某公司印鑒管理制度

印鑒管理制度1.0目的：為了統(tǒng)一公司印鑒管理，規(guī)范印鑒的申辦、保管、使用，確保使用便捷的同時符合法律法規(guī)的要求，確保管控完善的同時防范法律風險，特制定本制度。2.0適用范圍：本制度適用于公司全范圍。3.0職責：3.1行政管理部：負責總部范圍印鑒的辦理及外區(qū)印鑒辦理的指導；負責統(tǒng)籌印鑒的管理、保管及使用。3.2相關業(yè)務部門：負責印鑒刻制的申請，負責印鑒的保管和使用；負責印鑒所需的相關資料的提供。3.3證照、印章保管人：3.3.1對公司印章的使用必須嚴格把關，未經(jīng)權限領導簽批同意，堅決不予借出或用印。對違反規(guī)定擅自使用、私刻、遺失公司印章所造成的損失和責任，由印章保管人員承擔相關經(jīng)濟和法律責任，必要時公司將依照法律規(guī)定給予行政處罰或移送相關司法部門追究當事人的法律責任。3.3.2應該保守因職務行為所知悉的包括但不限于公司經(jīng)營、財務、技術、客戶信息，違反該保密義務泄漏公司信息的，公司有權追究其責任。3.3.3發(fā)現(xiàn)印章被偽造的情況，應及時向公司相關領導和相關政府部門報告。4.0定義：4.1印章：指公司經(jīng)營管理所需的各類印章，如公司公章、財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、文控專用章、帶有“流行美”字樣的業(yè)務專用章、法定代表人名章、各類事務章、私章等。4.2印章使用范圍：4.2.1公司公章主要用于對外簽訂的需確定公司權利、義務的有關文件；對內(nèi)所頒布的重要經(jīng)營管理制度、人事任免文件；對外重要函件；授權委托書（授權委托書需同時加蓋公章和法定代表人名章）、其它需以公司名義證明其權威作用的文件；4.2.2合同專用章主要用于對外簽署的經(jīng)濟合同、協(xié)議及意向性文件；4.2.3法定代表人名章主要用于授權委托書、財務確認單等需要加蓋公司法人名章的文件資料；4.2.4財務專用章是指處理會計業(yè)務的財務專用章、處理結算業(yè)務的結算財務專用章。會計業(yè)務專用章主要用于財務、稅務報表的填報，財務決算等；結算業(yè)務專用章主要用于結算業(yè)務票據(jù)、憑證及相關報表資料；4.2.5發(fā)票專用章：用于普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票簽章；4.2.6文控專用章：僅限于公司文件或資料的有效控制，內(nèi)部使用；4.2.7各類事務章：用于內(nèi)部工作需要，對外使用無法律效力；4.2.8其它工作印章：用于在相應業(yè)務工作中對內(nèi)使用。5.0工作程序5.1申辦5.1.1印章申辦：由業(yè)務需求及使用方提出申辦，依具體辦理程序辦理。公司印章的刻制應首先提出申請，填寫《印章刻制申請表》（見附件一，另特別注明：財務印鑒刻制填寫《財務印鑒刻制申請表》），結合公司實際擬出印章模式，經(jīng)逐層審批后，指定專人憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照、登記證書或者所在地公安機關出具的證明，到所在地縣級以上公安機關申請辦理準刻手續(xù)。申請獲批后，按照相關法律規(guī)定攜帶所需文件在國家公安管理部門指定的印章公司刻制。5.1.2新印章的啟用。新印章刻制完成后由公司指定專人將刻制的印章向公安機關辦理印鑒備案后，使用部門填寫《印章交接單》（見附件五），到行政管理部辦理印章領用手續(xù)，行政管理部留存印模標樣、登記備案。印章啟用應依據(jù)使用性質(zhì)報相關業(yè)務管理人員批準，并發(fā)布啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。5.2保管5.2.1公司各類印章必須有專人保管，原則上由使用部門保管。公司性質(zhì)印章由總經(jīng)理秘書保管，業(yè)務專用章由各業(yè)務部門接口人或指定專人專柜保管，并將保管公司印章人員名單報行政管理部備案。5.2.2印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。5.2.3嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公司印章帶出使用，需提交申請報告，逐層批準后方可帶出。公司印章外出期間，借用人只可將公司印章用于申請事由，并對公司印章的使用后果承擔一切責任。5.2.4公司印章保管人因事離崗時，須由部門負責人指定人員暫時代管，以免貽誤工作。5.2.5公司印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公司印章不可私自委托他人代管。5.2.6公司印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應保護現(xiàn)場，及時匯報，配合查處。5.2.7公司印章移交須辦理手續(xù)，填寫《印章交接單》（見附件五），注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。5.3使用5.3.1所有需要加蓋公司印章的文件資料用印時，必須由申請用印部門填寫《用印申請表》（見附件二），由業(yè)務部門負責人審核，必要時經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可用印。公司印章使用申請表的填寫應遵循“一事一批”的原則，同一事項不重復審批。5.3.2印章的授權使用：5.3.2.1因特殊工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準，印章可授權使用。被授權人與印章管理人員填寫《授權書》；按授權時間、范圍使用印章，并在《用印登記簿》（見附件八）中作好登記；5.3.2.2被授權人必須在授權時間結束后把印章交回印章管理人員，并做好交接手續(xù)。5.3.3公司印章管理人員用印注意事項：5.3.3.1公司印章保管人應明確所保管公司印章的用途及使用權限，蓋章前要了解文本內(nèi)容，根據(jù)部門負責人和主管領導批示意見使用印章，建立《用印登記簿》（見附件八）；5.3.3.2凡超過2頁以上（含）的文本必須加蓋騎縫章；5.3.3.3使用手續(xù)簽批不齊全的有權予以拒絕加蓋；5.3.3.4不得在空白頁上加蓋公司印章；5.3.3.5攜帶整套公司性質(zhì)印鑒或重要財務印鑒外出必須分存于2人以上使用。5.3.4印章的借用：印章借用須填寫《借印申請表》（見附件三），獲批后到保管人處做好登記后方可借出。5.4備案5.4.1公司性質(zhì)印鑒必須到注冊所在地公安機關備案，備案資料存于行政管理部。5.4.2各業(yè)務部門印鑒必須在行政管理部備案。5.4.3各業(yè)務部門保管的證照必須在行政管理部備案登記并保留復本。5.5印鑒作廢印鑒廢止必須經(jīng)由使用和保管部門提出申請，逐層申請獲批后依據(jù)相關法律法規(guī)辦理，辦理完畢后在行政管理部備案并按規(guī)定銷毀。5.5.1有下列情況，公司印章須停用：5.5.1.1機構撤銷、更名或業(yè)務變動；5.5.1.2公司印章使用損壞；5.5.1.3公司印章遺失或被竊，在規(guī)定的媒體聲明作廢，如有必要函告相關單位或個人。5.5.2特殊需要留存的，經(jīng)總經(jīng)理秘書向相關部門申請并公告，經(jīng)批準后予以登記并封存。需要制發(fā)新印章的，按本制度規(guī)定的印章刻制要求辦理。5.5.3印章毀損或無法正常使用時，按本制度規(guī)定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部門將原印章交總經(jīng)理秘書按法定程序登記、銷毀。銷毀印章前要寫出報告，銷毀印章報告由總經(jīng)理秘書長期保存。注：各專項印鑒（如財務印鑒、業(yè)務專用印章等）管理除遵循本制度外，可依據(jù)具體業(yè)務操作或?qū)ｍ椥枨?，擬定專項管理辦法（如《財務印鑒管理辦法》）。6.0相關文件：《組織與