大學(xué)檔案館內(nèi)部規(guī)章制度匯編

大學(xué)檔案館內(nèi)部規(guī)章制度匯編目錄XXXX大學(xué)檔案立卷歸檔制度XXXX大學(xué)檔案（資料）復(fù)印制度XXXX大學(xué)檔案保管制度XXXX大學(xué)檔案保密制度XXXX大學(xué)檔案二級(jí)管理辦法XXXX大學(xué)檔案工作委員會(huì)職責(zé)XXXX大學(xué)檔案工作應(yīng)急處置預(yù)案XXXX大學(xué)檔案館防火安全制度XXXX大學(xué)檔案館接收立檔單位檔案規(guī)定XXXX大學(xué)檔案館硬件設(shè)備及軟件管理制度XXXX大學(xué)檔案館職責(zé)XXX大學(xué)檔案館專職檔案員職責(zé)XXXX大學(xué)檔案管理辦法XXXX大學(xué)檔案管理制度XXXX大學(xué)檔案鑒定與銷毀制度XXXX大學(xué)檔案庫(kù)房管理制度XXXX大學(xué)檔案利用制度XXXX大學(xué)檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案移交（接收）登記表XXXX大學(xué)檔案立卷歸檔制度一、立卷歸檔范圍凡是反映我校教學(xué)、科研、黨政管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)并具有查考價(jià)值的各種不同載體的文件材料均屬歸檔范圍。1、黨群類：各黨群工作部門(mén)在其工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2、行政類：各行政管理部門(mén)在其工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。3、教學(xué)類：學(xué)生工作部門(mén)、教學(xué)管理部門(mén)在學(xué)生管理、教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。4、科研類：科研管理部門(mén)、單位、個(gè)人在科研管理和科研實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。5、產(chǎn)品與開(kāi)發(fā)類：校辦產(chǎn)業(yè)管理部門(mén)、生產(chǎn)單位在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)及科研開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。6、基建類：基建管理部門(mén)在基建管理和工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。7、設(shè)備類：儀器設(shè)備管理、使用部門(mén)在儀器設(shè)備管理、購(gòu)置、安裝、使用、改造、維修過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。8、出版類：報(bào)、刊編輯部門(mén)在報(bào)、刊、書(shū)等出版管理和出版過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。9、外事類：外事管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)在外事管理和出版活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。10、財(cái)會(huì)類：財(cái)會(huì)管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)在財(cái)會(huì)管理和會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及報(bào)表、賬薄、憑證等。11、聲像類：聲像管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)在聲像管理和聲像載體材料制作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及照片（底片）、影片、幻燈片、縮微膠片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。12、實(shí)物類：各黨政管理部門(mén)、單位、個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的印模、錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物載體的材料。以上各類文件材料的詳細(xì)歸檔范圍見(jiàn)《XXXX大學(xué)檔案實(shí)體分類法與檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》。各部門(mén)、各單位必須按規(guī)定收集、整理、立卷，向?qū)W校檔案館移交，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。二、不歸檔范圍1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件（1）上級(jí)機(jī)關(guān)任免，獎(jiǎng)懲非本校人員的文件。（2）上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱不辦的文件材料。（3）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)臨時(shí)性、事務(wù)性的文件。（4）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件。（5）上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件。2、本校的文件材料（1）重份文件。（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。（3）未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件，電報(bào)草稿及一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校隊(duì)稿。（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性詢問(wèn)、建議、意見(jiàn)、人民來(lái)信。（5）各部門(mén)互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等。（6）本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料。（7）為參閱目的從各方面收集的文件材料。3、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。（1）參加同級(jí)機(jī)關(guān)或非隸屬機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議形成的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料。（2）同級(jí)機(jī)關(guān)或非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。三、歸檔時(shí)間1、黨、政類檔案應(yīng)在次年五月底前歸檔。2、教學(xué)類檔案應(yīng)在當(dāng)年十二月底前歸檔。3、科研類檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成鑒定后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。4、基建類檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收決算后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。5、設(shè)備類檔案應(yīng)在貴重儀器設(shè)備安裝調(diào)試后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。6、財(cái)會(huì)類檔案應(yīng)在每年年終立卷，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管二年，于次年五月底前歸檔。7、產(chǎn)品類檔案應(yīng)于試制鑒定后或正式投產(chǎn)后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。8、聲像類檔案應(yīng)于錄制編輯試放后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。9、實(shí)物類檔案應(yīng)于次年五月底前歸檔。四、立卷歸檔要求1、檔案制成材料質(zhì)量?jī)?yōu)良，字跡工整，圖像清晰。2、歸檔材料收集齊全、完整，審核、簽發(fā)手續(xù)完整。3、不同保管期限的文件材料分別組卷，卷內(nèi)文件排列條理有序。4、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，能正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。5、填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》一式三份（一份訂卷內(nèi)，一份交學(xué)校檔案館，一份部門(mén)留查），字跡要工整。6、填寫(xiě)卷盒封面和卷內(nèi)備考表。7、整卷裝訂的案卷要整齊、結(jié)實(shí)、美觀，按件保管的案卷按件裝訂。8、填寫(xiě)移交目錄一式二分，交接雙方簽字蓋章。

XXXX大學(xué)檔案（資料）復(fù)印制度一、檔案館的復(fù)印機(jī)須由專人使用并作日常維護(hù)，如不在時(shí)應(yīng)交待他人代管。每日上班時(shí)打開(kāi)機(jī)器待用，下班前關(guān)好機(jī)器和門(mén)窗，切斷電源。復(fù)印員要有責(zé)任心，對(duì)所復(fù)印的材料要嚴(yán)格把關(guān)、登記，數(shù)目清楚。二、本館復(fù)印機(jī)主要用于提供復(fù)印少量重要的檔案資料，一般不提供大量翻印之用。三、本館復(fù)印機(jī)除為本部門(mén)工作服務(wù)外，可以承擔(dān)因利用檔案需要的對(duì)外復(fù)印服務(wù)，并按有關(guān)規(guī)定收取一定的復(fù)印保護(hù)費(fèi)用。四、凡復(fù)印檔案資料和文件，均需憑介紹信或身份證等有效證件辦理登記和審批手續(xù)。五、上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)人內(nèi)部講話材料或本單位制發(fā)的秘密公文及科技資料，原則上不準(zhǔn)復(fù)印，情況特殊確需復(fù)印時(shí)，由有關(guān)單位書(shū)面申請(qǐng)，負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)檔案館館長(zhǎng)審查，報(bào)校保密委員會(huì)主任和主管校長(zhǎng)或原發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，批準(zhǔn)后，可按審批意見(jiàn)復(fù)印，并嚴(yán)格登記。六、對(duì)復(fù)印的密件要嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量，多余份數(shù)應(yīng)及時(shí)銷毀；對(duì)復(fù)印非密件的廢頁(yè)，也應(yīng)做相應(yīng)處理，不能隨意帶出復(fù)印室。復(fù)印員不看、不傳。七、嚴(yán)禁復(fù)印絕密級(jí)文件、資料。八、嚴(yán)禁復(fù)印中央、省、市委和國(guó)務(wù)院、省、市政府“密級(jí)”以上文件，嚴(yán)禁復(fù)印中央、省、市負(fù)責(zé)同志的重要講話稿及上級(jí)規(guī)定不準(zhǔn)翻印的其他資料。九、利用者如復(fù)制本館大批檔案材料（證明性材料除外），一律由本館登記后寄往利用者所在單位檔案部門(mén)保管。

XXXX大學(xué)檔案保管制度一、檔案庫(kù)房由專人管理，非本館工作人員不得擅自入內(nèi)，確因工作需要，須有檔案人員陪同方可進(jìn)入。二、檔案庫(kù)房應(yīng)基本符合國(guó)家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。三、檔案庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)（每年夏季到來(lái)之前，檔案普遍用藥一次）、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”設(shè)施。四、檔案庫(kù)房溫度應(yīng)按規(guī)定在14℃-24℃，相對(duì)濕度為45-60%。庫(kù)內(nèi)保持干凈整潔，使檔案保管環(huán)境處于最優(yōu)。五、未整理、立卷的檔案材料妥善保管，不得隨意亂放。六、案卷入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢察賬、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門(mén)類、載體，依檔號(hào)順序排列。七、檔案庫(kù)房柜架應(yīng)編順序號(hào)，各庫(kù)、柜有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。八、對(duì)檔案的安全要定期（期末）組織檢查，登記在案。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。對(duì)破損、字跡模糊褪色的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。九、檔案庫(kù)房門(mén)窗要牢固，每天下班做到人離窗關(guān)、門(mén)鎖、源斷。十、檔案存放在鐵皮裝具內(nèi)，庫(kù)內(nèi)配備滅火器檔案人員要會(huì)使用。十一、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)禁止點(diǎn)火、吸煙、存放易燃、易爆、易腐蝕的物品和其他有關(guān)雜物。十二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案的接收、管理、借閱和銷毀等有關(guān)制度。

XXXX大學(xué)檔案保密制度一、檔案館工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵守黨、國(guó)家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和學(xué)校保密制度。二、檔案館工作人員非因工作不得在公共場(chǎng)所和其他無(wú)關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。三、不在私人通信及公開(kāi)發(fā)表的文章、著作中涉及檔案秘密內(nèi)容。四、不攜帶檔案秘密文件資料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。五、不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)秘密事項(xiàng)。六、不得擅自提供、抄錄、公布屬于學(xué)校所有的檔案。七、嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度。利用人員不準(zhǔn)將檔案材料擅自帶出檔案館。未經(jīng)檔案工作人員同意，不準(zhǔn)私自復(fù)制、抄錄有關(guān)檔案內(nèi)容，確因工作需要時(shí)，須經(jīng)檔案部門(mén)同意，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。八、查閱重要檔案或有密級(jí)的檔案，需注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱。九、秘密、機(jī)密、絕密檔案要與普通檔案分開(kāi)組卷，一律不得外借。十、檔案密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律、法規(guī)辦理。十一、銷毀檔案資料時(shí)，要按規(guī)定登記造冊(cè)，報(bào)請(qǐng)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷（押運(yùn)造紙廠保密車間銷毀），監(jiān)銷人應(yīng)在登記冊(cè)上簽字。十二、對(duì)館藏檔案進(jìn)行定期檢查，節(jié)假日前及時(shí)收回借出檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并采取必要的補(bǔ)救措施。十三、每日工作結(jié)束后，要將未辦完的文件材料放回檔案柜內(nèi)，嚴(yán)禁亂放，以防丟失。十四、檔案庫(kù)房門(mén)窗要牢固，并有“八防”設(shè)施，以保證檔案安全。十五、剔除的檔案材料，復(fù)印廢紙不得當(dāng)垃圾處理，必須銷毀。

XXXX大學(xué)檔案二級(jí)管理辦法為進(jìn)一步加強(qiáng)我校檔案的二級(jí)管理，充分發(fā)揮檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《XXXX大學(xué)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第一條學(xué)校檔案二級(jí)管理部門(mén)是指檔案不能集中到檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理的部門(mén)（即電教室、標(biāo)本室、圖片室、中獸醫(yī)學(xué)院檔案室、海洋學(xué)院檔案室等），其檔案管理工作屬于學(xué)校檔案工作的重要組成部分。所在單位應(yīng)將檔案二級(jí)管理部門(mén)的工作納入日常工作計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)工作規(guī)劃，納入考核管理機(jī)制，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，同步落實(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。第二條檔案二級(jí)管理部門(mén)行政上受所在單位領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受學(xué)校檔案館的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。所在單位應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人分管本部門(mén)檔案工作，并根據(jù)實(shí)際需要配備專（兼）職檔案工作人員。第三條檔案二級(jí)管理部門(mén)具體任務(wù)是：（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策、法令和法規(guī)，完成學(xué)校檔案館下達(dá)的各項(xiàng)檔案工作任務(wù)；（二）遵照上級(jí)和學(xué)校有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位具體情況，制定二級(jí)檔案管理部門(mén)的檔案管理辦法和措施，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的科學(xué)管理；（三）負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案形成部門(mén)或人員進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，積極參加學(xué)校組織的檔案工作檢查、評(píng)比和經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)；（四）負(fù)責(zé)本單位所形成的檔案的收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和利用工作，并向校檔案館移交檔案目錄（紙質(zhì)、電子檔案目錄兩套）；（五）負(fù)責(zé)對(duì)本單位有關(guān)人員進(jìn)行檔案安全與保密教育，嚴(yán)格履行查借閱手續(xù)，確保檔案信息安全；（六）積極組織有關(guān)人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案學(xué)術(shù)和信息交流活動(dòng)，開(kāi)展檔案理論和實(shí)踐的研究，不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。第四條檔案二級(jí)管理部門(mén)的專（兼）職工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀，熱愛(ài)檔案事業(yè)，宣傳、貫徹并認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案政策法規(guī)和學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，忠于職守，遵守紀(jì)律，鉆研業(yè)務(wù)，提高專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合工作實(shí)際，做好平時(shí)立卷工作，并積極為利用者提供服務(wù)。具體業(yè)務(wù)工作要求包括：（一）負(fù)責(zé)與本單位有關(guān)人員聯(lián)系，做好應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔工作，并保證應(yīng)歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)。（二）負(fù)責(zé)按學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)應(yīng)歸檔文件材料編寫(xiě)頁(yè)（件）號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表，并擬定案卷標(biāo)題，經(jīng)檔案館審查后，認(rèn)真裝訂。每年向檔案館報(bào)送新增檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表備案。（三）努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，積極參加檔案館組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和有關(guān)活動(dòng)，并主動(dòng)與檔案館聯(lián)系，接受其監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條檔案二級(jí)管理部門(mén)的工作人員應(yīng)保持工作穩(wěn)定性，如需調(diào)換崗位，應(yīng)向檔案館備案并向接任人辦理相關(guān)交接手續(xù)后，方可離任。第六條檔案二級(jí)管理部門(mén)開(kāi)展工作所需檔案設(shè)施經(jīng)費(fèi)由所在單位解決，所在單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要按照有關(guān)要求解決檔案庫(kù)房及辦公必備設(shè)施。第七條檔案二級(jí)管理部門(mén)不得擅自銷毀任何檔案。

XXXX大學(xué)檔案工作委員會(huì)職責(zé)第一條河北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作委員會(huì)是在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌管理全校檔案信息資源及檔案工作的管理機(jī)構(gòu)。第二條檔案工作委員會(huì)由一名校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任委員，另設(shè)常務(wù)副主任兩人，副主任若干人。各學(xué)院、機(jī)關(guān)各部、處及直、附屬單位一名負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任委員，同時(shí)適當(dāng)聘請(qǐng)檔案工作專家、學(xué)者擔(dān)任顧問(wèn)。第三條檔案工作委員會(huì)的主要職責(zé)是：（一）領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作；（二）協(xié)調(diào)各單位落實(shí)檔案工作的“三納入”“四同步”工作，即：將檔案工作納入日常工作計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)工作規(guī)劃，納入考核管理機(jī)制，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，同步落實(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作；（三）負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核；（四）審議通過(guò)學(xué)校檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)；（五）統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決學(xué)校檔案工作的重大事宜。第四條檔案工作委員會(huì)全會(huì)每年召開(kāi)不少于一次例會(huì)，討論解決檔案工作重大事宜。在主任委員或者3名以上委員認(rèn)為必要的情況下，也可申請(qǐng)隨時(shí)召開(kāi)全會(huì)。第五條為了便于開(kāi)展工作，委員會(huì)主任、常務(wù)副主任、副主任委員可隨時(shí)召開(kāi)主任委員會(huì)會(huì)議，研究解決學(xué)校檔案工作中重要的日常性問(wèn)題。常務(wù)副主任也可在主任因故缺席的情況下主持召開(kāi)主任委員會(huì)會(huì)議。第六條除委員會(huì)主任、常務(wù)副主任、副主任委員人選確立及變更需報(bào)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審議通過(guò)外，委員會(huì)其他委員均從本單位負(fù)責(zé)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)中自然產(chǎn)生，委員會(huì)專家顧問(wèn)由委員會(huì)聘任產(chǎn)生。第七條檔案工作委員會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)設(shè)在檔案館。第八條檔案工作委員會(huì)堅(jiān)持以X為指導(dǎo)，堅(jiān)持國(guó)家檔案工作法規(guī)政策，堅(jiān)持以《XXXX大學(xué)檔案管理辦法》為依據(jù)，“依法治檔、科技興檔”，堅(jiān)持實(shí)事求是、團(tuán)結(jié)協(xié)作，切實(shí)研究解決學(xué)校檔案工作發(fā)展過(guò)程中遇到的重大問(wèn)題，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)的總體目標(biāo)服務(wù)。

XXXX大學(xué)檔案工作應(yīng)急處置預(yù)案一、編制目的依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，國(guó)家檔案局、中央檔案館《檔案工作突發(fā)性事件緊急處置管理辦法》和《XXXX大學(xué)突發(fā)公共事件總體應(yīng)急預(yù)案》，有效預(yù)防、及時(shí)控制和迅速消除突發(fā)事件對(duì)我校檔案工作造成的危害，確保檔案資源的安全，最大限度地減少各類災(zāi)害造成的損失，制定本預(yù)案。二、適用范圍發(fā)生暴雨、雷擊、洪災(zāi)、地震、高溫、火災(zāi)及其它突發(fā)性重大災(zāi)害，對(duì)學(xué)校檔案保管安全構(gòu)成威脅或損失的，適用本預(yù)案。三、組織領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校處置突發(fā)公共事件領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，成立學(xué)校檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置工作小組。具體預(yù)防、處置檔案工作突發(fā)事件工作。組長(zhǎng)：XXX副組長(zhǎng)：XXX成員：組織部、校辦室、人事處、財(cái)務(wù)處、保衛(wèi)處、后勤處、國(guó)資處、學(xué)生處、檔案館、現(xiàn)代教育技術(shù)中心主要負(fù)責(zé)人，全校各立檔單位分管檔案工作負(fù)責(zé)人。主要職責(zé)：完善應(yīng)急預(yù)案和各項(xiàng)措施；超前做好防火、防雨等搶救設(shè)備的物資籌措、儲(chǔ)備工作；積極做好突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置工作，統(tǒng)一調(diào)配人員，保證各項(xiàng)應(yīng)急工作高效、有序進(jìn)行。工作小組辦公室設(shè)在檔案館，由劉慧貞同志任主任，李文慶同志任副主任。具體工作職責(zé)：1.保衛(wèi)處：負(fù)責(zé)突發(fā)事件第一時(shí)間報(bào)告校領(lǐng)導(dǎo)和報(bào)警，并及時(shí)組織人員搶救；救援現(xiàn)場(chǎng)與公安、消防等專業(yè)救援隊(duì)伍的溝通與協(xié)調(diào)；轉(zhuǎn)移出的珍貴、保密檔案的安全守護(hù)。2.檔案館、組織部、人事處、學(xué)生處、現(xiàn)代教育技術(shù)中心檔案管理人員：接到重大災(zāi)情預(yù)警后，在校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮下，按檔案存放區(qū)域等級(jí)依次指導(dǎo)處置，并指定路線將檔案轉(zhuǎn)移到臨時(shí)安排的安全場(chǎng)所，實(shí)施緊急避險(xiǎn)。盜竊泄密發(fā)生期應(yīng)迅速控制和保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，禁止一切人員進(jìn)入，同時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)處查勘；重大突發(fā)事件預(yù)警期應(yīng)做好珍貴和保密檔案撤離準(zhǔn)備。必要時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)。3.校辦室：負(fù)責(zé)在突發(fā)事件期間及時(shí)了解情況并向校主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處室通報(bào)；應(yīng)按主管領(lǐng)導(dǎo)要求和實(shí)際需要通知人員到位；協(xié)調(diào)場(chǎng)地、車輛的安排等4.后勤處：負(fù)責(zé)急需物資的供應(yīng)，水電處置、保障。5.財(cái)務(wù)處：負(fù)責(zé)搶救專項(xiàng)資金的安排和調(diào)撥，保障物資供應(yīng)到位。6.國(guó)資處：負(fù)責(zé)災(zāi)后財(cái)產(chǎn)價(jià)值評(píng)估和災(zāi)后重建工作的有關(guān)工作。四、工作原則1.堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、及時(shí)反應(yīng)、果斷決策、合作互助原則。2.檔案優(yōu)先原則。面臨其他財(cái)產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時(shí)，要在確保人員安全的前提下，把保障檔案安全作為應(yīng)急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少災(zāi)害對(duì)檔案材料的影響。3.以防為主原則。把對(duì)災(zāi)害和突發(fā)事件的預(yù)防，作為檔案安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)，健全工作機(jī)制，強(qiáng)化安全管理，完善防范手段，建立預(yù)警機(jī)制，提高緊急處置能力。五、預(yù)案目標(biāo)1.在應(yīng)急的情況下，迅速采取最有效行動(dòng)消除對(duì)人員，館藏檔案、資料的威脅，排除不安全隱患;2.及時(shí)轉(zhuǎn)移未受損檔案；3.搶救已受損的檔案。4.保護(hù)、搶救檔案的一般順序：（1）涉密檔案；（2）具有永久保存價(jià)值的重要檔案及長(zhǎng)期保管的紙質(zhì)檔案；（3）聲像及實(shí)物檔案；（4）其它檔案。六、應(yīng)急準(zhǔn)備1.資金準(zhǔn)備根據(jù)檔案災(zāi)害應(yīng)急處置工作需要，學(xué)校每年適度安排專項(xiàng)資金，當(dāng)災(zāi)害發(fā)生時(shí)，用于檔案搶救和保護(hù)工作。2.物資準(zhǔn)備按照檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求，配備自動(dòng)報(bào)警、滅火、去濕、消毒、防火、防水等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和器材，并定期進(jìn)行檢查。3.安全防范準(zhǔn)備建立檔案安全檢查制度，樹(shù)立預(yù)防重于搶險(xiǎn)的思想。定期對(duì)庫(kù)房安全情況進(jìn)行檢查登記，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位的檢查，熟悉消防器材的存放位置和使用方法等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和隱患要及時(shí)整改。真正做到責(zé)任到人、措施到位、方法得力。4.實(shí)戰(zhàn)演練準(zhǔn)備保衛(wèi)處、檔案館、組織部、人事處要加強(qiáng)應(yīng)急隊(duì)伍建設(shè)，抓好安全教育和防災(zāi)減災(zāi)知識(shí)技能培訓(xùn)，定期開(kāi)展應(yīng)急處置實(shí)戰(zhàn)演練，提高應(yīng)急處置能力，積累實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。七、應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)后救助1.預(yù)案啟動(dòng)由檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置工作小組負(fù)責(zé)啟動(dòng)預(yù)案，必要時(shí)報(bào)學(xué)校處置突發(fā)公共事件領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。在對(duì)災(zāi)情進(jìn)行分析評(píng)估的基礎(chǔ)上，進(jìn)行指揮調(diào)度。災(zāi)害預(yù)報(bào)部門(mén)發(fā)出災(zāi)情預(yù)警或檔案工作人員發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件發(fā)生后，及時(shí)報(bào)告學(xué)校檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置工作小組和學(xué)校保衛(wèi)處，并迅速按規(guī)程啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。2.災(zāi)情核定及報(bào)送突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，迅速核實(shí)情況，向?qū)W校和上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告，并通報(bào)相關(guān)職能部門(mén)，同時(shí)立即組織人員現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)、評(píng)估受損情況。突發(fā)事件報(bào)告內(nèi)容主要包括：事件發(fā)生或可能發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、現(xiàn)場(chǎng)情況；事件的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)和檔案、人員及其它財(cái)產(chǎn)損失情況；事件原因的初步分析；事件發(fā)生后已經(jīng)采取的措施及效果等。單位和個(gè)人對(duì)突發(fā)事件不得隱瞞、緩報(bào)、謊報(bào)或者授意他人隱瞞、緩報(bào)、謊報(bào)。3.緊急轉(zhuǎn)移安置接到重大災(zāi)情預(yù)警，在檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置工作小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)實(shí)際情況轉(zhuǎn)移檔案，實(shí)施緊急避險(xiǎn)。4.檔案搶救保護(hù)檔案轉(zhuǎn)移后，學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)做好檔案安全防護(hù)工作。同時(shí)，視災(zāi)情造成的嚴(yán)重程度及發(fā)展?fàn)顩r，及時(shí)向?qū)W校和上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)情況，申請(qǐng)給予救災(zāi)支援。5.后期處置應(yīng)急工作結(jié)束后，要對(duì)災(zāi)害和突發(fā)事件造成的檔案損毀情況進(jìn)行全面清理、統(tǒng)計(jì)和登記；搶救能夠補(bǔ)救和修復(fù)的檔案；對(duì)因?yàn)?zāi)害和突發(fā)事件造成的檔案損毀情況進(jìn)行評(píng)估，制定切實(shí)可行的措施，改善檔案保管條件；對(duì)整個(gè)事件進(jìn)行總結(jié)，將發(fā)生原因，造成損失及處理結(jié)果報(bào)告學(xué)校。八、附則本預(yù)案是《XXXX大學(xué)突發(fā)公共事件總體應(yīng)急預(yù)案》的組成部分，自下發(fā)之日起正式實(shí)施。各立檔單位參照本預(yù)案執(zhí)行。

XXXX大學(xué)檔案館防火安全制度一、辦公室、庫(kù)房、電腦房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火，并設(shè)立禁止煙火標(biāo)志。二、經(jīng)常檢查電源開(kāi)關(guān)、插座、導(dǎo)線接頭等有可能引起火花處。三、經(jīng)常檢查滅火器具，加強(qiáng)防火、滅火教育，做到人人會(huì)使用滅火器具。四、電氣設(shè)備要嚴(yán)格按照電器安全配線安裝，不得隨意亂拉亂裝。五、電源接線板上禁止堆放易燃雜物和導(dǎo)電物質(zhì)，導(dǎo)電物質(zhì)不得緊靠導(dǎo)線、插座、開(kāi)關(guān)、保險(xiǎn)裝置，保證在周圍留有空間，并不得堆放防礙操作物品。六、按要求使用制冷設(shè)備。七、經(jīng)常檢查電燈、光管使用情況，如發(fā)現(xiàn)過(guò)熱應(yīng)及時(shí)更換或妥善處理。八、經(jīng)常注意電器、電線、各種儀器設(shè)備使用情況，發(fā)現(xiàn)異常情況“如有異味，火花焦味”應(yīng)及時(shí)停機(jī)處理并報(bào)有關(guān)人員。九、嚴(yán)禁吸煙，不準(zhǔn)用明火照明。十、保持走道暢通，文件柜之間保持一定的距離，走道門(mén)廳不準(zhǔn)存放物品。十一、檔案館設(shè)專用電閘、電線、電燈與檔案柜、資料柜保持三十公分以上的距離。十二、館內(nèi)保持整潔，廢紙隨時(shí)清理，不準(zhǔn)存放易燃易爆物品。十三、管理人員下班前要進(jìn)行安全檢查，切斷電源，關(guān)窗、鎖門(mén)。十四、節(jié)假日值班人員要堅(jiān)守崗位，嚴(yán)格執(zhí)行交接班制度。

XXXX大學(xué)檔案館接收立檔單位檔案規(guī)定為進(jìn)一步加強(qiáng)我校檔案接收工作，確保檔案的完整和進(jìn)館檔案的質(zhì)量，維護(hù)學(xué)校歷史的真實(shí)面貌，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，使我校檔案能夠及時(shí)有效地得到保護(hù)和利用，根據(jù)原國(guó)家教委頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及國(guó)家檔案局頒發(fā)的《檔案館工作通則》及XX省人民政府頒布的《XX省檔案接收和收集管理辦法》（省政府[20XX]第22號(hào)令公布）精神，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本規(guī)定。第一條學(xué)校檔案館收集和接收工作的基本指導(dǎo)思想是：在維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級(jí)管理的原則，將應(yīng)該由學(xué)校檔案館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門(mén)類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地接收進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、具有XXXX大學(xué)特色的館藏體系。第二條各單位必須按照《XXXX大學(xué)檔案管理辦法》、《XXXX大學(xué)檔案實(shí)體分類法與檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》進(jìn)行收集、整理、立卷、移交檔案。凡反映本單位主要職能活動(dòng)的各個(gè)門(mén)類（包括文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)以及其它專門(mén)檔案）、各種載體（包括錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、照片等形式檔案）、各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案及各種有價(jià)值的資料（如年鑒、統(tǒng)計(jì)資料、文件匯編等）均應(yīng)收集齊全、整理立卷，按規(guī)定向檔案館移交。第三條全宗內(nèi)的檔案分類要科學(xué)合理。一個(gè)全宗應(yīng)按統(tǒng)一的分類方案進(jìn)行分類，不能隨意變動(dòng)，要保持它們一致性和連續(xù)性。分類方法具體詳見(jiàn)《XXXX大學(xué)檔案實(shí)體分類法與檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》第四條保管期限的劃分。根據(jù)我?！禭XXX大學(xué)檔案實(shí)體分類法與檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》，準(zhǔn)確劃定檔案的保管價(jià)值。劃定永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。進(jìn)館的檔案必須具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。第五條對(duì)重點(diǎn)檔案、電子檔案等學(xué)校各方面急需廣泛利用的檔案，經(jīng)協(xié)商同意，學(xué)校檔案館可提前接收進(jìn)館；撤銷單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)工作結(jié)束后，其檔案按有關(guān)規(guī)定整理后可以向?qū)W校檔案館移交。第六條進(jìn)館檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定、保管期限劃分準(zhǔn)確。為避免進(jìn)館檔案的大量重復(fù)，鑒定工作中要注意以下幾點(diǎn)：（一）凡列入學(xué)校檔案館檔案收集范圍的單位，其自己形成的反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的各種形態(tài)的檔案，原則上一律進(jìn)館。（二）凡列入進(jìn)館單位之間相互發(fā)送的重要文件，除請(qǐng)示與批復(fù)、合同、協(xié)議和重要的來(lái)往函件外，一般由發(fā)文單位歸檔進(jìn)館，收文單位的上述檔案不予進(jìn)館。（三）上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)發(fā)布的文件，分別由校級(jí)黨政機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)歸檔進(jìn)館，其它部門(mén)保存的上述檔案原則上不予進(jìn)館。第七條組卷原則和具體要求。進(jìn)館檔案的案卷整理應(yīng)以“保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”為原則。具體要求如下：（一）同一類型、同一問(wèn)題的文件要作為有機(jī)聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。正文與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與原件、來(lái)文與復(fù)文，均應(yīng)保持密切聯(lián)系，放在一起立卷。兩個(gè)以上問(wèn)題的案卷，分別應(yīng)將同一問(wèn)題的文件集中，然后按問(wèn)題重要程度、時(shí)間順序進(jìn)行排列。（二）文電要統(tǒng)一立卷。（三）卷內(nèi)文件材料排列要條理、系統(tǒng)，一般可按問(wèn)題、重要程度、時(shí)間順序排列。（四）卷內(nèi)文件數(shù)量要適當(dāng)，案卷厚度原則上不超過(guò)一厘米，最厚不超過(guò)二厘米。（五）卷內(nèi)文件材料統(tǒng)一編寫(xiě)頁(yè)碼，正面頁(yè)碼標(biāo)在右下角、反面頁(yè)碼標(biāo)在左下角，無(wú)畫(huà)面處不編。（六）卷內(nèi)目錄上的項(xiàng)目要填寫(xiě)齊全，文件標(biāo)題不能隨意更改或簡(jiǎn)化，標(biāo)題不確切的，應(yīng)按文件內(nèi)容另擬一個(gè)文件標(biāo)題填上，以利查找（另擬的標(biāo)題應(yīng)用中括號(hào)標(biāo)明，以示區(qū)別）。（七）卷內(nèi)備考表應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)需要說(shuō)明的問(wèn)題，立卷人、檢查人要簽名，以示負(fù)責(zé)。（八）案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，充分揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。標(biāo)題一般反映責(zé)任者、問(wèn)題、文種三部分，統(tǒng)計(jì)報(bào)表之類增加“年度”特征來(lái)區(qū)別，案卷標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字。（九）案卷裝訂要結(jié)實(shí)美觀，裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)。案卷的底邊和右邊要取齊（對(duì)不規(guī)范的文件，要進(jìn)行貼邊托裱），用線繩裝訂，要結(jié)實(shí)整齊，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)，不壓住文件字跡。第九條案卷排列應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案分類方案。先將永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限的案卷分開(kāi)，然后在每種保管期限內(nèi)按問(wèn)題、重要程度、時(shí)間、機(jī)構(gòu)進(jìn)行排列，力求保持卷與卷之間的有機(jī)聯(lián)系，最后編定案卷順序號(hào)。第十條案卷整理無(wú)誤后，按檔案管理軟件系統(tǒng)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄。著錄標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)《XXXX大學(xué)各類檔案軟件系統(tǒng)著錄規(guī)定》。第十一條學(xué)校各單位向?qū)W校檔案館移交檔案時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)移交清單一式二份，雙方清點(diǎn)無(wú)誤后簽字、蓋章，各執(zhí)一份存查。第十二條歸檔文件的整理按照《XXXX大學(xué)檔案實(shí)體分類法與檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》實(shí)施。第十三條本《規(guī)定》自公布之日起實(shí)施。

XXXX大學(xué)檔案館硬件設(shè)備及軟件管理制度一、為進(jìn)一步規(guī)范本館硬件設(shè)備及軟件的使用和管理，加強(qiáng)對(duì)公有財(cái)物的保護(hù)，特制定本制度。本制度所指對(duì)象包括檔案館所購(gòu)買和保管的各種硬件設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等）、軟件（檔案管理系統(tǒng)）以及相關(guān)檔案設(shè)備等。二、本館所有硬件設(shè)備、軟件及檔案設(shè)備必須由專人負(fù)責(zé)管理；管理員必須定期對(duì)各種辦公設(shè)備進(jìn)行清理檢查，確保設(shè)備處于正常使用狀態(tài)；用電設(shè)備要按時(shí)進(jìn)行線路檢查，防止漏電、打火現(xiàn)象，確保設(shè)備、庫(kù)房的安全，對(duì)故障設(shè)備應(yīng)隨時(shí)登記，并及時(shí)向館長(zhǎng)匯報(bào)后妥善處理。三、本館所有硬件設(shè)備、軟件一律不得擅自外借或挪作非工作事務(wù)用。確有特殊需要借用設(shè)備或軟件的，必須經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)，由管理員辦理好借用手續(xù)后方可使用。歸還時(shí)管理員必須檢查設(shè)備的完好程度，如有損壞丟失，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)維修或賠償。四、非本部門(mén)人員未經(jīng)許可不得擅自使用本館設(shè)備及軟件，嚴(yán)禁擅自對(duì)計(jì)算機(jī)中的任何數(shù)據(jù)、程序進(jìn)行刪改。五、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)由專人管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)匯總和備份，備份的軟盤(pán)要妥善保管，做好標(biāo)簽，以防數(shù)據(jù)丟失。六、本部門(mén)所有工作人員必須愛(ài)護(hù)辦公投備，節(jié)約使用辦公耗材，對(duì)個(gè)人經(jīng)常使用的計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)清潔和維護(hù)。各種設(shè)備使用說(shuō)明、保修卡、用戶手冊(cè)等相關(guān)文字材料由管理員統(tǒng)一收集整理后立卷歸檔。

XXXX大學(xué)檔案館職責(zé)校檔案館是學(xué)校檔案工作的職能管理部門(mén)和學(xué)校檔案工作委員會(huì)的常設(shè)機(jī)構(gòu)，也是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。其職責(zé)范圍是：一、宣傳貫徹執(zhí)行國(guó)家、教育部和河北省關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，執(zhí)行上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的有關(guān)檔案工作的指令和規(guī)范，提高全校師生員工的檔案法制意識(shí)。二、起草全校檔案工作年度計(jì)劃和工作總結(jié)。三、制訂和組織實(shí)施本校檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。四、完成學(xué)校檔案工作委員會(huì)交給的各項(xiàng)任務(wù)，負(fù)責(zé)全校檔案的接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、開(kāi)放和利用等工作。五、指導(dǎo)和協(xié)助本校各職能部(處)、學(xué)院等單位做好各類檔案的整理組卷工作；負(fù)責(zé)校屬機(jī)構(gòu)檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)全校專(兼)職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織多種形式的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。六、保守檔案秘密，確保檔案安全，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。做好“防盜、防火、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防強(qiáng)光及溫濕度控制”等檔案實(shí)體的保護(hù)工作，最大限度地延長(zhǎng)館藏檔案壽命。七、參加學(xué)校信息工作整體化建設(shè)。負(fù)責(zé)編制檢索工具，開(kāi)展檔案編研工作，多途徑、多形式、深層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源，舉辦各種形式的檔案展覽，逐步把檔案館建設(shè)成為檔案的保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地和服務(wù)學(xué)校與社會(huì)的信息中心，為校內(nèi)外人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。八、開(kāi)展檔案學(xué)理論和檔案工作實(shí)踐研究，積極參加各種檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)；接收指導(dǎo)檔案專業(yè)學(xué)生來(lái)館實(shí)習(xí)。九、圍繞學(xué)校中心工作，完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

XXX大學(xué)檔案館專職檔案員職責(zé)一、熱愛(ài)檔案工作，立場(chǎng)堅(jiān)定，保守國(guó)家機(jī)密，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、執(zhí)行《檔案法》。二、熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真做好檔案收集、整理、立卷、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、修補(bǔ)工作。保證案卷質(zhì)量。能獨(dú)立指導(dǎo)兼職檔案員立卷。三、對(duì)自己分管的工作要求管理有序，有章可循。提供利用要熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確，起到參謀、咨詢的作用。四、積極參加檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，完成—定的編研任務(wù)。五、努力更新專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)大知識(shí)面，適應(yīng)檔案工作的現(xiàn)代化管理。

XXXX大學(xué)檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)我校檔案工作，進(jìn)一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研和黨政管理等各項(xiàng)工作中的作用，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》文件精神，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案，是指全校在教學(xué)、科研、黨政管理和其它各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像資料等。第三條我校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。確保檔案齊全完整、系統(tǒng)安全和便于開(kāi)發(fā)利用。第四條學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)記錄。學(xué)校必須全面貫徹國(guó)家檔案工作法令、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃、列入議事日程，保持檔案工作與學(xué)校各方面工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。第五條各部門(mén)在檔案工作中應(yīng)逐步做到“三納入”、“四同步”，即：將檔案工作納入日常工作計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)工作規(guī)劃，納入考核管理機(jī)制，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，同步落實(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。第二章領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置和任務(wù)第六條我校檔案工作受河北省教育廳及河北省檔案局的直接領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受以上單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第七條我校檔案工作在檔案工作委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。檔案工作委員會(huì)由分管檔案工作的副校長(zhǎng)擔(dān)任主任委員，其它委員由學(xué)校各有關(guān)單位分管檔案工作的負(fù)責(zé)人擔(dān)任。第八條檔案工作委員會(huì)的職責(zé)是：領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作；協(xié)調(diào)各單位落實(shí)檔案工作的“三納入”和“四同步”；負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核；審議通過(guò)學(xué)校檔案工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)；統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決學(xué)校檔案工作的重大事宜等。第九條學(xué)校設(shè)立檔案館，處級(jí)建制。它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門(mén)，又是永久保存和提供本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具有行政和業(yè)務(wù)雙重職能。檔案館對(duì)黨政管理、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、出版物、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等綜合檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理（保定校區(qū)）。各單位必須明確一名負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并根據(jù)實(shí)際情況，配備專職或兼職檔案管理人員，以檔案館為主體共同構(gòu)建全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。第十條學(xué)校對(duì)于某些需要特殊條件保管或利用頻繁，并具有一定獨(dú)立性的檔案，可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立檔案管理和業(yè)務(wù)的分支機(jī)構(gòu)――檔案室。檔案室的檔案工作受檔案館和業(yè)務(wù)主管部門(mén)的雙重領(lǐng)導(dǎo)。設(shè)立檔案室的單位應(yīng)當(dāng)確定一名領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)檔案室的工作，并指定專人完成本部門(mén)檔案的收集和整理工作，每年向檔案館報(bào)送新增檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年度報(bào)表。第十一條本著便于保管利用的原則，秦皇島海洋學(xué)院、定州中獸醫(yī)學(xué)院分別設(shè)立檔案室。第十二條學(xué)校檔案館的基本任務(wù)：（一）宣傳貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、政策和規(guī)定，執(zhí)行上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的有關(guān)檔案工作的指令和規(guī)范；（二）規(guī)劃全校檔案工作，擬定本校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)落實(shí)和檢查執(zhí)行情況；（三）負(fù)責(zé)對(duì)全校各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，切實(shí)履行檔案行政管理職能；（四）組織全校專、兼職檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案室的有關(guān)工作；（五）負(fù)責(zé)本校檔案及有關(guān)資料的接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、開(kāi)放和利用等工作；（六）負(fù)責(zé)編制檢索工具，編輯出版檔案史料和參考資料，多形式深層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源，逐步把檔案館建設(shè)成為檔案的保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地和服務(wù)學(xué)校與社會(huì)的信息中心；（七）參與學(xué)校信息化建設(shè)和國(guó)家檔案資源的整合，開(kāi)展多方面的協(xié)作，促進(jìn)檔案信息交流；（八）積極開(kāi)展檔案宣傳、學(xué)校研究和交流活動(dòng)；（九）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)保密資料的管理工作；（十）完成上級(jí)部門(mén)和校領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。第三章檔案隊(duì)伍建設(shè)第十三條學(xué)校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，遵紀(jì)守法，保守黨和國(guó)家的機(jī)密，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。第十四條學(xué)校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)規(guī)模及館藏檔案數(shù)量等實(shí)際情況確定，保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。第十五條學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案工作人員提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)創(chuàng)造條件，專（兼）職檔案人員必須參加有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及現(xiàn)代技術(shù)的學(xué)習(xí)，為提高學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化管理水平奠定基礎(chǔ)。第十六條學(xué)校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，其職稱和待遇按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房和設(shè)備第十七條學(xué)校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，列入學(xué)校預(yù)算。第十八條根據(jù)我校發(fā)展規(guī)模和館藏檔案數(shù)量的增加，學(xué)校為檔案館提供符合檔案管理要求并能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的檔案工作用房。第十九條為落實(shí)檔案保護(hù)措施、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，學(xué)校有計(jì)劃地為檔案館配置必要的現(xiàn)代辦公設(shè)備。第五章文件材料的歸檔、移交和接收第二十條全校檔案劃分為黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物十二個(gè)門(mén)類。學(xué)校應(yīng)建立和不斷完善立卷歸檔制度，把各類文件材料的收集、立卷和歸檔工作納入學(xué)校和部門(mén)工作計(jì)劃；納入管理制度；納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍。做到應(yīng)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存。第二十一條本校各項(xiàng)工作與檔案工作應(yīng)實(shí)行“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。（一）學(xué)校在黨政管理活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)嚴(yán)格按照文書(shū)處理程序辦理。文件材料辦理告一段落或全部完畢后，承辦人應(yīng)該把原稿、正文及有關(guān)材料整理好，交本部門(mén)文秘人員即兼職檔案員保存，以便立卷歸檔。（二）學(xué)校各教學(xué)管理部門(mén)和院、所應(yīng)建立健全教學(xué)文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔制度，確保每一個(gè)教學(xué)年度在教學(xué)管理工作中形成的文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)（包括博士生、碩士生、本科生、?？粕?、成人教育等不同層次、不同學(xué)制的學(xué)生培養(yǎng)過(guò)程中的全部教學(xué)文件材料）。教學(xué)文件材料分別由研究生學(xué)院、學(xué)科建設(shè)與學(xué)位管理辦公室、教務(wù)處、學(xué)生處、成教學(xué)院歸口整理、立卷、歸檔。（三）在科研工作中，科研管理部門(mén)和各院、所應(yīng)做到下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成收集情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研文件材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。（四）在基本建設(shè)中，基建部門(mén)應(yīng)該在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)便開(kāi)始進(jìn)行文件材料的收集、整理、審查工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。第二十二條我校實(shí)行文件材料形成部門(mén)、課題組立卷歸檔制度。一般由立卷人按照文件材料的自然形成規(guī)律，進(jìn)行系統(tǒng)整理組卷，以保持其有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用。然后編排頁(yè)號(hào)或件號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄及備考表，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，注明密級(jí)和保管期限，交檔案館工作人員檢查合格后辦理移交手續(xù)。檔案館應(yīng)派人指導(dǎo)立卷工作。第二十三條學(xué)校對(duì)科研成果、基建工程、儀器設(shè)備等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案人員參加。有關(guān)部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案館對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查，簽署意見(jiàn)，沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料者，不予驗(yàn)收、蓋章，不予上報(bào)成果、結(jié)算經(jīng)費(fèi)。第二十四條學(xué)校各類文件材料的歸檔范圍：（一）黨政管理類主要包括學(xué)校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各黨政部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于人事、行政、黨務(wù)管理的文件材料。（二）教學(xué)類主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。（三）科研類主要包括科研管理部門(mén)、單位、個(gè)人在科研管理和科研實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（四）基本建設(shè)類主要包括基建管理部門(mén)在基建管理和工程項(xiàng)目建設(shè)、修繕、改建過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（五）儀器設(shè)備類主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在五萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。（六）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類主要包括校辦產(chǎn)業(yè)管理部門(mén)和生產(chǎn)單位在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)及科研開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。（七）出版類主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其它學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等。（八）外事類主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議（含在國(guó)內(nèi)舉辦的）、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其它有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等。（九）財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及報(bào)表、賬簿、憑證等。（十）聲像類聲像管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)在聲像管理和聲像載體材料制作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及照片（底片）、影片、幻燈片、縮微膠片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。（十一）實(shí)物類主要包括學(xué)校在過(guò)去和現(xiàn)在從事教學(xué)、科研、管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)，以及社會(huì)交往中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有珍藏價(jià)值的各種形式的實(shí)際物品。以上各類系指歸檔范圍，歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第二十五條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，圖樣、聲像清晰；不得用易褪色、易變質(zhì)的材料書(shū)寫(xiě)，必須用碳素、純蘭或蘭黑墨水筆書(shū)寫(xiě)；不能用金屬物裝訂，以便保存。第二十六條歸檔時(shí)間應(yīng)按以下要求：（一）黨群、行政、出版、外事類檔案應(yīng)于次年六月底前歸檔；（二）教學(xué)類檔案應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔；（三）科研類檔案在項(xiàng)目完成鑒定后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；（四）基建類檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收并決算后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；（五）設(shè)備類檔案應(yīng)在貴重儀器設(shè)備安裝調(diào)試后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；（六）財(cái)會(huì)類檔案應(yīng)于每年年終立卷，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管三年，于次年六月底前歸檔；（七）產(chǎn)品與科技開(kāi)發(fā)類檔案應(yīng)于試制鑒定后或正式投產(chǎn)后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；（八）聲像類檔案應(yīng)于每年年終立卷，于次年六月底前歸檔；（九）實(shí)物類檔案應(yīng)于次年六月底前歸檔。第二十七條學(xué)校各部門(mén)向檔案館移交檔案時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)移交清單一式二份，雙方清點(diǎn)無(wú)誤后簽字、蓋章，各執(zhí)一份存查。第二十八條學(xué)校專兼職檔案工作人員有責(zé)任檢查、督促、指導(dǎo)立卷人員做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。第二十九條學(xué)校中的個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本校檔案館移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。對(duì)于學(xué)校中的個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案館可通過(guò)征集、代管等多種形式進(jìn)行收集。第三十條學(xué)校檔案館要注意向國(guó)內(nèi)外征集與本校有關(guān)的各種檔案和資料。第六章檔案管理第三十一條我校檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，保定校區(qū)各部門(mén)檔案按規(guī)定向?qū)W校檔案館移交，檔案館要對(duì)各部門(mén)移交檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排列。秦皇島海洋學(xué)院、定州中獸醫(yī)學(xué)院?jiǎn)为?dú)保管，學(xué)校檔案館對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。第三十二條學(xué)校檔案館對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)在征得有關(guān)部門(mén)同意，并登記造冊(cè)報(bào)經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。銷毀檔案時(shí)，須由兩人押運(yùn)并監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。第三十三條學(xué)校檔案館應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)進(jìn)行下列統(tǒng)計(jì)工作：（一）對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；（二）按照有關(guān)規(guī)定，向省教育廳報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。第三十四條各類檔案保管期限。根據(jù)學(xué)校各類檔案的保存價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期（16-50年）、短期（15年）三種保管期限。（一）凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)學(xué)校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；（二）凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)的，在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；（三）凡在短期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。第三十五條檔案密級(jí)的劃分，應(yīng)由立卷單位確定后在案卷封面上用鉛筆標(biāo)明，然后由檔案館和保密負(fù)責(zé)人審查、調(diào)整。第三十六條嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。特殊載體和重要、密級(jí)檔案專柜存放。第三十七條檔案館對(duì)于我校個(gè)人在其職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，可通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理，學(xué)校應(yīng)對(duì)個(gè)人捐贈(zèng)檔案者給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。第三十八條檔案庫(kù)房與技術(shù)設(shè)備的管理，檔案館應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并建立健全有關(guān)規(guī)章制度。第三十九條檔案館應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。第四十條學(xué)校檔案館庫(kù)房要做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等安全措施。并保持庫(kù)房和館區(qū)的整潔、衛(wèi)生。對(duì)館藏檔案和資料的保管情況要定期進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。第七章檔案的利用與開(kāi)放第四十一條學(xué)校檔案館要積極創(chuàng)造條件，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向?qū)W校和社會(huì)開(kāi)放檔案。學(xué)校檔案館開(kāi)放檔案，應(yīng)遵循下列規(guī)定：（一）凡持有合法證明的單位和個(gè)人，在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后，均可利用屬于開(kāi)放范圍的檔案，并可以摘錄和復(fù)制；（二）本校工作人員因工作需要可以直接查閱、借閱本單位歸檔的檔案，若查閱非本部門(mén)歸檔的、帶有密級(jí)的、限制使用的檔案，須持單位介紹信并經(jīng)立卷部門(mén)負(fù)責(zé)人同意方可查閱；（三）利用者要求復(fù)制檔案，一般由檔案館負(fù)責(zé)辦理，并按照規(guī)定合理收費(fèi)；（四）凡個(gè)人利用檔案的，按有關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用；（五）港澳和臺(tái)灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)介紹，校長(zhǎng)批準(zhǔn)；（六）外國(guó)機(jī)關(guān)或個(gè)人要求利用檔案，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理；（七）凡摘抄、復(fù)制檔案經(jīng)學(xué)校檔案館核準(zhǔn)并加蓋公章，方能生效；（八）利用檔案必須嚴(yán)格遵守檔案利用制度，確保檔案的完整與安全。尤其借出的檔案不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所或家中，不得卷折、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、遺失。檔案歸還時(shí)檔案館要認(rèn)真檢查、注銷，如有損壞、丟失檔案者，須及時(shí)報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)肅處理；（九）未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案。第四十二條學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)立專門(mén)的閱覽室，并提供檔案目錄（屬開(kāi)放范圍的）、全宗指南、檔案館指南等。第四十三條學(xué)校館藏檔案屬下列情況之一者不宜開(kāi)放：（一）涉及黨和國(guó)家秘密的；（二）涉及專利或技術(shù)秘密的；（三）涉及個(gè)人隱私的；（四）檔案形成部門(mén)規(guī)定限制利用的；（五）學(xué)校重要會(huì)議記錄。第四十四條對(duì)于要求查閱、摘錄、復(fù)制尚未開(kāi)放的檔案，須經(jīng)檔案館館長(zhǎng)同意。第四十五條學(xué)校檔案館所保存的檔案，主要供本校利用。其它單位或個(gè)人需要查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可查閱。若利用的檔案涉及重大問(wèn)題或國(guó)家秘密，須經(jīng)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)。第四十六條學(xué)校檔案館必須編制必要的檢索工具。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)DA/T18－1999《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。第四十七條學(xué)校檔案館應(yīng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。第四十八條對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須經(jīng)檔案館館長(zhǎng)批準(zhǔn)。第四十九條學(xué)校檔案館應(yīng)采取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。第八章考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第五十條學(xué)校檔案館應(yīng)建立檢查、考核和評(píng)估制度，明確崗位職責(zé)。根據(jù)學(xué)?？己酥贫群蜋n案人員崗位職責(zé)，對(duì)檔案工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。第五十一條對(duì)于違反本辦法的行為，參照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定予以追究主管領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。第九章附則第五十二條本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。第五十三條本辦法自公布之日起施行。學(xué)校原公布的有關(guān)檔案工作的規(guī)定同時(shí)廢止。

XXXX大學(xué)檔案管理制度一、我校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬學(xué)校檔案。二、我校檔案管理保管機(jī)構(gòu)是檔案館，正處級(jí)建制，設(shè)館長(zhǎng)一名。學(xué)校檔案工作由一名副校長(zhǎng)分管。檔案館負(fù)責(zé)對(duì)全校各類檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。三、館藏各類檔案由專人保管，不是自己分管的部分，無(wú)權(quán)辦理檔案利用手續(xù)。四、實(shí)行部門(mén)立卷歸檔制度。各中層均為立卷部門(mén)。各立卷部門(mén)要確定一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定一名專職或兼職檔案人員具體承辦本部門(mén)文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作。五、檔案工作要逐步做到“三納入”、“四同步”?！叭{入”：把檔案工作納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃；納入學(xué)校管理制度；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍?！八耐健保簩W(xué)校、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。六、建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理。檔案要有專門(mén)庫(kù)房，配備必要的設(shè)施，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，便于開(kāi)發(fā)利用。七、要逐步實(shí)行檔案的科學(xué)管理，配備現(xiàn)代管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。八、要大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)各方面的需要。

XXXX大學(xué)檔案鑒定與銷毀制度檔案的鑒定是根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則，對(duì)已滿期限的檔案進(jìn)行鑒定。一、檔案的鑒定工作應(yīng)在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案館和有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法