制表人簽名蓋章。第十四條電算化會(huì)計(jì)檔案包括：存儲(chǔ)在磁盤（硬盤和軟盤）上的會(huì)計(jì)文件和以書面形式存放的會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。第十五條存儲(chǔ)在磁盤上的會(huì)計(jì)文件必須按規(guī)定及時(shí)打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。由計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。第十六條操作使用人員必須經(jīng)常對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次。不得直接對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行任何非法操作，如要對(duì)磁盤會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，必須使用備份的副本，不得直接刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。第十七條會(huì)計(jì)檔案管理人員必須妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應(yīng)貼上寫保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封。備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。硬盤和正式備份軟盤不得隨便亂放和外借。第十八條會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)的源程序的備份分別存放在三個(gè)地點(diǎn)以上（機(jī)房、檔案室、財(cái)務(wù)管理部）。應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時(shí)期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以利于提高機(jī)器的利用率和運(yùn)行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除。第十九條磁盤會(huì)計(jì)檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對(duì)磁盤會(huì)計(jì)檔案的安全、正確負(fù)責(zé)。第四章會(huì)計(jì)檔案的查閱和借用第二十條各類會(huì)計(jì)檔案原則上只允許本公司財(cái)務(wù)人員查閱和使用。財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。如需要查閱已歸檔入庫的檔案，必須辦理有關(guān)借用登記手續(xù)。第二十一條本公司非財(cái)務(wù)部門人員需要查閱、借用會(huì)計(jì)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，由檔案管理員或財(cái)務(wù)人員協(xié)同查閱。第二十二條集團(tuán)內(nèi)各兄弟單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理同意后，方能由檔案管理員或財(cái)務(wù)人員接待查閱。第二十三條外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待并協(xié)同查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由等。第二十四條凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱會(huì)計(jì)檔案者，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度，在會(huì)計(jì)檔案存放地點(diǎn)查閱，嚴(yán)禁拆散或毀損。第二十五條未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁復(fù)印和借出會(huì)計(jì)檔案。凡經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)復(fù)制、摘錄、借出會(huì)計(jì)檔案的，檔案管理員或財(cái)務(wù)人員必須詳細(xì)登記調(diào)閱檔案的名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)閱理由和歸還日期等，并限期歸還。第五章會(huì)計(jì)檔案的保管期限第二十六條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了的第一天算起。第二十七條會(huì)計(jì)檔案根據(jù)其特點(diǎn)保管期限分為永久保存和定期保存兩類。會(huì)計(jì)檔案的具體名稱和保管期限詳見附表。第二十八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限可根據(jù)實(shí)際需要適當(dāng)延長(zhǎng)。第二十九條磁盤形式的會(huì)計(jì)檔案保管期限必須在兩年以上，其中會(huì)計(jì)科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細(xì)帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。第六章會(huì)計(jì)檔案的銷毀第三十條會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案室檔案管理員提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)管理部共同鑒定，經(jīng)部門經(jīng)理嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。第三十一條會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案室和財(cái)務(wù)管理部共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)后，在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)要長(zhǎng)期保存。第七章罰則第三十二條違反本制度有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰，同時(shí)處以50元罰款，如造成損失并負(fù)賠償責(zé)任：應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案未按照規(guī)定保存或未按照規(guī)定時(shí)間向檔案管理員移交的；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱會(huì)計(jì)檔案的；因保管不善造成會(huì)計(jì)檔案被蟲咬、霉?fàn)€、腐蝕、褪磁、字跡褪色、破損的；未經(jīng)批準(zhǔn)將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室的；未按照預(yù)定歸還日期歸還會(huì)計(jì)檔案的。第三十三條違反本制度有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人警告處罰，同時(shí)罰款100元，如造成損失并負(fù)賠償責(zé)任：會(huì)計(jì)檔案發(fā)生遺失的；泄露會(huì)計(jì)檔案已對(duì)公司利益造成損害但情節(jié)較輕的；借出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生遺失、污損、涂改、圈劃、眉批、增刪、替換、抽拆或轉(zhuǎn)借的；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將會(huì)計(jì)檔案摘錄、抄寫、復(fù)印或拍照的。第三十四條違反本制度有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人嚴(yán)重警告或降職、撤職（僅限管理層員工）處罰，同時(shí)罰款500元，如造成損失并負(fù)賠償責(zé)任：直接對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行非法操作的；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀保存期五年以內(nèi)各種會(huì)計(jì)檔案的；泄露檔案秘密已對(duì)公司利益造成損害情節(jié)較重的。第三十五條違反本制度有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人開除處罰，同時(shí)罰款1,000元，并視情節(jié)移交司法機(jī)關(guān)處理：偽造、變?cè)?、謊報(bào)、毀滅、隱匿會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿的；擅自銷毀十年保存期或永久保存會(huì)計(jì)檔案的；泄露會(huì)計(jì)檔案秘密已對(duì)公司利益造成嚴(yán)重?fù)p害的；利用公司會(huì)計(jì)檔案謀取私利的。第八章附則第三十六條本規(guī)定由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修改和補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自公布之日起執(zhí)行。附表：會(huì)計(jì)檔案保管期限表順序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年2銀行對(duì)帳單和銀行余