案例四-安泰公司貨幣資金內(nèi)部控制

PAGEPAGE5貨幣資金內(nèi)部控制—安泰公司案例案例描述安泰是一家專門從事服裝進(jìn)出口貿(mào)易的公司，該公司的業(yè)務(wù)只有一部分通過現(xiàn)金方式結(jié)算，絕大部分采取的是賒銷方式。公司老板李森對(duì)有關(guān)內(nèi)部控制的運(yùn)作不甚了解。羅非是公司的財(cái)務(wù)主管，在公司工作多年，也是公司的會(huì)計(jì)兼出納員，負(fù)責(zé)有關(guān)現(xiàn)金收付和賬務(wù)處理的一切事宜。羅非每天將現(xiàn)金存入銀行，列示所有支票和貨幣清單，同時(shí)還編制每日現(xiàn)金匯總表，列示收到的賬款金額，應(yīng)收賬款賬戶的折扣和貸記應(yīng)收賬款的金額，另外會(huì)計(jì)人員利用此表沖銷應(yīng)收賬款，羅非也編銀行存款余額調(diào)節(jié)表。除了外部審計(jì)人員外，沒有人審查現(xiàn)金或銀行對(duì)賬單。公司老板認(rèn)為，羅非值得長(zhǎng)期信賴，其勤奮努力的工作就是最好的“控制”。羅非還有兩名助手，負(fù)責(zé)登記銀行存款日記賬及簽發(fā)支票并幫助編制會(huì)計(jì)報(bào)表。安泰公司每月的損益表上，都有著數(shù)量可觀的利潤，但是最近應(yīng)收賬款的數(shù)額居高不下，賬戶里的現(xiàn)金卻逐漸減少。發(fā)展到最后，甚至要靠銀行貸款解決燃眉之急。直到有一天，有職員在匿名信中揭發(fā)羅非近來生活奢華，購買高檔別墅和轎車，其消費(fèi)與其收入存在明顯差異，又缺乏合理的解釋，有侵吞公司財(cái)產(chǎn)重大嫌疑。這時(shí)老板李森隱隱的有一種不祥的預(yù)感，通過調(diào)查了解，兢兢業(yè)業(yè)的羅非的真面目暴露了。起初，羅非收到的顧客的現(xiàn)金及支票，只有很少的存入了安泰公司在銀行開設(shè)賬戶，卻被存入羅非私人專戶。羅非將這筆錢存放一段時(shí)間，賺取利息，然后再轉(zhuǎn)入公司賬戶。由于公司一直無人察覺，后來老板將現(xiàn)金收付及往來賬務(wù)處理皆由自己一人經(jīng)手，大大提供了方便。羅非用不著小心翼翼，而是，將安泰公司收到的現(xiàn)金和直接存人自己開設(shè)的賬戶。同時(shí)，羅非在負(fù)責(zé)客戶付款時(shí)，批準(zhǔn)的現(xiàn)金折扣，明明是5%的折扣，卻在安泰公司的記錄中故意增加3%，即公司登記的給予的折扣虛計(jì)為8%，這樣．按照正確的信用條件的付款，而可以因?yàn)轭~外的3%折扣而少計(jì)款項(xiàng)給安泰公司。羅非為掩人耳目，搞得公司的交易變得非常復(fù)雜，捏造了許多的銷售業(yè)務(wù)。先是公司賬面有大量的利潤。對(duì)于現(xiàn)金銷售業(yè)務(wù)多數(shù)計(jì)入應(yīng)收賬款，這項(xiàng)就可以私吞現(xiàn)金收入。羅非在公司做了手腳，不得在辦公時(shí)間密切追蹤應(yīng)該得到折扣的那些客戶的付款情況。因?yàn)槿绻l(fā)生休假或交接情況的話，就會(huì)被繼任者發(fā)現(xiàn)“蛛絲馬跡”，“努力工作”的羅非時(shí)刻與客戶保持著熱線聯(lián)系，連客戶也由衷地贊嘆羅非的盡職忠誠。在此期間，羅非在自己的公司賬戶保存了平均160000元的余額，總共70000元利息，而這利息本來應(yīng)由安泰公司獲取。通過批準(zhǔn)多記錄現(xiàn)金折扣，羅非從100萬元的銷售收入獲得3%，竊取總金額達(dá)180000元。在安泰本應(yīng)獲得160萬元的稅前收益(大約占銷售收入的9%)羅非貪污了其中的約12.5%。關(guān)鍵詞貨幣資金內(nèi)部控制不相容職務(wù)管理效率錯(cuò)誤舞弊主要問題安泰公司內(nèi)部控制上存在哪些缺點(diǎn)和漏洞?公司由于舞弊而導(dǎo)致哪些損失？采取哪些控制測(cè)試可以避免安泰公司發(fā)生的舞弊行為?如何科學(xué)的總體預(yù)防措施，安排會(huì)計(jì)崗位，提高管理效率、減少錯(cuò)誤舞弊行為？案例診斷一、安泰公司在內(nèi)部控制上存在的缺點(diǎn)和漏洞有：1.錯(cuò)誤地認(rèn)為對(duì)職員的信任以及職員的勤奮表現(xiàn)就是最好的內(nèi)部控制措施。實(shí)踐證明，僅僅依賴雇員的忠誠往往是危險(xiǎn)的，再好的“自律”也不能脫離“他律”的約束。2．沒能夠做到“不相容職務(wù)”的分離。所謂不相容職務(wù)是指一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生以后，其授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄等完全集中于一人或一個(gè)部門辦理時(shí)，發(fā)生的錯(cuò)誤或不法行為的概率就會(huì)增大的兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的職務(wù)。比如安泰公司現(xiàn)金的保管和記錄、現(xiàn)金折扣的審核和執(zhí)行等都屬于不相容職務(wù)。職責(zé)的劃分要遵循“不相容職務(wù)必須分離”原則，目的就在于預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行所分配的職責(zé)時(shí)所產(chǎn)生的錯(cuò)誤或舞弊行為。3.當(dāng)公司出現(xiàn)賬面收益與現(xiàn)金流量的嚴(yán)重背離沒有保持足夠的警覺。企業(yè)出現(xiàn)現(xiàn)金流量不足，應(yīng)該通過調(diào)查了解原因是出在應(yīng)收賬款的回收管理存在問題，還是企業(yè)銷售，或其他方面出現(xiàn)問題。4.沒有同客戶就往來款項(xiàng)及時(shí)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)所在。為了保證債權(quán)數(shù)額的真實(shí)、完整性，企業(yè)必須定期與客戶的賬面記錄進(jìn)行對(duì)比，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存在的問題。二、公司由于舞弊而導(dǎo)致的損失有：1．虛記企業(yè)的銷售收入；2．公司減少了企業(yè)真實(shí)的收益；3．造成應(yīng)收款項(xiàng)的嚴(yán)重不實(shí)；4．企業(yè)流失了現(xiàn)金，影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，不得不靠銀行貸款渡過難關(guān)。三、可以采取的控制，避免安泰公司舞弊行為發(fā)生的措施有：1.科學(xué)地進(jìn)行崗位職責(zé)劃分，做到“不相容職務(wù)必須分離”。崗位職責(zé)劃分的主要原則有：（1）資產(chǎn)的保管同資產(chǎn)的記錄的掌管相分離；（2）現(xiàn)金的支出同銀行存款賬戶調(diào)節(jié)工作相分離；（3）付款憑單的批準(zhǔn)同支票簽發(fā)相分離?！秲?nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》也規(guī)定：?jiǎn)挝粦?yīng)該建立會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制，明確有關(guān)部門和崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保不相容崗位的相互分離、制約和監(jiān)督。出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。2.定期輪崗制度。當(dāng)然，在實(shí)際工作中還有其他可取的做法：例如定期輪崗制度，可以促使有關(guān)人員全面提高專業(yè)水平、工作更加兢兢業(yè)業(yè)和認(rèn)認(rèn)真真；另一方面，在輪崗時(shí)進(jìn)行的移交，也有助于分清責(zé)任，如果有問題很容易被發(fā)現(xiàn)和披露，因而也是一種極為有效的控制手段。3．根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立適宜的內(nèi)控程序。本案例的安泰貿(mào)易有限公司有三位會(huì)計(jì)人員，假定都具備一定的專業(yè)能力，需要處理的會(huì)計(jì)工作可列示如下：a．記錄并保管總賬；b．記錄并保管應(yīng)付賬款明細(xì)賬；c．記錄并保管應(yīng)收賬款明細(xì)賬；d．記錄貨幣資金日記賬；e．保管填寫支票；f．發(fā)出銷售退回及折讓的貸項(xiàng)通知單；g．調(diào)節(jié)銀行存款日記賬與銀行存款對(duì)賬單；h．保管并送存現(xiàn)金收入。為保證貨幣資金安全、完整，經(jīng)辦的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)該將現(xiàn)金的保管及送存業(yè)務(wù)同銀行日記賬的登記以及銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制工作分別有三個(gè)不同的人分擔(dān)，實(shí)現(xiàn)崗位分離。同時(shí)，總賬和明細(xì)賬要求進(jìn)行平行登記，以保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的定期核對(duì)，這兩項(xiàng)工作也得有不同人員執(zhí)行。同時(shí)也考慮到第f項(xiàng)發(fā)出銷售退回及折讓的貸項(xiàng)通知單及第g項(xiàng)調(diào)節(jié)銀行存款日記賬與銀行存款對(duì)賬單這兩項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作量較小可以由一個(gè)人承擔(dān)。就形成了以下崗位分工：a、f、g三項(xiàng)，由會(huì)計(jì)主管承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)總賬記錄及對(duì)銀行存款的核對(duì)工作；b、c兩項(xiàng)記賬工作一人負(fù)責(zé)；剩下的d、e、h項(xiàng)出納工作由一個(gè)人負(fù)責(zé)。案例啟示根據(jù)“不相容職務(wù)必須分離”原則進(jìn)行人員的合理分工，不僅可以提高會(huì)計(jì)工作的效率，還可以確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全、完整，減少和降低差錯(cuò)、舞弊的可能性。對(duì)于小型企業(yè)，往往人手不足且受到成本受益原則的約束，業(yè)主可以積極參加經(jīng)營活動(dòng)，比如通過擔(dān)任一些特定的工作，來實(shí)現(xiàn)職責(zé)的合理劃分。也有的業(yè)主通過對(duì)員工的工作進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督與復(fù)核，以彌補(bǔ)責(zé)任分工的不足。小貼士科學(xué)合理的現(xiàn)金收付內(nèi)部控制措施，有助于提高管理效率、減少錯(cuò)誤舞弊行為，嚴(yán)密的現(xiàn)金收付內(nèi)部控制制度包括：(1)聘用誠實(shí)可靠、具有良好職業(yè)道德的職員。公司應(yīng)嚴(yán)格審查職員是否有不良的個(gè)人品質(zhì)。另外，還花費(fèi)大量資金實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃。(2)合理分工。擔(dān)任出納工作的職員不得兼任會(huì)計(jì)記錄，登記現(xiàn)金收付的會(huì)計(jì)不得管理現(xiàn)金。(3)合理授權(quán)。出納和分管現(xiàn)金的人員才能接觸現(xiàn)金，記錄現(xiàn)金收支有專人負(fù)責(zé)，大額現(xiàn)金收支必須由企業(yè)負(fù)責(zé)人專門授權(quán)批準(zhǔn)。(4)內(nèi)外部審計(jì)。審計(jì)的目的主要是審查現(xiàn)金收支的內(nèi)部控制科學(xué)合理性和執(zhí)行的效果、效率。(5)憑證和記錄。所有現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)均須根據(jù)經(jīng)過審查的合法憑證進(jìn)行序時(shí)登記。物業(yè)安保培訓(xùn)方案為規(guī)范保安工作，使保安工作系統(tǒng)化/規(guī)范化,最終使保安具備滿足工作需要的知識(shí)和技能，特制定本教學(xué)教材大綱。一、課程設(shè)置及內(nèi)容全部課程分為專業(yè)理論知識(shí)和技能訓(xùn)練兩大科目。其中專業(yè)理論知識(shí)內(nèi)容包括：保安理論知識(shí)、消防業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德、法律常識(shí)、保安禮儀、救護(hù)知識(shí)。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二．培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的1）保安人員培訓(xùn)應(yīng)以保安理論知識(shí)、消防知識(shí)、法律常識(shí)教學(xué)為主，在教學(xué)過程中，應(yīng)要求學(xué)員全面熟知保安理論知識(shí)及消防專業(yè)知識(shí)，在工作中的操作與運(yùn)用，并基本掌握現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)及處理知識(shí)2）職業(yè)道德課程的教學(xué)應(yīng)根據(jù)不同的崗位元而予以不同的內(nèi)容，使保安在各自不同的工作崗位上都能養(yǎng)成具有本職業(yè)特點(diǎn)的良好職業(yè)道德和行為規(guī)范）法律常識(shí)教學(xué)是理論課的主要內(nèi)容之一，要求所有保安都應(yīng)熟知國家有關(guān)法律、法規(guī)，成為懂法、知法、守法的公民，運(yùn)用法律這一有力武器與違法犯罪分子作斗爭(zhēng)。工作入口門衛(wèi)守護(hù)，定點(diǎn)守衛(wèi)及區(qū)域巡邏為主要內(nèi)容，在日常管理和發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠運(yùn)用所學(xué)的技能保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)以及自身安全。2、培訓(xùn)要求1）保安理論培訓(xùn)通過培訓(xùn)使保安熟知保安工作性質(zhì)、地位、任務(wù)、及工作職責(zé)權(quán)限，同時(shí)全面掌握保安專業(yè)知識(shí)以及在具體工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)及一般情況處置的原則和方法。2）消防知識(shí)及消防器材的使用通過培訓(xùn)使保安熟知掌握消防工作的方針任務(wù)和意義，熟知各種防火的措施和消防器材設(shè)施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)和員工生命財(cái)產(chǎn)的安全。3)法律常識(shí)及職業(yè)道德教育通過法律常識(shí)及職業(yè)道德教育，使保安樹立法律意識(shí)和良好的職業(yè)道德觀念，能夠運(yùn)用法律知識(shí)正確處理工作中發(fā)生的各種問題；增強(qiáng)保安人員愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)更好的為公司服務(wù)的精神。4)工作技能培訓(xùn)其中專業(yè)理論知識(shí)內(nèi)容包括：保安理論知識(shí)、消防業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德、法律常識(shí)、保安禮儀、救護(hù)知識(shí)。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二．培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：一、目標(biāo)值：1、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3、每月足額提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4、安全培訓(xùn)合格率為100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容：1、對(duì)本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項(xiàng)安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴(yán)格履行本人的安全職責(zé)，確保安全責(zé)任制在本單位全面落實(shí)，并全力支持安全工作。2、保證公司各項(xiàng)安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實(shí)施，并自覺接受公司安全部門的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當(dāng)“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時(shí)，堅(jiān)持安全第一的原則。4、參加生產(chǎn)碰頭會(huì)時(shí)，首先匯報(bào)本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問題落實(shí)情況；在安排本單位生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，必須安排安全工作內(nèi)容，并寫入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類違章現(xiàn)象。6、組織本部門積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對(duì)發(fā)現(xiàn)的各類違章現(xiàn)象負(fù)有查禁的責(zé)任，同時(shí)要予以查處。8、虛心接受員工提出的問題，杜絕不接受或盲目指揮