廣州大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度

廣州大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度（試行）來源：廣州大學(xué)學(xué)生會作者：廣州大學(xué)學(xué)生會發(fā)表日期：2007-9-610:47:47閱讀次數(shù)：1458查看權(quán)限：普通文章廣州大學(xué)學(xué)生會檔案管理制度（試行）檔案工作是校學(xué)生會工作連續(xù)性、有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化、特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。一、日常檔案工作辦法1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖象或聲象資料，是校學(xué)生會至關(guān)后果要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。2、校學(xué)生會檔案由秘書處分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進行一次檔案清理，將有關(guān)活動資料歸檔備案。3、校學(xué)生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動檔案。（文安檔案與電子檔案各一）4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份交秘書處存檔，以備查找（每月計劃、總結(jié)一份存檔即可）。5、檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩面種版本。對于磁盤、磁帶、CD、VCD等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，等總結(jié)完后一并上繳。6、檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。7、檔案上交時由秘書外簽收。二、檔案內(nèi)容要求：（一）人事檔案：包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由秘書處負責(zé)考察記錄。1、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。2、年度工作鑒定是對校學(xué)生會成員每年工作證明定，一式三份，每年由校學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為證明定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)會干部的依據(jù)之一。3、工作鑒定是校學(xué)生會成員免職畢業(yè)離校時對其總其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。(二)工作檔案：包括校學(xué)生會工作目錄，部門工作檔案，院系學(xué)生分會工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由秘書處整理保管。1、校學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。2、校學(xué)生會各部門建立工作日志。工作日志作為部門工作檔案保存，各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載，公管常委定期檢查并將重大事項列入工作目錄。3、各院系學(xué)生分會填寫出工作日志，定期上交、由秘書處批閱并向主席團匯報。（三）財務(wù)檔案：包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由秘書處負責(zé)，定期檢查，詳見財務(wù)制度。（四）活動檔案1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書：活動籌備情況：活動及進程結(jié)果：活動新聞稿。照片等各種文字與圖像資料。2、活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時交秘書處歸檔。二、檔案查閱辦法1、查閱要求：（1）各種子檔案由秘書處統(tǒng)一分類整理保管，且做好檔案記錄工作，各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文作非工作之用。（2）各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)作出書面檢討，秘書外會作出相應(yīng)的警告、批評。（3）查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。（4）認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。（5）各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。（6）檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應(yīng)處理。2、借閱手續(xù)：（1）各部門副部長、干事、借閱資料要征得部長同意，并由部長以書面形式告知值班人員（學(xué)生會干部培訓(xùn)期間，借閱培訓(xùn)材料除外）。（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人、記錄人），做到責(zé)任落實到個人。（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由秘書處給予口頭警告、批評。（4）復(fù)制文件必須征得主席團的同意。3、外單位借閱校學(xué)生會工作樓案的，需向秘書處提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可。秘書處的對外借樓案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。4、外借檔案不得為檔案原件。577100180309001209557903682285963308257710018030900123865761373997357606965771001803090013594578077579902515512577100180309001238757716498260181805157710018030900121385721311921589183265771001803090012359579036822361076053577100180309001235657613528614379174257710018030900123555750878697046932791708810034335527410122994432583337917088100343355275101866732938832008170881003433561071015811525015005221708810034335610810100018005987173217088100343354295101074194142687017170881003433561841018786608696288021708810034335618510177583117408667417088100343356109101086014373572846170881003433561101011522072160149161708810034335523710102