食品安全監(jiān)測檔案管理制度

PAGEPAGE4城子轄區(qū)食品安全風(fēng)險監(jiān)測檔案管理制度為加強我轄區(qū)食品安全風(fēng)險監(jiān)測資料管理工作，確保監(jiān)測資料檔案的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢和開展督導(dǎo)工作，特制訂本制度。一、適用范圍本制度適用于城子轄區(qū)16個自然村的食品安全風(fēng)險監(jiān)測工作中涉及的村衛(wèi)生室及參與監(jiān)測工作的其它部門與機構(gòu)。二、管理原則（一）科學(xué)建檔：各機構(gòu)應(yīng)按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。（二）規(guī)范整理：各機構(gòu)應(yīng)按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應(yīng)參照本制度第三部分要求完成。（三）及時歸檔：各機構(gòu)應(yīng)該各項工作完成后一個月內(nèi)完成歸檔。（四）集中管理：各機構(gòu)食品安全風(fēng)險監(jiān)測工作檔案應(yīng)實行專柜、專檔保存。（五）專人負(fù)責(zé)：各機構(gòu)具體承辦科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。有關(guān)工作承擔(dān)人員應(yīng)根據(jù)所承擔(dān)的工作，及時收集、整理有關(guān)資料，并交由專人集中管理。三、資料分類方法歸檔資料指所有與食品安全風(fēng)險監(jiān)測工作有關(guān)的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務(wù)資料等。（一）管理資料：主要是指開展食品安全風(fēng)險監(jiān)測有關(guān)管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設(shè)、監(jiān)測隊伍建設(shè)、收發(fā)文件、監(jiān)測方案及實施方案、工作計劃、工作總結(jié)、督導(dǎo)報告、數(shù)據(jù)分析報告、簡報等?？蓞⒄杖缦聝?nèi)容分類歸檔。1.體系建設(shè)：包括管理體系、組織機構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機構(gòu)和人員職責(zé)分工、運轉(zhuǎn)流程等。2.來文：本機構(gòu)收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）?？梢园凑瞻l(fā)文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。3.發(fā)文：指本機構(gòu)發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等?？梢园窗l(fā)文時間排序。4.監(jiān)測方案和實施方案：可以按照時間分類。5.工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報告：包括季度和年度工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報告，可以按照時間分類。6.監(jiān)測隊伍建設(shè)：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓(xùn)情況、培訓(xùn)班資料等?？梢园凑諘r間分類。7督導(dǎo)資料：包括督導(dǎo)方案、現(xiàn)場記錄表及督導(dǎo)報告等資料，按時間排序。督導(dǎo)資料整理時，應(yīng)包括通知、日程、督導(dǎo)方案（背景、目的、組織與實施、督導(dǎo)內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、人員分工）、現(xiàn)場工作記錄、督導(dǎo)報告、影像資料及其他相關(guān)資料。8.工作動態(tài)/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報。可以按照編寫單位分類，每類按時間排序。（二）業(yè)務(wù)資料1.活動資料：主要反映監(jiān)測工作開展情況。包括會議、培訓(xùn)及其它工作，每項活動所有相關(guān)資料應(yīng)集中保存?？砂凑栈顒宇愋头诸悾款惏磿r間排序。每項活動檔案資料中應(yīng)包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結(jié)（時間、地點、參會人員、主要目的、內(nèi)容、相關(guān)評價）、影像資料及其他相關(guān)資料。2.技術(shù)資料：主要是與監(jiān)測工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料。包括技術(shù)指導(dǎo)手冊等技術(shù)性文件，食源性疾?。òㄊ澄镏卸荆┦录?、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業(yè)務(wù)資料。四、資料保存形式可分為紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和年度資料匯編等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類形式資料應(yīng)參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。（一）紙質(zhì)檔案：以檔案盒的形式保存。（二）電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。（三）聲像資料檔案：指與監(jiān)測工作有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。（四）年度資料匯編：一個自然年度結(jié)束后，可對全年資料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，形成年度資料匯編。紙質(zhì)檔案、年度資料匯編和聲像資料檔案應(yīng)在資料檔案盒內(nèi)注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內(nèi)容等基本信息，上述信息應(yīng)與紙質(zhì)資料檔案信息一覽表內(nèi)容保持一致，以便于資料查閱。每個檔案盒/袋內(nèi)應(yīng)有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。五、本制度自2017年1月1日起執(zhí)